Das einzigartige Service der Universität Wien feiert heuer sein 15-jähriges Jubiläum und wartet dabei mit besonderen Geräten, Gewinnspielen und einer österreichweiten Infotour auf. Wer nicht im Online-Shop bestellen will, kann sich auch persönlich beraten lassen bei den österreichweiten u:book Infoständen. Termine und Daten zur Infotour finden Sie hier: ubook.at/infostaende/. Seit seiner Gründung im Jahr 2008 achtet das u:book-Team der Universität Wien bei der Auswahl der Geräte stets auf hochwertige Qualität und Garantie und bietet dabei umfassenden Support. Angehörige österreichischer Bildungseinrichtungen können die hochwertigen Geräte zu günstigen Preisen erwerben. Besonderes Augenmerk wird im Produktportfolio auch auf Nachhaltigkeit gelegt: u:book kennzeichnet Geräte, die über das international anerkannte Nachhaltigkeits-Zertifikat (EPEAT-Standard Gold) verfügen, ab sofort mit einem grünen Nachhaltig-Label.

Das u:book-Verkaufsfenster ist zweimal jährlich für 4 Wochen geöffnet. Die angebotenen Modelle werden von Verkaufsfenster zu Verkaufsfenster neu ausgewählt und konfiguriert. Oberste Priorität hat dabei, dass die Geräte den hohen Ansprüchen von Forschung, Lehre und Studium gerecht werden. Qualität und Garantie unter Berücksichtigung eines angemessenen Preises stehen dabei im Vordergrund.

Das aktuelle Produktportfolio umfasst Geräte von Lenovo, HP, Apple, Dell, Acer, Fujitsu und Asus.

Alle Modelle, Spezifikationen und Preise sind während des Verkaufsfensters im Shop von u:book zu finden: ubook.at/shop/ 

Extra auf die Uni zum Computer Room fahren, nur um Photoshop zu nutzen? Jetzt geht es auch anders! Seit kurzem gibt es für Studierende alle Adobe-Produkte der Creative Cloud in einem günstigen Gesamtpaket namens Adobe Creative Cloud EDU. Es enthält Photoshop, Premiere Pro, After Effects, Illustrator, Acrobat Pro und vieles mehr und ist über das ZID-Service Software für Studierende erhältlich. Zur Liste der inkludierten Programme

Die Lizenz gilt für ein Jahr und kostet 56 Euro. Die Adobe-Programme können auf Geräten mit Windows- und macOS-Betriebssystem und teilweise auch auf Smartphones installiert werden.

So einfach geht’s:

1. Adobe Creative Cloud EDU in AcadCloud bestellen.
2. Wenn kein Adobe-Konto vorhanden: Mit der Uni-E-Mail-Adresse (aMatrikelnummer@unet.univie.ac.at, Beispiel: a12345678@unet.univie.ac.at) ein Adobe-Konto anlegen.
3. Auf der Adobe-Webseite auf Creative Cloud-Apps herunterladen klicken.
4. Die gewünschten Adobe-Programme mit einem Mausklick herunterladen und installieren.

Dabei gilt: Studierende können ein Adobe-Programm auf mehreren Geräten installieren, es aber nur auf einem Gerät gleichzeitig nutzen.

Diese Anleitungen helfen bei Bedarf:

• Software für Studierende bestellen
• Adobe-Programme über Adobe Creative Cloud installieren und verwalten
• Benutzerhandbuch für Adobe Creative Cloud

Studierende erhalten ein E-Mail, wenn die Lizenz nach einem Jahr ausläuft und können anschließend Adobe Creative Cloud EDU neu bestellen. Das Ablaufdatum der Lizenz können sie auch in AcadCloud im eigenen Konto unter Meine Software nachlesen.

Eva Schadinger leitet das Team am ZID, das sich um Software für Studierende kümmert. Sie erklärt: „Regulär ist die Adobe Creative Cloud gerade für Studierende nicht so einfach leistbar. Wir sind sehr happy, dass wir für die Studis der Uni Wien eine erheblich günstigere Lizenz ausverhandeln konnten, die trotzdem alle Adobe-Programme enthält.“

Kostenlos: Diagramme in PowerPoint mit think-cell ohne Nervenzusammenbruch erstellen – slay!

Komplexe Diagramme in PowerPoint zu erstellen, kann ziemlich nervig und zeitraubend sein. Besonders dann, wenn man zum Beispiel Ergebnisse einer Uni-Arbeit für ein Referat grafisch darstellen möchte und mal wieder ganz knapp vor der Präsentation damit begonnen hat.

Hier hilft die Software think-cell, eine Erweiterung für PowerPoint. Mit ihr kann man Diagramme schneller und einfacher erstellen als mit dem in PowerPoint eingebauten Diagramm-Werkzeug. Für Studierende ist think-cell nun kostenlos über den ZID erhältlich.  

Das bringt think-cell beim Arbeiten mit PowerPoint:

• Bedienung: think-cell ist intuitiv gestaltet. Diagramme sind damit schnell erstellt, ohne dass man komplizierte Anleitungen oder Hilfe-Seiten bemühen muss. Außerdem setzt die Software Beschriftungen gleich gut lesbar an die richtige Stelle.
• Design: Diagramme in PowerPoint können ziemlich oldschool aussehen. think cell macht es möglich, das Design von Diagrammen einfacher anzupassen, zum Beispiel an die Gestaltung der anderen Folien in der Präsentation. Und Timeline-Diagramme gibt es in PowerPoint ohne think-cell gar nicht.
• Datensynchronisierung: Diagramme können direkt mit Excel oder anderen Datenquellen verknüpft werden. Ändert man die Daten in Excel, ändert sich das Diagramm automatisch mit.
• Intelligente Textfelder: Die Textfelder einer Folie passen sich in Form und Größe automatisch dem Inhalt an. Sie müssen nicht einzeln händisch größer gezogen oder positioniert werden. 

Wer es ausprobieren möchte:

1. think-cell in AcadCloud bestellen.
2. think-cell über den Link im Bestätigungs-E-Mail herunterladen und installieren. 
3. Produktschlüssel aus dem Bestätigungs-E-Mail nach Aufforderung durch think-cell eingeben.
4. In PowerPoint im Menüband in den Reiter Einfügen wechseln und über den Bereich think-cell Diagramme erstellen.

