Mit der Umstellung auf Microsoft 365 werden insbesondere datenschutzrechtliche Vorgaben erfüllt sowie Erfordernisse der universitären IT-Infrastruktur für eine langfristige, bedürfnisgerechte Nutzung und Zusammenarbeit umgesetzt.

Abschied von der Teams-Testumgebung

Für viele Mitarbeiter*innen ist die Teams-Testumgebung in den letzten 3 Jahren zu einem unverzichtbaren Tool geworden. Im Blog-Beitrag Fenster ins Büro auf den ZID-Webseiten lesen Sie, wie sich Arbeitsabläufe mit Teams verändert haben und welche Erfahrungen Mitarbeiter*innen zu Beginn des Homeoffice gemacht haben.

Wie vom ZID bereits kommuniziert, wird Teams auch weiterhin für Video-Besprechungen und die Zusammenarbeit insbesondere im administrativen Bereich zur Verfügung stehen, allerdings in einer neuen Umgebung.

Was bietet Microsoft 365?

Microsoft 365 ist optimal auf die Bedürfnisse bei der Zusammenarbeit sowie Erfordernisse der IT-Infrastruktur der Universität Wien abgestimmt.

• Microsoft 365 wird datenschutzkonform zur Verfügung gestellt.
• Beim Microsoft-365-Service ist die Anmeldung mittels Multi-Faktor-Authentifizierung abgesichert. 
• In Microsoft 365 ist das an der Universität Wien betriebene Service Microsoft Exchange eingebunden.
• Microsoft-365-Apps stehen zur lokalen Installation als Desktop-Apps sowie zur Online-Nutzung als Web-Apps zur Verfügung.
• Nutzer*innen erhalten 1 TB Speicherplatz auf OneDrive.

Teams-Umgebungen parallel nutzen

Nutzer*innen der Testumgebung haben 6 Monate Zeit, auf die neue Teams-Umgebung umzusteigen, bevor diese endgültig deaktiviert wird. Während dieser Übergangszeit ist eine parallele Nutzung beider Teams-Umgebungen möglich.

Der ZID empfiehlt rasch zu wechseln. Für Teams und Gruppen, die regelmäßig über Teams zusammenarbeiten, kann ein zeitgleicher Umstieg vorteilhaft sein.

Für einen möglichst reibungslosen Umstieg sollten insbesondere die folgenden Punkte beachtet werden:

• Nachrichten erhalten: Bei den Teams-Umgebungen handelt es sich um 2 getrennte Systeme. Nachrichten in der Testumgebung werden daher nicht in Teams Microsoft 365 zugestellt. Um keine Mitteilungen zu verpassen, empfiehlt es sich insbesondere zu Beginn der Umstellung beide Systeme im Auge zu behalten, beispielsweise Teams Microsoft 365 in der Desktop-App und die Testumgebung durch die Anmeldung über einen Browser.
• Teams-Umgebungen unterscheiden: Nutzer*innen können die beiden Umgebungen an der jeweiligen Bezeichnung – Universität Wien Testumgebung und Microsoft 365 der Universität Wien – unterscheiden. Diese finden sie in den Teams-Apps durch Klick rechts oben auf das 3-Punkte-Menü und dort unter Einstellungen – Konten. Zur einfacheren Unterscheidung ist es auch empfehlenswert, verschiedene Profilbilder für die beiden Teams-Umgebungen zu verwenden.
• Abwesenheitsnotiz einrichten: Wenn Nutzer*innen auf Teams Microsoft 365 umgestiegen sind, kann es hilfreich sein, eine entsprechende Nachricht in der Testumgebung zu hinterlassen. Die Funktion Statusmeldung festlegen findet sich in Teams nach Klick auf das Profilbild.
• An Besprechungen teilnehmen: Je nachdem, in welcher Umgebung eine Teams-Besprechung angelegt wurde, werden Nutzer*innen der anderen Umgebung zuvor in den Wartebereich geleitet und müssen für die Teilnahme an Besprechungen zugelassen werden. Um den Wartebereich zu umgehen, kann dieser sowohl für bereits geplante als auch neue Teams-Besprechungen über die Besprechungsoptionen angepasst werden, siehe dazu die Anleitung Wartebereich für Teams-Besprechungen anpassen.
• Kalendereinträge übertragen: Nach der endgültigen Deaktivierung der Teams-Testumgebung funktionieren die Links zu Besprechungen nicht mehr, wenn diese ursprünglich in der Testumgebung angelegt wurden. Zukünftige Termine und Terminserien aus der Teams-Testumgebung müssen daher in Teams Microsoft 365 übertragen werden.
• Daten sichern: Inhalte der Teams-Testumgebung können nicht automatisiert nach Teams Microsoft 365 migriert werden. Um bei Bedarf bestimmte Daten aus der Testumgebung zu sichern, steht die Anleitung Inhalte der Teams-Testumgebung sichern zur Verfügung.

Weitere Informationen und Hinweise stellt der ZID auf seinen Webseiten unter Informationen zum Umstieg sowie Parallele Nutzung der Teams-Umgebungen bereit.

Microsoft 365: ein Software-Abonnement

Microsoft 365 ist ein Software-as-a-Service-Modell. Es stehen verschiedene Abonnement-Pläne mit darin enthaltenen Apps zur Verfügung, unter anderem die Apps Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams sowie OneDrive inklusive 1 TB Speicherplatz.

Je nach Abonnement-Plan stehen Nutzer*innen die Apps zur lokalen Installation als Desktop-App, zur Online-Nutzung via Browser als Web-App sowie für mobile Geräte als Mobile-Apps zur Verfügung.

Eine Liste aller verfügbaren Apps und Funktionen finden Sie auf der Microsoft-365-Serviceseite.

In 3 Schritten zu Microsoft 365 inklusive Teams

Schritt 1: Abonnement-Plan wählen

Um Microsoft 365 an der Universität Wien nutzen zu können, benötigen Nutzer*innen ein Microsoft-Konto und eine personengebundene Lizenz. Beides wird während der Bestellung eines Microsoft-365-Abonnement-Plans über das Selfservice-Portal erstellt.

Folgende Abonnement-Pläne stehen zur Verfügung:

• Microsoft 365 (A1) – Konto und Lizenz Web-Apps
• Microsoft 365 (A3) – Konto und Lizenz Desktop- und Web-Apps

Zusätzlich benötigen zentral verwaltete Geräte:

• m: Microsoft 365 (Zusatzpaket) – Installation der Office-Apps auf zentral verwalteten Geräten

Sobald das Microsoft-Konto der Universität Wien in der Form

• Nutzer*innen-Name: u:account-UserID@univie.ac.at – Beispiel: musterm99@univie.ac.at
• Passwort: u:account-Passwort

bereit steht, können Nutzer*innen über das Microsoft-365-Portal auf die Web-Apps zugreifen.

