Account & E-Mail

Weblogin

Welche Voraussetzungen müssen für Weblogin erfüllt werden?

Sie müssen über eine gültige u:account-UserID der Universität Wien verfügen. Korrekte Authentifizierung am Weblogin allein bedeutet nicht automatisch, alle angeschlossenen Services nutzen zu können. Alle Services sind nur berechtigten Personen(-gruppen) zugänglich.

Ihr Browser muss HTTP-Cookies akzeptieren (aber keine „Third Party Cookies”).

Wie lange ist meine Weblogin-/Single-Sign-On-Session gültig?

Die Weblogin-/IdP-Session ist zur Zeit 4 Stunden lang. Jede teilnehmende Webanwendung hat aber ihre eigene Sessiondauer und eventuell auch eine eigene Inaktivitätsschaltung.

Worauf muss ich an öffentlichen Terminals oder in Internetcafés achten?

Benutzen Sie bitte nur Einrichtungen, die das Beenden der Sitzung bzw. das komplette Schließen des Webbrowsers ermöglichen.

Was muss ich tun, um mich vollständig von allen Services abzumelden?

Melden Sie sich vom Desktop bzw. Terminal ab oder schließen Sie Ihren Browser vollständig. Details dazu finden Sie auf der Browser-schließen-Webseite.

Warum muss ich den Browser schließen, obwohl ich den Logout-Knopf gedrückt habe?

Vom „Abmelden” von einer einzelnen Anwendung sind alle weiteren benutzten Anwendungen nicht betroffen. Nur durch Abmelden vom Desktop/Terminal bzw. das komplette Schließen des Webbrowsers werden die Sitzungen in allen benutzten Anwendungen beendet.

Ich kann über Weblogin nicht einloggen. Fehlermeldung: UserID oder Passwort falsch!

Für Studierende: Vergessen Sie bitte das „a” vor der Matrikelnummer nicht.

Warum bleibe ich nach einem Klick auf „Abmelden” noch angemeldet?

Die Nutzung mehrerer UserIDs setzt das korrekte Abmelden dazwischen voraus. Der einfachste Weg zum Abmelden ist das komplette Schließen des Webbrowsers. Werden regelmäßig gleichzeitig verschiedene UserIDs verwendet, empfiehlt es sich, jeweils verschiedene Webbrowser (Mozilla Firefox, Microsoft Internet Explorer, Google Chrome/Chromium, Apple Safari etc.) zu nutzen.

Webmail

Warum kann ich keine großen Dateien per E-Mail senden?

Die maximale Größe von E-Mails liegt derzeit bei 50 MB, was über den Werten vergleichbarer Institutionen liegt.

Um zu vermeiden, dass die E-Mail-Services als Datenablage-Services verwendet werden, empfehlen wir für das Versenden größerer Dateien das ACOnet-FileSender-Tool.

Warum bekomme ich so viel Spam?

Möglicherweise haben Sie Ihren Spamfilter noch nicht konfiguriert. Spam wird nur dann gefiltert, wenn Sie den Spamfilter der Universität Wien einmal aktivieren und anpassen. Bitte kontrollieren Sie die Konfiguration Ihres Spamfilters.

Alle Informationen zum Spamfilter der Universität Wien finden Sie unter zid.univie.ac.at/spamfilter/.

E-Mail

Warum kann ich keine großen Dateien per E-Mail senden?

Die maximale Größe von E-Mails liegt derzeit bei 50 MB, was über den Werten vergleichbarer Institutionen liegt.

Um zu vermeiden, dass die E-Mail-Services als Datenablage-Services verwendet werden, empfehlen wir für das Versenden größerer Dateien das ACOnet-FileSender-Tool.

Warum bekomme ich so viel Spam?

Möglicherweise haben Sie Ihren Spamfilter noch nicht konfiguriert. Spam wird nur dann gefiltert, wenn Sie den Spamfilter der Universität Wien einmal aktivieren und anpassen. Bitte kontrollieren Sie die Konfiguration Ihres Spamfilters.

Alle Informationen zum Spamfilter der Universität Wien finden Sie unter zid.univie.ac.at/spamfilter/.

Wie groß darf ein E-Mail-Attachment maximal sein?

IMAP-E-Mail-System & Exchange

Die Größe einer E-Mail (Inhalt und Attachments) ist serverseitig auf 50 MB beschränkt (eingehend und ausgehend). Dies sind durch die Umkodierung klientseitig etwa 38 MB. Es wird aber ausdrücklich abgeraten, E-Mails mit solch großen Anhängen zu verschicken.

Gründe dafür sind:

  • Der E-Mail-Server wird dadurch extrem belastet.
  • Die Zeit, die das Verschicken in Anspruch nimmt, erhöht sich enorm.
  • Die meisten E-Mail-Server anderer Provider nehmen solche großen Attachments erst gar nicht an.
  • Man weiß nicht, mit welcher Internetanbindung EmpfängerInnen diese E-Mail abrufen. So würde der Download eines 50MB-Files mit einem Telefon-Modem etwa 2,5 Stunden dauern.

