„Until now, we could only provide a complete package with all Adobe apps (except Acrobat) for centrally managed PCs. All apps were downloaded automatically, even if only one was actually needed. The users were not always satisfied with this, because a lot of storage space and – which was particularly noticeable in the case of an installation in home office – a lot of download volume was consumed.

The new solution now offers much more flexibility: the deployment system provides the Adobe Creative Cloud management software, with which users can install, update and also uninstall any desired Adobe application themselves.“

Andreas Pytlik, Service Delivery

• Which computers are affected by the change?

„The change only affects centrally managed PCs that are linked to a personal Adobe account. In other words: If the Adobe apps are obtained via a named-user licence. For shared devices in lecture halls or seminar rooms, everything remains as it was.“

Eva Schadinger, Licensing & Training

• Doesn't the installation of software by users contradict the idea of a centrally managed PC?

„We have ensured that the centrally managed PCs can be used as comfortably and securely as usual: all other software is still provided by us and updated automatically.“

Erich Brabec, Application & System Provisioning

User guide Installing Adobe apps on a centrally managed PC

Despite high security standards, users should not lose sight of some basic rules when dealing with IT services. The ZID has formulated 12 important IT security rules:

1. Choose strong passwords and keep them confidential.
   Use the ZID's password tips to choose a secure password.
2. Use different passwords for different accounts and separate professional and private passwords.
   A password manager helps you to create, manage and apply your individual access data.
3. Activate multi-factor authentication.
   Securing with a second factor is mandatory at the University of Vienna for VPN, Microsoft 365 and Microsoft Azure. Use the corresponding user guides for setting up a second factor.
4. Protect your smartphone from unauthorised access - e.g. using a PIN code, password or biometrics.
   Read the tips for daily use of your smartphone and tablet.
5. Be attentive when surfing the internet.
   On the ZID websites, you can learn how to make browser use safe on your PC, laptop, smartphone or tablet.
6. Be careful when dealing with e-mails, attachments as well as downloads and exercise healthy skepticism.
   The IT Security Team of the ZID has compiled pracitcal tips and information for the secure use of e-mails.
7. Keep your devices and software up to date.
   If necessary, activate the function for automatic updates. Also use the information under Daily work on PC and laptop.
8. Only install and use software from trusted sources.
   For tips, see Using applications securely and Security updates for mobile operating systems.
9. Use up-to-date virus protection for your desktop device or laptop and set up a firewall.
   Keep the virus scanner you use up to date and watch for any notifications from the system. Be sure to keep the firewall that comes with your operating system turned on. Also use the information under Daily work on PC and laptop.
10. Create data backups on a regular basis.
    The ZID offers you the possibility to store files on the online storage space of the ZID. Data stored there is backed up regularly. Employees can also use the backup service.
11. Be careful when handling USB sticks.
    Never plug a USB stick into your device that you do not know or trust. Fraudsters sometimes place USB sticks in public places and infect devices when they are used without hesitation.
12. Keep professional data confidential and store or process it only on designated devices.
    Lock your screen so that no one can use your computer without authorization. Also find out about data encryption.

You can find all IT security tipps for users on the ZID websites in the IT world IT security.

Eva Karall, head of the E-Learning team of the ZID, and her colleague Martin Reichel tell us what's coming, what's staying and what's going on at the University of Vienna's e-learning platform. 

Moodle is an open source software for e-learning used worldwide. The University of Vienna has been using it since 2007. Why is there this big upgrade now?

Karall: The Moodle headquarters, which develops the central software, asked the worldwide Moodle community of about 300 million users about their requirements. There was an online survey, 12 workshops, a total of over 1,000 responses. Moodle version 4 is now the long-awaited result of this multi-year process.

However, the University of Vienna did not implement the new version immediately. Why? 

Karall: Exactly, we skipped versions 4.0 and 4.1 and are now getting started with version 4.2. We wanted to wait a little so that teething troubles of the new software could still be fixed. After the pandemic, we were also busy consolidating our tools. In parallel, we took a year to prepare solidly for the changeover and to introduce the new Moodle well. In the course of the upgrade, the technical infrastructure in the background is also being reorganised. But the users will not notice any of this. 

Reichel: Moodle works like a modular system in which the central software is supplemented with extensions from the Moodle community and in-house developments. We use a lot of such features that we have developed ourselves. For each of them, we had to check whether it still works and adapt it if necessary. 

What are the details of the new software version?

Karall: Besides a new, more modern look and many new features, responsiveness has been improved. In concrete terms: Moodle is also easy to use on a smartphone now. The navigation has been completely revised, is clearer and adapts to the respective process when working with the platform. Moodle calls this "context-specific navigation", which guides teachers from one step to the next. The navigation should now be easy to understand even for users who have little to do with it. The look is even more closely aligned with the corporate design and the other IT services of the University of Vienna.

Reichel: Functionally, much remains the same, but there are thoughtful adjustments and enhancements. For example, the dashboard and My Courses have been separated to provide more clarity. The dashboard is intended to serve more as a personal area that provides a quick overview of current tasks. The left-hand navigation bar has been converted into a course index to make it easier to navigate to content within a course. Another significant improvement, especially for teachers, administrators and tutors, is that activities, materials and sections can now be added at any point or several can be edited simultaneously.

However, there are also features that will be removed. Do teachers have to worry that they will no longer have access to the functions they need?

Karall: No, absolutely not. We are only deactivating those functions that have hardly been used so far and for which there is an alternative. This short list, including the suggested alternatives, can be found on Moodle Preview, our new test instance where users can try out Moodle 4.2 before the official upgrade. There is also a sample course describing all the changes and the Moodle 4.2 course where feedback can be sent to us. It is also important to emphasise: All existing Moodle courses will of course be preserved and will be available in the new design after the upgrade. 