Schritt 2: Teams-Desktop-App installieren

Die Teams-Desktop-App muss von allen Nutzer*innen grundsätzlich selbst installiert werden. Eine Anleitungen steht auf den ZID-Webseiten unter Teams-App installieren zur Verfügung.

Nutzer*innen, die bereits die Teams-Desktop-App oder Mobile-App installiert haben, können diese weiterhin verwenden. Sie melden sich einfach mit den entsprechenden Anmeldeinformationen – entweder für die Teams-Testumgebung oder für Teams Microsoft 365 – in der App an.

Schritt 3: Office-Desktop-Apps installieren

Mit dem Abonnement-Plan Microsoft 365 (A3) – Konto und Lizenz Desktop- und Web-Apps stehen über das Microsoft-365-Portal die Office-Apps auch zur Installation als Desktop-App zur Verfügung.

Nutzer*innen von zentral verwalteten Geräten

• Geben Sie eine ältere Microsoft-Office-Lizenz über das Selfservice-Portal zurück.
• Nach der Rückgabe wird Microsoft Office automatisch deinstalliert.
• Bestellen Sie zusätzlich zu Ihrem Microsoft-365-Abonnement-Plan im Selfservice-Portal m: Microsoft 365 (Zusatzpaket) – Installation der Office-Apps auf zentral verwalteten Geräten.
• Die Microsoft-365-Office-Apps werden nach der Bestellung automatisch installiert. Nutzen Sie auch die Anleitung Installation auf zentral verwalteten Geräten.

Nutzer*innen von lokal verwalteten Geräten

• Geben Sie eine ältere Microsoft-Office-Lizenz über das Selfservice-Portal zurück.
• Nach der Rückgabe müssen Sie die Software manuell deinstallieren.
• Installieren Sie die Microsoft-365-Office-Apps auf Ihrem Gerät. Nutzen Sie die Anleitung Installation auf lokal verwalteten Geräten.

Multi-Faktor-Authentifizierung: der optimale Schutz

Die Absicherung der Microsoft-365-Konten der Universität Wien durch Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) ist ein wesentlicher Baustein für die Sicherheit der universitären IT-Infrastruktur. Für das VPN-Service steht MFA bereits zur Verfügung.

Beim ersten Aufruf von Microsoft 365, entweder über das Microsoft-365-Portal oder durch Start einer beliebigen Desktop-App, ist die Einrichtung eines zweiten Faktors verpflichtend. Es wird dafür die von Microsoft zur Verfügung gestellte Infrastruktur genutzt. Aus diesem Grund können bei Microsoft 365 zusätzlich zu den Methoden Authentifizierungs-App und Sicherheitsschlüssel (YubiKey) auch Telefonanruf oder SMS eingerichtet werden.

Der ZID empfiehlt, mindestens 2 der zur Verfügung stehenden Methoden als zweiten Faktor einzurichten. So ist es möglich, im Fall des Verlustes eines Faktors sich weiterhin in Microsoft-365 anzumelden. Notfalls können Nutzer*innen über den ZID den Zweiten Faktor ändern.

Es sollte auch vermieden werden, Authentifizierungs-Apps bzw. Telefonanruf oder SMS auf demselben Gerät zu nutzen, auf dem man sich am Service anmeldet. Stattdessen wird empfohlen, jeweils ein separates Gerät für das Einmalpasswort und das Anmelden am Service zu verwenden.

Ausblick

Das Service Microsoft 365 wird voraussichtlich ab Ende März 2023 auch für Studierende der Universität Wien zur Verfügung stehen.

Weiterführende Informationen: Microsoft-365-Serviceseite

Um diese Barrieren zumindest im staatlichen Einflussbereich abzubauen, wurde 2019 das Web-Zugänglichkeits-Gesetz geschaffen: Es schreibt vor, dass digitale Informationsangebote der öffentlichen Hand, also etwa Webseiten oder digitale Dokumente, barrierefrei gestaltet sein müssen. Auch die Universität Wien ist durch das Gesetz verpflichtet, digitale Inhalte barrierefrei anzubieten.

Ich seh, ich seh, was Du nicht siehst

Was etwa eine barrierefreie Webseite genau ausmacht, ist in den Web Content Accessibility Guidelines, kurz WCAG, definiert. Ein Beispiel: Sehbeeinträchtigte Personen können Schrift schwer erkennen, wenn sie einen geringen Kontrast zum Hintergrund aufweist. Etwa wenn eine helle Schriftfarbe vor weißem Hintergrund gewählt wird. Die WCAG legen daher fest, dass ein bestimmtes Kontrastverhältnis zwischen Vordergrundfarbe und Hintergrundfarbe erreicht werden muss.

Weit verbreitet ist auch die Rot-Grün-Sehschwäche, Schätzungen zufolge sind etwa 8 bis 10 Prozent der Männer von ihr betroffen. Sie können zwischen den Farben Rot und Grün nicht oder nur unzureichend unterscheiden. Problematisch wird das dann, wenn diese beiden Farben das einzige Merkmal sind, um Information zu vermitteln oder ein visuelles Element von anderen zu unterscheiden. Betroffenen bleibt diese Unterscheidung verborgen. Die WCAG definieren daher, dass Farbe nicht das einzige Mittel sein darf, um Information zu vermitteln.

Blinde oder stark sehbeeinträchtigte Personen nutzen sogenannte Screenreader, wenn sie sich im Internet bewegen. Diese Software-Produkte lesen den Inhalt einer Webseite vor. Um beispielsweise die Struktur einer Webseite schnell zu erfassen, lassen sich Betroffene die Überschriften der Seite gesammelt vorlesen, wie ein Inhaltsverzeichnis. Redakteur*innen müssen daher beim Erstellen einer Seite die Überschriften sinnvoll benennen und die Hierarchie dieser Überschriften logisch aufbauen. 

Schneller und einfacher Webseiten-Check

Die Web Content Accessibility Guidelines enthalten noch viele weitere Kriterien, die erfüllt werden müssen, um den gesetzlichen Auftrag zu erfüllen. Den Administrator*innen von Webseiten der Universität Wien stellt der Zentrale Informatikdienst daher nun das neue Service Barrierefreiheit prüfen zur Verfügung: Es basiert auf der Software axe Monitor, die Webseiten auf Barrierefreiheit prüft. Die Software läuft im Browser und erstellt nach der Prüfung einen Bericht mit den gefundenen Barrieren. Das Service richtet sich an Administrator*innen mit technischen Grundkenntnissen zu Webseiten, da diese für die Interpretation des Berichts nötig sind.