Kleine Einschränkung: think-cell gibt es nur für lokal am Gerät installiertes PowerPoint und nicht für die Web-App.

Diese Anleitungen helfen bei Bedarf:

• Software für Studierende bestellen
• think-cell installieren
• Benutzerhandbuch für think-cell

„Bis jetzt konnten wir für zentral verwaltete PCs nur ein Gesamtpaket mit allen Adobe-Applikationen (außer Acrobat) zur Verfügung stellen. Alle Apps wurden automatisch heruntergeladen, auch wenn eigentlich nur eine einzige gewünscht war. Damit waren die Nutzer*innen nicht immer zufrieden, weil viel Speicherplatz und – was bei einer Installation im Homeoffice besonders bemerkbar war – viel Download-Volumen verbraucht wurde.

Die neue Lösung bietet jetzt deutlich mehr Flexibilität: Das Deployment-System stellt die Verwaltungssoftware Adobe Creative Cloud zur Verfügung, mit der die Nutzer*innen jede gewünschte Adobe-Applikation selbst installieren, aktualisieren und auch wieder deinstallieren können.“

Andreas Pytlik, Service Delivery

• Welche Rechner betrifft die Änderung?

„Die Änderung betrifft nur zentral verwaltete PCs, die mit einem personenbezogenen Adobe-Konto verknüpft sind. Mit anderen Worten: Wenn die Adobe-Apps über eine Named-User-Lizenz bezogen werden. Für gemeinsam genutzte Geräte in Hörsälen oder Seminarräumen bleibt alles wie es war.“

Eva Schadinger, Licensing & Training

• Widerspricht die Installation von Software durch die Nutzer*innen nicht der Idee eines zentral verwalteten PCs?

„Wir haben sichergestellt, dass die zentral verwalteten PCs so bequem und sicher genutzt werden können wie gewohnt: Alle andere Software wird weiterhin von uns bereitgestellt und automatisch aktualisiert.“

Erich Brabec, Application & System Provisioning

Anleitung Adobe-Apps auf zentral verwaltetem PC installieren

Stabsstellenleiterin Eva Karall und ihr Mitarbeiter Martin Reichel erzählen, was kommt, was bleibt und was geht bei der E-Learning-Plattform der Universität Wien. 

Moodle ist eine weltweit genutzte Open-Source-Software für E-Learning. Die Universität Wien setzt sie seit 2007 ein. Warum gibt es jetzt dieses große Upgrade?

Karall: Das Moodle-Headquarter, das die zentrale Software entwickelt, hat die weltweite Moodle-Community von etwa 300 Millionen Nutzer*innen nach ihren Anforderungen gefragt. Es gab dazu eine Online-Befragung, 12 Workshops, insgesamt über 1.000 Rückmeldungen. Die Moodle-Version 4 ist nun das langersehnte Ergebnis dieses mehrjährigen Prozesses.

Die Universität Wien hat die neue Version aber nicht sofort umgesetzt. Warum? 

Karall: Genau, wir haben die Versionen 4.0 und 4.1 übersprungen und steigen jetzt mit der Version 4.2 ein. Wir wollten ein wenig abwarten, damit noch Kinderkrankheiten der neuen Software behoben werden konnten. Nach der Pandemie waren wir außerdem damit beschäftigt, unsere Tools zu konsolidieren. Parallel dazu haben wir uns ein Jahr lang Zeit genommen, um den Umstieg solide vorzubereiten und das neue Moodle gut einzuführen. Im Zuge des Upgrades wird außerdem die technische Infrastruktur im Hintergrund neu aufgestellt. Davon werden die Nutzer*innen aber nichts bemerken. 

Reichel: Moodle funktioniert ja wie ein Baukastensystem, in dem die zentrale Software mit Erweiterungen aus der Moodle-Community und Eigenentwicklungen ergänzt wird. Wir haben sehr viele solcher von uns selbst entwickelten Features im Einsatz. Für jedes davon mussten wir prüfen, ob es weiterhin funktioniert, und es bei Bedarf anpassen. 

Was zeichnet die neue Software-Version denn nun im Detail aus?

Karall: Neben einem neuen, moderneren Look und vielen neuen Features ist vor allem die Responsiveness verbessert worden. Konkret: Moodle ist jetzt auch mit dem Smartphone gut nutzbar. Die Navigation wurde komplett überarbeitet, ist jetzt übersichtlicher und passt sich beim Arbeiten mit der Plattform an den jeweiligen Prozess an. Moodle nennt das „kontextspezifische Navigation“, sie leitet die Lehrenden quasi von einem Arbeitsschritt zum nächsten. Die Navigation sollte jetzt auch für Nutzer*innen, die wenig damit zu tun haben, gut verständlich sein. Die Optik orientiert sich noch stärker am Corporate Design und an den anderen IT-Services der Universität Wien.

Reichel: Funktionell bleibt vieles gleich, es gibt aber durchdachte Anpassungen und Erweiterungen. Zum Beispiel wurden das Dashboard und Meine Kurse getrennt, um für mehr Übersichtlichkeit zu sorgen. Das Dashboard soll stärker als persönlicher Bereich dienen, der einen raschen Überblick über aktuelle Aufgaben ermöglicht. Die linke Navigationsleiste wurde in einen Kursindex umgewandelt, um Inhalte innerhalb eines Kurses besser ansteuern zu können. Eine deutliche Verbesserung besonders für Lehrende, Sachbearbeiter*innen und Tutor*innen ist außerdem, dass Aktivitäten, Materialen und Abschnitte jetzt an beliebiger Stelle hinzufügt bzw. mehrere gleichzeitig bearbeitet werden können.

Es fallen aber auch Features weg. Müssen sich Lehrende Sorgen machen, dass ihnen Funktionen nicht mehr zur Verfügung stehen, die sie brauchen?

Karall: Nein, absolut nicht. Wir deaktivieren nur solche Funktionen, die bisher kaum eingesetzt wurden und für die es auch eine Alternative gibt. Diese kurze Liste inklusive der vorgeschlagenen Alternativen findet man auf Moodle-Preview, unserer neuen Testinstanz, in der Nutzer*innen Moodle 4.2 vor dem Upgrade ausprobieren können. Außerdem gibt es dort einen Beispielkurs, in dem alle Änderungen beschrieben sind, und den Kurs Moodle 4.2, über den uns Feedback gesendet werden kann. Wichtig ist auch zu betonen: Alle vorhandenen Moodle-Kurse bleiben natürlich erhalten und sind nach dem Upgrade im neuen Design verfügbar. 

