Digital unterschreiben – u:sign
u:sign ermöglicht Mitarbeiter*innen der Universität Wien, PDF-Dokumente (etwa Verträge, Aufträge, Protokolle) per Handy-Signatur rechtsgültig online zu unterschreiben.
u:sign basiert auf dem Produkt Moxis der XiTrust Secure Technologies GmbH.
Direkter Link
Handy-Signatur aktivieren
Um u:sign nutzen zu können, benötigen Sie eine Handy-Signatur. Diese besteht aus Ihrer Handynummer und einem Signatur-Passwort, das Sie bei der Aktivierung der Signatur selbst festlegen. Die Handy-Signatur ist der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt.
Für die Aktivierung der Handy-Signatur brauchen Sie:
- Aktuellen Wohnsitz in Österreich
- Handy oder Smartphone mit österreichischer oder deutscher SIM-Karte
Die Handy-Signatur wird von der A-Trust GmbH aktiviert und betrieben. Nutzen Sie die Informationen auf der Webseite von A-Trust, um Ihre Handy-Signatur zu erhalten. Die Aktivierung kann je nach gewählter Methode bis zu 2 Wochen dauern.
Signaturbestätigung festlegen
Jede digitale Unterschrift in u:sign muss mit dem Handy bestätigt werden. Dafür stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung:
- Digitales-Amt-App: kostenlos in Google Play, im App Store
- Handy-Signatur-App: kostenlos in Google Play, im App Store, in der Huawei AppGallery. Nach dem Download müssen Sie die App aktivieren. Nutzen Sie dazu die Anleitung auf der Webseite von A-Trust.
- TAN per SMS erhalten
Legen Sie in den Einstellungen der App fest, wie Sie die Bestätigung erteilen wollen. Je nach Handy-Modell können Sie zwischen QR-Code, TAN, Fingerprint oder Face-ID wählen.
Hinweis
Wenn Sie den Unterschriftsprozess vollständig am Handy oder anderen mobilen Gerät durchführen, müssen Sie nach Bestätigung der Signatur zwingend zu u:sign zurückkehren. Andernfalls wird die Unterschrift nicht angebracht und das Dokument nicht weiter verarbeitet.
u:sign-Konto aktivieren
Mitarbeiter*innen der Universität Wien können ein u:sign-Konto aktivieren.
- Rufen Sie u:sign auf und klicken Sie unter Anmeldung für Nutzer*innen auf Weblogin.
- Sie werden zum Weblogin der Universität Wien weitergeleitet. Geben Sie Ihre u:account-Zugangsdaten ein.
- Akzeptieren Sie die u:sign-Benutzungsordnung und die u:sign-Informationspflichten gemäß Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
- Im folgenden Pop-up-Fenster werden Sie aufgefordert, Ihr persönliches Profil fertigzustellen. Klicken Sie auf Jetzt vervollständigen.
- Sie werden in die Einstellungen zum Abschnitt Unterschriftentyp weitergeleitet. Geben Sie dort die Handynummer ein, für die Sie die Handy-Signatur registriert haben, und klicken Sie auf Speichern.
Sobald das System die Eingaben verarbeitet hat, ist Ihr u:sign-Konto bereit zur Nutzung. Falls das u:sign-Konto nicht aktiviert wurde, können Sie eine Support-Anfrage stellen.
Hinweis
Die Eingabe der Handynummer ist optional, aber empfohlen: Sie ermöglicht, sich selbst mit nur einem Klick als Unterschreiber*in zu einem Auftrag hinzuzufügen. Zudem wird die hinterlegte Handynummer beim Signieren automatisch eingetragen, Sie müssen dann nur mehr das Signaturpasswort eintippen.
Unterschriftsprozess konfigurieren
Mit u:sign können Sie unterschiedliche Unterschriftsprozesse konfigurieren:
- selbst unterschreiben und/oder andere zur Unterschrift auffordern
- Reihenfolge der Unterschriften festlegen
- bis zu 15 Dokumente auf einmal unterschreiben
- bis zu 15 Anhänge zur Information mitschicken
Falls erforderlich, nutzen Sie die Anleitung Neuen Auftrag anlegen.
Selbst unterschreiben
- Melden Sie sich per Weblogin in u:sign an.
- Klicken Sie auf Auftrag anlegen.
- Laden Sie das PDF-Dokument hoch, das Sie unterschreiben möchten. Maximale Dateigröße: 30 MB.
- Klicken Sie auf Mich hinzufügen.
- Platzieren Sie den Signaturblock an der gewünschten Stelle.
- Klicken Sie auf Senden & Unterschreiben.
- Geben Sie Ihre Handy-Signatur ein und klicken Sie auf Identifizieren.
- Bestätigen Sie die Signatur mit Ihrem Handy. Je nach gewählten Einstellungen sind dabei unterschiedliche Schritte zu setzen.
- Wechseln Sie zurück zu u:sign. Das unterschriebene Dokument ist unter Erledigte Aufträge abrufbar.
- Bewegen Sie den Mauszeiger auf das Dokument und klicken Sie auf Zum Download vormerken.
- Am unteren Rand des Browserfensters erscheint eine grau hinterlegte Leiste. Klicken Sie auf (Anzahl der Dokumente) herunterladen.
- Das System erstellt eine ZIP-Datei mit dem unterschriebenen Dokument. Speichern Sie das Dokument außerhalb von u:sign.
Falls erforderlich, nutzen Sie die Anleitungen Als registrierte*r Nutzer*in unterschreiben bzw. Als externe*r Nutzer*in unterschreiben.