Als Empfehlung gilt:

Die oberste Schmerzgrenze sind 10 MB pro E-Mail, aber auch kleinere Anhänge sind auf dem persönlichen Webverzeichnis besser aufgehoben und können von dort via verschicktem Link heruntergeladen werden. Somit können sich die EmpfängerInnen selber aussuchen, wann und wie die Datei bezogen wird.

Webmail

Das Attachment darf 8 MB nicht überschreiten.

ACOnet FileSender

Wir empfehlen für das Versenden größerer Dateien von bis zu 100 GB das ACOnet-FileSender-Tool.

E-Mail-Fehlermeldungen: Was bedeuten sie?

Grundsätzlich können Meldungen entweder von Ihrem E-Mail-Klienten, von den E-Mail-Servern des ZID oder von fremden E-Mail-Servern stammen. Auf einige besonders häufige Fehlermeldungen wird im Folgenden näher eingegangen.

Ein paar Fachbegriffe

Domain:

  1. Der Teil einer E-Mail-Adresse, der rechts vom @-Zeichen steht. Probleme mit einer Domain beziehen sich immer auf alle User, die diesen Mailserver verwenden. Beispiel: „univie.ac.at” in „heribert.muster@univie.ac.at”
  2. Siehe DNS.

DNS (Domain Name System):

Verzeichnis symbolischer Namen von Rechnern, organisatorischen Einheiten etc. Das DNS ist für die Infrastruktur des Internet wesentlich: Wenn Sie im Webbrowser die Seite www.univie.ac.at aufrufen, findet Ihr Browser durch das DNS heraus, dass er mit dem Rechner mit einer ZID-IP-Adresse Kontakt aufnehmen muss; wenn Sie eine E-Mail an heribert.muster@univie.ac.at schreiben wollen, erfährt das Mailsystem vom DNS, dass dafür die ZID-E-Mail-Server zuständig sind.

IP-Adresse:

Das Internet ist ein Verbund von Rechnern, die untereinander Datenpakete austauschen. Darauf bauen Dienste wie E-Mail, WWW etc. auf. Um die Datenpakete an ihr Ziel schicken zu können, werden sie mit einer Adresse versehen. Im Internet besteht diese aus vier Zahlen (bzw. IPv6). Sobald Sie Ihren Rechner mit dem Internet verbinden, wird diesem ebenfalls eine IP-Adresse zugewiesen, z. B. über DHCP. Bei Diensten, die eine Kommunikation in beide Richtungen benötigen (z. B. E-Mail), kann die IP-Adresse normalerweise nicht gefälscht werden, da sonst die Antwort-Datenpakete nicht zugestellt werden können. Aus diesem Grund können Sie auch die IP-Adresse Ihres Rechners nicht frei wählen.

Local Part:

Der Teil der E-Mail-Adresse, der links vom @-Zeichen steht. Dieser Teil kennzeichnet den individuellen User eines E-Mail-Servers.

Die Fehlermeldungen im Einzelnen

Destination MX is not valid

Bezieht sich auf: Domain der Empfängeradresse

Erklärung: Der für diese Adresse zuständige Administrator hat im sogenannten Domain Name System (DNS) eine nicht erreichbare Rechneradresse eingetragen.

Abhilfe: Sollten Sie des Administrators des Empfängers habhaft werden, können Sie ihm Folgendes mitteilen: „Für Ihre Domain ... zeigt im DNS der MX-Record mit der besten Priorität auf eine private RFC-1918-Adresse oder auf Localhost; oder es gibt keinen MX-Record, dann ist der A-Record für diesen Domainnamen privat oder Localhost.”

Fix your MX record

Bezieht sich auf: Domain des Absenders

Erklärung: Dieser Fall tritt hauptsächlich bei Spam auf. Der für diese Adresse zuständige Administrator hat im sogenannten Domain Name System (DNS) eine nicht erreichbare Rechneradresse eingetragen.

Abhilfe: Entweder versenden Sie E-Mails mit einer versehentlich falschen Adresse oder Ihrem Administrator ist ein Versehen unterlaufen. Folgendes sollte ihm helfen, das Problem zu beheben: „Für Ihre Domain ... zeigt im DNS der MX-Record mit der besten Priorität auf eine private RFC-1918-Adresse oder auf Localhost; oder es gibt keinen MX-Record, dann ist der A-Record für diesen Domainnamen privat oder Localhost.”

Relaying denied

Bezieht sich auf: IP-Adresse des absendenden Rechners und Domain des Empfängers

Erklärung: Ein Mail-Server verweigert die Weiterleitung der Nachricht an eine bestimmte Empfängeradresse. Mehrere Ursachen können zu diesem Fehler führen:

  • Sie haben einen falschen Server für ausgehende Post (SMTP-Server) in Ihrem E-Mail-Klienten eingetragen.
    Abhilfe:
    Überprüfen Sie den im E-Mail-Programm eingetragenen E-Mail-Server.
  • Fehlkonfiguration eines fremden Servers: Im Zuge der Weiterleitung der Mail an ihr Ziel kann es passieren, dass aufgrund eines falsch konfigurierten E-Mail-Servers oder eines veralteten DNS-Eintrags des Empfängers diese Fehlermeldung auftritt. Dieses Problem kann in der Regel nur vom Administrator des Empfängers behoben werden.

