Digital unterschreiben – u:sign

u:sign ermöglicht Mitarbeiter*innen der Universität Wien, PDF-Dokumente (etwa Verträge, Aufträge, Protokolle) per Handy-Signatur rechtsgültig online zu unterschreiben.

u:sign basiert auf dem Produkt Moxis der XiTrust Secure Technologies GmbH.

 Direkter Link

u:sign

Handy-Signatur aktivieren

Um u:sign nutzen zu können, benötigen Sie eine Handy-Signatur. Diese besteht aus Ihrer Handynummer und einem Signatur-Passwort, das Sie bei der Aktivierung der Signatur selbst festlegen. Die Handy-Signatur ist der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt.

Für die Aktivierung der Handy-Signatur brauchen Sie:

  • Aktuellen Wohnsitz in Österreich
  • Handy oder Smartphone mit österreichischer oder deutscher SIM-Karte

Die Handy-Signatur wird von der A-Trust GmbH aktiviert und betrieben. Nutzen Sie die Informationen auf der Webseite von A-Trust, um Ihre Handy-Signatur zu erhalten. Die Aktivierung kann je nach gewählter Methode bis zu 2 Wochen dauern.

Signaturbestätigung festlegen

Jede digitale Unterschrift in u:sign muss mit dem Handy bestätigt werden. Dafür stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung:

Legen Sie in den Einstellungen der App fest, wie Sie die Bestätigung erteilen wollen. Je nach Handy-Modell können Sie zwischen QR-Code, TAN, Fingerprint oder Face-ID wählen.

u:sign-Konto aktivieren

Mitarbeiter*innen der Universität Wien können ein u:sign-Konto aktivieren.

  1. Rufen Sie u:sign auf und klicken Sie unter Anmeldung für Nutzer*innen auf Weblogin.
  2. Sie werden zum Weblogin der Universität Wien weitergeleitet. Geben Sie Ihre u:account-Zugangsdaten ein.
  3. Akzeptieren Sie die u:sign-Benutzungsordnung und die u:sign-Informationspflichten gemäß Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
  4. Im folgenden Pop-up-Fenster werden Sie aufgefordert, Ihr persönliches Profil fertigzustellen. Klicken Sie auf Jetzt vervollständigen.
  5. Sie werden in die Einstellungen zum Abschnitt Unterschriftentyp weitergeleitet. Geben Sie dort die Handynummer ein, für die Sie die Handy-Signatur registriert haben, und klicken Sie auf Speichern.

Sobald das System die Eingaben verarbeitet hat, ist Ihr u:sign-Konto bereit zur Nutzung. Falls das u:sign-Konto nicht aktiviert wurde, können Sie eine Support-Anfrage stellen.

 Hinweis

Die Eingabe der Handynummer ist optional, aber empfohlen: Sie ermöglicht, sich selbst mit nur einem Klick als Unterschreiber*in zu einem Auftrag hinzuzufügen. Zudem wird die hinterlegte Handynummer beim Signieren automatisch eingetragen, Sie müssen dann nur mehr das Signaturpasswort eintippen.

Unterschriftsprozess konfigurieren

Mit u:sign können Sie unterschiedliche Unterschriftsprozesse konfigurieren:

  • selbst unterschreiben und/oder andere zur Unterschrift auffordern
  • Reihenfolge der Unterschriften festlegen
  • bis zu 15 Dokumente auf einmal unterschreiben
  • bis zu 15 Anhänge zur Information mitschicken

Falls erforderlich, nutzen Sie die Anleitung Neuen Auftrag anlegen.

Selbst unterschreiben

  1. Melden Sie sich per Weblogin in u:sign an.
  2. Klicken Sie auf Auftrag anlegen.
  3. Laden Sie das PDF-Dokument hoch, das Sie unterschreiben möchten. Maximale Dateigröße: 30 MB.
  4. Klicken Sie auf Mich hinzufügen.
  5. Platzieren Sie den Signaturblock an der gewünschten Stelle.
  6. Klicken Sie auf Senden & Unterschreiben.
  7. Geben Sie Ihre Handy-Signatur ein und klicken Sie auf Identifizieren.
  8. Bestätigen Sie die Signatur mit Ihrem Handy. Je nach gewählten Einstellungen sind dabei unterschiedliche Schritte zu setzen.
  9. Wechseln Sie zurück zu u:sign. Das unterschriebene Dokument ist unter Erledigte Aufträge abrufbar.
  10. Bewegen Sie den Mauszeiger auf das Dokument und klicken Sie auf Zum Download vormerken.
  11. Am unteren Rand des Browserfensters erscheint eine grau hinterlegte Leiste. Klicken Sie auf (Anzahl der Dokumente) herunterladen.
  12. Das System erstellt eine ZIP-Datei mit dem unterschriebenen Dokument. Speichern Sie das Dokument außerhalb von u:sign.

Falls erforderlich, nutzen Sie die Anleitungen Als registrierte*r Nutzer*in unterschreiben bzw. Als externe*r Nutzer*in unterschreiben.

Benachrichtigungen erhalten

Standardmäßig erhalten Sie folgende E-Mail-Benachrichtigungen sofort:

  • Wenn Sie einen neuen Auftrag zur Unterschrift erhalten haben.
  • Wenn Sie sich selbst als Erstunterzeichner*in in einem Auftrag eingetragen haben.
  • Wenn jemand eine von Ihnen angefragte Unterschrift abgelehnt hat.
  • Wenn Ihr Auftrag erfolgreich geschlossen wurde.
  • Wenn Ihr Auftrag abgelaufen ist.
  • Wenn Ihr Auftrag abgebrochen wurde.

Zusätzlich erhalten Sie von Montag bis Freitag  jeweils um 8:00 Uhr eine Liste aller Dokumente, die Sie noch unterschreiben müssen.

Weitere Funktionen

Sie können in u:sign darüber hinaus:

  • eine oder mehrere Vertretungspersonen definieren
  • den Platzhalter für die Unterschrift auf dem Dokument vergrößern oder verkleinern
  • ein zusätzliches Unterschriftenblatt generieren, auf dem die Unterschriften angebracht werden
  • Ihre Unterschrift kommentieren

Mehr Informationen dazu finden Sie in der Anleitung Neuen Auftrag anlegen und im Moxis-Benutzerhandbuch (PDF). Beachten Sie, dass die im Benutzerhandbuch dargestellte Moxis-Installation von jener der Universität Wien abweicht und nicht alle beschriebenen Funktionen verfügbar sind.

Löschpolicy

Nutzen Sie u:sign ausschließlich zum Unterschreiben von Dokumenten und nicht als Datenspeicher oder Ablage: Dokumente werden 40 Tage nach Abschluss des Unterschriftsprozesses (egal ob erfolgreichabgelehnt oder abgebrochenautomatisch aus u:sign gelöscht. Sichern Sie unterschriebene Dokumente rechtzeitig in einem geeigneten Service (etwa Shareu:cloud oder Online-Speicherplatz).

Ein Jahr nach dem letzten Login wird Ihr u:sign-Konto gelöscht. Sie erhalten keine Benachrichtigung. Details finden Sie in der u:sign-Benutzungsordnung.

Nutzungsbedingungen

Die Verwendung von u:sign verpflichtet zur Einhaltung der u:sign-Benutzungsordnung (PDF). Beachten Sie auch die u:sign-Informationspflichten gemäß Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) (PDF).