Benachrichtigungen erhalten
Standardmäßig erhalten Sie folgende E-Mail-Benachrichtigungen sofort:
- Wenn Sie einen neuen Auftrag zur Unterschrift erhalten haben.
- Wenn Sie sich selbst als Erstunterzeichner*in in einem Auftrag eingetragen haben.
- Wenn jemand eine von Ihnen angefragte Unterschrift abgelehnt hat.
- Wenn Ihr Auftrag erfolgreich geschlossen wurde.
- Wenn Ihr Auftrag abgelaufen ist.
- Wenn Ihr Auftrag abgebrochen wurde.
Zusätzlich erhalten Sie von Montag bis Freitag jeweils um 8:00 Uhr eine Liste aller Dokumente, die Sie noch unterschreiben müssen.
Weitere Funktionen
Sie können in u:sign darüber hinaus:
- eine oder mehrere Vertretungspersonen definieren
- den Platzhalter für die Unterschrift auf dem Dokument vergrößern oder verkleinern
- ein zusätzliches Unterschriftenblatt generieren, auf dem die Unterschriften angebracht werden
- Ihre Unterschrift kommentieren
Mehr Informationen dazu finden Sie in der Anleitung Neuen Auftrag anlegen und im Moxis-Benutzerhandbuch (PDF). Beachten Sie, dass die im Benutzerhandbuch dargestellte Moxis-Installation von jener der Universität Wien abweicht und nicht alle beschriebenen Funktionen verfügbar sind.
Löschpolicy
Nutzen Sie u:sign ausschließlich zum Unterschreiben von Dokumenten und nicht als Datenspeicher oder Ablage: Dokumente werden 40 Tage nach Abschluss des Unterschriftsprozesses (egal ob erfolgreich, abgelehnt oder abgebrochen) automatisch aus u:sign gelöscht. Sichern Sie unterschriebene Dokumente rechtzeitig in einem geeigneten Service (etwa Share, u:cloud oder Online-Speicherplatz).
Ein Jahr nach dem letzten Login wird Ihr u:sign-Konto gelöscht. Sie erhalten keine Benachrichtigung. Details finden Sie in der u:sign-Benutzungsordnung.
Glossar
Dieses Glossar hilft Ihnen dabei, unterschiedliche Begriffe in u:sign zu verstehen. Falls vorhanden werden auch die bis zum Systemwechsel Anfang Dezember 2022 verwendeten Synonyme genannt.
Begriff | Erklärung | Bis 01.12.2022 |
---|---|---|
Anhang | Ein Anhang dient der Information und wird nicht unterschrieben. | Dokumente bündeln |
Anmerkung | Gilt nur für die jeweilige Entscheidungsebene und kann nur von den Unterschreiber*innen dieser Ebene gesehen werden. | (nicht vorhanden) |
Auftrag | Ein oder mehrere PDF-Dokumente, die per Handy-Signatur unterschrieben werden. Ein Auftrag umfasst alle enthaltenen Dokumente und Anhänge. | Unterschriftenlauf |
Auftrag anlegen | Ein PDF-Dokument wird zur Unterschrift ins System hochgeladen und die erforderlichen Unterschreiber*innen werden festgelegt. Bei Bedarf werden weitere Dokumente sowie ein oder mehrere Anhänge hinzugefügt. | Einfache Unterschrift (1 Dokument, 1 Unterschrift), Unterschriftenmappe (mehrere Dokumente und Unterschriften), Dokumente bündeln |
Auftrag in Prüfung | Status eines Dokuments, das zur Unterschrift versendet, aber noch nicht von allen erforderlichen Personen unterschrieben wurde | In Umlauf |
Auftragsbeschreibung | Gilt für den ganzen Auftrag und kann von den Unterschreiber*innen aller Entscheidungsebenen gesehen werden. | (nicht vorhanden) |
Einsichtnehmer | Kann alle von Ihnen zur Unterschrift empfangenen Dokumente sehen. Ausnahme: Als privat markierte Entscheidungsebenen. | (nicht vorhanden) |
Entscheidungsebene | Damit legen Sie die Reihenfolge fest, in der die Unterschriften angebracht werden. | Priorität |
Externer Empfänger | Beliebige E-Mail-Adresse, die von einem*einer u:sign-Nutzer*in manuell eingegeben wurde. Im persönlichen Adressbuch eingetragen, daher nur für diese*n Nutzer*in sichtbar. | (nicht vorhanden) |
Interner Empfänger | Angehörige*r der Universität Wien, der*die sich zumindest einmal in u:sign angemeldet hat. Für alle u:sign-Nutzer*innen sichtbar. | (nicht vorhanden) |
Platzhalter | Die digitale Visualisierung der Handy-Signatur. Wird standardmäßig per Ziehen und Ablegen direkt auf dem Dokument oder auf einem zusätzlichen Unterschriftenblatt platziert. | Signaturblock |
Vertretung | Kann alle von Ihnen zur Unterschrift empfangenen Dokumente sehen und für Sie unterschreiben. Außerdem sieht die Vertretung alle Aufträge, die Sie weggeschickt haben. Ausnahme: Als privat markierte Entscheidungsebenen können von der Vertretung nicht gesehen und nicht unterschrieben werden. | (nicht vorhanden) |
Zur Unterschrift | In diesem Ordner finden Sie die Dokumente, die Ihnen zur Unterschrift zugesendet wurden. | Inbox |
Nutzungsbedingungen
Die Verwendung von u:sign verpflichtet zur Einhaltung der u:sign-Benutzungsordnung (PDF). Beachten Sie auch die u:sign-Informationspflichten gemäß Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) (PDF).