Sender domain must resolve 
Domain of sender address ... does not exist

Bezieht sich auf: Domain des Absenders

Erklärung: Die Domain in Ihrer E-Mail-Adresse existiert nicht. Einer der häufigsten Tippfehler ist:

vorname.nachname@unvie.ac.at 
statt:
vorname.nachname@univie.ac.at

Abhilfe: Korrigieren Sie die Absenderadresse in Ihrem E-Mail-Klienten oder überprüfen Sie gegebenenfalls, ob Ihre Domain noch existiert.

Host unknown

Bezieht sich auf: Domain der Empfängeradresse

Erklärung: Die Domain der Empfängeradresse ist im DNS nicht eingetragen, daher kann die Nachricht keinem E-Mail-Server weitergeleitet werden.

Abhilfe: Überprüfen Sie den Teil rechts vom @-Zeichen bei der Empfängeradresse und senden Sie die E-Mail-Nachricht mit der korrigierten Adresse erneut.

Es kann unter Umständen auch passieren, dass eine Adresse als unzustellbar aufscheint, an die Sie nie geschrieben haben. Das liegt in den meisten Fällen daran, dass der Empfänger eine E-Mail-Weiterleitung eingerichtet und dabei eine falsche Adresse angegeben hat.

User unknown

Bezieht sich auf: Local Part der Empfängeradresse

Erklärung: Es konnte zwar der E-Mail-Server für die Domain kontaktiert werden, aber es gibt dort keine Mailbox mit dem angegebenen Namen.

Abhilfe: Überprüfen Sie den Teil links vom @-Zeichen bei der Empfängeradresse und senden Sie die E-Mail-Nachricht mit der korrigierten Adresse erneut.

Es kann unter Umständen auch passieren, dass eine Adresse als unzustellbar aufscheint, an die Sie nie geschrieben haben. Das liegt in den meisten Fällen daran, dass der Empfänger eine E-Mail-Weiterleitung eingerichtet und dabei eine falsche Adresse angegeben hat.

Ich habe eine E-Mail erhalten, die nicht an mich adressiert ist. Warum?

Sie haben eine E-Mail-Nachricht erhalten, obwohl Ihre E-Mail-Adresse weder im To:-Feld noch im CC:-Feld aufscheint?

Zitat:
Date: Fri, 19 Oct 2001 13:40:43 +0200
From: Bunny-Service <bunny@kubim.univie.ac.at>
To: A Friend <mybestfriend@aldekuck.univie.ac.at>
Subject: I missed you

Dear Friend, 
...

Dies mag verblüffend sein, ist aber normal und kein Defekt des Mailsystems. Für die Zustellung von E-Mail wird ein Mechanismus eingesetzt, der mit den E-Mail-Headern nicht unmittelbar zusammenhängt.

Es gibt einige Anwendungen, bei denen der Zusammenhang so klar ist, dass sich kaum jemand wundert, dass die To:-Adresse nicht stimmt.

  • Bei der E-Mail-Weiterleitung wird die E-Mail an eine oder mehrere Adressen zugestellt, die nicht im To: stehen.
  • EmpfängerInnen, die im Bcc:-Header stehen, empfangen die E-Mail-Nachricht, obwohl es meist keinen Bcc:-Header in der Nachricht mehr gibt und sie folglich auch nicht darin aufscheinen.
  • Wer Mailinglisten abonniert hat, erhält die darüber verteilten Nachrichten, obwohl als Empfänger eigentlich nur die Adresse der Liste aufscheint.

Gerade bei Spam (unerwünschte Werbemails bzw. Massensendungen) ist nahezu immer die From:-Zeile (Absender-Angabe) gefälscht und es stimmt nur selten die Adresse im To: mit der des Empfängers überein.

Wie es funktioniert

E-Mail ist in vielfacher Hinsicht der Briefpost nachgebildet. Wie beim klassischen Brief besteht auch eine E-Mail-Nachricht aus einem Briefkopf - dem Header -, dem der Inhalt der Nachricht - der Body - folgt. Für den Versand wird der Brief in ein Kuvert gesteckt - die Envelope -, das bis zur endgültigen Zustellung nicht wieder geöffnet bzw. vom Mailsystem ausgewertet wird. Wie in der Briefpost ist es auch bei E-Mail kein Problem, auf das Kuvert andere Adressen zu schreiben als im darin enthaltenen Brief.

Die Nachricht

Für die automatische Verarbeitung ist der Aufbau des Headers genau geregelt (siehe RFC 2822 - Internet Message Format). Je nach verwendetem Mail-Programm und dessen Einstellungen werden mehr oder weniger Headerzeilen angezeigt, in der Regel jedoch zumindest:

  • Date: Datum und Uhrzeit der Erstellung der Nachricht
  • From: Adresse des Autors/der Autorin des Inhalts der Nachricht
  • Reply-To: an welche Adresse eine allfällige Antwort gehen soll, wenn sich diese von der From:-Adresse unterscheidet
  • To: an wen sich die Nachricht hauptsächlich richtet
  • Cc: weitere Empfänger
  • Subject: entsprechend dem „Betrifft:” der Briefpost

Der E-Mail-Header dient zur Information des Empfängers und ist Ausdruck der Absichten des ursprünglichen Verfassers.