Abschließend kurz zusammengefasst: Was erwartet Lehrende und Studierende bei Moodle 4.2?

Reichel: Für Lehrende bringt das Upgrade deutlich mehr Flexibilität bei der Gestaltung der Lehrveranstaltung über Moodle und noch bessere Kommunikation und Zusammenarbeit mit den Studierenden.

Karall: Die Studierenden können Moodle in Zukunft auf allen Geräten, auch unterwegs auf Handys und Tablets, komfortabel nutzen. Das Design ist moderner und es sind viele praktische Funktionen dazugekommen. Wir empfehlen Lehrenden und Studierenden, sich unkompliziert mit dem u:account in Moodle-Preview einzuloggen und durch die Liste der Aktivitäten und Materialien zu scrollen, um sich einen Überblick zu verschaffen.

Pro Tag loggen sich etwa 2.000 Nutzer*innen ins VPN ein. Bis Mitte Mai hatten nach einer ersten Informationskampagne knapp 700 davon freiwillig MFA aktiviert. Durch MFA lässt sich die Sicherheit der IT-Infrastruktur erheblich verbessern, da das Risiko eines nicht autorisierten Zugriffs deutlich verringert wird.

Sicherheitsrisiko (Nicht-)Nutzer*innen

Christoph Campregher, Leiter der Stabsstelle IT-Security des ZID, erläutert den Hintergrund: „Das Sicherheitsrisiko liegt nicht nur bei den aktiven VPN-Nutzer*innen, sondern auch bei jenen, die grundsätzlich für VPN berechtigt sind, es aber nicht verwenden.“ Das sind der Großteil der knapp 100.000 Universitätsangehörigen. Ihnen allen steht Online-Speicherplatz zur Verfügung, der von zuhause aus auch per VPN erreichbar ist. Jeder einzelne dieser Accounts ist daher für VPN berechtigt, und bei jedem einzelnen dieser Accounts wäre das VPN verwundbar, wenn die jeweilige UserID und das Passwort gestohlen werden. Durch die obligatorische Einführung der MFA lässt sich dieses Risiko erheblich reduzieren, womit die Daten aller Universitätsangehörigen besser geschützt sind.

Ab dem 3. Juli ändert sich das Anmeldefenster für das VPN: Neben den Eingabefeldern für u:account-UserID und u:account-Passwort ist dann auch ein Feld für das Einmalpasswort und die URL zid.univie.ac.at/vpn/mfa/ zu finden. Diese führt zu weiteren Informationen und erklärt, wie in wenigen Schritten MFA eingerichtet wird.

Besonderer Schutz für sensible Daten

Wichtige IT-Services der Universität Wien sind von extern nur per VPN erreichbar. Dazu gehören neben dem Online-Speicherplatz auch das Share-Service, das Telefonie-Service u:phone, bestimmte Services der Administration oder IT-Anwendungen einzelner Fakultäten, Zentren und Institute. Es ist wichtig, diese sensiblen Daten besonders abzusichern, sagt Ronald Maier, Vizerektor für Digitalisierung und Wissenstransfer der Universität Wien: „Angesichts der zunehmenden Angriffe auf die IT-Infrastrukturen von Unternehmen und Institutionen sind Sicherheit und Integrität unserer Daten ein unerlässliches Element einer umsichtigen Digitalisierung.”

Erfahren Sie mehr:

• zu MFA, den Authentifizierungs-Apps und deren Alternativen auf der ZID-Serviceseite zur Multi-Faktor-Authentifizierung
• zu MFA für VPN auf der VPN-Serviceseite
• in den Anleitungen
• im IT-News-Beitrag Multi-Faktor-Authentifizierung: Doppelt hält besser

Eingetragen wurden all diese Daten nicht nur von der Netzwerk-Abteilung des ZID, sondern auch von EDV- und Fakultätsbeauftragten sowie anderen System-Administrator*innen der Universität und zugehöriger Institutionen. Dieses über Jahrzehnte gewachsene System wurde nun durch eine neue Software abgelöst. Nach zwei Jahren Projektlaufzeit hieß es Anfang Mai: Good-bye IP-Datenbank, hello BlueCat Address Manager.

Eindeutige Identifizierung

IP-Adressen sind, vereinfacht gesagt, eindeutige Bezeichnungen, mit denen ein Computer, Server, Laptop oder Handy in einem Daten-Netzwerk identifiziert werden kann. Wenn Studierende sich ins eduroam-WLAN einloggen, wenn Forscher*innen auf ihrem PC eine Institutswebseite aktualisieren, wenn Verwaltungsmitarbeiter*innen die Personalverrechnung starten – ohne IP-Adresse wäre es nicht möglich. Etwa 105.000 öffentliche IPv4-Adressen hat die Universität Wien zur Verfügung, von denen derzeit immer etwa die Hälfte gleichzeitig aktiv ist. 

So viele Datensätze zu verwalten und dabei den Überblick zu behalten, ist an sich schon eine Löwenaufgabe. Sie zu einem anderen Tool zu migrieren, ohne dass die 100.000 Universitätsangehörigen in ihrer Arbeit beeinträchtigt werden, erforderte daher mehr als nur gute Planung.

Daniel Schirmer, Teamleiter in der Netzwerk-Abteilung des ZID, erzählt: „Wir haben über Monate jeden Abend den aktuellen Datenstand der IP-Datenbank automatisiert in das neue System überspielt, um es damit zu testen und auf Basis der Ergebnisse anzupassen.“ Die für den Transfer notwendige Software wurde am ZID selbst programmiert. „Der Kollege hat eineinhalb Jahre investiert, bis der Datenstand im BlueCat Address Manager so ausgearbeitet war, dass wir die alte IP-Datenbank abschalten konnten.“ Parallel dazu wurden auch die DNS-Einträge, die bisher an anderer Stelle verwaltet wurden, in das neue System integriert.

