Account & E-Mail

Exchange: Allgemein

Ist es möglich, über den Exchange-Server Mails einer anderen SMTP-Domain zu versenden?

Über den MS-Exchange-Service können nur Mails im Format „vorname.zuname@univie.ac.at” versendet werden. Um E-Mails über eine andere Absenderadresse versenden zu können, müssen Sie ein lokales SMTP-Konto in Ihrem Mail-Klienten einrichten.

Ist es möglich, MS-Exchange und das bisherige Uni-Mailing gleichzeitig zu benutzen?

Das gleichzeitige Benutzen von Uni-Mailing und MS-Exchange-Service führt systembedingt zu Synchronisationsproblemen und ist daher NICHT möglich.

Sollte für Ihre UserID bereits ein Exchange-Account eingerichtet worden sein, können Sie entweder das herkömmliche Uni-Mailsystem (IMAP) oder den Exchange-Server als Mailserver verwenden. Es ist nicht möglich, beide Systeme als Mailsysteme gleichzeitig zu verwenden. Ihre E-Mails werden nur in einem der beiden Systeme bereitgestellt.

Wie lautet die Adresse des Exchange-Webmails?

Sie können das Exchange-Webmail unter der Adresse https://owa.univie.ac.at aufrufen.

Ersetzt der Exchange-Server das Uni-Mailing?

Nein, der Exchange-Server ist an das Uni-Mailing gekoppelt und bietet zusätzliche Groupware-Funktionalitäten.

Exchange: Öffentliche Ordner

Wie lässt sich ein gemeinsam genutztes Gruppenpostfach automatisch anzeigen?

Um ein zusätzliches (freigegebenes) Postfach automatisch beim Öffnen von Outlook anzuzeigen, muss dieses 2. Postfach in den Postfacheinstellungen hinzugefügt werden:

Outlook starten --> Datei --> Kontoeinstellungen --> Doppelklick auf Ihr Exchange-Konto --> Weitere Einstellungen --> Erweitert --> Hinzufügen

In das Namensfeld die E-Mail-Adresse oder UserID des zusätzlichen Postfaches eingeben und danach mit OK bestätigen.

Das zusätzliche (Gruppen-)Postfach ist nun bei entsprechender Berechtigung in Outlook sichtbar.

Ist es möglich, Rechte bei öffentlichen Postfächern zu vererben?

Ja, als ShareadministratorIn ist es möglich, Rechte von öffentlichen Postfächern auf Unterordner zu vererben.

Der Punkt „Rechte vererben” ermöglicht das Kopieren aller Rechte des angegebenen Ordners auf alle Unterordner. Dies ist dann notwendig, wenn neue BenutzerInnen in eine vorhandene Rechtestruktur eingefügt werden sollen.

Was tun, wenn der öffentliche Ordner versehentlich gelöscht wurde?

Beachten Sie bitte, dass bei öffentlichen Ordnern mit E-Mail-Adresse die zugewiesene E-Mail-Adresse durch das Wiederherstellen des Ordners in Oulook nicht wiederhergestellt wird. Um öffentliche Ordner mit E-Mail-Adressen wiederherzustellen, wenden Sie sich bitte an exchange.zid@univie.ac.at.

Wie kann ich ein Gruppenpostfach erstellen?

* Wenn Sie Share-AdministratorIn sind, haben Sie schon eines. Die Adresse lautet: „Annn-exchange@d.univie.ac.at” ohne Anführungszeichen, wobei „Annn” für die Kurzbezeichnung Ihres Instituts steht, z. B. A140 für ZID.

* Als BenutzerIn wenden Sie sich bitte an Ihre/-n EDV-Verantwortliche/-n, um eine gemeinsame Ressource (Kalender, Kontakte, Notizen etc. ) zu verwenden.

Wie lautet die Adresse unseres Gruppenpostfachs?

Annn-exchange@d.univie.ac.at, wobei „Annn” für die Kurzbezeichnung Ihres Instituts bzw. den Sharenamen steht, z. B. A140 für ZID.

Wie kann ich das Gruppenpostfach öffnen?

