Unterschriftenlauf planen

Diese Anleitung hilft Ihnen dabei, einen Unterschriftenlauf mit mehreren Personen zu planen. Sie können ein oder mehrere Dokument(e) unterschreiben lassen und Prüfschleifen vorsehen. 

 Hinweis

Sie können auf einem PDF-Dokument sowohl handschriftliche als auch digitale Unterschriften anbringen lassen. Beachten Sie die unbedingt einzuhaltende Reihenfolge:

  1. Holen Sie zuerst alle handschriftlichen Unterschriften ein.
  2. Scannen Sie anschließend das unterschriebene Dokument. Wählen Sie dabei die Ausrichtung Hochformat (nicht Auto), damit der Signaturblock später nicht verzerrt erscheint.
  3. Nutzen Sie u:sign, um auf dem gescannten Dokument die digitalen Unterschriften anzubringen.

Nur so bleiben die digitalen Unterschriften technisch überprüfbar.

Dokumente importieren

Melden Sie sich mit Ihrer Handy-Signatur auf u:sign an.


Wählen Sie unter Meine Ordner den Ordner aus, in den Sie die PDF-Dokumente hochladen wollen. Klicken Sie danach auf Dateien hochladen.

Screenshot Ordner


Wählen Sie die Dokumente auf Ihrem Rechner aus und importieren Sie sie in u:sign.

Screenshot Dateien hochladen


Aktivieren Sie die Checkbox neben jedem Dokument, das Sie unterschreiben wollen, und klicken Sie auf das Unterschriftenmappe-Symbol.


In einem Pop-Up-Fenster werden Sie gefragt, ob Sie zur Unterschriftenmappe wechseln möchten. Bestätigen Sie mit Ja.

Signatureinstellungen festlegen

Sie sind jetzt in der Unterschriftenmappe.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Signatureinstellungen des ersten Dokuments.

Screenshot Unterschriftenmappe


Legen Sie nun fest, wer das Dokument unterschreiben oder prüfen soll.

  • Links unter dem Suchfeld sehen sie alle Kontakte, die Sie bereits mit Ihrem u:sign-Konto verknüpft haben. Falls erforderlich, nutzen Sie die Anleitung Nutzer*in hinzufügen, um einen weiteren Kontakt in die Liste aufzunehmen. Alternativ können Sie die u:sign-Konto-ID eingeben, um die Person in u:sign zu suchen.
  • Um die bereits verknüpften Kontakte zu durchsuchen, geben Sie den Namen oder die u:sign-Konto-ID in das Suchfeld ein.
  • Wenn die Person noch kein u:sign-Konto hat, können Sie die vollständige E-Mail-Adresse in das Suchfeld eintragen. Die Signatur- bzw. Bewilligungsanfrage wird später an diese Adresse zugestellt.

Die Kontakte bzw. die E-Mail-Adresse(n) werden unter dem Suchfeld angezeigt.

Klicken Sie für jeden gewünschten Kontakt auf das Stift-Symol, um die Person als Signator*in hinzuzufügen, oder auf das Checkbox-Symbol, um sie als Prüfer*in hinzuzufügen.

Sie können auch sich selbst als Signator*in oder Prüfer*in hinzufügen.

Screenshot Signatureinstellungen


Platzieren
Sie zuerst die Unterschriftenblöcke der Signator*innen auf dem Dokument. Wenn zu wenig Platz ist, können Sie Signaturblöcke ausblenden, indem Sie auf das Auge-Symbol klicken. Falls erforderlich, nutzen Sie die Anleitung Signaturblock ein- oder ausblenden.

Legen Sie danach die Reihenfolge fest, in der die beteiligten Personen zur Unterschrift oder zur Freigabe aufgefordert werden sollen.

Klicken Sie anschließend auf Signatureinstellungen schließen.

Screenshot Signaturblock platzieren


Legen Sie die Signatureinstellungen für alle weiteren Dokumente fest, die unterschrieben oder geprüft werden sollen.

Aktivieren Sie in der Unterschriftenmappe die Checkbox neben jedem Dokument, das unterschrieben werden soll. Klicken Sie anschließend auf Ausgewählte Dokumente in Umlauf bringen.

Wenn Sie selbst keines der Dokumente unterschreiben oder prüfen müssen, ist der Vorgang jetzt abgeschlossen. Sie werden automatisch per E-Mail verständigt, wenn alle beteiligten Personen die PDF-Dokumente unterschrieben bzw. geprüft haben. Die Absendeadresse der E-Mail lautet system@e-tresor.at.

Screenshot Umlauf

Selbst unterschreiben

Wenn Sie selbst eines oder mehrere der Dokumente unterschreiben bzw. prüfen müssen, öffnet sich jetzt ein Pop-Up-Fenster.

Warten Sie, bis das System das/die Dokumente zur Unterschrift vorbereitet hat. Klicken Sie danach auf Signaturvorgang starten.

Signaturvorgang starten


Unterschreiben Sie mit Ihrer Handy-Signatur. Je nach gewählten Einstellungen sind dabei unterschiedliche Schritte zu setzen.

Screenshot signieren


Das folgende Pop-Up-Fenster bestätigt die erfolgreiche Unterschrift. Sie können es einfach schließen.

Screenshot Bestätigung


Im Balken in der Unterschriftenmappe wird der Status der Dokumente angezeigt. Sie werden automatisch per E-Mail verständigt, wenn alle beteiligten Personen die PDF-Dokumente unterschrieben bzw. geprüft haben. Die Absendeadresse der E-Mail lautet system@e-tresor.at.

Screenshot Status