Selfservice-Portal

Das Selfservice-Portal für Softwarebestellungen bildet die Bereitstellung von Software ganzheitlich ab: von der Auswahl, über die Bestellung mit integriertem Genehmigungsverfahren bis hin zur automatisierten Zurverfügungstellung der Software. Weitere Informationen finden Sie unter Hintergrundinformation.

Der Zugriff zum Selfservice-Portal erfolgt unter:

Der Zugriff für auf die Verwaltungskonsole für EDV-Beauftragte erfolgt unter:

Die Anmeldung erfolgt mit u\u:account-UserID und zugehörigem u:account-Passwort.

Dieses Service lässt sich aus Sicherheitsgründen nur mit einer IP-Adresse der Universität Wien nutzen. Für den Zugriff von außerhalb verwenden Sie bitte einen VPN-Zugang.

Eine umfangreiche Anleitung zum Bestellvorgang, Gehnehmigungsverfahren sowie sonstigen Funktionalitäten finden Sie unter User Guide Selfservice-Portal. Desweiteren stehen für den schnellen Einstieg eine deutsch- und eine englischsprachige Kurzanleitung zur Verfügung.

Das Selfservice-Portal im Überblick

Das Selfservice-Portal für Softwarebestellungen des ZID ist in folgende Bereiche eingeteilt:

  • Startseite bzw. Quick Start: Die wichtigsten Funktionen auf einen Blick.
  • Arbeitsplatz: Ihre eigenen Bestellungen und Services.
  • Katalog: Liste der zur Verfügung stehenden Softwareprodukte.
  • Persönliche Daten: Übersicht über die vorhandenen Kontaktdaten und die Möglichkeit einen Vertreter/eine Vertreterin festzulegen.

Folgende Menüpunkte werden nur EntscheiderInnen (Kostenstellen-Verantwortliche/r und EDV-Beauftragte/r) angezeigt:

  • Entscheiden: Bereich zur Genehmigung von Bestellungen.
  • Managementbereich: Bestellungen, die auf Ihre zu verantwortenden Kostenstellen gebucht wurden.

Voraussetzungen für Managed Clients

Managed Clients werden zentral verwaltet - entweder durch den ZID (z. B. Dienstleistungseinrichtungen) oder durch die EDV-Beauftragten der jeweiligen Einrichtung. Diese Geräte werden mit Betriebssystem bzw. je nach Arbeitsplatz nötiger Standardsoftware ausgestattet. Als Betriebssystem kommt Windows Enterprise zum Einsatz, welches für Managed Clients kostenfrei ist.

Um zusätzliche Software über das Selfservice-Portal des ZID bestellen zu können, ist es notwendig, dass das jeweilige Gerät bereits in Empirum (Deployment-Tool) angelegt und Ihnen als Hauptbenutzer zugeordnet wurde.
Sie können dies über das Selfservice-Portal im Bereich Arbeitsplatz unter Meine Hardware feststellen. Wird hier kein Gerät angezeigt, wenden Sie sich bitte an den/die zuständigen EDV-Beauftragte/n bzw. bei Betreuung durch den ZID an sd.zid@univie.ac.at.

Software für Managed Clients finden Sie im Katalog mit vorangestelltem m: und in der Detailbeschreibung mit "für Managed Clients" sowie optisch entsprechend gekennzeichnet.

Voraussetzung für Unmanaged Clients

Unmanaged Clients werden durch den/die HauptbenutzerIn selbst verwaltet. Um Softwarebestellungen für diese Geräte durchführen zu können, sind folgende Schritte notwendig:

Unmanaged Geräte mit Windows Betriebssystem

  • Registrieren/Inventarisieren Sie Ihr Gerät mittels TAP Inventory Trigger (TIT). Sie finden dieses Tool unter swd.univie.ac.at im Bereich Gratissoftware zum Download. Beachten Sie bitte die angeführten, wichtigen Informationen, um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen. Das Update von einer bestehenden Windows Version auf Windows Enterprise ist kostenpflichtig via Selfservice-Portal zu bestellen.

Unmanaged Geräte mit Mac OS

  • Registrieren/Inventarisieren Sie Ihr Gerät mit dem SAM Registrierungstool. Sie finden dieses Tool unter swd.univie.ac.at im Bereich Gratissoftware zum Download. Beachten Sie bitte die angeführten, wichtigen Informationen, um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen.