Sauber aufgesetztes, stabiles System

An einem Donnerstag Nachmittag war es schließlich soweit: Die alte IP-Datenbank wurde abgesperrt, ab diesem Zeitpunkt konnte niemand mehr Änderungen vornehmen. Am folgenden Samstag passierte der Switch, und am Montag darauf war der Umstieg erfolgreich gelungen. Die erwarteten und bei jeder Migration notwendigen händischen Nacharbeiten nahmen nur etwa 40 Stunden in Anspruch. „Wir haben jetzt wieder ein sauber aufgesetztes und stabiles System zur Verfügung, in dem erstmals alle relevanten Angaben an einer Stelle verfügbar sind und gewartet werden“, sagt Daniel Schirmer. So ist dafür gesorgt, dass Nutzer*innen auch weiterhin das Datennetz der Uni Wien in Anspruch nehmen können, ohne sich über die technischen Hintergründe Gedanken machen zu müssen. 

This time the focus was laid on natural and life sciences, with presentations from meteorology, zoology and biology. In the second part of the event the ZID gave tips on how to plan projects that will demand a lot of bandwidth and how to use the online LaTeX editor Overleaf to collaborate.

In his opening remarks, Vice-Rector Ronald Maier pointed out the importance of collaboration between science, research and teaching on the one hand, and central service providers like the ZID and the University Library on the other hand.

“This is a special event. It is something you do not find that easily at other universities, where people from the sciences and from the professional services speak together, join forces in order to share their experiences from joint projects, where IT infrastructure and IT systems are built that actually help scientists for their scientific endeavours.”
 

Ulf Busch, CIO of the University of Vienna and Head of the ZID, added: 

“We would like to offer a platform for all these aspects based on innovation, experience and technical knowledge, looking at how digital development is actually used when creating and managing scientific data. Let us look at the amazing work that is actually being done with data in the world of research at the University of Vienna and beyond.”

You can find the presentation slides and a video recording of the event on the IT for Science Wiki page.

The next IT for Science Forum will take place on Tuesday, 24 October, 9:00–11:00 (GMT+02:00), again online via Zoom. 

Im aktuellen Sommersemester 2023 wurde nun wieder ein Schwung neuer Features freigeschaltet. Und: Das erweiterte u:stream-Service übernimmt die Funktionen von Kaltura.

Version 2.6 von BigBlueButton 

Ab sofort können nicht nur in Zoom, sondern auch in BigBlueButton bis zu 300 Personen an einer Videokonferenz teilnehmen.

BigBlueButton wurde auf die neueste Version 2.6 aktualisiert. Die wichtigsten Änderungen:

• Das Whiteboard wurde erneuert und verfügt nun über zahlreiche neue Stilelemente, Zeichen- und Positionierungsoptionen. Auch das Duplizieren und Gruppieren von Elementen ist jetzt möglich.
• Präsentationen inklusive Annotationen bzw. Whiteboard-Inhalte können den Studierenden via Download-Link im Chat zum Herunterladen angeboten werden.
• Geteilte Notizen können direkt auf das Whiteboard exportiert werden, wodurch kollaboratives Arbeiten noch leichter fällt und die Zusammenarbeit zwischen den Studierenden gefördert werden kann.
• Teilnehmer*innen können nun auch eigene Webcam-Hintergründe hochladen und einrichten. Zudem kann die Helligkeit des Webcam-Bildes jetzt geändert werden. 
• Moderator*innen können Nutzer*innen per Drag-and-Drop zwischen verschiedenen Gruppenräumen (Breakout-Rooms) verschieben.

Mehr zu den BBB-Neuerungen im Blogbeitrag BBB 2.6 - neue Features und Verbesserungen

Auch in Zoom gibt es seit Februar 2023 eine Verbesserung bei der Administration von Gruppenräumen: Bei der Planung eines Zoom-Meetings in Moodle können nun bereits vorab Breakout-Rooms angelegt und diesen bei Bedarf auch gleich Teilnehmer*innen oder Gruppen zugeordnet werden. Mehr dazu im Blogbeitrag Zoom - Breakout-Räume vorab festlegen.

Seit Beginn des Sommersemesters 2023 steht die Ausstattung für u:stream und Videokonferenzen auch im Hörsaal II des Neuen Institutsgebäudes (NIG) zur Verfügung. Seit wenigen Tagen ist überdies Hörsaal 2 am Oskar-Morgenstern-Platz 1 neu damit ausgestattet. 

u:stream löst Kaltura ab

Nachhaltigkeit bedeutet auch, Funktionen zu bündeln und nicht mehr benötigte Tools außer Betrieb zu nehmen. Aus diesem Grund wird der Testbetrieb von Kaltura nicht verlängert und läuft am 31.07.2023 aus. Der ZID empfiehlt daher, rechtzeitig von Kaltura zu u:stream zu wechseln. 

u:stream ist das etablierte Video-Tool der Universität Wien und sowohl in Moodle und auch als Stand-alone-Service verfügbar. Das Tool basiert auf der Open-Source-Software OpenCast, die Daten liegen auf den Servern der Universität Wien. u:stream wurde erweitert, so dass es mittlerweile auch die Funktionen von Kaltura abdeckt: Es erlaubt neben dem Streaming aus dem Hörsaal nun ebenfalls das Aufnehmen und Bearbeiten von Videos. Seit April ist es auch mit u:stream möglich, die Sichtbarkeit von Videos auf Teilnehmer*innen ausgewählter Moodle-Kurse zu beschränken.

Nutzer*innen von Kaltura werden per E-Mail informiert, wie sie den Umstieg problemlos meistern. 

Anleitungen

• Video von Kaltura zu u:stream übertragen: Bitte übertragen Sie alle Videos, die Sie mit Kaltura hochgeladen haben und nach dem 31.07. weiter nutzen möchten, zu u:stream. Eine automatisierte Migration ist leider nicht möglich. Anleitung: https://wiki.univie.ac.at/x/OmTsDQ 
• Video archivieren: Laden Sie auch Videos, die Sie nicht weiter verwenden, sondern nur lokal archivieren möchten, vor dem 31.07. herunter.
• Video bearbeiten: Sie können Videos in u:stream ähnlich wie in Kaltura editieren. Dafür müssen Sie mindestens eine u:stream-Serie in Moodle verknüpfen. Anleitung: u:stream-Serie in Moodle verknüpfen
• Video als Lösung abgeben: Wenn Ihre Studierenden im Rahmen einer Kaltura Aufgabe ein Video als Lösung abgeben, schließen Sie bitte die Bewertung vor dem 31.07. ab. Danach sind die abgegebenen Videos nicht mehr verfügbar. Statt Kaltura Aufgabe nutzen Sie bitte in Zukunft die Moodle Aufgabe mit dem Abgabetyp Texteingabe online. Anleitung: https://wiki.univie.ac.at/x/sxvsDQ
• Video aufnehmen: Statt Kaltura-Expressaufnahme und Kaltura Capture können Sie bereits jetzt Aufzeichnungen am eigenen Endgerät mit u:stream-Studio anfertigen. Das ist für Lehrende via Moodle möglich, Anleitung: u:stream-Studio via Moodle nutzen. Außerhalb von Moodle können Lehrende und Studierende u:stream-Studio verwenden, Anleitung: u:stream-Studio nutzen
• Video veröffentlichen: So können Sie Videos mit u:stream zur Verfügung stellen: https://zid.univie.ac.at/ustream/anleitungen-und-faq/upload-von-videos/#c35975. 