Finally, a brief summary: What can teachers and students expect with Moodle 4.2?

Reichel: For teachers, the upgrade brings significantly more flexibility in designing courses via Moodle and even better communication and collaboration with students.

Karall: In future, students will be able to use Moodle comfortably on all devices, including mobile phones and tablets. The design is more modern and many practical functions have been added. We recommend that teachers and students simply log into Moodle Preview with their u:account and scroll through the list of activities and materials to get an overview.

Around 2,000 users log into the VPN every day. By mid-May, after an initial information campaign, almost 700 of them had voluntarily activated MFA. MFA can significantly improve the security of the IT infrastructure, as the risk of unauthorised access is considerably reduced.

Security risk of (non-)users

Christoph Campregher, head of the IT security staff unit at the ZID, explains the background: “The security risk lies not only with the active VPN users, but also with those who are basically authorised to use VPN, but do not use it.” These are the majority of the almost 100,000 university members. They all have online storage space available to them, which can also be accessed from home via VPN. Every single one of these accounts is therefore eligible for VPN, and for every single one of these accounts, the VPN would be vulnerable if the respective UserID and password were stolen. By making MFA mandatory, this risk can be significantly reduced, thus better protecting the data of all university members.

As of 3 July, the login window for the VPN will change: In addition to the input fields for u:account UserID and u:account password, there will then also be a field for the one-time password and the URL zid.univie.ac.at/en/vpn/mfa/. This leads to more information and explains how to set up MFA in just a few steps.

Special protection for sensitive data

Important IT services of the University of Vienna can only be accessed externally via VPN. In addition to the online storage space, these include the share service, the u:phone telephony service, certain services of the administration or IT applications of individual faculties, centres and institutes. It is important to secure this sensitive data in particular, says Ronald Maier, Vice Rector for Digitalisation and Knowledge Transfer at the University of Vienna: “In view of the increasing attacks on the IT infrastructures of companies and institutions, the security and integrity of our data are an indispensable element of prudent digitalisation.”

Learn more:

• about MFA, the authentication apps and their alternatives on the ZID service page on multi-factor authentication
• about MFA for VPN on the VPN service page
• in the user guides
• in the IT News article Multi-Faktor-Authentifizierung: Doppelt hält besser (Multi-factor authentication: Better safe than sorry, in German)

Eingetragen wurden all diese Daten nicht nur von der Netzwerk-Abteilung des ZID, sondern auch von EDV- und Fakultätsbeauftragten sowie anderen System-Administrator*innen der Universität und zugehöriger Institutionen. Dieses über Jahrzehnte gewachsene System wurde nun durch eine neue Software abgelöst. Nach zwei Jahren Projektlaufzeit hieß es Anfang Mai: Good-bye IP-Datenbank, hello BlueCat Address Manager.

Eindeutige Identifizierung

IP-Adressen sind, vereinfacht gesagt, eindeutige Bezeichnungen, mit denen ein Computer, Server, Laptop oder Handy in einem Daten-Netzwerk identifiziert werden kann. Wenn Studierende sich ins eduroam-WLAN einloggen, wenn Forscher*innen auf ihrem PC eine Institutswebseite aktualisieren, wenn Verwaltungsmitarbeiter*innen die Personalverrechnung starten – ohne IP-Adresse wäre es nicht möglich. Etwa 105.000 öffentliche IPv4-Adressen hat die Universität Wien zur Verfügung, von denen derzeit immer etwa die Hälfte gleichzeitig aktiv ist. 

So viele Datensätze zu verwalten und dabei den Überblick zu behalten, ist an sich schon eine Löwenaufgabe. Sie zu einem anderen Tool zu migrieren, ohne dass die 100.000 Universitätsangehörigen in ihrer Arbeit beeinträchtigt werden, erforderte daher mehr als nur gute Planung.

Daniel Schirmer, Teamleiter in der Netzwerk-Abteilung des ZID, erzählt: „Wir haben über Monate jeden Abend den aktuellen Datenstand der IP-Datenbank automatisiert in das neue System überspielt, um es damit zu testen und auf Basis der Ergebnisse anzupassen.“ Die für den Transfer notwendige Software wurde am ZID selbst programmiert. „Der Kollege hat eineinhalb Jahre investiert, bis der Datenstand im BlueCat Address Manager so ausgearbeitet war, dass wir die alte IP-Datenbank abschalten konnten.“ Parallel dazu wurden auch die DNS-Einträge, die bisher an anderer Stelle verwaltet wurden, in das neue System integriert.

Sauber aufgesetztes, stabiles System

An einem Donnerstag Nachmittag war es schließlich soweit: Die alte IP-Datenbank wurde abgesperrt, ab diesem Zeitpunkt konnte niemand mehr Änderungen vornehmen. Am folgenden Samstag passierte der Switch, und am Montag darauf war der Umstieg erfolgreich gelungen. Die erwarteten und bei jeder Migration notwendigen händischen Nacharbeiten nahmen nur etwa 40 Stunden in Anspruch. „Wir haben jetzt wieder ein sauber aufgesetztes und stabiles System zur Verfügung, in dem erstmals alle relevanten Angaben an einer Stelle verfügbar sind und gewartet werden“, sagt Daniel Schirmer. So ist dafür gesorgt, dass Nutzer*innen auch weiterhin das Datennetz der Uni Wien in Anspruch nehmen können, ohne sich über die technischen Hintergründe Gedanken machen zu müssen. 

This time the focus was laid on natural and life sciences, with presentations from meteorology, zoology and biology. In the second part of the event the ZID gave tips on how to plan projects that will demand a lot of bandwidth and how to use the online LaTeX editor Overleaf to collaborate.