Unmanaged Geräte mit Linux Betriebssystem

  • Diese Geräte sind manuell durch den/die für Ihre Einrichtung zuständigen EDV-Beauftragte/n einzupflegen. Bitte nehmen Sie mit diesen Personen Kontakt auf, um die weitere Vorgehensweise zu klären.

Software für Unmanaged Clients finden Sie im Katalog mit vorangestelltem u: und in der Detailbeschreibung mit "für Unmanaged Clients" sowie optisch entsprechend gekennzeichnet.

Voraussetzung für Virtuelle Server

Virtuelle Server werden durch den/die HauptbenutzerIn selbst verwaltet und müssen im Selfservice-Portal eindeutig als solche gekennzeichnet werden.

Jeder virtuelle Server ist einem physischen Server zuzuordnen. Diese Zuordnung erfolgt im SAM-System unter Assets / PC / Registerkarte Allgemein über das Feld Host Computer, in welchem der Host-Rechner einzutragen ist.

Sollten Ihr virtueller Server im Rahmen des ZID-Service Virtuelles Serverhousing betrieben werden, so erstellen Sie bitte für die Zuweisung von diesen einen eigenen Host-Computer im Selfservice-Portal mit folgender Namenskonvention: Ihre Institutsnummer - ZID-vHousing (Beispiel: A123-ZID-vHousing).

Die notwendigen Schritte um Softwarebestellungen für diese Geräte durchführen zu können, sind ident mit den Voraussetzung für Unmanaged Clients, siehe oberhalb.

 

Bestellablauf

Der Genehmigungsprozess

Für kostenpflichtige Softwarebestellungen ist ein zweistufiger Genehmigungsprozess vorgesehen:

  1. Genehmigung durch technische Verantwortliche, das sind EDV-Beauftragte der jeweiligen Einrichtung. Voraussetzung ist die entsprechende Funktion als EDV-Beauftragte/r, die im Personalverzeichnis eingetragen sein muss.
  2. Genehmigung durch Kostenstellenverantwortliche laut den Informationen seitens der Quästur.

Genehmigungen werden direkt über das Selfservice-Portal erteilt. Eine entsprechende Benachrichtigung erfolgt per E-Mail und beinhaltet folgende Funktionen:

  • Genehmigen: Klicken Sie hier für eine direkte Genehmigung.
  • Ablehnen: Klicken Sie hier für eine direkte Ablehnung, Sie werden nach einer Begründung gefragt.
  • Bestelldetails: Klicken Sie hier, um die Bestellung mit Ihrem Webbrowser zu öffnen.

Hintergrundinformation

Das Selfservice Portal für Softwarebestellungen für alle MitarbeiterInnen der Universität Wien wurde eingerichtet, um das Bestellprozedere für Software zeitgemäß abwickeln zu können.

Das Portal bietet neben der automatisierten Abwicklung von Softwarebestellungen auch die Möglichkeit der Rückgabe sowie auch die quartalsweise Übersicht der anfallenden Mietkosten, mit denen die jeweiligen Einrichtungen der Universität Wien im Zuge der internen Leistungsverrechnung belastet werden.
Damit wird dem mit 1. Jänner 2014 eingeführten Mietmodell Rechnung getragen, das eine quartalsweise Rückgabemöglichkeit und die anteilige Kostenübernahme durch die jeweiligen Einrichtungen vorsieht.

Verwaltungskonsole

Basis für die automatisierte Bestell- und Bereitstellungsmöglichkeit via Selfservice-Portal ist ein Asset Management, das eine Zuordnung von Assets (PCs, Notebooks etc.) zu einem/r HauptbenutzerIn und damit verbunden zu einer Einrichtung vorsieht.
Dadurch soll zukünftig jederzeit ein Überblick über vorhandene Assets, die darauf installierte Software sowie die dafür anfallenden Kosten möglich sein.

Die Verwaltung von Assets sowie die entsprechenden Zuordnungen liegen in der Zuständigkeit der AdministratorInnen des ZID sowie der EDV-Beauftragten der Universität Wien.

Der Zugriff auf die Verwaltungskonsole durch berechtigte Personen erfolgt unter:

Für die Bedienung der Verwaltungskonsole gibt es regelmäßig Schulungen sowie Informationen inklusive Schulungsskriptum im Wiki-Bereich für EDV-Verantwortliche

Damit wird in weiterer Folge die Basis für ein effektives Lizenzmanagement geschaffen, womit zukünftig "passgenaue" Softwareverträge verhandelt bzw. verbesserte Aussagen über den Compliancestand getroffen werden können.

Die einzelnen Module ergeben zusammen SAM - das Software & Asset Management an der Universität Wien.

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