Der Versand

Zum Versand wird vom absendenden Mail-Programm zunächst der Mail-Server kontaktiert und ihm entsprechend dem Simple Mail Transfer Protocol - SMTP, RFC-2821 mitgeteilt, von wem und an wen die Nachricht geschickt werden soll - das ist die sogenannte Envelope. Im Anschluß wird die Nachricht, also Header und Body, übertragen und an die in der Envelope angegebenen Adressen weitergeleitet.

Der Dialog zwischen E-Mail-Programm und E-Mail-Server ist einfach, erfolgt im Klartext und sei anhand eines Beispiels illustriert (rot: E-Mail-Server, schwarz: absendendes E-Mail-Programm).

Zitat:
220 mail.univie.ac.at ESMTP Service ready
MAIL FROM: <bunny@kubim.univie.ac.at>
250 2.1.0 <bunny@kubim.univie.ac.at>... Sender ok
RCPT TO: <mybestfriend@aldekuck.univie.ac.at>
250 2.1.5 <mybestfriend@aldekuck.univie.ac.at>... Recipient ok
DATA
354 Enter mail, end with "." on a line by itself
Date: Fri, 19 Oct 2001 13:40:43 +0200
From: Bunny-Service <bunny@kubim.univie.ac.at>
To: A Friend <mybestfriend@aldekuck.univie.ac.at>
Subject: I missed you

Dear Friend, 

...
.
250 2.0.0 f9JCrv9170694 Message accepted for delivery
QUIT
221 2.0.0 mail.univie.ac.at closing connection

Da für die Zustellung der E-Mail ausschließlich die in RCPT TO: angegebene(n) Adresse(n) ausschlaggebend sind, kann

  • eine E-Mail-Weiterleitung dadurch erfolgen, dass einfach die Adresse in RCPT TO: geändert wird
  • eine Nachricht auch an die Bcc:-Empfänger geschickt werden, indem diese zusätzlich in RCPT TO: genannt werden, ohne in der Mail selbst bzw. den Mailheadern aufscheinen zu müssen
  • die Verteilung einer Nachricht an eine Mailingliste einfach dadurch erfolgen, dass in RCPT TO: die Adresse der Mailingliste durch die Adressen ihrer TeilnehmerInnen ersetzt wird

Umgekehrt kann ein Versender von Massenmail in den Mailheadern (To: und From:) irgendwelche Phantasieadressen anführen und die Nachricht kommt dennoch an, solange bei RCPT TO: die richtigen Empfänger verwendet wurden.

Wie hoch ist die maximale Anzahl der EmpfängerInnen einer E-Mail?

Um Spam zu vermeiden, wurde die Anzahl der EmpfängerInnen einer einzigen E-Mail-Nachricht, die über den ausgehenden SMTP-E-Mail-Server (mail.univie.ac.at) der Universität Wien verschickt werden, auf 500 beschränkt.

Exchange: Allgemein

Ist es möglich, über den Exchange-Server Mails einer anderen SMTP-Domain zu versenden?

Über den MS-Exchange-Service können nur Mails im Format „vorname.zuname@univie.ac.at” versendet werden. Um E-Mails über eine andere Absenderadresse versenden zu können, müssen Sie ein lokales SMTP-Konto in Ihrem Mail-Klienten einrichten.

Ist es möglich, MS-Exchange und das bisherige Uni-Mailing gleichzeitig zu benutzen?

Das gleichzeitige Benutzen von Uni-Mailing und MS-Exchange-Service führt systembedingt zu Synchronisationsproblemen und ist daher NICHT möglich.

Sollte für Ihre UserID bereits ein Exchange-Account eingerichtet worden sein, können Sie entweder das herkömmliche Uni-Mailsystem (IMAP) oder den Exchange-Server als Mailserver verwenden. Es ist nicht möglich, beide Systeme als Mailsysteme gleichzeitig zu verwenden. Ihre E-Mails werden nur in einem der beiden Systeme bereitgestellt.

Wie lautet die Adresse des Exchange-Webmails?

Sie können das Exchange-Webmail unter der Adresse https://owa.univie.ac.at aufrufen.

Ersetzt der Exchange-Server das Uni-Mailing?

Nein, der Exchange-Server ist an das Uni-Mailing gekoppelt und bietet zusätzliche Groupware-Funktionalitäten.

Exchange: Outlook

Warum dauert das Starten und Anmelden von Outlook so lange (>20 sek.)?

Durch fehlende oder falsche Verbindungseinstellungen kann es zu Verzögerungen beim Starten von Outlook kommen. Bitte überprüfen Sie Ihre Verbindungseinstellungen für Outlook, insbesondere die Proxy-Einstellungen.

Es kann auch das Scannen von McAfee sein.

Warum werden bei manchen E-Mails die Dateianhänge in ATT00xxx.dat umbenannt?