In his opening remarks, Vice-Rector Ronald Maier pointed out the importance of collaboration between science, research and teaching on the one hand, and central service providers like the ZID and the University Library on the other hand.

“This is a special event. It is something you do not find that easily at other universities, where people from the sciences and from the professional services speak together, join forces in order to share their experiences from joint projects, where IT infrastructure and IT systems are built that actually help scientists for their scientific endeavours.”
 

Ulf Busch, CIO of the University of Vienna and Head of the ZID, added: 

“We would like to offer a platform for all these aspects based on innovation, experience and technical knowledge, looking at how digital development is actually used when creating and managing scientific data. Let us look at the amazing work that is actually being done with data in the world of research at the University of Vienna and beyond.”

You can find the presentation slides and a video recording of the event on the IT for Science Wiki page.

The next IT for Science Forum will take place on Tuesday, 24 October, 9:00–11:00 (GMT+02:00), again online via Zoom. 

Im aktuellen Sommersemester 2023 wurde nun wieder ein Schwung neuer Features freigeschaltet. Und: Das erweiterte u:stream-Service übernimmt die Funktionen von Kaltura.

Version 2.6 von BigBlueButton 

Ab sofort können nicht nur in Zoom, sondern auch in BigBlueButton bis zu 300 Personen an einer Videokonferenz teilnehmen.

BigBlueButton wurde auf die neueste Version 2.6 aktualisiert. Die wichtigsten Änderungen:

• Das Whiteboard wurde erneuert und verfügt nun über zahlreiche neue Stilelemente, Zeichen- und Positionierungsoptionen. Auch das Duplizieren und Gruppieren von Elementen ist jetzt möglich.
• Präsentationen inklusive Annotationen bzw. Whiteboard-Inhalte können den Studierenden via Download-Link im Chat zum Herunterladen angeboten werden.
• Geteilte Notizen können direkt auf das Whiteboard exportiert werden, wodurch kollaboratives Arbeiten noch leichter fällt und die Zusammenarbeit zwischen den Studierenden gefördert werden kann.
• Teilnehmer*innen können nun auch eigene Webcam-Hintergründe hochladen und einrichten. Zudem kann die Helligkeit des Webcam-Bildes jetzt geändert werden. 
• Moderator*innen können Nutzer*innen per Drag-and-Drop zwischen verschiedenen Gruppenräumen (Breakout-Rooms) verschieben.

Mehr zu den BBB-Neuerungen im Blogbeitrag BBB 2.6 - neue Features und Verbesserungen

Auch in Zoom gibt es seit Februar 2023 eine Verbesserung bei der Administration von Gruppenräumen: Bei der Planung eines Zoom-Meetings in Moodle können nun bereits vorab Breakout-Rooms angelegt und diesen bei Bedarf auch gleich Teilnehmer*innen oder Gruppen zugeordnet werden. Mehr dazu im Blogbeitrag Zoom - Breakout-Räume vorab festlegen.

Seit Beginn des Sommersemesters 2023 steht die Ausstattung für u:stream und Videokonferenzen auch im Hörsaal II des Neuen Institutsgebäudes (NIG) zur Verfügung. Seit wenigen Tagen ist überdies Hörsaal 2 am Oskar-Morgenstern-Platz 1 neu damit ausgestattet. 

u:stream löst Kaltura ab

Nachhaltigkeit bedeutet auch, Funktionen zu bündeln und nicht mehr benötigte Tools außer Betrieb zu nehmen. Aus diesem Grund wird der Testbetrieb von Kaltura nicht verlängert und läuft am 31.07.2023 aus. Der ZID empfiehlt daher, rechtzeitig von Kaltura zu u:stream zu wechseln. 

u:stream ist das etablierte Video-Tool der Universität Wien und sowohl in Moodle und auch als Stand-alone-Service verfügbar. Das Tool basiert auf der Open-Source-Software OpenCast, die Daten liegen auf den Servern der Universität Wien. u:stream wurde erweitert, so dass es mittlerweile auch die Funktionen von Kaltura abdeckt: Es erlaubt neben dem Streaming aus dem Hörsaal nun ebenfalls das Aufnehmen und Bearbeiten von Videos. Seit April ist es auch mit u:stream möglich, die Sichtbarkeit von Videos auf Teilnehmer*innen ausgewählter Moodle-Kurse zu beschränken.

Nutzer*innen von Kaltura werden per E-Mail informiert, wie sie den Umstieg problemlos meistern. 

Anleitungen

• Video von Kaltura zu u:stream übertragen: Bitte übertragen Sie alle Videos, die Sie mit Kaltura hochgeladen haben und nach dem 31.07. weiter nutzen möchten, zu u:stream. Eine automatisierte Migration ist leider nicht möglich. Anleitung: https://wiki.univie.ac.at/x/OmTsDQ 
• Video archivieren: Laden Sie auch Videos, die Sie nicht weiter verwenden, sondern nur lokal archivieren möchten, vor dem 31.07. herunter.
• Video bearbeiten: Sie können Videos in u:stream ähnlich wie in Kaltura editieren. Dafür müssen Sie mindestens eine u:stream-Serie in Moodle verknüpfen. Anleitung: u:stream-Serie in Moodle verknüpfen
• Video als Lösung abgeben: Wenn Ihre Studierenden im Rahmen einer Kaltura Aufgabe ein Video als Lösung abgeben, schließen Sie bitte die Bewertung vor dem 31.07. ab. Danach sind die abgegebenen Videos nicht mehr verfügbar. Statt Kaltura Aufgabe nutzen Sie bitte in Zukunft die Moodle Aufgabe mit dem Abgabetyp Texteingabe online. Anleitung: https://wiki.univie.ac.at/x/sxvsDQ
• Video aufnehmen: Statt Kaltura-Expressaufnahme und Kaltura Capture können Sie bereits jetzt Aufzeichnungen am eigenen Endgerät mit u:stream-Studio anfertigen. Das ist für Lehrende via Moodle möglich, Anleitung: u:stream-Studio via Moodle nutzen. Außerhalb von Moodle können Lehrende und Studierende u:stream-Studio verwenden, Anleitung: u:stream-Studio nutzen
• Video veröffentlichen: So können Sie Videos mit u:stream zur Verfügung stellen: https://zid.univie.ac.at/ustream/anleitungen-und-faq/upload-von-videos/#c35975. 

