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Die neue Realität: Ein Tag im April 2020

07.05.2020

Nach dem Umstieg ins Homeoffice hat sich am ZID ein neuer Alltag etabliert. Einblicke in eine veränderte Arbeitskultur.

8:50 Uhr

Für die Teamleiter*innen der ZID-Abteilung CIBIS beginnt der Tag wie immer mit einem kurzen Morgenmeeting. Seit die Universität Wien ins Homeoffice übersiedelt ist, findet dieses Treffen online in Microsoft Teams statt. „Das Tool wurde gut angenommen“, beobachtet Wolfgang Walzer, der das Meeting organisiert. Er freut sich, dass sich die Anzahl der Kommunikationskanäle konsolidiert hat: „Es stehen ja viele unterschiedliche Anwendungen zur Verfügung. Wir konnten sehr schnell festlegen, welches Medium wir für welche Informationen nutzen wollen.“

9:15 Uhr

Ulf Busch, ZID-Leiter und CIO der Universität Wien, hat bereits an der Sitzung des Corona-Krisenstabs und am täglichen Abstimmungstermin mit Vizerektor Ronald Maier teilgenommen. Jetzt geht es weiter in die Besprechung mit den Abteilungs- und Stabsstellenleiter*innen des ZID, um die aktuellen Aufgaben und Themen des ZID zu besprechen – alles am Schreibtisch daheim.

Claudia Eitler-Buchner koordiniert Buschs Termine. „Wenn man nicht gemeinsam vor Ort ist, sind gute Tools extrem hilfreich“, sagt sie. „Aber die aktive Kommunikation bleibt eine Aufgabe der Menschen, egal ob im Homeoffice oder im Büro.“

10:00 Uhr

Das Purchasing-Team der ZID-Stabsstelle Financial, Controlling & Purchasing trifft sich online zum täglichen Update. Die Zeit ist knapp, denn durch die Sperre der Universitätsstandorte sind viele neue Aufgaben zu erledigen, erläutert Mitarbeiterin Julia Dundler: „Wenn ein Lieferant ein Paket versendet, erhalten wir oft gleich die dazugehörige Rechnung. Dann heißt es suchen: Wo ist die Ware? Welche Lieferadresse wurde bei der Bestellung angegeben? Wurde das Paket angenommen? Wurde es rechtzeitig umgeleitet oder ging es an den Lieferanten zurück?“ Dann muss die Bestellung ausgebucht werden und der Bestellprozess beginnt von vorne.

Besonders IT-Hardware für den Homeoffice-Bedarf ist derzeit allerdings nur mit hohen Preisschwankungen, zu Tagespreisen und Tagesverfügbarkeiten zu bekommen. Der ZID reagiert schnell und steht seinen Kund*innen während des gesamten Prozesses mit Rat und Tat zur Seite.

10:30 Uhr

Benedikt Artner beantwortet schon den ganzen Vormittag Anfragen von Nutzer*innen zu MS Teams. Er ist seit dem 16. März als Applikations- und Nutzer*innen-Betreuer in der Abteilung Managed Services am ZID angestellt – sein erster Job nach Abschluss der Lehre zum IT-Techniker. Der Start ins Berufsleben war ein Sprung ins kalte Wasser, schließlich musste er vom ersten Tag an den Umstieg der Universität ins Homeoffice unterstützen.

Bis dato hat Artner seine neuen Kolleg*innen nur online getroffen. „Das funktioniert aber sehr gut“, erzählt er. „Ich habe einen Dienst-Laptop nach Hause geschickt bekommen und bin über MS Teams ständig in Kontakt.“ Mittlerweile haben noch drei weitere neue Mitarbeiter*innen am ZID angefangen. „Vielleicht ist der Einstieg während der Corona-Zeit sogar leichter, weil er in der gewohnten Umgebung zuhause stattfindet“, überlegt Artner.

11:00 Uhr

Wie immer loggen sich mehr als 30 Personen zum wöchentlichen Jour Fixe der ZID-Abteilung CNI in MS Teams ein. Zu ihnen gehören auch Karin Kessler von der Telefonie und Michael Zöchling, der für die Medientechnik in den zentral verwalteten Hörsälen verantwortlich ist.

„Meine Teamkollegin und ich sind in ständigem Austausch“, sagt Kessler. „Wir nutzen auch Rocket.Chat für die schnelle Zusammenarbeit.“ Wie alle Eltern junger Kinder kann sich Kessler aber nicht nur auf Tools, sondern auch auf den Teamgeist ihrer Kolleg*innen am ZID verlassen. Sie übernehmen auch kurzfristig Aufgaben, wenn Kessler ihre Kinder unterrichten oder anderweitig versorgen muss.

Zöchling wiederum nutzt die Sperre der Universitätsstandorte, um sich den Monitoring-Systemen, Dokumentationen und der Online-Wartung zu widmen. „Fast alle Geräte und Steuerungen können online erreicht werden. Konfigurationen und Steuerungsprogramme werden online überwacht, geändert oder upgedatet”, sagt er.