Mit der Umstellung auf Microsoft 365 werden insbesondere datenschutzrechtliche Vorgaben erfüllt sowie Erfordernisse der universitären IT-Infrastruktur für eine langfristige, bedürfnisgerechte Nutzung und Zusammenarbeit umgesetzt.

Abschied von der Teams-Testumgebung

Für viele Mitarbeiter*innen ist die Teams-Testumgebung in den letzten 3 Jahren zu einem unverzichtbaren Tool geworden. Im Blog-Beitrag Fenster ins Büro auf den ZID-Webseiten lesen Sie, wie sich Arbeitsabläufe mit Teams verändert haben und welche Erfahrungen Mitarbeiter*innen zu Beginn des Homeoffice gemacht haben.

Wie vom ZID bereits kommuniziert, wird Teams auch weiterhin für Video-Besprechungen und die Zusammenarbeit insbesondere im administrativen Bereich zur Verfügung stehen, allerdings in einer neuen Umgebung.

Was bietet Microsoft 365?

Microsoft 365 ist optimal auf die Bedürfnisse bei der Zusammenarbeit sowie Erfordernisse der IT-Infrastruktur der Universität Wien abgestimmt.

• Microsoft 365 wird datenschutzkonform zur Verfügung gestellt.
• Beim Microsoft-365-Service ist die Anmeldung mittels Multi-Faktor-Authentifizierung abgesichert. 
• In Microsoft 365 ist das an der Universität Wien betriebene Service Microsoft Exchange eingebunden.
• Microsoft-365-Apps stehen zur lokalen Installation als Desktop-Apps sowie zur Online-Nutzung als Web-Apps zur Verfügung.
• Nutzer*innen erhalten 1 TB Speicherplatz auf OneDrive.

Teams-Umgebungen parallel nutzen

Nutzer*innen der Testumgebung haben 6 Monate Zeit, auf die neue Teams-Umgebung umzusteigen, bevor diese endgültig deaktiviert wird. Während dieser Übergangszeit ist eine parallele Nutzung beider Teams-Umgebungen möglich.

Der ZID empfiehlt rasch zu wechseln. Für Teams und Gruppen, die regelmäßig über Teams zusammenarbeiten, kann ein zeitgleicher Umstieg vorteilhaft sein.

Für einen möglichst reibungslosen Umstieg sollten insbesondere die folgenden Punkte beachtet werden:

• Nachrichten erhalten: Bei den Teams-Umgebungen handelt es sich um 2 getrennte Systeme. Nachrichten in der Testumgebung werden daher nicht in Teams Microsoft 365 zugestellt. Um keine Mitteilungen zu verpassen, empfiehlt es sich insbesondere zu Beginn der Umstellung beide Systeme im Auge zu behalten, beispielsweise Teams Microsoft 365 in der Desktop-App und die Testumgebung durch die Anmeldung über einen Browser.
• Teams-Umgebungen unterscheiden: Nutzer*innen können die beiden Umgebungen an der jeweiligen Bezeichnung – Universität Wien Testumgebung und Microsoft 365 der Universität Wien – unterscheiden. Diese finden sie in den Teams-Apps durch Klick rechts oben auf das 3-Punkte-Menü und dort unter Einstellungen – Konten. Zur einfacheren Unterscheidung ist es auch empfehlenswert, verschiedene Profilbilder für die beiden Teams-Umgebungen zu verwenden.
• Abwesenheitsnotiz einrichten: Wenn Nutzer*innen auf Teams Microsoft 365 umgestiegen sind, kann es hilfreich sein, eine entsprechende Nachricht in der Testumgebung zu hinterlassen. Die Funktion Statusmeldung festlegen findet sich in Teams nach Klick auf das Profilbild.
• An Besprechungen teilnehmen: Je nachdem, in welcher Umgebung eine Teams-Besprechung angelegt wurde, werden Nutzer*innen der anderen Umgebung zuvor in den Wartebereich geleitet und müssen für die Teilnahme an Besprechungen zugelassen werden. Um den Wartebereich zu umgehen, kann dieser sowohl für bereits geplante als auch neue Teams-Besprechungen über die Besprechungsoptionen angepasst werden, siehe dazu die Anleitung Wartebereich für Teams-Besprechungen anpassen.
• Kalendereinträge übertragen: Nach der endgültigen Deaktivierung der Teams-Testumgebung funktionieren die Links zu Besprechungen nicht mehr, wenn diese ursprünglich in der Testumgebung angelegt wurden. Zukünftige Termine und Terminserien aus der Teams-Testumgebung müssen daher in Teams Microsoft 365 übertragen werden.
• Daten sichern: Inhalte der Teams-Testumgebung können nicht automatisiert nach Teams Microsoft 365 migriert werden. Um bei Bedarf bestimmte Daten aus der Testumgebung zu sichern, steht die Anleitung Inhalte der Teams-Testumgebung sichern zur Verfügung.

Weitere Informationen und Hinweise stellt der ZID auf seinen Webseiten unter Informationen zum Umstieg sowie Parallele Nutzung der Teams-Umgebungen bereit.

Microsoft 365: ein Software-Abonnement

Microsoft 365 ist ein Software-as-a-Service-Modell. Es stehen verschiedene Abonnement-Pläne mit darin enthaltenen Apps zur Verfügung, unter anderem die Apps Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams sowie OneDrive inklusive 1 TB Speicherplatz.

Je nach Abonnement-Plan stehen Nutzer*innen die Apps zur lokalen Installation als Desktop-App, zur Online-Nutzung via Browser als Web-App sowie für mobile Geräte als Mobile-Apps zur Verfügung.

