Out-of-Office

Out-of-Office

Mit dem Out-of-Office-Service können Sie die AbsenderInnen von E-Mail-Nachrichten, die während einer längeren Abwesenheit (z. B. Urlaub, Dienstreise etc.) für Sie eintreffen, automatisch über Ihre Abwesenheit zu informieren.

Login

Loggen Sie sich mit Ihrer UserID und Ihrem Passwort auf folgender Seite ein:

Aktivieren der Out-of-Office-Funktion

Nach dem Login gelangen Sie zu einer Webmaske, in der Sie Folgendes eintragen bzw. anklicken können:

  • in welchem Zeitraum Out-of-Office-Meldungen verschickt werden sollen (erster und letzter Tag) und
  • welchen Text diese Benachrichtigungen enthalten sollen. Der Text sollte in wenigen Worten erklären, ab wann Sie wieder erreichbar sein werden und eventuell, wer in der Zwischenzeit als Vertretung kontaktiert werden kann. Wenn im Text die Zeichenfolge $DateEnd$ vorkommt, wird diese beim Versand der Out-of-Office-Meldung automatisch durch das Ende Ihrer Abwesenheit ersetzt.
    Es wird die Verwendung der vorbereiteten Texte wahlweise in deutsch, englisch oder in beiden Sprachen empfohlen.

Danach können Sie sich mit dem Button Test-E-Mail schicken eine einmalige Test-E-Mail als Textmuster zusenden lassen.

Nach dem Klick auf Aktivieren wird das Service sofort aktiviert und Sie erhalten nochmals eine Voransicht der automatischen E-Mail.

Bitte beachten Sie: Der Absender/Die Absenderin wird zwar per E-Mail über Ihre Abwesenheit informiert, die E-Mail wird aber trotzdem normal zugestellt. Auf dies wird auch im Fußteil der automatisch erstellen Nachricht hingewiesen.

Deaktivieren der Out-of-Office-Funktion

Normalerweise müssen Sie die Out-of-Office-Funktion nicht deaktivieren - nach dem als Letzter Tag angegebenen Datum schaltet sich die Funktion automatisch ab. Falls Sie die Out-of-Office-Funktion vorzeitig deaktivieren wollen, loggen Sie sich erneut ein und klicken Sie auf die Schaltfläche deaktivieren (diese Schaltfläche wird nur angezeigt, wenn sich Ihr OoO-Service in aktivem Zustand befindet).

Was müssen Exchange-BenutzerInnen beachten?

Falls Sie das Exchange-Service verwenden, dürfen Sie auf keinen Fall die Abwesenheits-Benachrichtigungs- (Out-of-Office) oder die Weiterleitungsfunktion (Forward) des Uni-Mailsystems verwenden. Bitte verwenden Sie hierfür die im Exchange-System bereitgestellten Funktionen, welche Sie auf der OWA-Webseite unter dem Menüpunkt "Optionen" oder via Outlook 2003 bzw. 2007 unter "Extras" / "Abwesenheits-Assistent" oder via Outlook 2010 bzw. 2013 unter "Datei" / "Informationen" / "Automatische Antworten" finden.

Wieviele Verständigungen werden versandt?

Pro AbsenderIn wird nur eine Verständigung pro Woche verschickt. Diese Woche beginnt mit der ersten Benachrichtigungs-E-Mail.

Wer erhält die Verständigungen?

Die Verständigung wird an die Adresse geschickt, die im Return-Path der an Sie gerichteten E-Mail-Nachricht vermerkt ist. Das ist im Normalfall die Adresse des Absenders/der Absenderin, kann aber in Sonderfällen (z.B. bei Mailinglisten oder falscher Konfiguration des E-Mail-Programms des Absenders/der Absenderin) von dieser abweichen.

In einigen Fällen wird keine automatische Out-of-Office-Meldung versandt:

  • wenn die E-Mail nicht direkt an Ihre univie.ac.at bzw. unet.univie.ac.at E-Mail-Adresse gerichtet war;
  • wenn der Return-Path mit owner- beginnt bzw. mit -request, -relay oder -owner endet (um zu verhindern, dass Mailinglisten behelligt werden);
  • wenn die Absenderadresse postmaster, uucp, mailer-daemon oder mailer lautet;
  • wenn die Nachricht durch einen Precedence:-Header bulk, junk oder list als Massensendung gekennzeichnet ist;
  • wenn die Nachricht durch einen AutoSubmitted:-Header als automatisch erzeugt gekennzeichnet ist;
  • wenn die letzte Out-of-Office-Benachrichtigung an die Absenderadresse vor weniger als sieben Tagen verschickt wurde.
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