Software beziehen an der Universität Wien
Für: Mitarbeiter*innen
Dieser Leitfaden hilft Ihnen, Software für Ihre Tätigkeit an der Universität Wien kosteneffizient, datenschutzkonform und sicher zu beziehen.
Die Universität Wien stellt allen Angehörigen ein breites Spektrum an Softwarelösungen zur Verfügung. Hier erfahren Sie, wie Sie die benötigten Lizenzen beziehen und worauf Sie bei der individuellen Softwarebeschaffung achten müssen.
Bei der Bestellung und dem Bezug von Software wird zwischen 2 Gerätekategorien unterschieden:
- Zentral verwaltete PCs (managed) werden von EDV‐Beauftragten vorbereitet. Software wird in der Regel automatisiert über ein Deployment-System verteilt.
- Lokal verwaltete Geräte (unmanaged) werden von Nutzer*innen oder EDV-Beauftragten betreut. Software muss manuell installiert und deinstalliert werden.
Wenn Sie unsicher sind, zu welcher Kategorie Ihr Gerät gehört, kontaktieren Sie Ihre*n EDV-Beauftragte*n. Sie finden diese*n via u:find unter Ihrer Organisationseinheit.
Weitere Informationen finden Sie unter Software für Mitarbeiter*innen.
Zentrales Softwareportfolio
Kostenpflichtige Lizenzen
Die Universität Wien bietet für kommerzielle Software vergünstigte Lizenzmodelle für Bildungseinrichtungen (Higher-Education-Lizenzen) an, etwa für Microsoft 365, Adobe Creative Cloud, Mathematica, SPSS und Citavi. Kostenpflichtige Lizenzen müssen von Nutzer*innen bestellt werden. Das Portfolio wird anhand von Bedarfsumfragen und auf Basis einer Kosten-Nutzen-Rechnung laufend angepasst.
Mitarbeiter*innen müssen lizenz- und kostenpflichtige Softwareprodukte über das Selfservice-Portal (via Uni-Datennetz/VPN) bestellen. Die Verrechnung erfolgt quartalsweise über die Kostenstelle der jeweiligen Einrichtung. Informieren Sie sich im Selfservice-Portal unter Katalog, ob die gewünschte Software für Ihr Gerät verfügbar ist.
Beachten Sie bei der Auswahl im Katalog:
- m: (managed Software) nur für zentral verwaltete PCs
- u: (unmanaged Software) nur für lokal verwaltete Geräte
Nutzen Sie zur Bestellung die Anleitung Software via Selfservice-Portal bestellen und verwalten.
Wenn die gewünschte Software nicht verfügbar ist, können Sie eine Anfrage zu einem Softwareprodukt an das Team Licensing & Training des ZID via Servicedesk-Formular Software Mitarbeiter*innen stellen.
Studierende beziehen lizenz- und kostenpflichtige Software über das Bestellportal AcadCloud. Die Bezahlung erfolgt direkt während des Bestellvorgangs per eps-Sofortüberweisung oder Kreditkarte. Das Produkt Microsoft 365 für Studierende ist kostenlos erhältlich.
Weitere Informationen finden Sie unter Software für Studierende.
Bereitgestellte Lizenzen
Einige Services werden für Mitarbeiter*innen und Studierende als Campuslizenzen bereitgestellt. Diese Anwendungen müssen nicht bestellt werden und können direkt mit dem u:account genutzt werden:
Open-Source- und lizenzfreie Software
Zentral verwaltete PCs werden über ein Deployment-System mit geprüften Anwendungen versorgt, während für lokal verwaltete Geräte von Nutzer*innen eigenständig geeignete Alternativen recherchiert werden können.
In beiden Fällen gilt: Nur Software, die rechtlich einwandfrei und datenschutzkonform ist, darf eingesetzt werden. Diese Grundsätze gewährleisten einen sicheren, effizienten und regelkonformen Softwareeinsatz innerhalb der Organisation.
Für zentral verwaltete PCs steht neben kommerzieller Software auch Open-Source- und lizenzfreie Software zur Verfügung. Die Software muss nicht im Selfservice-Portal bestellt werden, sondern kann von EDV-Beauftragten direkt über das Deployment-System zugewiesen werden. Wenden Sie sich hierfür an Ihre*n EDV-Beauftragte*n.
Alle verfügbaren lizenzfreien Softwareprodukte finden Sie unter Deployment-Info mit vorangestelltem |K|.
Zusätzlich benötigte Software können EDV-Beauftragte über das Servicedesk-Formular Software für Deployment anfragen (Matrix42 Empirum) anfragen.
Damit Softwareprodukte für zentral verwaltete PCs freigegeben werden können, müssen sie 4 Kriterien erfüllen:
- Rechtssicherheit: Es muss eine gültige Lizenzierung vorliegen.
- Technische Kompatibilität: Die Software muss über das bestehende Deployment-System automatisiert installierbar sein.
- Wirtschaftlichkeit: Es muss eine ausreichend hohe Nachfrage bestehen, die den technischen Bereitstellungsaufwand rechtfertigt.
- Datenschutz: Die Anwendung muss DSGVO-konform und durch den Datenschutzbeauftragten freigegeben sein.
Für lokal verwaltete Geräte können Sie beispielsweise auf AlternativeTo nach Alternativen zu kostenpflichtiger Software suchen.
Beachten Sie vor dem Bezug die Informationen zu den vom DSBA geprüften und freigegebenen Verarbeitungen/Software-Liste inklusive KI.
Individuelle Beschaffung durch Organisationseinheiten
Ist ein Produkt nicht über den ZID oder als geeignete Open-Source-Lösung verfügbar, kann die Organisationseinheit es selbst beschaffen. Dafür ist der dienstliche Bedarf schriftlich zu dokumentieren und eine Prüfung durch die*den EDV-Beauftragte*n hinsichtlich folgender Punkte vorzunehmen:
- Datenschutz und technische Prüfung (SaaS/Cloud): Auftragsverarbeitungsvertrag, Datenstandort, Zugriff, technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) sowie DSGVO-Konformität (siehe auch Cloud-Strategie der Universität Wien)
- Vertrags- und Lizenzbedingungen: Nutzungszweck, Laufzeiten, Verlängerungen und Audit-Rechte
- Lizenzmetrik: Anzahl der Named User/Geräte, Concurrent User, CPU/Kernel, Server-Instanz
- Bereitstellung: Systemvoraussetzungen, Account-Verwaltung, Verteilung, Kompatibilität und Integration
Ein Kostenersatz durch die Universität Wien ist nur möglich, wenn die ausschließlich arbeitsbezogene Verwendung sowie die Notwendigkeit zur Erfüllung universitärer Aufgaben nachgewiesen werden.
Beachten Sie bei der Beschaffung zudem die Sachmittelrichtlinie (PDF-Dokument) sowie die Informationen zum Kostenersatz.
Kontakt
Bei Fragen wenden Sie sich bitte an:
- Zentrales Softwareportfolio: Team Licensing & Training des ZID via software.zid(at)univie.ac.at
- u:access und E-Ressourcen: Universitätsbibliothek via uaccess.ub(at)univie.ac.at
- Open-Source- und lizenzfreie Software: Wenden Sie sich an Ihre*n EDV-Beauftragte*n.
- Informationen zum Kostenersatz: Wenden Sie sich an Ihre*n EDV-Beauftragte*n bzw. an Ihre Einrichtungsleitung.