Eine Liste aller verfügbaren Apps und Funktionen finden Sie auf der Microsoft-365-Serviceseite.

In 3 Schritten zu Microsoft 365 inklusive Teams

Schritt 1: Abonnement-Plan wählen

Um Microsoft 365 an der Universität Wien nutzen zu können, benötigen Nutzer*innen ein Microsoft-Konto und eine personengebundene Lizenz. Beides wird während der Bestellung eines Microsoft-365-Abonnement-Plans über das Selfservice-Portal erstellt.

Folgende Abonnement-Pläne stehen zur Verfügung:

• Microsoft 365 (A1) – Konto und Lizenz Web-Apps
• Microsoft 365 (A3) – Konto und Lizenz Desktop- und Web-Apps

Zusätzlich benötigen zentral verwaltete Geräte:

• m: Microsoft 365 (Zusatzpaket) – Installation der Office-Apps auf zentral verwalteten Geräten

Sobald das Microsoft-Konto der Universität Wien in der Form

• Nutzer*innen-Name: u:account-UserID@univie.ac.at – Beispiel: musterm99@univie.ac.at
• Passwort: u:account-Passwort

bereit steht, können Nutzer*innen über das Microsoft-365-Portal auf die Web-Apps zugreifen.

Schritt 2: Teams-Desktop-App installieren

Die Teams-Desktop-App muss von allen Nutzer*innen grundsätzlich selbst installiert werden. Eine Anleitungen steht auf den ZID-Webseiten unter Teams-App installieren zur Verfügung.

Nutzer*innen, die bereits die Teams-Desktop-App oder Mobile-App installiert haben, können diese weiterhin verwenden. Sie melden sich einfach mit den entsprechenden Anmeldeinformationen – entweder für die Teams-Testumgebung oder für Teams Microsoft 365 – in der App an.

Schritt 3: Office-Desktop-Apps installieren

Mit dem Abonnement-Plan Microsoft 365 (A3) – Konto und Lizenz Desktop- und Web-Apps stehen über das Microsoft-365-Portal die Office-Apps auch zur Installation als Desktop-App zur Verfügung.

Nutzer*innen von zentral verwalteten Geräten

• Geben Sie eine ältere Microsoft-Office-Lizenz über das Selfservice-Portal zurück.
• Nach der Rückgabe wird Microsoft Office automatisch deinstalliert.
• Bestellen Sie zusätzlich zu Ihrem Microsoft-365-Abonnement-Plan im Selfservice-Portal m: Microsoft 365 (Zusatzpaket) – Installation der Office-Apps auf zentral verwalteten Geräten.
• Die Microsoft-365-Office-Apps werden nach der Bestellung automatisch installiert. Nutzen Sie auch die Anleitung Installation auf zentral verwalteten Geräten.

Nutzer*innen von lokal verwalteten Geräten

• Geben Sie eine ältere Microsoft-Office-Lizenz über das Selfservice-Portal zurück.
• Nach der Rückgabe müssen Sie die Software manuell deinstallieren.
• Installieren Sie die Microsoft-365-Office-Apps auf Ihrem Gerät. Nutzen Sie die Anleitung Installation auf lokal verwalteten Geräten.

Multi-Faktor-Authentifizierung: der optimale Schutz

Die Absicherung der Microsoft-365-Konten der Universität Wien durch Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) ist ein wesentlicher Baustein für die Sicherheit der universitären IT-Infrastruktur. Für das VPN-Service steht MFA bereits zur Verfügung.

Beim ersten Aufruf von Microsoft 365, entweder über das Microsoft-365-Portal oder durch Start einer beliebigen Desktop-App, ist die Einrichtung eines zweiten Faktors verpflichtend. Es wird dafür die von Microsoft zur Verfügung gestellte Infrastruktur genutzt. Aus diesem Grund können bei Microsoft 365 zusätzlich zu den Methoden Authentifizierungs-App und Sicherheitsschlüssel (YubiKey) auch Telefonanruf oder SMS eingerichtet werden.

Der ZID empfiehlt, mindestens 2 der zur Verfügung stehenden Methoden als zweiten Faktor einzurichten. So ist es möglich, im Fall des Verlustes eines Faktors sich weiterhin in Microsoft-365 anzumelden. Notfalls können Nutzer*innen über den ZID den Zweiten Faktor ändern.

Es sollte auch vermieden werden, Authentifizierungs-Apps bzw. Telefonanruf oder SMS auf demselben Gerät zu nutzen, auf dem man sich am Service anmeldet. Stattdessen wird empfohlen, jeweils ein separates Gerät für das Einmalpasswort und das Anmelden am Service zu verwenden.

Ausblick

Das Service Microsoft 365 wird voraussichtlich ab Ende März 2023 auch für Studierende der Universität Wien zur Verfügung stehen.

Weiterführende Informationen: Microsoft-365-Serviceseite

Um diese Barrieren zumindest im staatlichen Einflussbereich abzubauen, wurde 2019 das Web-Zugänglichkeits-Gesetz geschaffen: Es schreibt vor, dass digitale Informationsangebote der öffentlichen Hand, also etwa Webseiten oder digitale Dokumente, barrierefrei gestaltet sein müssen. Auch die Universität Wien ist durch das Gesetz verpflichtet, digitale Inhalte barrierefrei anzubieten.

Ich seh, ich seh, was Du nicht siehst

Was etwa eine barrierefreie Webseite genau ausmacht, ist in den Web Content Accessibility Guidelines, kurz WCAG, definiert. Ein Beispiel: Sehbeeinträchtigte Personen können Schrift schwer erkennen, wenn sie einen geringen Kontrast zum Hintergrund aufweist. Etwa wenn eine helle Schriftfarbe vor weißem Hintergrund gewählt wird. Die WCAG legen daher fest, dass ein bestimmtes Kontrastverhältnis zwischen Vordergrundfarbe und Hintergrundfarbe erreicht werden muss.

Weit verbreitet ist auch die Rot-Grün-Sehschwäche, Schätzungen zufolge sind etwa 8 bis 10 Prozent der Männer von ihr betroffen. Sie können zwischen den Farben Rot und Grün nicht oder nur unzureichend unterscheiden. Problematisch wird das dann, wenn diese beiden Farben das einzige Merkmal sind, um Information zu vermitteln oder ein visuelles Element von anderen zu unterscheiden. Betroffenen bleibt diese Unterscheidung verborgen. Die WCAG definieren daher, dass Farbe nicht das einzige Mittel sein darf, um Information zu vermitteln.