„Auf Wunsch wiederholt axe Monitor die Prüfung in regelmäßigen Intervallen. Schließlich kommen ständig neue Inhalte auf einer Webseite dazu und damit möglicherweise neue Barrieren“, erklärt Philipp Köhn von der Stabsstelle Koordination digitale Transformation, der am ZID die Einführung von axe Monitor koordiniert hat. Er ergänzt: „axe Monitor findet viele grundlegende Probleme auf Webseiten. Das Tool kann aber niemals so gründlich sein wie der Blick von Expert*innen für Barrierefreiheit.“ 

Einfacher haben es Administrator*innen von Webseiten, die das zentrale Content-Management-System TYPO3 nutzen. Vor der Einführung von axe Monitor wurden auf diesen Webseiten nämlich bereits jene Barrieren entfernt, die sich zentral über TYPO3 verhindern lassen. Dabei wurde die Universität Wien von der auf Barrierefreiheit spezialisierten Agentur WIENFLUSS unterstützt, die eine Liste mit Empfehlungen für die Webseiten der Universität Wien erstellte.

Martin Rauch vom Team der DLE Öffentlichkeitsarbeit nennt ein Beispiel: „Mehrere Farben im Corporate Design der Universität Wien haben auf weißem oder grauem Hintergrund zu wenig Kontrast. Diese Farben wurden daher in TYPO3 angepasst.“ Um weitere, etwa inhaltliche Barrieren zu vermeiden, ist es aber auch bei TYPO3-Webseiten ratsam, eine Prüfung mit axe Monitor durchzuführen.

Martin Rauch gibt einen Ausblick auf weitere Maßnahmen: „Für kommende Webrelaunches wird das Thema Barrierefreiheit zentral verankert, damit der Quellcode gleich von Beginn an korrekt ist. Außerdem sollen Redakteur*innen künftig beim Befüllen der Webseiten direkt bei den Eingabefeldern in TYPO3 Hinweise erhalten, wie sie Inhalte barrierefrei gestalten können.“

Digitale Barrierefreiheit universitätsweit umsetzen

Die Einführung von axe Monitor und die Anpassung von TYPO3 sind nur zwei Maßnahmen, die Ergebnisse des Projekts Digitale Barrierefreiheit sind. Projektleiter Rainer Jantscher aus dem CIO Office des ZID schildert die Motivation hinter dem Projekt: „Es soll Bewusstsein für digitale Barrierefreiheit an der Universität schaffen – und Mitarbeiter*innen, die für digitale Inhalte und Services verantwortlich sind, brauchen das entsprechende Know-how, um die Teilhabe für betroffene Nutzer*innen zu ermöglichen.“

Das Team Barrierefrei ist ebenfalls am Projekt beteiligt. Sein Schwerpunkt liegt in der täglichen Arbeit auf der Beratung von Studierenden und Mitarbeiter*innen, beispielsweise wie sich Barrieren in der Lehre verringern lassen. Sophia Neuwirth vom Team Barrierefrei schätzt den fachlichen Austausch im Projekt: „Dort kann ich von Kolleg*innen lernen, die viel Wissen zur technischen Umsetzung digitaler Barrierefreiheit mitbringen. Im Gegenzug bringe ich Kontakte zu Kolleg*innen ein, die von Barrieren betroffen sind.“

Zusätzlich will das Projektteam aber auch konkrete Verbesserungen umsetzen. 7 Arbeitsgruppen mit Mitarbeiter*innen aus den DLE Öffentlichkeitsarbeit, Personalwesen und Frauenförderung, Studienservice und Lehrwesen, Universitätsbibliothek sowie Zentraler Informatikdienst bearbeiten dabei unterschiedliche Bereiche und leiten daraus Maßnahmen ab.

Einige der so entstandenen Services und Informationen stehen nun bereits zur Verfügung:

• Intranet-Bereich Digitale Barrierefreiheit: Der Bereich enthält grundlegende Informationen zur digitalen Barrierefreiheit und zu rechtlichen Vorgaben sowie Checklisten für unter anderem Webseiten-Administrator*innen und Redakteur*innen.
• Richtlinie digitale Barrierefreiheit: Sie enthält klare Vorgaben, mit welchen Maßnahmen digitale Barrierefreiheit an der Universität Wien umgesetzt werden soll und welche Ziele erreicht werden müssen.
• Kurse: Ein Einführungskurs sensibilisiert Mitarbeiter*innen für die Einschränkungen von Betroffenen und informiert zu den Richtlinien und Normen. Ein weiterführendes Kursangebot wird derzeit ausgearbeitet.
• Barrierefreiheitserklärung: Sie enthält eine Liste jener Inhalte auf der Webseite der Universität Wien, die noch nicht barrierefrei sind, und Kontaktinformationen für Feedback und Beschwerden.
• Anpassungen in zentralen Content-Management-Systemen: Neben TYPO3 werden beispielsweise auch Moodle und Wordpress angepasst, um Inhalte barrierefrei darstellen zu können.

Zusätzlich werden derzeit Gespräche mit Vertreter*innen von DLE, Fakultäten und Zentren geführt. Es geht darum, Informationen zur digitalen Barrierefreiheit auszutauschen und einen Überblick über die von den Organisationseinheiten genutzten digitalen Kanäle zu erhalten. 

„Das Projekt hat einmal mehr aufgezeigt, dass Barrierefreiheit eine gemeinsame Aufgabe vieler unterschiedlicher Akteur*innen an der Universität Wien ist“, sagt Sophia Neuwirth vom Team Barrierefrei. Projektleiter Rainer Jantscher ergänzt: „Die DLE-übergreifende Zusammenarbeit im Projekt läuft hervorragend. Die Expertise aus den verschiedenen Bereichen ist eine enorme Bereicherung – und es ist motivierend zu sehen, wie wir alle an einem Strang ziehen, um Barrieren abzubauen.“

Trotz hoher Sicherheitsstandards sollten Nutzer*innen keinesfalls einige grundlegende Regeln im Umgang mit IT-Services aus den Augen verlieren. Der ZID hat dazu 12 wichtige IT-Security-Gebote formuliert:

1. Wählen Sie sichere Passwörter und halten Sie diese vertraulich.
   Nutzen Sie für die Wahl eines sicheren Passworts die Passwort-Tipps des ZID.
    
2. Verwenden Sie unterschiedliche Passwörter für verschiedene Konten und trennen Sie berufliche und private Passwörter.
   Ein Passwort-Manager unterstützt Sie dabei, Ihre individuellen Zugangsdaten zu erstellen, zu verwalten und anzuwenden.
    