Der/die AbsenderIn des E-Mails versendet Dateianhänge mit Umlauten im Dateinamen und verwendet als Sendeformat einen neuen, noch nicht weit verbreiteten Sendeformatstandard (RFC2231). Daher ist es unter Outlook (sowie unter mehreren anderen E-Mail-Programmen) leider noch nicht möglich, den Dateinamen korrekt darzustellen. Ersuchen Sie den/die AbsenderIn der Nachricht, nur Dateinamen ohne Sonderzeichen und Umlaute zu verwenden.

Exchange: Öffentliche Ordner

Wie lässt sich ein gemeinsam genutztes Gruppenpostfach automatisch anzeigen?

Um ein zusätzliches (freigegebenes) Postfach automatisch beim Öffnen von Outlook anzuzeigen, muss dieses 2. Postfach in den Postfacheinstellungen hinzugefügt werden:

Outlook starten --> Datei --> Kontoeinstellungen --> Doppelklick auf Ihr Exchange-Konto --> Weitere Einstellungen --> Erweitert --> Hinzufügen

In das Namensfeld die E-Mail-Adresse oder UserID des zusätzlichen Postfaches eingeben und danach mit OK bestätigen.

Das zusätzliche (Gruppen-)Postfach ist nun bei entsprechender Berechtigung in Outlook sichtbar.

Ist es möglich, Rechte bei öffentlichen Postfächern zu vererben?

Ja, als ShareadministratorIn ist es möglich, Rechte von öffentlichen Postfächern auf Unterordner zu vererben.

Der Punkt „Rechte vererben” ermöglicht das Kopieren aller Rechte des angegebenen Ordners auf alle Unterordner. Dies ist dann notwendig, wenn neue BenutzerInnen in eine vorhandene Rechtestruktur eingefügt werden sollen.

Was tun, wenn der öffentliche Ordner versehentlich gelöscht wurde?

Beachten Sie bitte, dass bei öffentlichen Ordnern mit E-Mail-Adresse die zugewiesene E-Mail-Adresse durch das Wiederherstellen des Ordners in Oulook nicht wiederhergestellt wird. Um öffentliche Ordner mit E-Mail-Adressen wiederherzustellen, wenden Sie sich bitte an exchange.zid@univie.ac.at.

Wie kann ich ein Gruppenpostfach erstellen?

* Wenn Sie Share-AdministratorIn sind, haben Sie schon eines. Die Adresse lautet: „Annn-exchange@d.univie.ac.at” ohne Anführungszeichen, wobei „Annn” für die Kurzbezeichnung Ihres Instituts steht, z. B. A140 für ZID.

* Als BenutzerIn wenden Sie sich bitte an Ihre/-n EDV-Verantwortliche/-n, um eine gemeinsame Ressource (Kalender, Kontakte, Notizen etc. ) zu verwenden.

Wie lautet die Adresse unseres Gruppenpostfachs?

Annn-exchange@d.univie.ac.at, wobei „Annn” für die Kurzbezeichnung Ihres Instituts bzw. den Sharenamen steht, z. B. A140 für ZID.

Wie kann ich das Gruppenpostfach öffnen?

Outlook 2010 bzw. 2013: Reiter Datei --> Kontoeinstellungen --> Ihr Exchange-Konto auswählen doppelklicken --> Weitere Einstellungen --> Erweitert --> zusätzlich diese Postfächer öffnen --> Hinzufügen:
„Annn-exchange@d.univie.ac.at” ohne Anführungszeichen, wobei „Annn” für die Kurzbezeichnung Ihres Instituts steht, z. B. A140 für ZID.

Damit Sie das Ressourcenpostfach öffnen können, müssen Sie von dem/der Share-AdministratorIn dazu berechtigt werden.

Wie kann ich öffentliche Ordner verwalten?

Der öffentliche Ordner dient zur Bereitstellung von Mails, Terminen oder Kontakten in MS Exchange.

* Zu Ihrem Share wurde ein öffentlicher Ordner mit dem selben Namen angelegt. Dieser öffentliche Ordner darf keinesfalls umbenannt werden, da es sonst zu Problemen mit den Zugriffsrechten kommt.

* Unter dem Punkt Folder mit E-Mail-Adresse anlegen können Sie einen öffentlichen Ordner anlegen, dem eine E-Mail-Adresse zugeordnet ist. Diese automatisch generierte E-Mail-Adresse wird Ihnen beim Erstellen des Ordners angezeigt und kann nicht geändert werden. Der Ordner selbst kann jedoch beliebig umbenannt oder verschoben werden. E-Mails an die generierte Adresse werden immer in diesem Ordner bereitgestellt. Damit diese Funktion möglich ist, muß in den Clientberechtigungen des Ordners den BenutzerInnen „Anonym” und „Standard” das Recht „Erstellen (Stufe 1)” gegeben werden.
Anm.: Sie können beim Helpdesk eine Service-Mailadresse beantragen und diese in den öffentlichen Ordner weiterleiten.

* Der Punkt Rechte vererben ermöglicht das Kopieren aller Rechte des angegebenen Ordners auf alle Unterordner. Dies ist dann notwendig, wenn neue BenutzerInnen in eine vorhandene Rechtestruktur eingefügt werden sollen.

Die Verwaltung öffentlicher Ordner ist nur mit Outlook möglich (nicht über Outlook Web Access).

