Vergangenen Sonntag Abend erhielten alle Diensthandys der Universität Wien ein SMS. Darin informierte das Rektorat, dass nach dem Umstieg auf home-learning am Mittwoch nun auch alle anderen Bereiche auf Notbetrieb umstellen mussten – weitere Informationen im Intranet. Rund 1.000 Empfänger*innen wurden mit der Nachricht adressiert.
Dass die Universität Massenaussendungen per SMS verschicken kann, ist nicht selbstverständlich. Möglich gemacht hat es der ZID. Über dessen zwei SMS-Schnittstellen senden üblicherweise wichtige IT-Systeme automatisierte Fehlermeldungen. „Eine Maschine meldet einen Defekt, die Nachricht geht dann per SMS an die jeweiligen Bereitschaftsteams, die sich darum kümmern“, erklärt Gudrun Schöllhammer vom ZID-Team Server & Data Management. „Dieses Mal haben wir auf diesen Kanälen die Nachricht des Rektorats versendet.“
Empfehlungen für Nutzer*innen
Im Intranet finden die Empfänger*innen neben gesundheitlichen und arbeitsrechtlichen Informationen auch Empfehlungen des ZID und Links zu wichtigen IT-Services, die für einen Arbeitsplatz daheim benötigt werden. E-Mails abrufen, Zugang zum Datei-Server aufbauen, eine Videokonferenz abhalten – wie geht das? Welche Sicherheitshinweise sind zu beachten, und wie richtet man eine Weiterleitung vom u:phone-Apparat auf ein anderes Gerät ein? „Diese und mehr Informationen hat die ZID-Stabsstelle für Kommunikation schon letzte Woche zusammengetragen und dem Rektorat zur Verfügung gestellt“, berichtet Stabsstellen-Leiterin Michaela Bociurko.
Wer trotzdem noch Fragen zur IT hat, wendet sich an den ZID-Helpdesk. Dort sind derzeit etwa 50 Prozent mehr Anfragen als üblich zu verzeichnen, die, seitdem der ZID-Helpdesk nicht mehr persönlich besucht werden kann, ausschließlich per Telefon, E-Mail oder Online-Formular abgewickelt werden. Was wollen die Nutzer*innen wissen? „Die meisten wollen ins VPN“, erzählt Teamleiter Christoph Berndl. „Außerdem geht es oft um die Kollaborationstools Jitsi und MS Teams. Und einen Anrufer hatten wir am Montag, der fragte, ob eine bestimmte Vorlesung wie angekündigt um 14:00 Uhr stattfindet.“ Auch dieser Person konnte geholfen werden. Die Antwort lautete: „Nein.“
Dokumentation veränderter Nutzungszahlen
Beim Blick auf die IT-Systeme selbst zeigt sich langsam die neue Normalität des Universitätsbetriebs. Während der Datenverkehr im WLAN mittlerweile minimal ist, steigen die Zugriffe auf das Datennetz via VPN wie erwartet stark an: Zu Beginn der Woche lagen sie bei 1.300 bis 1.400 gleichzeitigen Sitzungen, im Unterschied zu 300 bis 400 vor der Corona-Krise.
Die Anzahl der versendeten E-Mails erreichte bereits einen Spitzenwert von gut 282.000, während das Maximum Ende Jänner noch bei knapp 210.000 lag. Und auch das Informationsangebot auf den ZID-Webseiten unter zid.univie.ac.at verzeichnete zu Spitzenzeiten mehr als doppelt so viele Zugriffe wie Ende Jänner (fast 80.000 eindeutige Seitenansichten statt 40.000). Besonders bemerkenswert ist freilich der enorme Zuwachs bei der Nutzung von MS Teams: Die Anzahl der Nutzer*innen stieg von 17 am 10.03. auf gut 200 eine Woche später.
Diese und viele weitere Daten zu Zugriffen und Datenverkehr dokumentiert der ZID derzeit kontinuierlich und sind auf den ZID-Webseiten veröffentlicht. Sie zeigen: So plötzlich die Universität Wien auch auf home-learning und Notbetrieb umgestellt hat – die IT-Systeme des ZID kommen, auch dank dem Einsatz aller Mitarbeiter*innen, hervorragend damit zurecht.