3. Aktivieren Sie Multi-Faktor-Authentifizierung.
   Die Absicherung mit einem zweiten Faktor steht an der Universität Wien optional für VPN sowie verpflichtend für Microsoft 365 und Microsoft Azure zur Verfügung. Nutzen Sie die entsprechenden Anleitungen für die Einrichtung eines zweiten Faktors.
    
4. Schützen Sie Ihr Smartphone vor fremdem Zugriff – z. B. mittels PIN-Code, Passwort oder Biometrie.
   Lesen Sie dazu auch die Tipps für den täglichen Umgang mit Smartphone und Tablet.
    
5. Seien Sie beim Surfen im Internet aufmerksam.
   Auf den ZID-Webseiten erfahren Sie, wie Sie die Nutzung des Browsers auf PC, Laptop, Smartphone oder Tablet sicherer gestalten.
    
6. Geben Sie Acht beim Umgang mit E-Mails, Anhängen sowie Downloads und lassen Sie gesunde Skepsis walten.
   Das IT-Security-Team des ZID hat für die sichere Nutzung von E-Mails praktische Tipps und Informationen zusammengestellt. 
    
7. Halten Sie Ihre Geräte und Software aktuell.
   Aktivieren Sie gegebenenfalls die Funktion für automatische Updates. Nutzen Sie auch die Informationen unter Tägliches Arbeiten mit PC und Laptop.
    
8. Installieren und nutzen Sie nur Software aus vertrauenswürdigen Quellen.
   Tipps dazu finden Sie unter Apps sicher verwenden und Sicherheitsupdates für mobile Betriebssysteme.
    
9. Verwenden Sie für Ihr Desktop-Gerät oder Ihren Laptop einen aktuellen Virenschutz und richten Sie eine Firewall ein.
   Halten Sie den von Ihnen verwendeten Virenscanner aktuell und achten Sie auf etwaige Benachrichtigungen des Systems. Lassen Sie die mit Ihrem Betriebssystem mitgelieferte Firewall unbedingt eingeschaltet. Nutzen Sie auch die Informationen unter Tägliches Arbeiten mit PC und Laptop.
    
10. Erstellen Sie regelmäßig Datensicherungen.
    Der ZID bietet Ihnen die Möglichkeit, Dateien auf dem Online-Speicherplatz des ZID abzulegen. Dort gespeicherte Daten werden regelmäßig gesichert. Mitarbeiter*innen steht zudem das Backup-Service zur Verfügung.
     
11. Seien Sie im Umgang mit USB-Sticks vorsichtig.
    Stecken Sie keinesfalls einen USB-Stick an Ihr Gerät, den Sie nicht kennen oder dem Sie nicht vertrauen. Betrüger*innen legen mitunter USB-Sticks an öffentlichen Plätzen aus und infizieren so Geräte, wenn diese bedenkenlos verwendet werden.
     
12. Halten Sie berufliche Daten vertraulich und speichern oder verarbeiten Sie diese nur auf den dafür vorgesehenen Geräten.
    Sperren Sie Ihren Bildschirm, sodass niemand unbefugt Ihren Computer benutzen kann. Informieren Sie sich auch über Verschlüsselung von Daten.

Alle IT-Security-Tipps für Nutzer*innen finden Sie auf den ZID-Webseiten in der IT-Welt IT-Security.

Das Service wurde bisher sehr gut angenommen. Nun ist ein größeres Update mit Verbesserungen und Erweiterungen geplant. Alle Aktualisierungen werden automatisch eingespielt und betreffen bereits vorhandene sowie zukünftig angelegte Webseiten.

Ab Ende März 2023 sind für das Service Webspace mit installierter Software folgende Anpassungen geplant:

WordPress Version 6

Alle persönlichen Webspaces mit installierter Software werden automatisch auf die derzeit aktuellste Version von WordPress upgedatet. Es wird der Editor erweitert und die Inhaltseingabe vereinfacht. Auch die Geschwindigkeit beim Aufrufen der WordPress-Installation wird optimiert.

Barrierefreiheit

Für die bereits vorinstallierte Oberfläche, das WordPress-Theme im Corporate Design der Universität Wien, wird die Barrierefreiheit verbessert. So wird etwa der Kontrast erhöht und Optimierungen im Seitenaufbau vorgenommen.

Mehrsprachigkeit

Ein neues Sprachen-Plug-In ermöglicht die Mehrsprachigkeit. Damit können Webseiten optional in mehreren Sprachen angeboten werden.

Hinweis

Individuelle Anpassungen an Inhalten sollten grundsätzlich nur über das WordPress-Backend vorgenommen werden. Änderungen von Dateien direkt im WordPress-Verzeichnis am Web-Speicherplatz werden bei einem zukünftigen Service-Update überschrieben.

Informationen und Anleitungen

Es ist ganz einfach: Mit u:book können Sie exklusiv als Angehörige*r einer Bildungseinrichtung zweimal pro Jahr hochwertige Laptops zum günstigen Preis erwerben. Unter ubook.at/shop/ finden Sie alle Geräte des aktuellen Verkaufsfensters – vorbeischauen lohnt sich!

Wir sind Bildung.

Das u:book-Service ist seit seiner Gründung im Jahr 2008 ein fixer Bestandteil des Studienjahres an der Universität Wien. Doch nicht nur hier – Angehörige von über 80 Universitäten und Fachhochschulen nutzen bereits das breitgefächerte u:book-Angebot.

Laptops für alle Bedürfnisse

So wie die Zahl an teilnehmenden Einrichtungen ist auch das Produktportfolio stetig gewachsen. Waren es im Gründungsjahr noch 3 Hersteller – Lenovo, HP und Apple –sind es im 15. Jahr des Bestehens bereits 8 Hersteller, die ihre Geräte jedes Verkaufsfenster neu konfigurieren. Die Firmen achten gemeinsam mit dem u:book-Team beim Produktangebot auf die Vereinbarkeit von Studium, Homeoffice und Alltagsnutzung und versuchen dabei immer, aktuelle Trends und Bedürfnisse der Nutzer*innen miteinzubeziehen.

„In den letzten Jahren sind die Ansprüche an leichte und leistungsstarke Geräte für die mobile Nutzung enorm gestiegen“, sagt Markus Ankner, Projektleiter des u:book-Service. „Aber auch der Nachfrage nach günstigen Laptops sind wir mit einer größeren Auswahl an Budget-Geräten nachgekommen.“ Diese werden aufgrund ihres Preises im u:book-Shop mit einem eigenen Label gekennzeichnet.

Wir sind für Sie da.

u:book steht aber nicht nur für preisgünstige und hochwertige Geräte. Der umfassende Support durch Hersteller, Vertriebspartner und das u:book-Team des ZID ist mindestens genauso wichtig.