Auf Grund bekannter Probleme mit zusätzlichen Sendekonten empfehlen wir, statt öffentlichen Ordnern Gruppennpostfächer zu verwenden. Alle Konten, von den E-Mails gesendet werden, sollten migriert werden.

Genauere Informationen erhalten Sie hier in den FAQ sowie unter exchange.zid@univie.ac.at.

Ist es möglich, öffentliche Ordner einzurichten?

Ja, als ShareadministratorIn können Sie öffentliche Ordner mit einer Exchange-E-Mail-Adresse einrichten.

Unter dem Punkt „Folder mit Emailadresse: anlegen” können Sie einen öffentlichen Ordner anlegen, dem eine E-Mail-Adresse zugeordnet ist. Diese automatisch generierte E-Mail-Adresse wird beim Erstellen des Ordners angezeigt und kann nicht geändert werden. Der Ordner selbst kann jedoch beliebig umbenannt oder verschoben werden. E-Mails an die generierte Adresse werden immer in diesem Ordner bereitgestellt.

Damit diese Funktion problemlos arbeitet, muss in den Clientberechtigungen des erstellten Ordners den BenutzerInnen „Anonym” und „Standard” das Recht Erstellen (oder Stufe 1) gegeben werden.

Die Mailadresse des öffentlichen Ordners können Sie sich ansehen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf den öffentlichen Ordner klicken und den Menüpunkt „Eigenschaften” anwählen.

Aufgrund bekannter Probleme mit zusätzlichen Sendekonten empfehlen wir, statt öffentlichen Ordnern Gruppenpostfächer zu verwenden. Alle Konten, von denen E-Mails gesendet werden, sollten migriert werden.

Genauere Informationen erhalten Sie hier in den FAQ sowie unter exchange.zid@univie.ac.at.

Exchange: Kalender & Kontakte

Woran liegt es, dass das Apple-Adressbuch keine Bilder zu Kontakten im Exchange-Adressbuch speichert?

Bei der Synchronisation zwischen Microsoft Exchange und Client-Software von Drittanbietern kommt es leider zuweilen zu Kompatibilitäts-Problemen bei der Synchronisation. Wenden Sie sich in Problemfällen bitte direkt an den Hersteller der Client-Software.

Wie kann man öffentliche und private Kalender gleichzeitig nebeneinander vergleichen und bearbeiten?

Um öffentliche und private Kalender gleichzeitig in einer Ansicht zu betrachten, müssen Sie den öffenlichen Kalender zu Ihren „öffentlichen Ordner Favoriten” hinzufügen. Markieren Sie hierfür den gewünschten öffentlichen Ordner mit der rechten Maustaste und wählen Sie den Menüpunkt „zu Favoriten hinzufügen”.

Danach können Sie in der Kalenderansicht neben Ihrem privaten Kalender auch den Kalender des öffentlichen Ordners auswählen und beide Kalender somit gleichzeitig bearbeiten.

Wie kann man gemeinsame Kalender bzw. Adressbücher erstellen?

1. Erstellen Sie im Gruppenpostfach einen Ordner (rechte Maustaste --> neuer Ordner --> Kalender/Kontakte/etc.).

2. Ordnen Sie BenutzerInnen mit den gewünschten Berechtigungen zu (rechte Maustauste --> Eigenschaften --> Berechtigungen). Die BenutzerInnen können Sie über den Nachnamen aus der globalen Adressliste auswählen.

BesitzerInnenrechte sollten nur an Share-AdministratorInnen vergeben werden, diese erhalten Fehlermeldungen im Falle eines Zugriffkonflikts.

Exchange: Zugriffe & Freigaben

Ist es möglich, auf den MS-Exchange-Server via IMAP oder POP3 zuzugreifen?

Der Zugriff via IMAP auf den Exchange-Server ist möglich. Als IMAP4-Servernamen verwenden Sie bitte exwww.d.univie.ac.at. Zur Zugang ist nur über eine verschlüsselte Verbindung (SSL oder TLS) möglich.

POP3-Zugriff auf den Exchange-Server ist aus systembedingten Gründen nicht möglich.

Wie kann ich mein eigenes Postfach für andere BenutzerInnen freigeben?

Sie können Ihr Postfach unter Zuhilfenahme einer geeigneter Clientsoftware (MS Outlook ab Version 2010) problemlos für andere BenutzerInnen freigeben. Klicken Sie hierfür mit der rechten Maustaste auf Ihr Postfach und wählen Sie den Menüpunkt „Freigeben”. Wählen Sie hier die gewünschten BenutzerInnen und Berechtigungen aus. Beachten Sie, dass diese Berechtigungen nicht vererbt werden und daher für jeden Unterordner (wie z. B. Kalender, Posteingang, usw.) in Ihrem Postfach gesetzt werden müssen. Der/die BenutzerIn, welche/-r das Postfach öffnen soll, muss dann in den Exchange-Kontoeinstellungen das zusätzliche Postfach auswählen. (Extras --> E-Mail-Konten --> Vorhandene E-Mail-Konten anzeigen oder bearbeiten --> Ändern --> Weitere Einstellungen --> Erweitert --> Hinzufügen)

Kann ich per mobilem Device - Telefon / Handheld - auf den Exchange-Server zugreifen?

