Was ist u:sign?
Das Service Digital unterschreiben – u:sign wurde im November 2020 an der Universität Wien eingeführt. Alle Mitarbeiter*innen können es zum digitalen Signieren von PDF-Dokumenten nutzen.
Das digitale Signieren mit u:sign ist ein vollständig papierloser Prozess, durch den Mitarbeiter*innen Verträge, Bestellungen sowie geschäftsrelevante Dokumente online via Handy-Signatur bequem und zeitnah – auch aus dem Homeoffice – unterzeichnen können. Ein Unterschriftsprozess kann eine beliebige Anzahl an Signator*innen und Prüfer*innen in einer beliebigen Reihenfolge umfassen. Zusätzlich können mehrere Dokumente gebündelt werden, auch um Beilagen oder Infodokumente, die nicht unterzeichnet werden müssen, mitzuschicken.
Die Nutzer*innen von u:sign
Viele Organisationseinheiten der Universität Wien nutzen u:sign bereits, etwa das Büro des Rektorats, die Dienstleistungseinrichtungen Raum- und Ressourcenmanagement, Forschungsservice und Nachwuchsförderung, Studienservice und Lehrwesen, Zentraler Informatikdienst sowie mehrere Fakultäten und Zentren. Derzeit sind 909 aktive Nutzer*innen in u:sign registriert (Stand: Februar 2022). Seit der Einführung des Service haben Nutzer*innen 7.943 Dokumente mit 17.195 Unterschriften versehen.
Nutzer*innen-Feedback als Basis für die Weiterentwicklung
Der ZID ist stets darum bemüht, das IT-Serviceangebot zu verbessern und an die Wünsche und Bedürfnisse der Nutzer*innen anzupassen. Für die Weiterentwicklung von u:sign wurde Feedback aus folgenden Quellen zusammengetragen:
- aus den u:sign-Schulungen
- aus der kürzlich durchgeführten ZID-Zufriedenheitsumfrage 2021
- aus den Anfragen aus dem ZID-Servicedesk
Mit der Hilfe dieses Feedbacks soll die Bedienbarkeit von u:sign durch eine intuitivere Gestaltung von Funktionen verbessert werden. Zudem wurden Ideen aufgegriffen, um neue Anwendungsmöglichkeiten in u:sign abzubilden. Für die Umsetzung findet nun eine dritte Ausbaustufe von u:sign statt.
Feedback aus der ZID-Zufriedenheitsumfrage
Ende 2021 gab es zum ersten Mal die Möglichkeit, u:sign in der regelmäßig durchgeführten ZID-Zufriedenheitsumfrage zu bewerten sowie persönliches Feedback zum Service mitzuteilen:
- Dabei schnitt das Service in der allgemeinen Zufriedenheit mit einem Mittelwert von 4,11 bei den Nutzer*innen gut ab (auf einer Skala von 1 überhaupt nicht zufrieden bis 5 sehr zufrieden).
- Auch bei der Bewertung von Detailaspekten wie Support/Information, verfügbare Features, technische Verfügbarkeit/Stabilität und Arbeiten im System/Bedienbarkeit zeigten sich die Nutzer*innen überwiegend sehr zufrieden bis zufrieden.
- Über die persönlichen Kommentare sind zudem viele lobende Bewertungen für das neue Service eingegangen:
„Super schnell nach dem 1. Lockdown verfügbar gemacht, funktioniert tadellos! Sehr nützlich, danke.“
„So wie ich es brauche, funktioniert es tadellos.“
Antworten auf häufig gestellte Fragen
Hier finden Sie Antworten auf Feedback aus der ZID-Zufriedenheitsumfrage sowie auf häufig gestellte Fragen aus den u:sign-Schulungen und ZID-Servicedesk-Anfragen.
Sind digital signierte Dokumente handschriftlich unterzeichneten Dokumenten gleichgestellt?
Die qualifizierte elektronische Signatur ist eine rechtsgültige Form der Unterschrift. Nach der eIDAS-Verordnung besitzt die elektronische Signatur denselben Status wie eine händische Unterschrift, alle EU-Mitgliedsstaaten erkennen sie an.
