Seit die Universität Wien im März 2020 in Lockdown gegangen ist, hat sich das Kollaborationstool Teams mehr als bewährt. Für viele Mitarbeiter*innen ist es mittlerweile unverzichtbar, um im Homeoffice Besprechungen abzuhalten, sich mit Kolleg*innen auszutauschen oder einfach auf dem Laufenden zu bleiben. Auf Wunsch des Rektorats wird Teams daher als offizielles ZID-Service ausgerollt.
Auch im ZID selbst hat Teams die Arbeitsabläufe verändert. Ein Beispiel ist die Stabsstelle IT Communications und Marketing. In diesem Bereich werden technische Informationen für die Nutzer*innen aufbereitet, Events und Marketingkampagnen durchgeführt und zahlreiche digitale und klassische Medien inhaltlich und technisch betreut. In engem Austausch mit Entwickler*innen, Projektleiter*innen, Führungskräften und Support müssen teilweise unter hohem Zeitdruck Texte und Grafiken erstellt und freigegeben werden.
Viele Themen, viele Menschen
Um dabei den Überblick zu bewahren, hat Chefin Michaela Bociurko mehrere Kanäle in Teams eingerichtet. „So kann man Struktur und Übersichtlichkeit in die Agenden bringen und weiß, wo man was findet“, erklärt sie. Wenn viele Informationen zusammenlaufen, werde es zwar schnell unübersichtlich, „die Suchfunktion ist aber sehr gut und hilft dabei, Infos wiederzufinden. Allerdings sollte man an eine konsequente und eindeutige Betitelung der Beiträge denken.“
Für jeden Kanal können ihre Mitarbeiter*innen dann individuell angepasste Benachrichtigungen einstellen. So werden sie mit einem Pop-Up informiert, wenn es Neuigkeiten in einem Projekt gibt, an dem sie mitarbeiten. Andere Informationen sehen sie erst, wenn sie Teams aktiv aufrufen.
Das Tool macht es auch sehr einfach, sich mit mehreren Menschen abzustimmen. Mitarbeiterin Sara Curtis: „Feedbackrunden zu Texten oder Bildern können über Teams ganz leicht abgewickelt werden. Die Kommentar- und Like-Funktion ermöglicht es, schneller und übersichtlicher Rückmeldungen und Freigaben einzuholen als per E-Mail.“ Eine persönliche Erwähnung mittels @-Mention sorgt dafür, dass die Adressat*innen nichts übersehen.
Nicht nur gegenüber E-Mail, sondern auch im Vergleich zur Zusammenarbeit vor Ort im Büro bietet Teams einen deutlichen Mehrwert: Alle Kolleg*innen, auch aus anderen Abteilungen, sind nur einen Mausklick entfernt. Es ist kein Ortswechsel nötig, um sie zu sprechen, und einzelne Personen können bei Bedarf unkompliziert zum Gespräch dazugeholt werden. Angesichts dessen, dass die Mitarbeiter*innen des ZID auch jenseits von Coronazeiten auf viele verschiedene Standorte in Wien aufgeteilt sind, bedeutet dies eine deutliche Zeitersparnis.
Die Arbeit wird, überraschenderweise, persönlicher, sagt Mitarbeiterin Katharina Lüthke: „Ich habe durch Videokonferenzen Kolleg*innen zu Gesicht bekommen, die ich vorher nur vom Namen her kannte bzw. mit denen ich nur per Mail oder Telefon Kontakt hatte.“
Freilich, die Vorteile der Erreichbarkeit sind gleichzeitig die Herausforderungen der Erreichbarkeit: Vollständige Synchronisation mit dem Handy, laufend Benachrichtigungen bei neuen Aktivitäten der Kolleg*innen – wie bei vielen Tools kommt es auch bei Teams darauf an, dass die Nutzer*innen einen guten Umgang damit finden, sich in Phasen konzentrierter Arbeit nicht unterbrechen lassen und für eine klare Trennung von Arbeit und Freizeit sorgen.
Dann aber lassen sich die Vorzüge der Online-Zusammenarbeit nicht nur im Homeoffice, sondern auch nach der Rückkehr ins Büro nutzen. Der ZID sammelt dazu in dieser Zeit wertvolle Erfahrungen. Sie ermöglichen ihm, die Anwender*innen weiterhin bestens bei ihren Aufgaben zu unterstützen und ihnen die hervorragenden IT-Services zu Verfügung stellen, die sie für Studium, Forschung und Lehre benötigen.