Stellen Sie Ihre Fragen im Support-Forum, das Ihnen außerdem Informationen über aktuelle Lieferzeiten der Geräte bietet. Nutzen Sie das Kontaktformular für einen direkten Zugang zu den Herstellern und dem u:book-Team, wenn Sie Auskunft zu Hardware, Bestellung und Garantie brauchen.

u:book gibt es auch zum Blättern!

Wir haben Ihre Wünsche gehört: Alle Produkte des Verkaufsfensters können Sie nun auch in der praktischen Online-Broschüre durchblättern. Auf 34 Seiten erfahren Sie mehr zum Bestellprozess und Versand, lernen die wichtigsten technischen Daten kennen und erhalten einen Überblick über die Labels, die Geräte mit besonderen Eigenschaften ausweisen.

Das Herzstück der Broschüre ist jedoch der Produktkatalog: Sortiert nach Hersteller sind die wichtigsten Spezifikationen auf einen Blick sichtbar und die Labels bieten bei der Suche nach dem passenden Gerät eine gute Hilfestellung. Blättern Sie gleich durch die aktuelle Broschüre.

Haben Sie ein passendes u:book gefunden, können Sie bequem mit Ihren u:account-Zugangsdaten bestellen. Klicken Sie beim jeweiligen Gerät auf Zum Shop, um in den Online-Shop des Vertriebspartners weitergeleitet zu werden. Melden Sie sich dort mit Ihrer u:account-UserID und Ihrem u:account-Passwort an.

Wir feiern 15 Jahre u:book!

Das nächste Verkaufsfenster im Wintersemester 2023 steht ganz im Zeichen des u:book-Jubiläums: u:book feiert gemeinsam mit Ihnen das 15-jährige Bestehen des Service. Ob mit speziellen Jubiläumsangeboten, tollen Gewinnspielen und anderen Aktionen – unter ubook.at bleiben Sie stets auf dem Laufenden!

Neben der Telefonanlage der Universität Wien umfasst das Service u:phone eine Reihe IT-Leistungen, die über die Nutzung des klassischen Apparats am Schreibtisch hinausgehen.

Bereits seit Längerem steht der OpenScape Web Client zur Verfügung, mit dem u:phone im Datennetz der Universität Wien oder über VPN im Browser genutzt werden kann. Es werden jedoch immer wieder Verbesserungen wie ein schlankeres Design sowie Erweiterungen um neue Funktionen vorgenommen.

Mit dem Web Client können Mitarbeiter*innen nicht nur telefonieren, sondern unter anderem auch Gespräche weiterverbinden sowie eingehende und ausgehende Anrufe und Kontakte verwalten.

Zu den letzten Anpassungen im Web Client zählen:

• Direkt aus dem Web Client telefonieren
• Aktive Gespräche an eine*n zweite*n Anrufer*in übergeben
• Ad-hoc-Konferenzen einrichten
• Mit dem Präsenz-Status Bitte nicht stören das Klingelzeichen unterbinden, entgangene Gespräche werden in der Anrufliste aufgeführt
• Kontaktlisten anlegen und Kontakte via Suche hinzufügen
• Screensharing zwischen Mitarbeiter*innen mit persönlichem Profil erlauben

Eine Liste aller Funktionen sowie Anleitungen steht auf den ZID-Webseiten unter OpenScape Web Client zur Verfügung.

u:phone am Smartphone

Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, u:phone über die App OpenScape Mobile Pro auf mobilen Geräten unter Android oder iOS zu nutzen. Dabei ist allerdings zu beachten, dass die App alle Gespräche als Mobilfunkgespräche abwickelt, egal ob man angerufen wird oder selbst über OpenScape Mobile Pro ein Gespräch initiiert. Bei einem Aufenthalt im Ausland können so Kosten entstehen. Neben Telefonaten via App ist es auch möglich, eine Rufumleitung, etwa auf das Diensthandy, einzurichten.

Für die Einrichtung sowie für mehr Informationen dazu stehen die u:phone-Anleitungen auf den ZID-Webseiten zur Verfügung.

u:phone-Telefonnummer als zweiter Faktor bei Microsoft 365

Für das neue Service Microsoft 365 ist die Einrichtung von Multi-Faktor-Authentifizierung verpflichtend. Es ist möglich, eine Telefonnummer als zweiten Faktor einzurichten. Dabei kann von Mitarbeiter*innen, die über ein u:phone-Profil verfügen, auch die u:phone-Rufnummer verwendet werden.

Das Prinzip dabei ist einfach:

1. Sie hinterlegen in Ihrem Microsoft-365-Konto der Universität Wien die entsprechende u:phone-Telefonnummer als zweiten Faktor und wählen diese als Standardanmeldemethode aus.
2. Bei der Anmeldung an Microsoft 365 erhalten Sie einen Anruf von Microsoft an Ihre u:phone-Rufnummer.
3. Bestätigen Sie die automatische Ansage durch Drücken der #-Taste.

Beachten Sie, dass bei der Nutzung des Web Client außerhalb des Datennetzes der Universität Wien eine VPN-Verbindung erforderlich ist.

Nutzen Sie für die Einrichtung die Anleitung Telefonnummer als zweiten Faktor einrichten.

Bei Fragen zum Service u:phone steht das Servicedesk-Formular zur Verfügung.

Nach über 2 Jahren ist es gelungen, den Kurs Adobe Premiere zur Einführung in die Videobearbeitung wieder anbieten zu können. In diesem Einführungskurs werden eine Vielzahl professioneller Werkzeuge für die Bearbeitung von Videomaterial vorgestellt, um digitale Videos schneiden, editieren und nachträglich vertonen zu können.

Der zweitägige Kurs Adobe Premiere findet im Sommersemester an 2 Terminen vor Ort statt. Wer daran teilnehmen möchte, sollte allerdings schnell sein. Es sind nur noch wenige Plätze verfügbar.

Webinare und Kurse vor Ort

Die meisten IT-Kurse des ZID werden weiterhin als Webinare angeboten. In der Kursdatenbank der Universität Wien unter dem Menüpunkt ZID - Kurse haben Sie einen Überblick, welche IT-Kurse angeboten werden. Webinare werden über Moodle der Universität Wien abgehalten, während Kurse vor Ort üblicherweise in den Class Rooms am Campus der Universität Wien stattfinden.

Das IT-Kursangebot des ZID ist sehr umfangreich und umfasst Kurse zu folgenden Themen:

• Datenanalyse und Statistik
• Literaturverwaltung
• Office-Anwendungen
• Grafik- und Bildbearbeitung
• Audio- und Videobearbeitung
• Internet und Webdesign
• Programmierung

Für viele IT-Kurse stehen derzeit noch freie Plätze zur Verfügung, beispielsweise für studienrelevante Software:

Vor-Ort-Kurse

• SPSS Einführung
• SPSS Fortsetzung
• Atlas.ti Einführung

Webinare

• Citavi Basics
• Citavi Advanced
• EndNote Basics
• EndNote Advanced

Für Fragen zu den IT-Kursen des ZID steht das Servicedesk-Formular zur Verfügung.