Ja. Der Funktionsumfang hängt aber sehr von dem gewählten System Ihres Devices ab. Grundsätzlich ist ein Zugriff über Windows Mobile mit Active Sync und Symbian-Betriebsystemen mit Mail for Exchange/ExchangeActiveSync möglich. Für genauere Beratung empfiehlt sich eine Kontaktaufnahme vor Kauf eines Endgeräts unter exchange.zid@univie.ac.at. Bitte beachten Sie, dass bei aktivierter Synchronisation die automatische Passwortsperre (alle 60 Minuten) des Gerätes aktiviert wird.

Es sind Anleitungen für einige Geräte verfügbar.

Wie kann ich das Gruppenpostfach öffnen?

Outlook 2010 bzw. 2013: Reiter Datei --> Kontoeinstellungen --> Ihr Exchange-Konto auswählen doppelklicken --> Weitere Einstellungen --> Erweitert --> zusätzlich diese Postfächer öffnen --> Hinzufügen:
„Annn-exchange@d.univie.ac.at” ohne Anführungszeichen, wobei „Annn” für die Kurzbezeichnung Ihres Instituts steht, z. B. A140 für ZID.

Damit Sie das Ressourcenpostfach öffnen können, müssen Sie von dem/der Share-AdministratorIn dazu berechtigt werden.

Kann man auf den Exchange-Server von außerhalb des Uni-Datennetzes zugreifen?

Ja, der Zugriff auf den Exchange-Server ist weltweit möglich. Beachten Sie bitte die Anleitungen für die jeweiligen Klienten auf der Exchange-Anleitungs-Seite.

Exchange: Spam

Wo kann man den Exchange-Spamfilter konfigurieren?

Sie können den zusätzlichen Exchange-Spamfilter auf der Spamfilter-Konfigurationsseite (zid.univie.ac.at/spamfilter/) (de-)aktivieren. Hinweis: Standardmäßig ist der zusätzliche Exchange-Spamfilter deaktiviert.

Wie kann man den Uni-Mail-Spamfilter beim Exchange-Service verwenden?

Einstellungen, welche auf der Spamfilter-Webmaske (zid.univie.ac.at/spamfilter/) vorgenommen werden, gelten ab sofort auch für den Exchange-Server. E-Mails, welche über den von Ihnen festgelegten Grenzwerten liegen, werden automatisch in den Ordner „Junk-E-Mail” verschoben. Die Vorbehaltezeit für E-Mails im Ordner „Junk-E-Mail” beträgt beim Exchange-Server 99 Tage und kann nicht geändert werden.

Gibt es unter dem Exchange-Server einen eigenen Spamfilter?

Ja, der Exchange-Server besitzt einen Spamfilter (IMF), der zusätzlich zum Spamfilter des Uni-Mailings aktiviert werden kann. Die Einstellungen befinden sich für Exchange-AnwenderInnen auf der Spamfilter-Konfigurationsseite: zid.univie.ac.at/spamfilter/

Exchange: Sicherung und Backup

Wie lange werden E-Mails im Junk-E-Mail-Ordner aufbewahrt?

E-Mails, welche im Junk-E-Mail-Ordner gespeichert sind, werden automatisch nach 99 Tagen gelöscht. Sie können den Löschvorgang verhindern, indem Sie unter Zuhilfenahme einer Nachrichtenregel die E-Mails automatisch in einen anderen Ordner verschieben oder kopieren.

Wie kann man gelöschte Nachrichten wiederherstellen?

Selbst Nachrichten, welche Sie aus dem Papierkorb gelöscht haben, können Sie bis zu 30 Tage nach dem Löschvorgang wiederherstellen. Klicken Sie hierfür in Outlook, nachdem Sie den Papierkorb markiert haben, auf den Menüpunkt „Extras” --> „gelöschte Elemente wiederherstellen”. Alternativ können Sie Nachrichten auch über einen Webbrowser mit der URL https://exwww.d.univie.ac.at/exchange/[username]/[ordnername]/?cmd=showdeleted wiederherstellen.

Wie kann man ein Postfachelement, welches vor mehr als 30 Tagen gelöscht wurde, wiederherstellen?

Um Ihre gelöschten Elemente wiederherzustellen, senden Sie bitte eine E-Mail an sd.zid@univie.ac.at.

Was bedeutet das Wartungsfenster der Exchange-Server?

Aufgrund von notwendigen System- und Sicherheitsupdates kann es jeden 2. und 4. Mittwoch des Monats in der Zeit von 23:00 bis 00:00 Uhr zu kurzen Ausfällen des Exchange-Services kommen.

Wie oft werden die Exchange-Mailboxen gesichert?

Sämtliche Daten werden täglich um 22 Uhr gesichert.

Exchange: Absendername & -Adresse

Wie kann man E-Mails unter einem anderen Namen oder einer anderen E-Mail-Adresse versenden?

Um Nachrichten unter einer anderen Absendermailadresse oder einem anderen Benutzernamen zu versenden, ist es notwendig, ein lokales SMTP-Konto einzurichten.

Klicken Sie hierfür im Clientprogramm (Outlook) auf Extras --> E-Mail-Konten --> Ein neues E-Mail-Konto hinzufügen.

