Digital unterschreiben – u:sign

u:sign ermöglicht Mitarbeiter*innen der Universität Wien, PDF-Dokumente (etwa Verträge, Aufträge, Protokolle) per Handy-Signatur rechtsgültig online zu unterschreiben.

u:sign basiert auf dem Produkt Moxis der XiTrust Secure Technologies GmbH.

 Direkter Link

u:sign

Handy-Signatur aktivieren

Um u:sign nutzen zu können, benötigen Sie eine Handy-Signatur. Diese besteht aus Ihrer Handynummer und einem Signatur-Passwort, das Sie bei der Aktivierung der Signatur selbst festlegen. Die Handy-Signatur ist der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt.

Für die Aktivierung der Handy-Signatur brauchen Sie:

  • Aktuellen Wohnsitz in Österreich
  • Handy oder Smartphone mit österreichischer oder deutscher SIM-Karte

Die Handy-Signatur wird von der A-Trust GmbH aktiviert und betrieben. Nutzen Sie die Informationen auf der Webseite von A-Trust, um Ihre Handy-Signatur zu erhalten. Die Aktivierung kann je nach gewählter Methode bis zu 2 Wochen dauern.

Signaturbestätigung festlegen

Jede digitale Unterschrift in u:sign muss mit dem Handy bestätigt werden. Dafür stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung:

Legen Sie in den Einstellungen der App fest, wie Sie die Bestätigung erteilen wollen. Je nach Handy-Modell können Sie zwischen QR-Code, TAN, Fingerprint oder Face-ID wählen.

 Hinweis

Wenn Sie den Unterschriftsprozess vollständig am Handy oder anderen mobilen Gerät durchführen, müssen Sie nach Bestätigung der Signatur zwingend zu u:sign zurückkehren. Andernfalls wird die Unterschrift nicht angebracht und das Dokument nicht weiter verarbeitet.

u:sign-Konto aktivieren

Mitarbeiter*innen der Universität Wien können ein u:sign-Konto aktivieren.

  1. Rufen Sie u:sign auf und klicken Sie unter Anmeldung für Nutzer*innen auf Weblogin.
  2. Sie werden zum Weblogin der Universität Wien weitergeleitet. Geben Sie Ihre u:account-Zugangsdaten ein.
  3. Akzeptieren Sie die u:sign-Benutzungsordnung und die u:sign-Informationspflichten gemäß Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
  4. Im folgenden Pop-up-Fenster werden Sie aufgefordert, Ihr persönliches Profil fertigzustellen. Klicken Sie auf Jetzt vervollständigen.
  5. Sie werden in die Einstellungen zum Abschnitt Unterschriftentyp weitergeleitet. Geben Sie dort die Handynummer ein, für die Sie die Handy-Signatur registriert haben, und klicken Sie auf Speichern.

Sobald das System die Eingaben verarbeitet hat, ist Ihr u:sign-Konto bereit zur Nutzung. Falls das u:sign-Konto nicht aktiviert wurde, können Sie eine Support-Anfrage stellen.

 Hinweis

Die Eingabe der Handynummer ist optional, aber empfohlen: Sie ermöglicht, sich selbst mit nur einem Klick als Unterschreiber*in zu einem Auftrag hinzuzufügen. Zudem wird die hinterlegte Handynummer beim Signieren automatisch eingetragen, Sie müssen dann nur mehr das Signaturpasswort eintippen.

Unterschriftsprozess konfigurieren

Mit u:sign können Sie unterschiedliche Unterschriftsprozesse konfigurieren:

  • selbst unterschreiben und/oder andere zur Unterschrift auffordern
  • Reihenfolge der Unterschriften festlegen
  • bis zu 15 Dokumente auf einmal unterschreiben
  • bis zu 15 Anhänge zur Information mitschicken

Falls erforderlich, nutzen Sie die Anleitung Neuen Auftrag anlegen.

Selbst unterschreiben

  1. Melden Sie sich per Weblogin in u:sign an.
  2. Klicken Sie auf Auftrag anlegen.
  3. Laden Sie das PDF-Dokument hoch, das Sie unterschreiben möchten. Maximale Dateigröße: 30 MB.
  4. Klicken Sie auf Mich hinzufügen.
  5. Platzieren Sie den Signaturblock an der gewünschten Stelle.
  6. Klicken Sie auf Senden & Unterschreiben.
  7. Geben Sie Ihre Handy-Signatur ein und klicken Sie auf Identifizieren.
  8. Bestätigen Sie die Signatur mit Ihrem Handy. Je nach gewählten Einstellungen sind dabei unterschiedliche Schritte zu setzen.
  9. Wechseln Sie zurück zu u:sign. Das unterschriebene Dokument ist unter Erledigte Aufträge abrufbar.
  10. Bewegen Sie den Mauszeiger auf das Dokument und klicken Sie auf Zum Download vormerken.
  11. Am unteren Rand des Browserfensters erscheint eine grau hinterlegte Leiste. Klicken Sie auf (Anzahl der Dokumente) herunterladen.
  12. Das System erstellt eine ZIP-Datei mit dem unterschriebenen Dokument. Speichern Sie das Dokument außerhalb von u:sign.

Falls erforderlich, nutzen Sie die Anleitungen Als registrierte*r Nutzer*in unterschreiben bzw. Als externe*r Nutzer*in unterschreiben.