Alle Informationen zu den IT-Kursen des ZID finden Sie auf der IT-Kurse-Serviceseite.

Von A wie Analyse bis W wie Web

Die Bandbreite an Services ist groß: So lässt sich Infrastruktur wie etwa virtuelle Computer, Speicherplatz oder Datenbanken flexibel in Azure mieten. Eine andere Sparte sind Services, die mit künstlicher Intelligenz arbeiten. Für Forscher*innen besonders interessant ist hier beispielsweise die automatische Umwandlung von gesprochener Sprache in Text und von Text in gesprochene Sprache. Um Software zu entwickeln und zu verwalten, stehen Container-Services zur Verfügung, wie Azure Kubernetes oder Azure Functions. Das Portfolio umfasst aber auch Machine-Learning-Tools. Diese unterstützen etwa (angehende) Data Scientists beim Entwickeln und Bereitstellen ihrer Modelle, mit denen sie große Mengen von Rohdaten auswerten können. Eine vollständige Liste aller Services ist auf der Microsoft-Azure-Webseite zu finden.

Die Azure-Services sind zwar kostenpflichtig, die finanziellen Vorzüge einer Cloud-Plattform kommen hier aber zum Tragen: Es fallen vorab keine Investitionskosten für Hardware oder Software an und Nutzer*innen zahlen nur jene Ressourcen, die sie brauchen (Pay-as-you-go). Um die Kosten vorab einzuschätzen, steht der Azure-Preisrechner zur Verfügung.
 

Azure zentral über die Uni statt eigenständig nutzen – ein Umstieg lohnt sich

Mitarbeiter*innen, die Azure bisher selbstständig genutzt haben, profitieren übrigens finanziell, wenn sie Microsoft Azure offiziell über die Universität Wien beziehen. Fabian Jusufi von der Stabsstelle Koordination Digitale Transformation, die die Einführung koordinierte, erklärt: „Dank eines speziellen europaweiten Rahmenvertrages für Forschungseinrichtungen erhält die Universität 15 Prozent Rabatt auf den üblichen Preis der Azure-Services. Und ein Supportplan von Microsoft, der schnelle Antwortzeiten garantiert, ist im Vertrag ebenfalls inkludiert.“

Aber auch abgesehen von den Kosten ist es ratsam, auf das offizielle Service der Universität Wien umzusteigen, da sich nur so Microsoft Azure DSGVO-konform nutzen lässt. „Die Azure-Umgebung der Universität Wien DSGVO-konform einzurichten, war auch eine große Herausforderung bei der Einführung der Public-Cloud-Plattform“, ergänzt Jusufi.

Erreicht wurde das etwa durch die Beschränkung auf Rechenzentren, die innerhalb der EU angesiedelt sind, sowie durch eine enge Zusammenarbeit mit der Stabsstelle IT-Security des ZID und dem Datenschutzbeauftragten der Universität Wien. So ist sichergestellt, dass Azure-Services auch für besonders schutzwürdige Forschungsdaten genutzt werden können. „Aus dem Testbetrieb, zum Beispiel mit der Fakultät für Informatik, wissen wir, dass die beinahe unüberschaubare Menge an Services für zahlreiche Anwendungsfälle in Forschung und Lehre geeignet ist“, so Jusufi weiter, „deswegen war es uns ein besonderes Anliegen, Azure universitätsweit verfügbar zu machen.“
 

Azure in der Praxis

Wolfgang Klas hat im Testbetrieb bereits Erfahrungen mit Microsoft Azure sowohl im Rahmen der Forschung als auch der Lehre gesammelt. Er ist Professor an der Fakultät für Informatik und Leiter der Forschungsgruppe Multimedia Information Systems. In Projekten nutzen seine Studierenden zahlreiche Dienste, beispielsweise virtuelle Computer und Netzwerke, diverse Datenbanken (SQL, MySQL, Azure Cosmos DB), App-Services, Azure Functions, Azure Active Directory basiertes Identity Management, Blockchain-Services oder Container-Services und Kubernetes via Azure.

Klas zieht ein erstes Resümee: „Durch den Einsatz von Azure konnten wir eine Reihe an innovativen Projekten unter Verwendung modernster IT-Lösungsansätze mit großem Erfolg realisieren. Neueste Technologien, mit denen Absolvent*innen spätestens in der Arbeitswelt konfrontiert werden, lassen sich mit Azure in der Lehre einfach und flexibel erfahrbar machen. Diese Technologien könnten wir den Studierenden sonst nur unzureichend vermitteln.“ Neben den von Wolfgang Klas und seinen Studierenden genutzten Services trifft dies besonders auch auf Dienste aus den Bereichen künstliche Intelligenz und Machine Learning zu.

Die Forschungsgruppe Scientific Computing der Fakultät für Informatik, die ebenfalls am Testbetrieb teilgenommen hat, nutzt die Public-Cloud für High-Performance-Computing (HPC), also für Hochleistungsrechnen. Auch für die Forschungsgruppe ist es von Vorteil, stets die neueste Hard- und Software zur Verfügung zu haben. Die Mitarbeiter*innen können HPC-Anwendungen so flexibel auf neuesten Computerarchitekturen testen und die Leistungspotenziale verschiedener Systemkonfigurationen ermitteln. Die Kosten bleiben dabei stets planbar.

Für die beiden Forschungsgruppen gibt es weitere entscheidende Vorteile von Public-Cloud-Services: Hohe Investitionskosten für Systeme vor Ort und lange Wartezeiten während der Beschaffung dieser Systeme, wie sie in Zeiten von Lieferengpässen typisch geworden sind, entfallen. Jedes Azure-Service ist innerhalb weniger Sekunden oder Minuten einsatzbereit und kann ebenso schnell und flexibel an die jeweiligen Bedürfnisse angepasst oder abgeschaltet werden.

Wolfgang Klas ist sich angesichts dieser Vorteile sicher: „Die Lerneffekte durch die Nutzung von Cloud-Services sind sowohl bei Studierenden als auch bei uns Lehrenden vielfältig und treten sehr schnell ein. Die Studierenden sind meist höchst interessiert, sehr dankbar über die Möglichkeit der Nutzung im Rahmen des Studiums und letztlich beeindruckt von der Mächtigkeit der Dienste. Ich möchte auf Azure in der Lehre nicht mehr verzichten.“

Mehr Informationen zu Microsoft Azure an der Universität Wien

HP bietet mit seinem ProBook 450 G9 ein modernes und schlankes Business-Gerät, das durch seine Aluminiumkomponenten besonders leicht und praktikabel für den Alltag ist. Ein sicherer und verlässlicher Partner für das ganze Studienleben zu einem tollen Preis-Leistungs-Verhältnis.

