ZID-Searchbot: Infos finden leicht gemacht

ZIDview | Studierende

Bequem fragen statt lange suchen: Mit dem KI-gestützten ZID-Searchbot finden Sie schnell die richtige IT-Information.

Illustration by Storyset

Seit Ende letzten Jahres unterstützt der ZID-Searchbot Nutzer*innen dabei, die ZID-Webseiten bequem zu durchsuchen – und das in mehr als 100 Sprachen. Das Feature wurde am Zentralen Informatikdienst entwickelt.
 

Such-Unterstützung auf der ZID-Webseite

Wie verbinde ich meinen Laptop mit dem WLAN? Was ist ein sicheres Passwort? Wie kann ich meine Daten speichern? Langes Durchforsten der Webseiten hat ein Ende: Der Searchbot liefert präzise Antworten auf Ihre Fragen und bereitet die richtige Information für Sie auf. Das Such-Feature ist dabei immer nur einen Klick entfernt: 

Die Wissensbasis des Searchbots enthält tagesaktuell alle Informationen, die öffentlich auf den ZID-Webseiten zugänglich sind. Er beantwortet daher ausschließlich Fragen zu diesen Inhalten. Wenn die KI-gestützte Anwendung die Antwort nicht weiß, weist sie auf ZID-Support-Angebote hin. 
 

Schnelle, bequeme und verständliche Webseitensuche

„Im Gegensatz zur klassischen Suchfunktion müssen Sie nicht nach Schlüsselwörtern suchen, sondern können Ihr Anliegen einfach als Frage formulieren. Die künstliche Intelligenz versteht dabei auch komplexere Eingaben, kann Zusammenhänge herstellen und liefert genau die Informationen, die Sie suchen“, so Christian Kracher-Fischer, der am ZID für die Entwicklung des Searchbots verantwortlich ist.

Je nach Art der Anfrage scannt der Searchbot die redaktionell aufbereiteten Inhalte der ZID-Webseite oder greift auf speziell angepasste Anweisungen zu, die Kracher-Fischer und seine Kolleg*innen für ihn hinterlegt haben. Statt einer herkömmlichen Linkliste als Suchergebnis, bereitet der Searchbot die gewünschte Information gezielt auf. So erhalten Nutzer*innen eine Antwort, die genau auf ihre Frage abgestimmt ist. Zum Beispiel:

  • Präzise Zusammenfassungen
  • Eine konkrete Schritt-für-Schritt-Anleitung für Ihr Betriebssystem
  • Links zu weiterführenden Informationen
  • Einen Verweis auf Support-Angebote des ZID oder konkrete Servicedesk-Formulare

Sie fühlen sich textlich sicherer in Ihrer Muttersprache? Von Italienisch bis Vietnamesisch: Stellen Sie Ihre Anfrage in über 100 Sprachen und erhalten Sie Antworten in derselben Sprache.

So stellen Sie die richtige Frage

Ob Schlagwörter oder vollständige Fragen: Je genauer Sie Ihr Anliegen und gegebenenfalls Ihr Gerät (etwa Laptop, Smartphone) und Betriebssystem (etwa Windows, iOS) beschreiben, desto präziser ist die Information, die Sie erhalten (zum Beispiel eine Anleitung). Fokussieren Sie pro Anfrage jeweils auf ein Thema. 

  • Statt: „VPN Smartphone"
  • Lieber: „Wie richte ich VPN auf meinem Android-Smartphone ein?" 

Der KI-gestützte ZID-Searchbot ist Experte für das Durchsuchen der ZID-Webseiten. Für umfangreichere KI-Unterstützung in Ihrem Studien- und Arbeitsalltag (etwa Texte und Bilder erstellen, Dokumente analysieren) können Sie die KI-Software u:ai nutzen.  

Datenschutz als Priorität

„Wenn Sie den Searchbot nutzen, speichert er keine personenbezogenen Daten, sondern nur eine anonymisierte Sitzungs-ID und die zugehörigen Chatverläufe. Ihre Daten werden ausschließlich auf lokalen Servern der Universität Wien gespeichert, nach maximal 30 Tagen gelöscht und auch nicht an Dritte weitergegeben“, versichert Kracher-Fischer. „Wir betreiben den Searchbot sowie die Software, die die ZID-Webseiten durchsucht, außerdem vollständig auf ZID-Infrastruktur.“

Die KI-Anteile der Anwendung sind wiederum über Microsoft Azure eingebunden. Daten werden ausschließlich in Microsoft-Rechenzentren in der EU verarbeitet und von Microsoft unmittelbar nach der Verarbeitung gelöscht.

Die Universität Wien stellt den Searchbot datenschutzkonform zur Verfügung. Dennoch sollten Sie möglichst keine personenbezogenen und insbesondere keine sensiblen Daten eingeben – etwa Klarnamen, Passwörter oder Matrikelnummern. 
 

Was bringt die Zukunft?

Aktuell beantwortet der Searchbot mehr als 1.000 Anfragen im Monat. Die meisten werden derzeit zu den Themen Passwort und Microsoft 365 gestellt.

Das Team Koordination Digitale Transformation arbeitet stetig daran, das Feature zu verbessern. „Technisch setzen wir derzeit einen effizienteren und detaillierteren Arbeitsablauf für den Searchbot um, der auf einer Pfadlogik basiert. Das bedeutet, dass verschiedene Anfragetypen – wie Begrüßungen oder gezielte Webseiten-Suchen – über eigene, voneinander unabhängige Pfade verarbeitet werden. Dadurch können wir für jeden Anfragetyp individuelle Zwischenschritte einbauen, um die Qualität der Antworten gezielt zu verbessern. Nutzer*innen erhalten so zum Beispiel schnellere Antworten auf komplexe Anfragen oder können Wartungsmeldungen in Echtzeit abfragen. Außerdem reduzieren wir von der KI erfundene Informationen (etwa falsche Links), indem wir sie so konfigurieren, dass sie sich auf verlässliche Inhalte der ZID-Webseiten stützt und im Zweifel Informationen zurückhält. Dadurch erhalten Sie präzisere Ergebnisse“, erklärt Kracher-Fischer. 

Die Einbindung auf der ZID-Webseite ermöglicht es dabei, das Feature umfassend unter realen Nutzungsbedingungen zu testen. Weitere Verbesserungen und Anwendungsmöglichkeiten sind bereits im Gespräch. „Derzeit sehen wir uns an, wie wir den Searchbot barrierefreier gestalten können. Außerdem evaluieren wir Möglichkeiten, wie wir das Wissen des Searchbots erweitern und das Service weiter an der Universität ausbauen können. Dafür werden wir interessierten Organisationen in Zukunft auch entsprechende technische Einschulungen bieten", so Kracher-Fischer abschließend.
 

Feedback willkommen

Um das Service weiter zu optimieren, freut sich das Team Koordination Digitale Transformation über Ihr Feedback. Nutzen Sie dazu die Bewertungsfunktion direkt in der Anwendung. Für Rückmeldungen (etwa zu technischen Problemen) steht Ihnen außerdem das Servicedesk-Formular Feedback zum ZID-Searchbot zur Verfügung.

Die Technik hinter dem Searchbot

Zurück