Blinde oder stark sehbeeinträchtigte Personen nutzen sogenannte Screenreader, wenn sie sich im Internet bewegen. Diese Software-Produkte lesen den Inhalt einer Webseite vor. Um beispielsweise die Struktur einer Webseite schnell zu erfassen, lassen sich Betroffene die Überschriften der Seite gesammelt vorlesen, wie ein Inhaltsverzeichnis. Redakteur*innen müssen daher beim Erstellen einer Seite die Überschriften sinnvoll benennen und die Hierarchie dieser Überschriften logisch aufbauen. 

Admin-Tool für Webseiten-Check

Die Web Content Accessibility Guidelines enthalten noch viele weitere Kriterien, die erfüllt werden müssen, um den gesetzlichen Auftrag zu erfüllen. Den Administrator*innen von Webseiten der Universität Wien stellt der Zentrale Informatikdienst daher nun das neue Service Barrierefreiheit prüfen zur Verfügung: Es basiert auf der Software axe Monitor, die Webseiten auf Barrierefreiheit prüft. Die Software läuft im Browser und erstellt nach der Prüfung einen Bericht mit den gefundenen Barrieren. Das Service richtet sich an Administrator*innen mit technischen Grundkenntnissen zu Webseiten, da diese für die Interpretation des Berichts nötig sind.

„Auf Wunsch wiederholt axe Monitor die Prüfung in regelmäßigen Intervallen. Schließlich kommen ständig neue Inhalte auf einer Webseite dazu und damit möglicherweise neue Barrieren“, erklärt Philipp Köhn von der Stabsstelle Koordination digitale Transformation, der am ZID die Einführung von axe Monitor koordiniert hat. Er ergänzt: „axe Monitor findet viele grundlegende Probleme auf Webseiten. Das Tool kann aber niemals so gründlich sein wie der Blick von Expert*innen für Barrierefreiheit.“ 

Einfacher haben es Administrator*innen von Webseiten, die das zentrale Content-Management-System TYPO3 nutzen. Vor der Einführung von axe Monitor wurden auf diesen Webseiten nämlich bereits jene Barrieren entfernt, die sich zentral über TYPO3 verhindern lassen. Dabei wurde die Universität Wien von der auf Barrierefreiheit spezialisierten Agentur WIENFLUSS unterstützt, die eine Liste mit Empfehlungen für die Webseiten der Universität Wien erstellte.

Martin Rauch vom Team der DLE Öffentlichkeitsarbeit nennt ein Beispiel: „Mehrere Farben im Corporate Design der Universität Wien haben auf weißem oder grauem Hintergrund zu wenig Kontrast. Diese Farben wurden daher in TYPO3 angepasst.“ Um weitere, etwa inhaltliche Barrieren zu vermeiden, ist es aber auch bei TYPO3-Webseiten ratsam, eine Prüfung mit axe Monitor durchzuführen.

Martin Rauch gibt einen Ausblick auf weitere Maßnahmen: „Für kommende Webrelaunches wird das Thema Barrierefreiheit zentral verankert, damit der Quellcode gleich von Beginn an korrekt ist. Außerdem sollen Redakteur*innen künftig beim Befüllen der Webseiten direkt bei den Eingabefeldern in TYPO3 Hinweise erhalten, wie sie Inhalte barrierefrei gestalten können.“

Digitale Barrierefreiheit universitätsweit umsetzen

Die Einführung von axe Monitor und die Anpassung von TYPO3 sind nur zwei Maßnahmen, die Ergebnisse des Projekts Digitale Barrierefreiheit sind. Projektleiter Rainer Jantscher aus dem CIO Office des ZID schildert die Motivation hinter dem Projekt: „Es soll Bewusstsein für digitale Barrierefreiheit an der Universität schaffen – und Mitarbeiter*innen, die für digitale Inhalte und Services verantwortlich sind, brauchen das entsprechende Know-how, um die Teilhabe für betroffene Nutzer*innen zu ermöglichen.“

Das Team Barrierefrei ist ebenfalls am Projekt beteiligt. Sein Schwerpunkt liegt in der täglichen Arbeit auf der Beratung von Studierenden und Mitarbeiter*innen, beispielsweise wie sich Barrieren in der Lehre verringern lassen. Sophia Neuwirth vom Team Barrierefrei schätzt den fachlichen Austausch im Projekt: „Dort kann ich von Kolleg*innen lernen, die viel Wissen zur technischen Umsetzung digitaler Barrierefreiheit mitbringen. Im Gegenzug bringe ich Kontakte zu Kolleg*innen ein, die von Barrieren betroffen sind.“

Zusätzlich will das Projektteam aber auch konkrete Verbesserungen umsetzen. 7 Arbeitsgruppen mit Mitarbeiter*innen aus den DLE Öffentlichkeitsarbeit, Personalwesen und Frauenförderung, Studienservice und Lehrwesen, Universitätsbibliothek sowie Zentraler Informatikdienst bearbeiten dabei unterschiedliche Bereiche und leiten daraus Maßnahmen ab.

Einige der so entstandenen Services und Informationen stehen nun bereits zur Verfügung:

• Intranet-Bereich Digitale Barrierefreiheit: Der Bereich enthält grundlegende Informationen zur digitalen Barrierefreiheit und zu rechtlichen Vorgaben sowie Checklisten für unter anderem Webseiten-Administrator*innen und Redakteur*innen.
• Richtlinie digitale Barrierefreiheit: Sie enthält klare Vorgaben, mit welchen Maßnahmen digitale Barrierefreiheit an der Universität Wien umgesetzt werden soll und welche Ziele erreicht werden müssen.
• Kurse: Ein Einführungskurs sensibilisiert Mitarbeiter*innen für die Einschränkungen von Betroffenen und informiert zu den Richtlinien und Normen. Ein weiterführendes Kursangebot wird derzeit ausgearbeitet.
• Barrierefreiheitserklärung: Sie enthält eine Liste jener Inhalte auf der Webseite der Universität Wien, die noch nicht barrierefrei sind, und Kontaktinformationen für Feedback und Beschwerden.
• Anpassungen in zentralen Content-Management-Systemen: Neben TYPO3 werden beispielsweise auch Moodle und Wordpress angepasst, um Inhalte barrierefrei darstellen zu können.