13:00 Uhr

Raman Ganguly, Leiter der ZID-Stabsstelle für Software Design & Development, startet sein 14-tägiges Stabsstellen-Meeting. Für seine beiden Teams läuft die Arbeit fast wie gewohnt. „Im Content-Management-System TYPO3 haben wir eher weniger Supportanfragen“, sagt Ganguly, „und bei der Digitalisierung von Objekten, die nach PHAIDRA kommen sollen, bemerken wir, dass die Sammlungsbeauftragten nicht vor Ort sein können.“ Das schafft Raum, um neue Ideen zu entwickeln. Für die Softwareentwicklung ist es schließlich egal, ob die Mitarbeiter*innen in einem ZID-Büro oder zuhause werken.

Nur bei Gangulys Reise- und Vortragstätigkeit macht sich ein Unterschied bemerkbar: „Virtuelle Konferenzen finden zur Ortszeit der Veranstalter*innen statt – eine Konferenz in Australien kann da ganz schön hart sein.“

13:45 Uhr

In Kürze beginnt das erste virtuelle Connect-IT. Die Infoveranstaltung für EDV- und Fakultätsbeauftragte findet zum ersten Mal als Videokonferenz in Moodle statt. Die Mitarbeiter*innen der Stabsstelle für Kommunikation des ZID besprechen noch einmal Technik und Ablauf, dann geht es auch schon los. Moderatorin Eva Schadinger präsentiert mit dem Tool Blackboard Collaborate die Vortragsfolien und beantwortet Fragen zu MS Teams im Chat.

Dann übergibt sie an Eva Karall, die Leiterin der Stabsstelle E-Learning. Sie stellt alle Tools vor, die der ZID im Rahmen von Moodle anbietet: Jitsi, BigBlueButton und Blackboard Collaborate beinhalten unterschiedliche Features für unterschiedliche Anforderungen. Auch von den Tests rund um Kaltura, einer neuen Anwendung zur Bereitstellung von Videos, kann sie berichten.

15:00 Uhr

Am ZID-Helpdesk werden schon seit 8:00 Uhr Supportanfragen von Studierenden und Mitarbeiter*innen beantwortet. Fast 200 Tickets und etwa 100 Anrufe werden es am Ende des Tages gewesen sein. Eben schreibt ein Nutzer, dass er nicht wie gewohnt auf sein Webmail zugreifen kann. Ihm wird geraten, Cache und Cookies im Browser zu löschen oder einen lokalen E-Mail-Klienten zu verwenden. „Wir haben schon vor der Corona-Krise darauf gesetzt, möglichst viele Anfragen in unsere schriftlichen Supportkanäle zu leiten“, sagt Teamleiter Christoph Berndl. „Das macht sich jetzt, wenn wir nicht vor Ort sein können, bezahlt.“

16:00 Uhr

Im Connect-IT wurden mittlerweile viele weitere Fragen der EDV-Beauftragten geklärt. Vortragende und Teilnehmer*innen sind sehr zufrieden mit dem neuen virtuellen Veranstaltungsformat. Es hat sich bewährt und ist auch nach dem Ende des Lockdown eine Alternative zu den stark nachgefragten Veranstaltungsräumen der Universität Wien. Viele Gäste schicken ein Daumen-hoch-Emoji oder ein „Danke“ in den Chat, bevor sie die Sitzung verlassen. Sie können die Aufzeichnung der Veranstaltung später jederzeit wieder in Moodle abrufen.

17:30 Uhr

Harald Riedel-Taschner wird benachrichtigt, dass seine Unterschrift erforderlich ist. Der ZID-Abteilungsleiter öffnet seine digitale A-Trust-Unterschriftenmappe ganz einfach mit einem Klick auf den Link im E-Mail. Er prüft die Dokumente und unterschreibt sie gleich elektronisch mit seiner Handysignatur. „Das geht bequem und dank Zwei-Faktor-Authentisierung auch absolut sicher mit dem Handy“, berichtet er. Danach werden die Unterlagen automatisch zu zwei weiteren Führungskräften weitergeleitet, die sie ebenfalls noch unterzeichnen müssen.

19:20 Uhr

Der Arbeitstag neigt sich dem Ende zu. Daniel Schirmer aus der Netzwerkabteilung des ZID prüft noch einmal, ob das Datennetz der Universität Wien stabil ist, Stromversorgung und Klimaanlage laufen und die Temperatur in den Serverräumen den Vorgaben entspricht. „Ich müsste das nicht tun“, sagt er, „denn wer auch immer aus unserem Team Bereitschaftsdienst hat, erhält automatisch eine SMS-Verständigung, falls es zu einer Störung kommt.“ Wie erwartet ist alles OK. Schirmer meldet sich ab und schaltet den Computer aus.

Die Systeme des ZID, seine Mitarbeiter*innen und alle Nutzer*innen an der Universität Wien haben bewiesen, dass sie nicht nur die aktuellen Anforderungen bestens bewältigen. Der Digitalisierungsschub der letzten Wochen hat eine neue Realität geschaffen, deren unzählige Vorteile bewahrt und weiterentwickelt werden sollten. Der ZID ist bereit und wird mit ganzer Kraft daran mitwirken.

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