Was sind die Vorteile der digitalen Signatur?
Eine händische Unterschrift, die anschließend eingescannt wurde, können Nutzer*innen nicht auf ihre Rechtsgültigkeit prüfen. Die digitale Signatur ist hingegen jederzeit via signaturpruefung.gv.at prüfbar.
Wie sicher ist die digitale Signatur?
Für die digitale Signatur ist eine Vielzahl an Faktoren nötig, die sie sicherer als eine händische Unterschrift macht.
Im Unterschied zur händischen Unterschrift ist für die digitale Signatur nötig:
- Handynummer
- Signatur-Passwort
- Endgerät
- SMS-TAN, Fingerprint, PIN oder Gesichtserkennung
Es ist zudem empfehlenswert, elektronische Signaturen auf ihre Gültigkeit zu prüfen. Eine Möglichkeit bietet die Webseite signaturpruefung.gv.at.
Werden für u:sign Schulungen angeboten?
Kostenlose Schulungen für Mitarbeiter*innen der Universität werden von der Personalentwicklung über die Kursdatenbank unter dem Kursnamen u:sign: digital unterschreiben angeboten.
Informationen sowie Anleitungen zu u:sign sind auf den ZID-Webseiten unter zid.univie.ac.at/usign/ verfügbar.
Wohin ist der Signaturblock verschwunden?
Sobald Sie einen Signaturblock auf einem Dokument platzieren, ist dieser vor der Unterzeichnung in den Signatureinstellungen sowie nach der Unterzeichnung direkt auf dem Dokument sichtbar. Wenn der Signaturblock verschwunden ist, liegt es daran, dass in den Signatureinstellungen die Schaltfläche Signatureinstellungen unsichtbar/sichtbar machen (Auge-Symbol) angeklickt ist. Die Schaltfläche ist dann grau. Klicken Sie auf das Auge-Symbol, um den Signaturblock wieder sichtbar zu machen.
Es ist für die Signatur unerheblich, ob der Block am Dokument angedruckt wird oder nicht. Das Dokument wird dennoch elektronisch versiegelt, die Signatur ist digital prüfbar und rechtsgültig.
Wieso kann ich den Signaturblock nicht platzieren?
Es kann mit den Ansichtseinstellungen Ihres Browsers zusammenhängen, wenn der Signaturblock bei der einfachen Unterschrift bzw. in den Signatureinstellungen der Unterschriftenmappe nicht vorhanden ist und nicht wie üblich per Drag-and-Drop auf dem Dokument platziert werden kann. Halten Sie die Steuerung-Taste und drücken Sie währenddessen die Minus-Taste, um die Browseransicht zu verkleinern. Der Signaturblock ist dann wieder sichtbar und kann positioniert werden.
Der Signaturblock befindet sich immer am rechten Rand des Bildschirmes. In der einfachen Unterschrift befindet sich der Signaturblock unterhalb eines grünen Fensters, das das Platzieren beschreibt.
Mein Nachname hat sich geändert. Was kann ich tun, damit in u:sign mein neuer Nachname angezeigt wird?
Ihr u:sign-Konto wird nicht mit der Handy-Signatur bzw. dem u:account synchronisiert. Daher sehen Sie auch nach einer Namensänderung in Ihrem u:sign-Konto und Ihren E-Mail-Benachrichtigungen via u:sign Ihren bisherigen Nachnamen. Wenn Sie diesen in u:sign ändern möchten, erstellen Sie bitte eine Anfrage via ZID-Servicedesk.
Wie kann universitäres Fremdpersonal u:sign nutzen?
Universitätsangehörige mit dem Status Fremdpersonal können ihr u:sign-Konto nicht selbst freischalten. Um das u:sign-Konto freizuschalten, erstellen Sie bitte eine Anfrage via ZID-Servicedesk.
Weitere Informationen
Kostenlose u:sign-Schulungen unter Personalentwicklung – Digitale Arbeitswelt – Digitales Arbeiten – u:sign: digital unterschreiben in der Kursdatenbank
