Dokumente bündeln

Diese Anleitung hilft Ihnen dabei, mehrere Dokumente zu bündeln, um allen am Unterschriftsprozess beteiligten Personen ein identisches Bündel von Dokumenten zuzusenden. So können etwa Hintergrundinformationen, Produktbeschreibungen oder andere Dokumente übermittelt werden, die nicht unterschrieben werden müssen.

Dokumente importieren

Melden Sie sich mit Ihrer Handy-Signatur auf u:sign an.


Wählen Sie unter Meine Ordner den Ordner aus, in den Sie die PDF-Dokumente hochladen wollen. Klicken Sie danach auf Dateien hochladen.

Screenshot Ordner


Wählen Sie die Dokumente auf Ihrem Rechner aus und importieren Sie sie in u:sign.

Screenshot Dateien hochladen


Aktivieren Sie die Checkbox neben jedem Dokument, das im Bündel enthalten sein soll, und klicken Sie auf das Unterschriftenmappe-Symbol.


In einem Pop-Up-Fenster werden Sie gefragt, ob Sie zur Unterschriftenmappe wechseln möchten. Bestätigen Sie mit Ja.

Signatureinstellungen festlegen

Sie sind jetzt in der Unterschriftenmappe.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Signatureinstellungen des ersten Dokuments.

Screenshot Unterschriftenmappe


Legen Sie nun fest, wer das Dokument unterschreiben oder prüfen soll.

  • Links unter dem Suchfeld sehen Sie zu Beginn alle Nutzer*innen, die Sie bereits zu Ihrem u:sign-Konto hinzugefügt haben. Um nach bereits hinzugefügten Personen zu suchen, geben Sie den Namen oder die u:sign-Konto-ID in das Suchfeld ein. Beachten Sie: Es werden ausschließlich bereits hinzugefügte Personen angezeigt.
  • Falls erforderlich, nutzen Sie die Anleitung Nutzer*in hinzufügen. 
  • Wenn die Person unter Nutzer*in hinzufügen nicht gefunden wird, hat sie kein u:sign-Konto aktiviert. Dann können Sie die vollständige E-Mail-Adresse in das Suchfeld eintragen. Die Signatur- bzw. Bewilligungsanfrage wird später an diese Adresse zugestellt.

 Hinweis

Verwenden Sie, wann immer es möglich ist, eine*n hinzugefügte*n Nutzer*in und nicht eine E-Mail-Adresse. Eine Person mit aktivem u:sign-Konto, die über ihre E-Mail-Adresse als Signator*in oder Prüferin zugewiesen wird, findet unter Umständen das Dokument nicht in ihrer Unterschriftenmappe.


Die verknüpfte Person bzw. die E-Mail-Adresse werden unter dem Suchfeld angezeigt. Klicken Sie auf das Stift-Symol, um die Person als Signator*in hinzuzufügen, oder auf das Checkbox-Symbol, um sie als Prüfer*in hinzuzufügen.

Sie können auch sich selbst als Signator*in oder Prüfer*in hinzufügen.

Screenshot Signator*innen


Platzieren
Sie zuerst die Unterschriftenblöcke der Signator*innen auf dem Dokument. Wenn zu wenig Platz ist, können Sie Signaturblöcke ausblenden, indem Sie auf das Auge-Symbol klicken. Falls erforderlich, nutzen Sie die Anleitung Signaturblock ein- oder ausblenden.

Legen Sie danach die Reihenfolge fest, in der die beteiligten Personen zur Unterschrift oder zur Freigabe aufgefordert werden sollen.

Klicken Sie anschließend auf Signatureinstellungen schließen.

Screenshot Signaturblock platzieren


Legen Sie die Signatureinstellungen für alle weiteren Dokumente fest, die unterschrieben oder geprüft werden sollen.

Dokumente bündeln

Aktivieren Sie die Checkbox neben jedem Dokument, das im Bündel enthalten sein soll, und klicken Sie auf Dokumente bündeln.

Screenshot Dokumente bündeln


Im folgenden Pop-Up-Fenster bestätigen Sie mit Ja.

Screenshot Bündeln bestätigen


Alle im Bündel enthaltenen Dokumente werden mit einem farbigen Dreieck markiert.

Wenn Sie auf ein Dreieck klicken, wird in einem Pop-Up-Fenster angezeigt, welche Dokumente in diesem Bündel enthalten sind. Mit Klick auf den Namen können Sie dieses Dokument anzeigen. Danach können Sie das Fenster schließen.

Screenshot Dokumentenliste


Aktivieren Sie nun die Checkbox neben einem beliebigen Dokument aus dem Bündel, um das gesamte Bündel auszuwählen. Klicken Sie anschließend auf Ausgewählte Dokumente in Umlauf bringen.

Wenn Sie selbst keines der Dokumente unterschreiben oder prüfen müssen, ist der Vorgang jetzt abgeschlossen. Sie werden automatisch per E-Mail verständigt, wenn alle beteiligten Personen die PDF-Dokumente unterschrieben bzw. geprüft haben. Die Absendeadresse der E-Mail lautet system@e-tresor.at.

Screenshot Markierung

Selbst unterschreiben

Wenn Sie selbst eines oder mehrere der Dokumente unterschreiben bzw. prüfen müssen, öffnet sich jetzt ein Pop-Up-Fenster.

Warten Sie, bis das System das/die Dokumente zur Unterschrift vorbereitet hat. Klicken Sie danach auf Signaturvorgang starten.

Screenshot Signaturvorgang starten


Unterschreiben Sie mit Ihrer Handy-Signatur. Je nach gewählten Einstellungen sind dabei unterschiedliche Schritte zu setzen.

Screenshot signieren


Das folgende Pop-Up-Fenster bestätigt die erfolgreiche Unterschrift. Sie können es einfach schließen.

Screenshot Bestätigung


Im Balken in der Unterschriftenmappe wird der Status der Dokumente angezeigt. Sie werden automatisch per E-Mail verständigt, wenn alle beteiligten Personen die PDF-Dokumente unterschrieben bzw. geprüft haben. Die Absendeadresse der E-Mail lautet system@e-tresor.at.

Screenshot Status