Mit der Umstellung auf Microsoft 365 werden insbesondere datenschutzrechtliche Vorgaben erfüllt sowie Erfordernisse der universitären IT-Infrastruktur für eine langfristige, bedürfnisgerechte Nutzung und Zusammenarbeit umgesetzt.

Abschied von der Teams-Testumgebung

Für viele Mitarbeiter*innen ist die Teams-Testumgebung in den letzten 3 Jahren zu einem unverzichtbaren Tool geworden. Im Blog-Beitrag Fenster ins Büro auf den ZID-Webseiten lesen Sie, wie sich Arbeitsabläufe mit Teams verändert haben und welche Erfahrungen Mitarbeiter*innen zu Beginn des Homeoffice gemacht haben.

Wie vom ZID bereits kommuniziert, wird Teams auch weiterhin für Video-Besprechungen und die Zusammenarbeit insbesondere im administrativen Bereich zur Verfügung stehen, allerdings in einer neuen Umgebung.

Was bietet Microsoft 365?

Microsoft 365 ist optimal auf die Bedürfnisse bei der Zusammenarbeit sowie Erfordernisse der IT-Infrastruktur der Universität Wien abgestimmt.

• Microsoft 365 wird datenschutzkonform zur Verfügung gestellt.
• Beim Microsoft-365-Service ist die Anmeldung mittels Multi-Faktor-Authentifizierung abgesichert. 
• In Microsoft 365 ist das an der Universität Wien betriebene Service Microsoft Exchange eingebunden.
• Microsoft-365-Apps stehen zur lokalen Installation als Desktop-Apps sowie zur Online-Nutzung als Web-Apps zur Verfügung.
• Nutzer*innen erhalten 1 TB Speicherplatz auf OneDrive.

Teams-Umgebungen parallel nutzen

Nutzer*innen der Testumgebung haben 6 Monate Zeit, auf die neue Teams-Umgebung umzusteigen, bevor diese endgültig deaktiviert wird. Während dieser Übergangszeit ist eine parallele Nutzung beider Teams-Umgebungen möglich.

Der ZID empfiehlt rasch zu wechseln. Für Teams und Gruppen, die regelmäßig über Teams zusammenarbeiten, kann ein zeitgleicher Umstieg vorteilhaft sein.

Für einen möglichst reibungslosen Umstieg sollten insbesondere die folgenden Punkte beachtet werden:

• Nachrichten erhalten: Bei den Teams-Umgebungen handelt es sich um 2 getrennte Systeme. Nachrichten in der Testumgebung werden daher nicht in Teams Microsoft 365 zugestellt. Um keine Mitteilungen zu verpassen, empfiehlt es sich insbesondere zu Beginn der Umstellung beide Systeme im Auge zu behalten, beispielsweise Teams Microsoft 365 in der Desktop-App und die Testumgebung durch die Anmeldung über einen Browser.
• Teams-Umgebungen unterscheiden: Nutzer*innen können die beiden Umgebungen an der jeweiligen Bezeichnung – Universität Wien Testumgebung und Microsoft 365 der Universität Wien – unterscheiden. Diese finden sie in den Teams-Apps durch Klick rechts oben auf das 3-Punkte-Menü und dort unter Einstellungen – Konten. Zur einfacheren Unterscheidung ist es auch empfehlenswert, verschiedene Profilbilder für die beiden Teams-Umgebungen zu verwenden.
• Abwesenheitsnotiz einrichten: Wenn Nutzer*innen auf Teams Microsoft 365 umgestiegen sind, kann es hilfreich sein, eine entsprechende Nachricht in der Testumgebung zu hinterlassen. Die Funktion Statusmeldung festlegen findet sich in Teams nach Klick auf das Profilbild.
• An Besprechungen teilnehmen: Je nachdem, in welcher Umgebung eine Teams-Besprechung angelegt wurde, werden Nutzer*innen der anderen Umgebung zuvor in den Wartebereich geleitet und müssen für die Teilnahme an Besprechungen zugelassen werden. Um den Wartebereich zu umgehen, kann dieser sowohl für bereits geplante als auch neue Teams-Besprechungen über die Besprechungsoptionen angepasst werden, siehe dazu die Anleitung Wartebereich für Teams-Besprechungen anpassen.
• Kalendereinträge übertragen: Nach der endgültigen Deaktivierung der Teams-Testumgebung funktionieren die Links zu Besprechungen nicht mehr, wenn diese ursprünglich in der Testumgebung angelegt wurden. Zukünftige Termine und Terminserien aus der Teams-Testumgebung müssen daher in Teams Microsoft 365 übertragen werden.
• Daten sichern: Inhalte der Teams-Testumgebung können nicht automatisiert nach Teams Microsoft 365 migriert werden. Um bei Bedarf bestimmte Daten aus der Testumgebung zu sichern, steht die Anleitung Inhalte der Teams-Testumgebung sichern zur Verfügung.

Weitere Informationen und Hinweise stellt der ZID auf seinen Webseiten unter Informationen zum Umstieg sowie Parallele Nutzung der Teams-Umgebungen bereit.