Wählen Sie nun als Kontotyp „POP3” aus.

Füllen Sie die Felder mit der gewünschten E-Mail-Adresse bzw. dem gewünschten Absendernamen aus. Tragen Sie außerdem Ihre Benutzerdaten in die Felder „Benutzername / Kennwort” ein. In das Feld „Posteingangsserver POP3” geben Sie „Sendekonto1” ein. In das Feld „Postausgangsserver SMTP” geben Sie „mail.univie.ac.at” ein. Starten Sie nun bitte Outlook neu.

Zuletzt führen Sie folgende Schritte aus: STRG+ALT+S drücken --> Bearbeiten --> auf „Sendekonto1” klicken --> „Nachrichten empfangen” Checkbox ausschalten.

Um zukünftig standardmäßig alle E-Mails von diesem neuen Konto (=anderer Absendername und andere E-Mail-Adresse) zu versenden, muss das Konto noch unter „Extras --> E-Mail-Konten” als Standardsendekonto festgelegt werden. Dazu auf „Sendekonto1” und auf „Als Standard festlegen” klicken.

Wenn Sie die über das andere Konto gesendeten Mails automatisch in einen Ordner verschieben möchten, müssen Sie eine Regel erstellen:

- Extras - Regeln und Benachrichtigungen - Neue Regel:
- (oben) Haken nur bei „über Konto Kontoname” auswählen, (unten) Konto auswählen
- (oben) in diesen Ordner verschieben, (unten) Ordner auswählen
- Quittieren Sie den Hinweis „Regel nur aktiv wenn Outlook gestartet ist” mit OK.

Kann ich die Absendeadresse meines Exchange-Accounts ändern?

Dies ist möglich. Senden Sie bitte eine E-Mail mit der gewünschten Absendeadresse an exchange.zid@univie.ac.at.

Kann ich den Absendenamen meines Exchange-Accounts ändern?

Ja, das ist möglich. Klicken Sie dazu bitte in Outlook Web App auf „Optionen - Allgemein - Mein Konto”. Sie können im Feld Anzeigename einen beliebigen Text eintragen und auch die Reihenfolge von Vor- und Nachnamen verändern.

Exchange: Postfach-Einstellungen

Warum werden Ordnernamen in meinem Outlook/OWA immer auf Englisch angezeigt?

Sie haben die Erstkonfiguration von Outlook auf einem System in englischer Sprache vorgenommen, daher wird Outlook immer in englischer Sprache gestartet. Um die Sprache Ihres Postfaches zu ändern, ändern Sie bitte die Einstellungen in der Outlook Web App: Optionen --> Allgemein --> Region und Zeitzone. Wählen Sie hier die gewünschte Postfachsprache aus und markieren Sie die Checkbox „Standardordner umbenennen, damit die Namen der angegebenen Sprache entsprechen”, um die Postfachsprache umzustellen.

Danach sollten auch in der Outlook Web App wieder in der richtigen Sprache angezeigt werden.

Was muss man bei der automatischen E-Mail-Weiterleitung und Out-of-Office-Funktion beachten?

Falls Sie Exchange verwenden, dürfen Sie auf keinen Fall die Out-of-Office-Funktion oder die Weiterleitungsfunktion des Uni-Mail-Systems verwenden. Bitte verwenden Sie hierfür die im Exchange-System bereitgestellten Funktionen, welche Sie unter owa.univie.ac.at im Menüpunkt „Optionen - E-Mail - Automatische Verarbeitung” oder via Outlook unter Extras --> Abwesenheits-Assistent finden.

Wie groß kann ein Exchange-Postfach sein?

Die derzeitige Postfachgröße einer Exchange-Mailbox ist auf 3 GB pro BenutzerIn limitiert.

Eine Vergrößerung auf bis zu 10 GB ist, nach Bedarf, jederzeit möglich. Bitte wenden Sie sich an exchange.zid@univie.ac.at.

Wie kann ich die Auto-Archivierung deaktivieren?

Unter Umständen erhalten Sie eine E-Mail , dass Ihr Postfach voll ist und Sie nicht mehr benötigte Elemente archivieren sollen. In diesem Fall kann der Speicherplatz am Exchange-Server erhöht werden. Wenden Sie sich bitte an exchange.zid@univie.ac.at.

Bitte deaktivieren Sie das Feature „Auto-Archivierung” folgendermaßen:
Outlook starten --> Menü Extras --> Optionen --> oben finden Sie den Reiter „Weitere” --> Auto-Archivierung --> durch Anklicken des obersten Häkchen alles deaktivieren

Warum bleiben E-Mails mit Attachments im Postausgang hängen?

Wenn Sie zusätzlich zu Ihrem Exchange-Account noch weitere Sendekonten angelegt haben, kann es beim Senden von E-Mails zu Problemen kommen. E-Mails ohne Attachments werden versendet, E-Mails mit Attachments verbleiben im Postausgang und können nicht gesendet werden.

Betroffen sind alle Versionen von Microsoft Outlook. Das Problem wurde vom ZID bereits an Microsoft gemeldet - leider gibt es aber noch keine generelle Lösung.

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