Outlook 2010 bzw. 2013: Reiter Datei --> Kontoeinstellungen --> Ihr Exchange-Konto auswählen doppelklicken --> Weitere Einstellungen --> Erweitert --> zusätzlich diese Postfächer öffnen --> Hinzufügen:
„Annn-exchange@d.univie.ac.at” ohne Anführungszeichen, wobei „Annn” für die Kurzbezeichnung Ihres Instituts steht, z. B. A140 für ZID.

Damit Sie das Ressourcenpostfach öffnen können, müssen Sie von dem/der Share-AdministratorIn dazu berechtigt werden.

Wie kann ich öffentliche Ordner verwalten?

Der öffentliche Ordner dient zur Bereitstellung von Mails, Terminen oder Kontakten in MS Exchange.

* Zu Ihrem Share wurde ein öffentlicher Ordner mit dem selben Namen angelegt. Dieser öffentliche Ordner darf keinesfalls umbenannt werden, da es sonst zu Problemen mit den Zugriffsrechten kommt.

* Unter dem Punkt Folder mit E-Mail-Adresse anlegen können Sie einen öffentlichen Ordner anlegen, dem eine E-Mail-Adresse zugeordnet ist. Diese automatisch generierte E-Mail-Adresse wird Ihnen beim Erstellen des Ordners angezeigt und kann nicht geändert werden. Der Ordner selbst kann jedoch beliebig umbenannt oder verschoben werden. E-Mails an die generierte Adresse werden immer in diesem Ordner bereitgestellt. Damit diese Funktion möglich ist, muß in den Clientberechtigungen des Ordners den BenutzerInnen „Anonym” und „Standard” das Recht „Erstellen (Stufe 1)” gegeben werden.
Anm.: Sie können beim Helpdesk eine Service-Mailadresse beantragen und diese in den öffentlichen Ordner weiterleiten.

* Der Punkt Rechte vererben ermöglicht das Kopieren aller Rechte des angegebenen Ordners auf alle Unterordner. Dies ist dann notwendig, wenn neue BenutzerInnen in eine vorhandene Rechtestruktur eingefügt werden sollen.

Die Verwaltung öffentlicher Ordner ist nur mit Outlook möglich (nicht über Outlook Web Access).


Genauere Informationen erhalten Sie hier in den FAQ sowie unter exchange.zid@univie.ac.at.

Ist es möglich, öffentliche Ordner einzurichten?

Ja, als ShareadministratorIn können Sie öffentliche Ordner mit einer Exchange-E-Mail-Adresse einrichten.

Unter dem Punkt „Folder mit Emailadresse: anlegen” können Sie einen öffentlichen Ordner anlegen, dem eine E-Mail-Adresse zugeordnet ist. Diese automatisch generierte E-Mail-Adresse wird beim Erstellen des Ordners angezeigt und kann nicht geändert werden. Der Ordner selbst kann jedoch beliebig umbenannt oder verschoben werden. E-Mails an die generierte Adresse werden immer in diesem Ordner bereitgestellt.

Damit diese Funktion problemlos arbeitet, muss in den Clientberechtigungen des erstellten Ordners den BenutzerInnen „Anonym” und „Standard” das Recht Erstellen (oder Stufe 1) gegeben werden.

Die Mailadresse des öffentlichen Ordners können Sie sich ansehen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf den öffentlichen Ordner klicken und den Menüpunkt „Eigenschaften” anwählen.

Aufgrund bekannter Probleme mit zusätzlichen Sendekonten empfehlen wir, statt öffentlichen Ordnern Gruppenpostfächer zu verwenden. Alle Konten, von denen E-Mails gesendet werden, sollten migriert werden.

Genauere Informationen erhalten Sie hier in den FAQ sowie unter exchange.zid@univie.ac.at.

Exchange: Kalender & Kontakte

Woran liegt es, dass das Apple-Adressbuch keine Bilder zu Kontakten im Exchange-Adressbuch speichert?

Bei der Synchronisation zwischen Microsoft Exchange und Client-Software von Drittanbietern kommt es leider zuweilen zu Kompatibilitäts-Problemen bei der Synchronisation. Wenden Sie sich in Problemfällen bitte direkt an den Hersteller der Client-Software.

Wie kann man öffentliche und private Kalender gleichzeitig nebeneinander vergleichen und bearbeiten?