Microsoft 365: ein Software-Abonnement

Microsoft 365 ist ein Software-as-a-Service-Modell. Es stehen verschiedene Abonnement-Pläne mit darin enthaltenen Apps zur Verfügung, unter anderem die Apps Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams sowie OneDrive inklusive 1 TB Speicherplatz.

Je nach Abonnement-Plan stehen Nutzer*innen die Apps zur lokalen Installation als Desktop-App, zur Online-Nutzung via Browser als Web-App sowie für mobile Geräte als Mobile-Apps zur Verfügung.

Eine Liste aller verfügbaren Apps und Funktionen finden Sie auf der Microsoft-365-Serviceseite.

In 3 Schritten zu Microsoft 365 inklusive Teams

Schritt 1: Abonnement-Plan wählen

Um Microsoft 365 an der Universität Wien nutzen zu können, benötigen Nutzer*innen ein Microsoft-Konto und eine personengebundene Lizenz. Beides wird während der Bestellung eines Microsoft-365-Abonnement-Plans über das Selfservice-Portal erstellt.

Folgende Abonnement-Pläne stehen zur Verfügung:

• Microsoft 365 (A1) – Konto und Lizenz Web-Apps
• Microsoft 365 (A3) – Konto und Lizenz Desktop- und Web-Apps

Zusätzlich benötigen zentral verwaltete Geräte:

• m: Microsoft 365 (Zusatzpaket) – Installation der Office-Apps auf zentral verwalteten Geräten

Sobald das Microsoft-Konto der Universität Wien in der Form

• Nutzer*innen-Name: u:account-UserID@univie.ac.at – Beispiel: musterm99@univie.ac.at
• Passwort: u:account-Passwort

bereit steht, können Nutzer*innen über das Microsoft-365-Portal auf die Web-Apps zugreifen.

Schritt 2: Teams-Desktop-App installieren

Die Teams-Desktop-App muss von allen Nutzer*innen grundsätzlich selbst installiert werden. Eine Anleitungen steht auf den ZID-Webseiten unter Teams-App installieren zur Verfügung.

Nutzer*innen, die bereits die Teams-Desktop-App oder Mobile-App installiert haben, können diese weiterhin verwenden. Sie melden sich einfach mit den entsprechenden Anmeldeinformationen – entweder für die Teams-Testumgebung oder für Teams Microsoft 365 – in der App an.

Schritt 3: Office-Desktop-Apps installieren

Mit dem Abonnement-Plan Microsoft 365 (A3) – Konto und Lizenz Desktop- und Web-Apps stehen über das Microsoft-365-Portal die Office-Apps auch zur Installation als Desktop-App zur Verfügung.

Nutzer*innen von zentral verwalteten Geräten

• Geben Sie eine ältere Microsoft-Office-Lizenz über das Selfservice-Portal zurück.
• Nach der Rückgabe wird Microsoft Office automatisch deinstalliert.
• Bestellen Sie zusätzlich zu Ihrem Microsoft-365-Abonnement-Plan im Selfservice-Portal m: Microsoft 365 (Zusatzpaket) – Installation der Office-Apps auf zentral verwalteten Geräten.
• Die Microsoft-365-Office-Apps werden nach der Bestellung automatisch installiert. Nutzen Sie auch die Anleitung Installation auf zentral verwalteten Geräten.

Nutzer*innen von lokal verwalteten Geräten

• Geben Sie eine ältere Microsoft-Office-Lizenz über das Selfservice-Portal zurück.
• Nach der Rückgabe müssen Sie die Software manuell deinstallieren.
• Installieren Sie die Microsoft-365-Office-Apps auf Ihrem Gerät. Nutzen Sie die Anleitung Installation auf lokal verwalteten Geräten.

Multi-Faktor-Authentifizierung: der optimale Schutz

Die Absicherung der Microsoft-365-Konten der Universität Wien durch Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) ist ein wesentlicher Baustein für die Sicherheit der universitären IT-Infrastruktur. Für das VPN-Service steht MFA bereits zur Verfügung.

Beim ersten Aufruf von Microsoft 365, entweder über das Microsoft-365-Portal oder durch Start einer beliebigen Desktop-App, ist die Einrichtung eines zweiten Faktors verpflichtend. Es wird dafür die von Microsoft zur Verfügung gestellte Infrastruktur genutzt. Aus diesem Grund können bei Microsoft 365 zusätzlich zu den Methoden Authentifizierungs-App und Sicherheitsschlüssel (YubiKey) auch Telefonanruf oder SMS eingerichtet werden.

Der ZID empfiehlt, mindestens 2 der zur Verfügung stehenden Methoden als zweiten Faktor einzurichten. So ist es möglich, im Fall des Verlustes eines Faktors sich weiterhin in Microsoft-365 anzumelden. Notfalls können Nutzer*innen über den ZID den Zweiten Faktor ändern.

Es sollte auch vermieden werden, Authentifizierungs-Apps bzw. Telefonanruf oder SMS auf demselben Gerät zu nutzen, auf dem man sich am Service anmeldet. Stattdessen wird empfohlen, jeweils ein separates Gerät für das Einmalpasswort und das Anmelden am Service zu verwenden.

Ausblick

Das Service Microsoft 365 wird voraussichtlich ab Ende März 2023 auch für Studierende der Universität Wien zur Verfügung stehen.

Weiterführende Informationen: Microsoft-365-Serviceseite

Um diese Barrieren zumindest im staatlichen Einflussbereich abzubauen, wurde 2019 das Web-Zugänglichkeits-Gesetz geschaffen: Es schreibt vor, dass digitale Informationsangebote der öffentlichen Hand, also etwa Webseiten oder digitale Dokumente, barrierefrei gestaltet sein müssen. Auch die Universität Wien ist durch das Gesetz verpflichtet, digitale Inhalte barrierefrei anzubieten.

