Über alle IT-Themen von Account bis Zutrittssystem wissen sie Bescheid und sind auch bei speziellen Fragen nicht um eine Antwort verlegen: Etwas mehr als 300 Personen sind in der Datenbank der Universität Wien als EDV-Beauftragte verzeichnet. Sie halten in ihren Organisationseinheiten alle Systeme von der umfassenden Firewall bis zum individuellen Rechner funktionstüchtig und dadurch ihre Kolleg*innen arbeitsfähig.
Dabei verbergen sich hinter dem scheinbar eindeutigen Etikett die unterschiedlichsten Berufsbilder: Das Spektrum reicht von den Fakultätsbeauftragten, die sich der Aufgabe in Vollzeit widmen, bis hin zu Mitarbeiter*innen, die die Rolle als eine von mehreren Tätigkeiten ausführen. Denn es steht den Organisationseinheiten frei, die Position nach ihren Anforderungen zu gestalten. So brauchen etwa die Institute für Mathematik oder Informatik spezialisierte Fachleute, die eigene IT-Services entwickeln, während an anderen Einrichtungen hauptsächlich mit standardisierten und weit verbreiteten Tools (wie etwa dem Office-Paket) gearbeitet wird.
Für den ZID sind alle EDV-Beauftragten gleichermaßen unverzichtbar. Als Ansprechpersonen und Multiplikator*innen in den Fakultäten, Zentren und Dienstleistungseinrichtungen unterstützen sie die Nutzer*innen vor Ort dabei, die IT-Services des ZID optimal einzusetzen. Andererseits tauschen sich die EDV-Beauftragten auch regelmäßig untereinander aus und tragen ihre Erfahrungen und Wünsche wieder zurück in den ZID, so dass er seine Services weiter verbessern kann.
„Einige dieser Rückmeldungen wurden jetzt aufgegriffen, um das Informationsangebot für EDV-Beauftragte neu zu strukturieren“, erzählt Markus Ankner. Er leitet die ZID-Abteilung Managed Services, in der besonders viele IT-Services angesiedelt sind, mit denen EDV-Beauftragte häufig zu tun haben: „Für uns ist diese Form der Zusammenarbeit eine gute Gelegenheit, den EDV-Beauftragten unsere Wertschätzung zu zeigen.“ Umgesetzt wurden die neuen Formate von der ZID-Stabsstelle IT Communications & Marketing, die gemeinsam mit den Servicebetreiber*innen des ZID die entsprechenden Inhalte erarbeitet hat. IT-Marketingleiterin Michaela Bociurko: „Dabei war uns wie immer wichtig, technische Inhalte fachlich korrekt, aber auch gut lesbar, verständlich und nutzer*innenfreundlich aufzubereiten.“
Was ist konkret neu?
Primär richtet sich das Informationsangebot an neu ernannte EDV-Beauftragte, denen der Einstieg in ihre anspruchsvolle Aufgabe erleichtert werden soll. Dazu bekommen sie ab sofort erstmals ein Willkommens-E-Mail mit einer Reihe an kurzen Informationen und nützlichen Links zu IT-Services und Supportangeboten des ZID – kompakt, übersichtlich und jederzeit abrufbar. Wer diese Information lieber in gedruckter Form in der Hand hat, ist mit dem aktualisierten Folder für EDV-Beauftragte gut bedient.
„Besonders freut es mich, dass wir nun ergänzend zu den Arbeitswelten Studieren, Forschen und Homeoffice auch eine Arbeitswelt EDV-Beauftragte anbieten können, in der die zentralen Informationen und Tools für diese wichtige Zielgruppe übersichtlich und optisch ansprechend dargestellt werden“, erzählt Michaela Bociurko. Die neue Arbeitswelt gibt einen Überblick über die wichtigsten ZID-Services für EDV-Beauftragte und beinhaltet auch Informationen über strategische Themen wie IT-Security, Cloud-Computing und Datenschutz-Grundverordnung. Die EDV-Beauftragten erhalten so einen guten Eindruck von der Vielfalt an Gebieten, mit denen sie sich im Rahmen ihrer Tätigkeit auseinandersetzen müssen.
Einer der Links in der Arbeitswelt EDV-Beauftragte führt ins Connect-IT-Wiki, wo in den vergangenen Jahren unter dem Titel Informationen für EDV-Beauftragte viele spezialisierte Anleitungen und Hinweise zusammengekommen sind. Es ist zwar bereits einiges an Wissen erforderlich, um dieses Informationen umsetzen zu können. Aber auch hier müssen Neueinsteiger*innen irgendwann den Sprung ins kalte Wasser wagen. Damit er leichter fällt, wurden die Dokumente neu sortiert, so dass man jetzt schneller erkennen kann, zu welchem Themengebiet die jeweilige Information gehört, und rascher findet, was man sucht.
Nach der Veröffentlichung müssen sich die neuen Informationsangebote nun in der Praxis bewähren. Markus Ankner ist jedenfalls sehr zufrieden und freut sich auf Feedback: „Dank der tatkräftigen Unterstützung, vor allem der Fakultätsbeauftragten, ist es ein gemeinsames Werk, das wir hier präsentieren und im Sinne eines lebenden Organismus weiter entwickeln und verbessern werden.“