Sprachbox | Besprechen & Abwesenheitsansage einrichten

Sprachbox besprechen

Loggen Sie sich mit Ihrer Durchwahl und Ihrem Telefon-Pin unter https://webfax.univie.ac.at/ ein.

Klicken Sie im Menü Persönliche Einstellungen auf Aufnahmen und anschließend auf Anlegen.

Hier können Sie unter der Option Aufnahmetyp auswählen, ob Sie eine persönliche Namensansage, eine komplett persönliche Ansage oder eine Abwesenheitsansage aufnehmen wollen.

Aufnahmetypen:

- Persönliche Namenansage: hier können Sie Ihren Namen aufsprechen - dieser wird bei den Systemtexten statt Ihrer Durchwahl angesagt

- Persönliche Ansage:

  • Persönlich Besetzt: hier können Sie einen persönlichen Besetzttext aufsprechen
  • Persönlich Intern / Extern: hier können Sie für interne und externe Anrufe persönliche Ansagen aufsprechen
  • Persönlich Außerhalb der Öffnungszeiten: hier können Sie Ansagen mit Hinweisen auf Ihre Parteienverkehrszeiten aufsprechen. Diese Ansage wird aktiv, wenn Sie jemand außerhalb dieser Zeiten anruft.
  • Persönlich Alternativ: dieser Text setzt alle anderen Ansagen außer Kraft. Er sollte daher möglichst allgemein gehalten werden.

- Abwesenheitsansage: diese Ansage ist dann sinnvoll, wenn Sie auf Urlaub, Auslandsaufenthalten oder in Krankenstand sind und das Datum der Rückkehr feststeht. Details zur Einrichtung finden Sie unten. Dieser Text setzt bis zu diesem Datum alle anderen Ansagen außer Kraft.

Womit Sie die gewünschte Ansage aufsprechen wollen, können Sie über die Aufnahmemethode auswählen. Hier gibt es die Möglichkeit, eine Aufnahme übers Telefon durchzuführen oder eine bereits fertige Datei hochzuladen (Als Dateiformat ist nur .wav zugelassen).

Wenn Sie die Option zur Aufnahme übers Telefon gewählt haben, können Sie nun eine Rufnummer eingeben, unter der Sie angerufen werden, um die Aufnahme zu tätigen. Standardmäßig wird Ihre persönliche Durchwahl vorgeschlagen. Sie können aber auch jede beliebige Telefonnummer eintragen (Diensthandy 90+Durchwahl, bei externen Nummern die Amtsnull (00043XXXXXXX) nicht vergessen).

Danach drücken Sie auf OK und die Nummer wird angerufen.

Drücken Sie OK oder heben Sie den Hörer ab. Das System ist nun zur Aufnahme bereit. Die Aufnahme startet nicht automatisch. Diese muss wie im nächsten Punkt beschrieben aktiviert werden.

Klicken Sie auf Aufnehmen, um mit dem Aufzeichnen zu beginnen.

Sie sehen nun, dass die Aufnahme läuft und wie lang diese dauert.

Wenn Sie Ihre Ansage fertiggesprochen haben, stoppen Sie die Aufnahme mit Anhalten. Auf der Webseite erscheint Wiedergabe gestoppt.

Durch einen Klick auf Abspielen können Sie die Nachricht anhören. Wenn Sie mit dieser zufrieden sind, klicken Sie auf Beenden.

Danach können Sie entscheiden, ob Sie die Aufnahme speichern oder verwerfen/löschen wollen.

Nachdem Sie die Ansage gespeichert haben wird diese Ihnen unter der Liste der Aufnahmen als Persönlich Intern, Extern etc. angezeigt.

Die gespeicherte Ansage wird automatisch auch aktiviert. Dies kann unter Persönliche Einstellungen - Zeitprofile kontrolliert werden. Beim Aufnahmetyp wird dann statt "System/keine" "Persönlich" angezeigt.

Abwesenheitsansage einrichten

Loggen Sie sich unter https://webfax.univie.ac.at/ ein.

Eine Abwesenheitsansage können Sie wie oben beschrieben (Sprachbox besprechen) aufnehmen. Bitte wählen Sie nur als Aufnahmetyp bei Neue Aufnahme anlegen den Punkt Abwesenheitsansage aus.

Um die Abwesenheitsansage zu aktivieren klicken Sie im Menü Persönliche Einstellungen auf Zeitprofile.

Hier können Sie das Enddatum Ihrer Abwesenheit eintragen. Die Abwesenheitsansage wird dann in dem Zeitraum von jetzt bis zu diesem Datum abgespielt, wenn Sie angerufen werden. (Die aktivierte Abwesenheitsansage setzt alle anderen Ansage außer Kraft!)

Bestätigen Sie mit Speichern.

Sprachboxansage deaktivieren

Um persönliche Sprachboxansagen wieder zu deaktivieren, gehen Sie auf Persönliche Einstellungen - Zeitprofile. Dort ändern Sie bei der jeweiligen Ansage statt "Persönlich" "System" aus und klicken Sie auf Speichern.

Ansage löschen

Um eine persönliche Sprachansage zu löschen gehen Sie bitte auf Persönliche Einstellungen - Aufnahmen. Wählen Sie in der Liste der Aufnahmen die gewünschte Persönliche Ansage aus und klicken auf Aufnahme löschen. Bestätigen Sie das mit OK.

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