Ich seh, ich seh, was Du nicht siehst

Was etwa eine barrierefreie Webseite genau ausmacht, ist in den Web Content Accessibility Guidelines, kurz WCAG, definiert. Ein Beispiel: Sehbeeinträchtigte Personen können Schrift schwer erkennen, wenn sie einen geringen Kontrast zum Hintergrund aufweist. Etwa wenn eine helle Schriftfarbe vor weißem Hintergrund gewählt wird. Die WCAG legen daher fest, dass ein bestimmtes Kontrastverhältnis zwischen Vordergrundfarbe und Hintergrundfarbe erreicht werden muss.

Weit verbreitet ist auch die Rot-Grün-Sehschwäche, Schätzungen zufolge sind etwa 8 bis 10 Prozent der Männer von ihr betroffen. Sie können zwischen den Farben Rot und Grün nicht oder nur unzureichend unterscheiden. Problematisch wird das dann, wenn diese beiden Farben das einzige Merkmal sind, um Information zu vermitteln oder ein visuelles Element von anderen zu unterscheiden. Betroffenen bleibt diese Unterscheidung verborgen. Die WCAG definieren daher, dass Farbe nicht das einzige Mittel sein darf, um Information zu vermitteln.

Blinde oder stark sehbeeinträchtigte Personen nutzen sogenannte Screenreader, wenn sie sich im Internet bewegen. Diese Software-Produkte lesen den Inhalt einer Webseite vor. Um beispielsweise die Struktur einer Webseite schnell zu erfassen, lassen sich Betroffene die Überschriften der Seite gesammelt vorlesen, wie ein Inhaltsverzeichnis. Redakteur*innen müssen daher beim Erstellen einer Seite die Überschriften sinnvoll benennen und die Hierarchie dieser Überschriften logisch aufbauen. 

Admin-Tool für Webseiten-Check

Die Web Content Accessibility Guidelines enthalten noch viele weitere Kriterien, die erfüllt werden müssen, um den gesetzlichen Auftrag zu erfüllen. Den Administrator*innen von Webseiten der Universität Wien stellt der Zentrale Informatikdienst daher nun das neue Service Barrierefreiheit prüfen zur Verfügung: Es basiert auf der Software axe Monitor, die Webseiten auf Barrierefreiheit prüft. Die Software läuft im Browser und erstellt nach der Prüfung einen Bericht mit den gefundenen Barrieren. Das Service richtet sich an Administrator*innen mit technischen Grundkenntnissen zu Webseiten, da diese für die Interpretation des Berichts nötig sind.

„Auf Wunsch wiederholt axe Monitor die Prüfung in regelmäßigen Intervallen. Schließlich kommen ständig neue Inhalte auf einer Webseite dazu und damit möglicherweise neue Barrieren“, erklärt Philipp Köhn von der Stabsstelle Koordination digitale Transformation, der am ZID die Einführung von axe Monitor koordiniert hat. Er ergänzt: „axe Monitor findet viele grundlegende Probleme auf Webseiten. Das Tool kann aber niemals so gründlich sein wie der Blick von Expert*innen für Barrierefreiheit.“ 

Einfacher haben es Administrator*innen von Webseiten, die das zentrale Content-Management-System TYPO3 nutzen. Vor der Einführung von axe Monitor wurden auf diesen Webseiten nämlich bereits jene Barrieren entfernt, die sich zentral über TYPO3 verhindern lassen. Dabei wurde die Universität Wien von der auf Barrierefreiheit spezialisierten Agentur WIENFLUSS unterstützt, die eine Liste mit Empfehlungen für die Webseiten der Universität Wien erstellte.

Martin Rauch vom Team der DLE Öffentlichkeitsarbeit nennt ein Beispiel: „Mehrere Farben im Corporate Design der Universität Wien haben auf weißem oder grauem Hintergrund zu wenig Kontrast. Diese Farben wurden daher in TYPO3 angepasst.“ Um weitere, etwa inhaltliche Barrieren zu vermeiden, ist es aber auch bei TYPO3-Webseiten ratsam, eine Prüfung mit axe Monitor durchzuführen.

Martin Rauch gibt einen Ausblick auf weitere Maßnahmen: „Für kommende Webrelaunches wird das Thema Barrierefreiheit zentral verankert, damit der Quellcode gleich von Beginn an korrekt ist. Außerdem sollen Redakteur*innen künftig beim Befüllen der Webseiten direkt bei den Eingabefeldern in TYPO3 Hinweise erhalten, wie sie Inhalte barrierefrei gestalten können.“

Digitale Barrierefreiheit universitätsweit umsetzen

Die Einführung von axe Monitor und die Anpassung von TYPO3 sind nur zwei Maßnahmen, die Ergebnisse des Projekts Digitale Barrierefreiheit sind. Projektleiter Rainer Jantscher aus dem CIO Office des ZID schildert die Motivation hinter dem Projekt: „Es soll Bewusstsein für digitale Barrierefreiheit an der Universität schaffen – und Mitarbeiter*innen, die für digitale Inhalte und Services verantwortlich sind, brauchen das entsprechende Know-how, um die Teilhabe für betroffene Nutzer*innen zu ermöglichen.“

Das Team Barrierefrei ist ebenfalls am Projekt beteiligt. Sein Schwerpunkt liegt in der täglichen Arbeit auf der Beratung von Studierenden und Mitarbeiter*innen, beispielsweise wie sich Barrieren in der Lehre verringern lassen. Sophia Neuwirth vom Team Barrierefrei schätzt den fachlichen Austausch im Projekt: „Dort kann ich von Kolleg*innen lernen, die viel Wissen zur technischen Umsetzung digitaler Barrierefreiheit mitbringen. Im Gegenzug bringe ich Kontakte zu Kolleg*innen ein, die von Barrieren betroffen sind.“

Zusätzlich will das Projektteam aber auch konkrete Verbesserungen umsetzen. 7 Arbeitsgruppen mit Mitarbeiter*innen aus den DLE Öffentlichkeitsarbeit, Personalwesen und Frauenförderung, Studienservice und Lehrwesen, Universitätsbibliothek sowie Zentraler Informatikdienst bearbeiten dabei unterschiedliche Bereiche und leiten daraus Maßnahmen ab.