Um öffentliche und private Kalender gleichzeitig in einer Ansicht zu betrachten, müssen Sie den öffenlichen Kalender zu Ihren „öffentlichen Ordner Favoriten” hinzufügen. Markieren Sie hierfür den gewünschten öffentlichen Ordner mit der rechten Maustaste und wählen Sie den Menüpunkt „zu Favoriten hinzufügen”.

Danach können Sie in der Kalenderansicht neben Ihrem privaten Kalender auch den Kalender des öffentlichen Ordners auswählen und beide Kalender somit gleichzeitig bearbeiten.

Wie kann man gemeinsame Kalender bzw. Adressbücher erstellen?

1. Erstellen Sie im Gruppenpostfach einen Ordner (rechte Maustaste --> neuer Ordner --> Kalender/Kontakte/etc.).

2. Ordnen Sie BenutzerInnen mit den gewünschten Berechtigungen zu (rechte Maustauste --> Eigenschaften --> Berechtigungen). Die BenutzerInnen können Sie über den Nachnamen aus der globalen Adressliste auswählen.

BesitzerInnenrechte sollten nur an Share-AdministratorInnen vergeben werden, diese erhalten Fehlermeldungen im Falle eines Zugriffkonflikts.

Exchange: Zugriffe & Freigaben

Ist es möglich, auf den MS-Exchange-Server via IMAP oder POP3 zuzugreifen?

Der Zugriff via IMAP auf den Exchange-Server ist möglich. Als IMAP4-Servernamen verwenden Sie bitte exwww.d.univie.ac.at. Zur Zugang ist nur über eine verschlüsselte Verbindung (SSL oder TLS) möglich.

POP3-Zugriff auf den Exchange-Server ist aus systembedingten Gründen nicht möglich.

Wie kann ich mein eigenes Postfach für andere BenutzerInnen freigeben?

Sie können Ihr Postfach unter Zuhilfenahme einer geeigneter Clientsoftware (MS Outlook ab Version 2010) problemlos für andere BenutzerInnen freigeben. Klicken Sie hierfür mit der rechten Maustaste auf Ihr Postfach und wählen Sie den Menüpunkt „Freigeben”. Wählen Sie hier die gewünschten BenutzerInnen und Berechtigungen aus. Beachten Sie, dass diese Berechtigungen nicht vererbt werden und daher für jeden Unterordner (wie z. B. Kalender, Posteingang, usw.) in Ihrem Postfach gesetzt werden müssen. Der/die BenutzerIn, welche/-r das Postfach öffnen soll, muss dann in den Exchange-Kontoeinstellungen das zusätzliche Postfach auswählen. (Extras --> E-Mail-Konten --> Vorhandene E-Mail-Konten anzeigen oder bearbeiten --> Ändern --> Weitere Einstellungen --> Erweitert --> Hinzufügen)

Kann ich per mobilem Device - Telefon / Handheld - auf den Exchange-Server zugreifen?

Ja. Der Funktionsumfang hängt aber sehr von dem gewählten System Ihres Devices ab. Grundsätzlich ist ein Zugriff über Windows Mobile mit Active Sync und Symbian-Betriebsystemen mit Mail for Exchange/ExchangeActiveSync möglich. Für genauere Beratung empfiehlt sich eine Kontaktaufnahme vor Kauf eines Endgeräts unter exchange.zid@univie.ac.at. Bitte beachten Sie, dass bei aktivierter Synchronisation die automatische Passwortsperre (alle 60 Minuten) des Gerätes aktiviert wird.

Es sind Anleitungen für einige Geräte verfügbar.

Wie kann ich das Gruppenpostfach öffnen?

Outlook 2010 bzw. 2013: Reiter Datei --> Kontoeinstellungen --> Ihr Exchange-Konto auswählen doppelklicken --> Weitere Einstellungen --> Erweitert --> zusätzlich diese Postfächer öffnen --> Hinzufügen:
„Annn-exchange@d.univie.ac.at” ohne Anführungszeichen, wobei „Annn” für die Kurzbezeichnung Ihres Instituts steht, z. B. A140 für ZID.