Zusätzlich werden derzeit Gespräche mit Vertreter*innen von DLE, Fakultäten und Zentren geführt. Es geht darum, Informationen zur digitalen Barrierefreiheit auszutauschen und einen Überblick über die von den Organisationseinheiten genutzten digitalen Kanäle zu erhalten. 

„Das Projekt hat einmal mehr aufgezeigt, dass Barrierefreiheit eine gemeinsame Aufgabe vieler unterschiedlicher Akteur*innen an der Universität Wien ist“, sagt Sophia Neuwirth vom Team Barrierefrei. Projektleiter Rainer Jantscher ergänzt: „Die DLE-übergreifende Zusammenarbeit im Projekt läuft hervorragend. Die Expertise aus den verschiedenen Bereichen ist eine enorme Bereicherung – und es ist motivierend zu sehen, wie wir alle an einem Strang ziehen, um Barrieren abzubauen.“

Trotz hoher Sicherheitsstandards sollten Nutzer*innen keinesfalls einige grundlegende Regeln im Umgang mit IT-Services aus den Augen verlieren. Der ZID hat dazu 12 wichtige IT-Security-Gebote formuliert:

1. Wählen Sie sichere Passwörter und halten Sie diese vertraulich.
   Nutzen Sie für die Wahl eines sicheren Passworts die Passwort-Tipps des ZID.
    
2. Verwenden Sie unterschiedliche Passwörter für verschiedene Konten und trennen Sie berufliche und private Passwörter.
   Ein Passwort-Manager unterstützt Sie dabei, Ihre individuellen Zugangsdaten zu erstellen, zu verwalten und anzuwenden.
    
3. Aktivieren Sie Multi-Faktor-Authentifizierung.
   Die Absicherung mit einem zweiten Faktor steht an der Universität Wien verpflichtend für VPN, Microsoft 365 und Microsoft Azure zur Verfügung. Nutzen Sie die entsprechenden Anleitungen für die Einrichtung eines zweiten Faktors.
    
4. Schützen Sie Ihr Smartphone vor fremdem Zugriff – z. B. mittels PIN-Code, Passwort oder Biometrie.
   Lesen Sie dazu auch die Tipps für den täglichen Umgang mit Smartphone und Tablet.
    
5. Seien Sie beim Surfen im Internet aufmerksam.
   Auf den ZID-Webseiten erfahren Sie, wie Sie die Nutzung des Browsers auf PC, Laptop, Smartphone oder Tablet sicherer gestalten.
    
6. Geben Sie Acht beim Umgang mit E-Mails, Anhängen sowie Downloads und lassen Sie gesunde Skepsis walten.
   Das IT-Security-Team des ZID hat für die sichere Nutzung von E-Mails praktische Tipps und Informationen zusammengestellt. 
    
7. Halten Sie Ihre Geräte und Software aktuell.
   Aktivieren Sie gegebenenfalls die Funktion für automatische Updates. Nutzen Sie auch die Informationen unter Tägliches Arbeiten mit PC und Laptop.
    
8. Installieren und nutzen Sie nur Software aus vertrauenswürdigen Quellen.
   Tipps dazu finden Sie unter Apps sicher verwenden und Sicherheitsupdates für mobile Betriebssysteme.
    
9. Verwenden Sie für Ihr Desktop-Gerät oder Ihren Laptop einen aktuellen Virenschutz und richten Sie eine Firewall ein.
   Halten Sie den von Ihnen verwendeten Virenscanner aktuell und achten Sie auf etwaige Benachrichtigungen des Systems. Lassen Sie die mit Ihrem Betriebssystem mitgelieferte Firewall unbedingt eingeschaltet. Nutzen Sie auch die Informationen unter Tägliches Arbeiten mit PC und Laptop.
    
10. Erstellen Sie regelmäßig Datensicherungen.
    Der ZID bietet Ihnen die Möglichkeit, Dateien auf dem Online-Speicherplatz des ZID abzulegen. Dort gespeicherte Daten werden regelmäßig gesichert. Mitarbeiter*innen steht zudem das Backup-Service zur Verfügung.
     
11. Seien Sie im Umgang mit USB-Sticks vorsichtig.
    Stecken Sie keinesfalls einen USB-Stick an Ihr Gerät, den Sie nicht kennen oder dem Sie nicht vertrauen. Betrüger*innen legen mitunter USB-Sticks an öffentlichen Plätzen aus und infizieren so Geräte, wenn diese bedenkenlos verwendet werden.
     
12. Halten Sie berufliche Daten vertraulich und speichern oder verarbeiten Sie diese nur auf den dafür vorgesehenen Geräten.
    Sperren Sie Ihren Bildschirm, sodass niemand unbefugt Ihren Computer benutzen kann. Informieren Sie sich auch über Verschlüsselung von Daten.

Alle IT-Security-Tipps für Nutzer*innen finden Sie auf den ZID-Webseiten in der IT-Welt IT-Security.

Das Service wurde bisher sehr gut angenommen. Nun ist ein größeres Update mit Verbesserungen und Erweiterungen geplant. Alle Aktualisierungen werden automatisch eingespielt und betreffen bereits vorhandene sowie zukünftig angelegte Webseiten.

Ab Ende März 2023 sind für das Service Webspace mit installierter Software folgende Anpassungen geplant:

WordPress Version 6

Alle persönlichen Webspaces mit installierter Software werden automatisch auf die derzeit aktuellste Version von WordPress upgedatet. Es wird der Editor erweitert und die Inhaltseingabe vereinfacht. Auch die Geschwindigkeit beim Aufrufen der WordPress-Installation wird optimiert.

Barrierefreiheit

Für die bereits vorinstallierte Oberfläche, das WordPress-Theme im Corporate Design der Universität Wien, wird die Barrierefreiheit verbessert. So wird etwa der Kontrast erhöht und Optimierungen im Seitenaufbau vorgenommen.

Mehrsprachigkeit

Ein neues Sprachen-Plug-In ermöglicht die Mehrsprachigkeit. Damit können Webseiten optional in mehreren Sprachen angeboten werden.

Hinweis

Individuelle Anpassungen an Inhalten sollten grundsätzlich nur über das WordPress-Backend vorgenommen werden. Änderungen von Dateien direkt im WordPress-Verzeichnis am Web-Speicherplatz werden bei einem zukünftigen Service-Update überschrieben.

Informationen und Anleitungen