Einige der so entstandenen Services und Informationen stehen nun bereits zur Verfügung:

• Intranet-Bereich Digitale Barrierefreiheit: Der Bereich enthält grundlegende Informationen zur digitalen Barrierefreiheit und zu rechtlichen Vorgaben sowie Checklisten für unter anderem Webseiten-Administrator*innen und Redakteur*innen.
• Richtlinie digitale Barrierefreiheit: Sie enthält klare Vorgaben, mit welchen Maßnahmen digitale Barrierefreiheit an der Universität Wien umgesetzt werden soll und welche Ziele erreicht werden müssen.
• Kurse: Ein Einführungskurs sensibilisiert Mitarbeiter*innen für die Einschränkungen von Betroffenen und informiert zu den Richtlinien und Normen. Ein weiterführendes Kursangebot wird derzeit ausgearbeitet.
• Barrierefreiheitserklärung: Sie enthält eine Liste jener Inhalte auf der Webseite der Universität Wien, die noch nicht barrierefrei sind, und Kontaktinformationen für Feedback und Beschwerden.
• Anpassungen in zentralen Content-Management-Systemen: Neben TYPO3 werden beispielsweise auch Moodle und Wordpress angepasst, um Inhalte barrierefrei darstellen zu können.

Zusätzlich werden derzeit Gespräche mit Vertreter*innen von DLE, Fakultäten und Zentren geführt. Es geht darum, Informationen zur digitalen Barrierefreiheit auszutauschen und einen Überblick über die von den Organisationseinheiten genutzten digitalen Kanäle zu erhalten. 

„Das Projekt hat einmal mehr aufgezeigt, dass Barrierefreiheit eine gemeinsame Aufgabe vieler unterschiedlicher Akteur*innen an der Universität Wien ist“, sagt Sophia Neuwirth vom Team Barrierefrei. Projektleiter Rainer Jantscher ergänzt: „Die DLE-übergreifende Zusammenarbeit im Projekt läuft hervorragend. Die Expertise aus den verschiedenen Bereichen ist eine enorme Bereicherung – und es ist motivierend zu sehen, wie wir alle an einem Strang ziehen, um Barrieren abzubauen.“

Das Service wurde bisher sehr gut angenommen. Nun ist ein größeres Update mit Verbesserungen und Erweiterungen geplant. Alle Aktualisierungen werden automatisch eingespielt und betreffen bereits vorhandene sowie zukünftig angelegte Webseiten.

Ab Ende März 2023 sind für das Service Webspace mit installierter Software folgende Anpassungen geplant:

WordPress Version 6

Alle persönlichen Webspaces mit installierter Software werden automatisch auf die derzeit aktuellste Version von WordPress upgedatet. Es wird der Editor erweitert und die Inhaltseingabe vereinfacht. Auch die Geschwindigkeit beim Aufrufen der WordPress-Installation wird optimiert.

Barrierefreiheit

Für die bereits vorinstallierte Oberfläche, das WordPress-Theme im Corporate Design der Universität Wien, wird die Barrierefreiheit verbessert. So wird etwa der Kontrast erhöht und Optimierungen im Seitenaufbau vorgenommen.

Mehrsprachigkeit

Ein neues Sprachen-Plug-In ermöglicht die Mehrsprachigkeit. Damit können Webseiten optional in mehreren Sprachen angeboten werden.

Hinweis

Individuelle Anpassungen an Inhalten sollten grundsätzlich nur über das WordPress-Backend vorgenommen werden. Änderungen von Dateien direkt im WordPress-Verzeichnis am Web-Speicherplatz werden bei einem zukünftigen Service-Update überschrieben.

Informationen und Anleitungen

Es ist ganz einfach: Mit u:book können Sie exklusiv als Angehörige*r einer Bildungseinrichtung zweimal pro Jahr hochwertige Laptops zum günstigen Preis erwerben. Unter ubook.at/shop/ finden Sie alle Geräte des aktuellen Verkaufsfensters – vorbeischauen lohnt sich!

Wir sind Bildung.

Das u:book-Service ist seit seiner Gründung im Jahr 2008 ein fixer Bestandteil des Studienjahres an der Universität Wien. Doch nicht nur hier – Angehörige von über 80 Universitäten und Fachhochschulen nutzen bereits das breitgefächerte u:book-Angebot.

Laptops für alle Bedürfnisse

So wie die Zahl an teilnehmenden Einrichtungen ist auch das Produktportfolio stetig gewachsen. Waren es im Gründungsjahr noch 3 Hersteller – Lenovo, HP und Apple –sind es im 15. Jahr des Bestehens bereits 8 Hersteller, die ihre Geräte jedes Verkaufsfenster neu konfigurieren. Die Firmen achten gemeinsam mit dem u:book-Team beim Produktangebot auf die Vereinbarkeit von Studium, Homeoffice und Alltagsnutzung und versuchen dabei immer, aktuelle Trends und Bedürfnisse der Nutzer*innen miteinzubeziehen.

„In den letzten Jahren sind die Ansprüche an leichte und leistungsstarke Geräte für die mobile Nutzung enorm gestiegen“, sagt Markus Ankner, Projektleiter des u:book-Service. „Aber auch der Nachfrage nach günstigen Laptops sind wir mit einer größeren Auswahl an Budget-Geräten nachgekommen.“ Diese werden aufgrund ihres Preises im u:book-Shop mit einem eigenen Label gekennzeichnet.