Damit Sie das Ressourcenpostfach öffnen können, müssen Sie von dem/der Share-AdministratorIn dazu berechtigt werden.

Kann man auf den Exchange-Server von außerhalb des Uni-Datennetzes zugreifen?

Ja, der Zugriff auf den Exchange-Server ist weltweit möglich. Beachten Sie bitte die Anleitungen für die jeweiligen Klienten auf der Exchange-Anleitungs-Seite.

Exchange: Spam

Wo kann man den Exchange-Spamfilter konfigurieren?

Sie können den zusätzlichen Exchange-Spamfilter auf der Spamfilter-Konfigurationsseite (zid.univie.ac.at/spamfilter/) (de-)aktivieren. Hinweis: Standardmäßig ist der zusätzliche Exchange-Spamfilter deaktiviert.

Wie kann man den Uni-Mail-Spamfilter beim Exchange-Service verwenden?

Einstellungen, welche auf der Spamfilter-Webmaske (zid.univie.ac.at/spamfilter/) vorgenommen werden, gelten ab sofort auch für den Exchange-Server. E-Mails, welche über den von Ihnen festgelegten Grenzwerten liegen, werden automatisch in den Ordner „Junk-E-Mail” verschoben. Die Vorbehaltezeit für E-Mails im Ordner „Junk-E-Mail” beträgt beim Exchange-Server 99 Tage und kann nicht geändert werden.

Gibt es unter dem Exchange-Server einen eigenen Spamfilter?

Ja, der Exchange-Server besitzt einen Spamfilter (IMF), der zusätzlich zum Spamfilter des Uni-Mailings aktiviert werden kann. Die Einstellungen befinden sich für Exchange-AnwenderInnen auf der Spamfilter-Konfigurationsseite: zid.univie.ac.at/spamfilter/

Exchange: Sicherung und Backup

Wie lange werden E-Mails im Junk-E-Mail-Ordner aufbewahrt?

E-Mails, welche im Junk-E-Mail-Ordner gespeichert sind, werden automatisch nach 99 Tagen gelöscht. Sie können den Löschvorgang verhindern, indem Sie unter Zuhilfenahme einer Nachrichtenregel die E-Mails automatisch in einen anderen Ordner verschieben oder kopieren.

Wie kann man gelöschte Nachrichten wiederherstellen?

Selbst Nachrichten, welche Sie aus dem Papierkorb gelöscht haben, können Sie bis zu 30 Tage nach dem Löschvorgang wiederherstellen. Klicken Sie hierfür in Outlook, nachdem Sie den Papierkorb markiert haben, auf den Menüpunkt „Extras” --> „gelöschte Elemente wiederherstellen”.

Wie kann man ein Postfachelement, welches vor mehr als 30 Tagen gelöscht wurde, wiederherstellen?

Um Ihre gelöschten Elemente wiederherzustellen, senden Sie bitte eine E-Mail an sd.zid@univie.ac.at.

Was bedeutet das Wartungsfenster der Exchange-Server?

Aufgrund von notwendigen System- und Sicherheitsupdates kann es jeden 2. und 4. Mittwoch des Monats in der Zeit von 23:00 bis 00:00 Uhr zu kurzen Ausfällen des Exchange-Services kommen.

Wie oft werden die Exchange-Mailboxen gesichert?

Sämtliche Daten werden täglich um 22 Uhr gesichert.

Exchange: Absendername & -Adresse

Wie kann man E-Mails unter einem anderen Namen oder einer anderen E-Mail-Adresse versenden?

Um Nachrichten unter einer anderen Absendermailadresse oder einem anderen Benutzernamen zu versenden, ist es notwendig, ein lokales SMTP-Konto einzurichten.

Klicken Sie hierfür im Clientprogramm (Outlook) auf Extras --> E-Mail-Konten --> Ein neues E-Mail-Konto hinzufügen.

Wählen Sie nun als Kontotyp „POP3” aus.

Füllen Sie die Felder mit der gewünschten E-Mail-Adresse bzw. dem gewünschten Absendernamen aus. Tragen Sie außerdem Ihre Benutzerdaten in die Felder „Benutzername / Kennwort” ein. In das Feld „Posteingangsserver POP3” geben Sie „Sendekonto1” ein. In das Feld „Postausgangsserver SMTP” geben Sie „mail.univie.ac.at” ein. Starten Sie nun bitte Outlook neu.