Apple ist auch in diesem Verkaufsfenster wieder mit seinen vielseitigen Tablets dabei, wobei insbesondere das iPad der 10. Generation hervorsticht. Der leistungsstarke A14-Bionic-Chip, die Batterielaufzeit für einen ganzen Tag und das brillante 10,9-Zoll-Retina-Display erleichtern den produktiven Studienalltag enorm. Egal ob beim Bearbeiten hochauflösender Bilder oder beim Erstellen von Präsentationen für die Uni – das iPad sorgt für entspanntes, ermüdungsfreies Arbeiten unterwegs und zu Hause.

Das Microsoft Surface Pro 9 kombiniert die Leistung eines Laptops mit der Flexibilität eines Tablets. Leistungsstarke Prozessoren und ein beinahe randloser 13-Zoll-Touchscreen machen das Surface Pro 9 zu einem optimalen Partner für den Studienalltag. Der integrierte Kickstand sorgt für einen idealen Blickwinkel bei Videokonferenzen und verwandelt das Gerät im Handumdrehen zu einem Laptop für das mobile Arbeiten.

Dell Technologies bietet mit dem Latitude 3330 2-in-1 für Studierende ein starkes Convertible mit großartigem Preis-Leistungs-Verhältnis. Die randlose Tastatur ermöglicht ein angenehmes Mitschreiben in Vorlesungen und das flache, leichte Design macht das Gerät zu einem mobilen Partner, der überall mit dabei sein kann. Der integrierte Dell Active Pen kann sofort zum präzisen Schreiben verwendet werden – eine Kopplung mit dem Gerät ist nicht notwendig.

Das Acer Swift 3 14-Zoll-Notebook überzeugt mit einem brillanten 16:10, 2,8K-OLED-Display, das für eine hervorragende Bildqualität mit leuchtenden Farben und hohem Kontrast sorgt. Schnelles Multitasking beim Arbeiten mit mehreren anspruchsvollen Anwendungen wird durch die integrierte Intel-Evo-Plattform ermöglicht, die gleichzeitig für eine verbesserte Akkulaufzeit sorgt. Das Swift 3 ist somit ein Gerät, das sich perfekt für arbeitsintensive Tage im Hörsaal und in der Bibliothek eignet.

Das FUJITSU LIFEBOOK U9312X vereint die Stärken eines Notebooks mit der Praktikabilität eines Tablets, was es zu einem perfekten mobilen Studienpartner macht. Die hervorragende Batterielaufzeit, das extrem geringe Gewicht von etwa 1 kg und das schlanke Design sprechen für eine Nutzung unterwegs – ob an langen Vorlesungstagen an der Uni oder beim Lernen im Café. Skizzen können mit dem im Gehäuse integrierten Stift rasch angefertigt werden. Im Handumdrehen verwandelt sich das Tablet in ein vollausgestattetes Notebook für alle Studienbedürfnisse.

Wieder im u:book-Portfolio dabei ist Asus mit mobilen Geräten für jedes Budget. Das günstige ExpertBook B3 Flip sticht besonders hervor mit seiner 360°-Flexibilität und der nach Militärstandards geprüften Widerstandsfähigkeit. Als Tablet eignet es sich besonders gut für das Anfertigen von Skizzen und lässt sich dank des flexiblen Scharniers schnell in einen Laptop zum mobilen Arbeiten umwandeln. Damit ist das ExpertBook B3 Flip nicht nur der ideale Begleiter beim Studieren, sondern auch beim Streamen oder Surfen.

Alle Modelle, Spezifikationen und Preise sind während des Verkaufsfensters im Shop von u:book zu finden: ubook.at/shop/ 

Jetzt neu: Online-Broschüre zum Durchblättern! Ab sofort ist die Broschüre mit den aktuellen u:book-Geräten als praktisches PDF zum Blättern online verfügbar. Zur Broschüre geht es hier: ubook.at/broschuere/

Ein neues Element in diesem Netzwerk von Sicherheitsmaßnahmen ist die sogenannte Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA), die der Zentrale Informatikdienst (ZID) nun einführt – vorerst für VPN, weitere Services wie Microsoft 365 und Azure folgten. „Der Schutz der IT-Infrastruktur ist für das Funktionieren der Universität essenziell“, sagt Ulf Busch, ZID-Leiter und CIO der Universität Wien. „Wir haben etwa 100.000 Nutzer*innen und eine sehr vielfältige, inhomogene Service-Landschaft. MFA wird einen wesentlichen Beitrag dazu leisten, dieses riesige System und damit die Daten der Universitätsangehörigen zu schützen.“

MFA schützt das ganze System

Dabei verhindert MFA nicht den Diebstahl von Passwörtern, sondern erschwert den Zugriff auf die Systeme, wenn doch einmal Zugangsdaten gestohlen worden sind. MFA ist, vereinfacht gesagt, eine Erweiterung des Login: Bei der Anmeldung muss nicht nur ein Passwort, sondern auch ein zweiter, davon technisch und physisch getrennter Faktor eingegeben werden, um sich zu identifizieren. Das kann beispielsweise ein Einmalpasswort von einer App sein, ein biometrisches Merkmal oder ein Zugangscode von einem ausschließlich dafür entwickelten Gerät, einem sogenannten Security Token. Auch SMS oder sogar ein Telefonanruf sind als 2. Faktor möglich.

Um unterschiedlichen Anforderungen entgegen zu kommen, akzeptiert die Universität Wien in ihrem neuen MFA-Service zwei mögliche 2. Faktoren: entweder ein Einmalpasswort, dass mit einer App wie etwa dem Authenticator von Google oder Microsoft erstellt wurde, oder ein Passwort via YubiKey, einem Security Token. Christoph Campregher, Leiter der Stabsstelle IT-Security des ZID, erklärt: „Wir verwenden Verfahren von anerkannten Herstellern, die es uns ermöglichen, MFA für eine große Anzahl von Nutzer*innen auszurollen.“

Richtigen 2. Faktor wählen

Und für welchen Faktor soll man sich entscheiden? Das hängt von der konkreten Nutzungssituation, aber auch von persönlichen Vorlieben ab: Das Handy hat man üblicherweise immer bei sich. Der YubiKey ist eine gute Lösung, wenn man die App nicht installieren oder das Handy oder Tablet selbst für VPN nutzen will. In Hinblick auf die Sicherheit sind jedenfalls beide Methoden gleichwertig.