Benachrichtigungen erhalten

Standardmäßig erhalten Sie folgende E-Mail-Benachrichtigungen sofort:

  • Wenn Sie einen neuen Auftrag zur Unterschrift erhalten haben.
  • Wenn Sie sich selbst als Erstunterzeichner*in in einem Auftrag eingetragen haben.
  • Wenn jemand eine von Ihnen angefragte Unterschrift abgelehnt hat.
  • Wenn Ihr Auftrag erfolgreich geschlossen wurde.
  • Wenn Ihr Auftrag abgelaufen ist.
  • Wenn Ihr Auftrag abgebrochen wurde.

Zusätzlich erhalten Sie von Montag bis Freitag  jeweils um 8:00 Uhr eine Liste aller Dokumente, die Sie noch unterschreiben müssen.

Weitere Funktionen

Sie können in u:sign darüber hinaus:

  • eine oder mehrere Vertretungspersonen definieren
  • den Platzhalter für die Unterschrift auf dem Dokument vergrößern oder verkleinern
  • ein zusätzliches Unterschriftenblatt generieren, auf dem die Unterschriften angebracht werden
  • Ihre Unterschrift kommentieren

Mehr Informationen dazu finden Sie in der Anleitung Neuen Auftrag anlegen und im Moxis-Benutzerhandbuch (PDF). Beachten Sie, dass die im Benutzerhandbuch dargestellte Moxis-Installation von jener der Universität Wien abweicht und nicht alle beschriebenen Funktionen verfügbar sind.

Löschpolicy

Nutzen Sie u:sign ausschließlich zum Unterschreiben von Dokumenten und nicht als Datenspeicher oder Ablage: Dokumente werden 40 Tage nach Abschluss des Unterschriftsprozesses (egal ob erfolgreich, abgelehnt oder abgebrochen) automatisch aus u:sign gelöscht. Sichern Sie unterschriebene Dokumente rechtzeitig in einem geeigneten Service (etwa Share, u:cloud oder Online-Speicherplatz).

Ein Jahr nach dem letzten Login wird Ihr u:sign-Konto gelöscht. Sie erhalten keine Benachrichtigung. Details finden Sie in der u:sign-Benutzungsordnung.

Glossar

Dieses Glossar hilft Ihnen dabei, unterschiedliche Begriffe in u:sign zu verstehen. Falls vorhanden werden auch die bis zum Systemwechsel Anfang Dezember 2022 verwendeten Synonyme genannt.

Begriff Erklärung Bis 01.12.2022
Anhang Ein Anhang dient der Information und wird nicht unterschrieben.  Dokumente bündeln
Anmerkung Gilt nur für die jeweilige Entscheidungsebene und kann nur von den Unterschreiber*innen dieser Ebene gesehen werden. (nicht vorhanden)
Auftrag Ein oder mehrere PDF-Dokumente, die per Handy-Signatur unterschrieben werden. Ein Auftrag umfasst alle enthaltenen Dokumente und Anhänge. Unterschriftenlauf
Auftrag anlegen Ein PDF-Dokument wird zur Unterschrift ins System hochgeladen und die erforderlichen Unterschreiber*innen werden festgelegt. Bei Bedarf werden weitere Dokumente sowie ein oder mehrere Anhänge hinzugefügt.  Einfache Unterschrift (1 Dokument, 1 Unterschrift), Unterschriftenmappe (mehrere Dokumente und Unterschriften), Dokumente bündeln
Auftrag in Prüfung Status eines Dokuments, das zur Unterschrift versendet, aber noch nicht von allen erforderlichen Personen unterschrieben wurde In Umlauf
Auftragsbeschreibung Gilt für den ganzen Auftrag und kann von den Unterschreiber*innen aller Entscheidungsebenen gesehen werden. (nicht vorhanden)
Einsichtnehmer Kann alle von Ihnen zur Unterschrift empfangenen Dokumente sehen. Ausnahme: Als privat markierte Entscheidungsebenen.  (nicht vorhanden)
Entscheidungsebene Damit legen Sie die Reihenfolge fest, in der die Unterschriften angebracht werden. Priorität
Externer Empfänger Beliebige E-Mail-Adresse, die von einem*einer u:sign-Nutzer*in manuell eingegeben wurde. Im persönlichen Adressbuch eingetragen, daher nur für diese*n Nutzer*in sichtbar. (nicht vorhanden)
Interner Empfänger Angehörige*r der Universität Wien, der*die sich zumindest einmal in u:sign angemeldet hat. Für alle u:sign-Nutzer*innen sichtbar. (nicht vorhanden)
Platzhalter Die digitale Visualisierung der Handy-Signatur. Wird standardmäßig per Ziehen und Ablegen direkt auf dem Dokument oder auf einem zusätzlichen Unterschriftenblatt platziert. Signaturblock
Vertretung Kann alle von Ihnen zur Unterschrift empfangenen Dokumente sehen und für Sie unterschreiben. Außerdem sieht die Vertretung alle Aufträge, die Sie weggeschickt haben. Ausnahme: Als privat markierte Entscheidungsebenen können von der Vertretung nicht gesehen und nicht unterschrieben werden. (nicht vorhanden)
Zur Unterschrift In diesem Ordner finden Sie die Dokumente, die Ihnen zur Unterschrift zugesendet wurden. Inbox

 

Nutzungsbedingungen

Die Verwendung von u:sign verpflichtet zur Einhaltung der u:sign-Benutzungsordnung (PDF). Beachten Sie auch die u:sign-Informationspflichten gemäß Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) (PDF).

Nach oben