Zuletzt führen Sie folgende Schritte aus: STRG+ALT+S drücken --> Bearbeiten --> auf „Sendekonto1” klicken --> „Nachrichten empfangen” Checkbox ausschalten.

Um zukünftig standardmäßig alle E-Mails von diesem neuen Konto (=anderer Absendername und andere E-Mail-Adresse) zu versenden, muss das Konto noch unter „Extras --> E-Mail-Konten” als Standardsendekonto festgelegt werden. Dazu auf „Sendekonto1” und auf „Als Standard festlegen” klicken.

Wenn Sie die über das andere Konto gesendeten Mails automatisch in einen Ordner verschieben möchten, müssen Sie eine Regel erstellen:

- Extras - Regeln und Benachrichtigungen - Neue Regel:
- (oben) Haken nur bei „über Konto Kontoname” auswählen, (unten) Konto auswählen
- (oben) in diesen Ordner verschieben, (unten) Ordner auswählen
- Quittieren Sie den Hinweis „Regel nur aktiv wenn Outlook gestartet ist” mit OK.

Kann ich die Absendeadresse meines Exchange-Accounts ändern?

Dies ist möglich. Senden Sie bitte eine E-Mail mit der gewünschten Absendeadresse an exchange.zid@univie.ac.at.

Kann ich den Absendenamen meines Exchange-Accounts ändern?

Ja, das ist möglich. Klicken Sie dazu bitte in Outlook Web App auf „Optionen - Allgemein - Mein Konto”. Sie können im Feld Anzeigename einen beliebigen Text eintragen und auch die Reihenfolge von Vor- und Nachnamen verändern.

Exchange: Postfach-Einstellungen

Warum werden Ordnernamen in meinem Outlook/OWA immer auf Englisch angezeigt?

Sie haben die Erstkonfiguration von Outlook auf einem System in englischer Sprache vorgenommen, daher wird Outlook immer in englischer Sprache gestartet. Um die Sprache Ihres Postfaches zu ändern, ändern Sie bitte die Einstellungen in der Outlook Web App: Optionen --> Allgemein --> Region und Zeitzone. Wählen Sie hier die gewünschte Postfachsprache aus und markieren Sie die Checkbox „Standardordner umbenennen, damit die Namen der angegebenen Sprache entsprechen”, um die Postfachsprache umzustellen.

Danach sollten auch in der Outlook Web App wieder in der richtigen Sprache angezeigt werden.

Was muss man bei der automatischen E-Mail-Weiterleitung und Out-of-Office-Funktion beachten?

Falls Sie Exchange verwenden, dürfen Sie auf keinen Fall die Out-of-Office-Funktion oder die Weiterleitungsfunktion des Uni-Mail-Systems verwenden. Bitte verwenden Sie hierfür die im Exchange-System bereitgestellten Funktionen, welche Sie unter owa.univie.ac.at im Menüpunkt „Optionen - E-Mail - Automatische Verarbeitung” oder via Outlook unter Extras --> Abwesenheits-Assistent finden.

Wie groß kann ein Exchange-Postfach sein?

Die derzeitige Postfachgröße einer Exchange-Mailbox ist auf 3 GB pro BenutzerIn limitiert.

Eine Vergrößerung auf bis zu 10 GB ist, nach Bedarf, jederzeit möglich. Bitte wenden Sie sich an exchange.zid@univie.ac.at.

Wie kann ich die Auto-Archivierung deaktivieren?

Unter Umständen erhalten Sie eine E-Mail , dass Ihr Postfach voll ist und Sie nicht mehr benötigte Elemente archivieren sollen. In diesem Fall kann der Speicherplatz am Exchange-Server erhöht werden. Wenden Sie sich bitte an exchange.zid@univie.ac.at.

Bitte deaktivieren Sie das Feature „Auto-Archivierung” folgendermaßen:
Outlook starten --> Menü Extras --> Optionen --> oben finden Sie den Reiter „Weitere” --> Auto-Archivierung --> durch Anklicken des obersten Häkchen alles deaktivieren

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