Nutzer*innen sollten sich im Vorfeld also ein paar Dinge überlegen. Trotzdem rechnen die ZID-Expert*innen nicht mit gröberen Schwierigkeiten beim Start von MFA an der Uni Wien – zumal die Verwendung vorerst freiwillig ist. Christoph Campregher, IT-Security des ZID: „Erfahrungen anderer Universitäten zeigen, dass Multi-Faktor-Authentifizierung keine Probleme verursacht. Viele kennen sie schon aus dem Privatbereich, zum Beispiel vom Online-Banking. Wichtigste Aufgabe der Nutzer*innen ist eigentlich nur, den 2. Faktor nicht zu verlieren.“ Aber auch für diesen Fall hat der ZID vorsorglich einen Prozess definiert, mit dem der 2. Faktor neu vergeben werden kann, wenn Handy oder YubiKey plötzlich nicht mehr auffindbar sind.

Wie geht es weiter?

Bereits jetzt läuft eine umfangreiche Machbarkeitsstudie, um festzulegen, welche weiteren IT-Services als nächstes mit MFA gesichert werden können. Klar ist, dass jene Systeme ganz oben auf der Liste stehen, bei denen ein unerlaubter Zugriff besonders großen Schaden anrichten kann, sagt Projektleiter August Szabo: „Personal- und Studierendendaten sowie die Daten von Finanzverantwortlichen und Entscheidungsträger*innen der Universität müssen speziell geschützt werden.“

In Zukunft wird es also möglicherweise IT-Services geben, für die man sich im Homeoffice zweimal per MFA anmelden muss: einmal für den Zugang zum VPN, einmal für das Service selbst. Sollte man dafür jeweils einen anderen zweiten Faktor wählen? Also etwa ins VPN mit YubiKey einsteigen, das konkrete Service aber per App-Authentifizierung aufrufen? Christoph Campregher hält das nicht für notwendig. „Auch die Verfügbarkeit von Services ist ein wichtiges Ziel der IT-Security", sagt er. „Wenn das Login zu komplex wird, kann das dieses Ziel beeinträchtigen.“ Er rät daher, sich durchgängig für eine der beiden Methoden zu entscheiden. Denn MFA macht es Angreifer*innen erheblich schwerer, und die IT-Systeme der Universität Wien sind damit wieder deutlich fitter für den Wettlauf im Namen der IT-Security.

The first event was dedicated to the two areas of IT for Open Science and Cloud. In his opening speech, Vice Rector Ronald Maier emphasised the importance of digitalisation for researchers at the University of Vienna:

„I am delighted to share in the conversations on research IT and its support with current infrastructure and services. The IT for Science Forum wants to be a platform that brings together researchers and professional research IT support staff in order to present solutions, share experiences and find new ways in the digitalisation of research, research-led teaching and knowledge transfer at the University of Vienna.“

CIO Ulf Busch also highlighted the role of the ZID in supporting IT for researchers at the University of Vienna:

„We at the ZID make sure that our IT services provide the best possible support to researchers in the fulfilment of their tasks. But the more functions IT fulfils, the more complex it gets. This is why its support requires competent experts and cooperation between all areas of expertise.“

More than 180 participants registered for the first forum. The feedback so far has been consistently positive. From this it can be concluded that the topic of IT for researchers is attracting a lot of interest.

If you did not find the time to attend the first IT4Science Forum, you can find the presentation here:

IT4Science Forum wiki page

Would you like to contribute to the IT4S Forum?

If you want to support us next time with a presentation on an IT for science related topic, please contact us via e-mail it4s@univie.ac.at. The ZID and all participants of the IT4S Forum are looking forward to learning about your work.

Next IT4Science Forum

Many have already enquired about a continuation of the event. We would like to fulfil this wish. We are already planning a follow-up event scheduled for spring 2023.

Do you have any questions or would you like to give us feedback? Please email at it4s@univie.ac.at.

Information about the event can be found on the IT4Science Forum wiki page.

Grund genug, das Thema IT-Security allen Nutzer*innen regelmäßig in Erinnerung zu rufen. Jede Person, die digitale Geräte wie Computer, Tablet und Handy verwendet, sollte potentielle Gefahrenquellen kennen und Grundregeln für IT-Sicherheit anwenden können.

Potentielle Gefahrenquellen

Ein Blick auf häufige Gefahrenquellen macht deutlich, wie vielseitig Bedrohungen im virtuellen Raum sind. Zu nennen wären hier beispielsweise:

• Schadsoftware (Viren, Trojaner, Würmer)
• Ransomware
• Phishing-E-Mails
• Passwort-Diebstahl und Missbrauch von Zugangsdaten
• Datenschutzverletzung
• Datenverlust

Grundregeln der IT-Sicherheit

Man muss kein Expert*innenwissen für IT-Sicherheit besitzen, um ein paar Grundregeln für den verantwortungsbewussten Umgang mit Online-Diensten und internetfähigen Geräten zu beachten. Dazu gehören insbesondere:

1. Halten Sie Betriebssysteme und Software stets aktuell und installieren Sie alle Sicherheits-Updates.
2. Nutzen Sie Anwendungen zum Virenschutz und eine Firewall. In den gängigen Betriebssystemen sind ein Virenschutz und eine Firewall bereits integriert.
3. Richten Sie für alle Nutzer*innen eines Geräts unterschiedliche, passwortgeschützte Benutzerkonten ein und vergeben Sie für diese Konten nur die Berechtigungen, die benötigt werden.
4. Wählen Sie starke und unterschiedliche Passwörter.
5. Achten Sie auf eine sichere Datenübertragung (verschlüsselte Internetseiten, sichere Datennetze).
6. Sichern Sie regelmäßig Ihre Daten (Backup). ZID-Services wie Online-Speicherplatz oder u:cloud legen standardmäßig Backups an. Mitarbeiter*innen steht das Zentrale Backup zur Verfügung.
7. Informieren Sie sich, beispielsweise auf den ZID-Webseiten.

Passwörter

Besondere Aufmerksamkeit sollte man dem Schutz von Online-Zugängen für E-Mail, Online-Banking, Online-Shopping und soziale Netzwerke widmen. Dazu gehören ausreichend starke Passwörter und, wenn möglich, Zwei-Faktor-Authentifizierung.

Wie man ein sicheres Passwort erstellt und schützt, lesen Sie in den Passwort-Tipps.

IT-Security des ZID

Der ZID informiert regelmäßig über IT-Security-relevante Themen. Auf den ZID-Webseiten finden Nutzer*innen zudem umfangreiche Informationen und Tipps für die folgenden Bereiche:

• Browser
• E-Mail
• PC, Laptop
• Smartphone, Tablet
• Cloud-Speicher
• Facebook
• Passwort-Manager

Zur den IT-Security-Webseiten des ZID