Wir sind für Sie da.

u:book steht aber nicht nur für preisgünstige und hochwertige Geräte. Der umfassende Support durch Hersteller, Vertriebspartner und das u:book-Team des ZID ist mindestens genauso wichtig.

Stellen Sie Ihre Fragen im Support-Forum, das Ihnen außerdem Informationen über aktuelle Lieferzeiten der Geräte bietet. Nutzen Sie das Kontaktformular für einen direkten Zugang zu den Herstellern und dem u:book-Team, wenn Sie Auskunft zu Hardware, Bestellung und Garantie brauchen.

u:book gibt es auch zum Blättern!

Wir haben Ihre Wünsche gehört: Alle Produkte des Verkaufsfensters können Sie nun auch in der praktischen Online-Broschüre durchblättern. Auf 34 Seiten erfahren Sie mehr zum Bestellprozess und Versand, lernen die wichtigsten technischen Daten kennen und erhalten einen Überblick über die Labels, die Geräte mit besonderen Eigenschaften ausweisen.

Das Herzstück der Broschüre ist jedoch der Produktkatalog: Sortiert nach Hersteller sind die wichtigsten Spezifikationen auf einen Blick sichtbar und die Labels bieten bei der Suche nach dem passenden Gerät eine gute Hilfestellung. Blättern Sie gleich durch die aktuelle Broschüre.

Haben Sie ein passendes u:book gefunden, können Sie bequem mit Ihren u:account-Zugangsdaten bestellen. Klicken Sie beim jeweiligen Gerät auf Zum Shop, um in den Online-Shop des Vertriebspartners weitergeleitet zu werden. Melden Sie sich dort mit Ihrer u:account-UserID und Ihrem u:account-Passwort an.

Wir feiern 15 Jahre u:book!

Das nächste Verkaufsfenster im Wintersemester 2023 steht ganz im Zeichen des u:book-Jubiläums: u:book feiert gemeinsam mit Ihnen das 15-jährige Bestehen des Service. Ob mit speziellen Jubiläumsangeboten, tollen Gewinnspielen und anderen Aktionen – unter ubook.at bleiben Sie stets auf dem Laufenden!

Neben der Telefonanlage der Universität Wien umfasst das Service u:phone eine Reihe IT-Leistungen, die über die Nutzung des klassischen Apparats am Schreibtisch hinausgehen.

Bereits seit Längerem steht der OpenScape Web Client zur Verfügung, mit dem u:phone im Datennetz der Universität Wien oder über VPN im Browser genutzt werden kann. Es werden jedoch immer wieder Verbesserungen wie ein schlankeres Design sowie Erweiterungen um neue Funktionen vorgenommen.

Mit dem Web Client können Mitarbeiter*innen nicht nur telefonieren, sondern unter anderem auch Gespräche weiterverbinden sowie eingehende und ausgehende Anrufe und Kontakte verwalten.

Zu den letzten Anpassungen im Web Client zählen:

• Direkt aus dem Web Client telefonieren
• Aktive Gespräche an eine*n zweite*n Anrufer*in übergeben
• Ad-hoc-Konferenzen einrichten
• Mit dem Präsenz-Status Bitte nicht stören das Klingelzeichen unterbinden, entgangene Gespräche werden in der Anrufliste aufgeführt
• Kontaktlisten anlegen und Kontakte via Suche hinzufügen
• Screensharing zwischen Mitarbeiter*innen mit persönlichem Profil erlauben

Eine Liste aller Funktionen sowie Anleitungen steht auf den ZID-Webseiten unter OpenScape Web Client zur Verfügung.

u:phone am Smartphone

Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, u:phone über die App OpenScape Mobile Pro auf mobilen Geräten unter Android oder iOS zu nutzen. Dabei ist allerdings zu beachten, dass die App alle Gespräche als Mobilfunkgespräche abwickelt, egal ob man angerufen wird oder selbst über OpenScape Mobile Pro ein Gespräch initiiert. Bei einem Aufenthalt im Ausland können so Kosten entstehen. Neben Telefonaten via App ist es auch möglich, eine Rufumleitung, etwa auf das Diensthandy, einzurichten.

Für die Einrichtung sowie für mehr Informationen dazu stehen die u:phone-Anleitungen auf den ZID-Webseiten zur Verfügung.

u:phone-Telefonnummer als zweiter Faktor bei Microsoft 365

Für das neue Service Microsoft 365 ist die Einrichtung von Multi-Faktor-Authentifizierung verpflichtend. Es ist möglich, eine Telefonnummer als zweiten Faktor einzurichten. Dabei kann von Mitarbeiter*innen, die über ein u:phone-Profil verfügen, auch die u:phone-Rufnummer verwendet werden.

Das Prinzip dabei ist einfach:

1. Sie hinterlegen in Ihrem Microsoft-365-Konto der Universität Wien die entsprechende u:phone-Telefonnummer als zweiten Faktor und wählen diese als Standardanmeldemethode aus.
2. Bei der Anmeldung an Microsoft 365 erhalten Sie einen Anruf von Microsoft an Ihre u:phone-Rufnummer.
3. Bestätigen Sie die automatische Ansage durch Drücken der #-Taste.

Beachten Sie, dass bei der Nutzung des Web Client außerhalb des Datennetzes der Universität Wien eine VPN-Verbindung erforderlich ist.

Nutzen Sie für die Einrichtung die Anleitung Telefonnummer als zweiten Faktor einrichten.

Bei Fragen zum Service u:phone steht das Servicedesk-Formular zur Verfügung.