Digital unterschreiben – u:sign

u:sign ermöglicht Mitarbeiter*innen der Universität Wien, PDF-Dokumente (etwa Verträge, Aufträge, Protokolle) per Handy-Signatur rechtsgültig online zu unterschreiben.

u:sign basiert auf dem Produkt e-Tresor der A-Trust GmbH.

Handy-Signatur aktivieren

Um u:sign nutzen zu können, benötigen Sie eine Handy-Signatur. Diese besteht aus Ihrer Handynummer und einem Signatur-Passwort, das Sie bei der Aktivierung der Signatur selbst festlegen. Die Handy-Signatur ist der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt.

Für die Aktivierung der Handy-Signatur brauchen Sie:

  • Aktuellen Wohnsitz in Österreich
  • Handy oder Smartphone mit österreichischer oder deutscher SIM-Karte

Die Handy-Signatur wird von der A-Trust GmbH aktiviert und betrieben. Nutzen Sie die Informationen auf der Webseite von A-Trust, um Ihre Handy-Signatur zu erhalten. Die Aktivierung kann je nach gewählter Methode bis zu 2 Wochen dauern.

Signaturbestätigung festlegen

Jede digitale Unterschrift in u:sign muss mit dem Handy bestätigt werden. Dafür stehen Ihnen 2 Möglichkeiten zur Verfügung:

  • TAN per SMS erhalten
  • Handy-Signatur-App installieren und Art der Bestätigung selbst wählen

Die Handy-Signatur App der A-Trust GmbH ist kostenlos in Google Play, im App Store und in der Huawei AppGallery erhältlich.

Nach dem Download müssen Sie die App aktivieren. Nutzen Sie dazu die Anleitung auf der Webseite von A-Trust.

Legen Sie in den Einstellungen der App fest, wie Sie die Bestätigung erteilen wollen. Je nach Handy-Modell können Sie zwischen QR-Code, TAN oder Fingerprint wählen.

u:sign-Konto aktivieren

Mitarbeiter*innen der Universität Wien können ein u:sign-Konto aktivieren. Sie erhalten damit Zugriff auf alle Funktionen von u:sign sowie Speicherplatz im Ausmaß von 5 GB.

  1. Loggen Sie sich mit Ihrer Handy-Signatur auf u:sign ein.
  2. Klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche u:sign aktivieren.
  3. Akzeptieren Sie die u:sign-Benutzungsordnung und die Informationspflichten gemäß Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
  4. Sie werden zum Weblogin der Universität Wien weitergeleitet. Geben Sie Ihre u:account-Zugangsdaten ein, um sich als Mitarbeiter*in der Universität Wien zu identifizieren.
  5. Ein Pop-Up zeigt sofort an, ob die Aktivierung erfolgreich war oder nicht.

Falls das u:sign-Konto nicht aktiviert wurde, können Sie eine Support-Anfrage stellen.

Nach Ende Ihres Dienstverhältnisses wird Ihr u:sign-Konto zuerst deaktiviert und nach einer mehrmonatigen Frist gelöscht. Details finden Sie in der u:sign-Benutzungsordnung.

 Hinweis

Nutzen Sie u:sign ausschließlich zum Unterschreiben von Dokumenten und nicht als Datenspeicher oder Ablage. In u:sign abgelegte Dokumente befinden sich nicht auf den Servern des ZID. Sie können bei Datenverlust vom ZID nicht wiederhergestellt werden. Laden Sie unterschriebene Dokumente wieder herunter und legen Sie sie in einem zur Datenspeicherung vorgesehenen ZID-Service (etwa Online-Speicherplatz, Share-Laufwerk) oder lokal auf Ihrem Rechner ab.

Dokument unterschreiben

  1. Melden Sie sich mit Ihrer Handy-Signatur auf u:sign an.
  2. Klicken Sie auf Einfache Unterschrift.
  3. Laden Sie das PDF-Dokument hoch, das Sie unterschreiben möchten: maximale Dateigröße 30 MB, nur Hochformat, kein Querformat möglich.
  4. Platzieren Sie den Signaturblock an der gewünschten Stelle. Bestätigen Sie mit Klick auf das Häkchen.
  5. Geben Sie Ihre Handy-Signatur ein und klicken Sie auf Identifizieren.
  6. Bestätigen Sie die Signatur mit Ihrem Handy. Je nach gewählten Einstellungen sind dabei unterschiedliche Schritte zu setzen.
  7. Wechseln Sie zurück zu u:sign. Das unterschriebene Dokument wird in der Inbox angezeigt.

In der Menüleiste können Sie weitere Aktionen vornehmen.

Falls erforderlich, nutzen Sie die Anleitung Einfache Unterschrift.

 Hinweis

Ein PDF-Dokument, das per Handy-Signatur unterschrieben wurde, kann nicht mehr:

  • verändert werden.
  • mit Adobe Acrobat unterschrieben werden.

Unterschriftenmappe nutzen

In der Unterschriftenmappe in u:sign können Sie:

  • Mehrere Dokumente auf einmal unterschreiben (Anleitung)
  • Unterschriftenlauf mit mehreren Personen planen (Anleitung)
  • Dokumente bündeln, um Unterlagen mitzuschicken, die nicht unterschrieben werden müssen (Anleitung)

Gehen Sie grundsätzlich folgendermaßen vor:

  1. Melden Sie sich mit Ihrer Handy-Signatur auf u:sign an.
  2. Klicken Sie auf den Ordner, in dem Sie das Dokument/die Dokumente speichern wollen.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Dateien hochladen, um das Dokument/die Dokumente in u:sign zu importieren (nur Hochformat, kein Querformat möglich).
  4. Aktivieren Sie die Checkbox(en) und klicken Sie auf das Unterschriftenmappen-Icon, um das Dokument/die Dokumente in die Unterschriftenmappe zu legen.
  5. Legen Sie für jedes Dokument in den Signatureinstellungen fest, wer es unterschreiben bzw. prüfen soll.
  6. Wählen Sie in der Unterschriftenmappe alle gewünschten Dokumente aus.
  7. Klicken Sie auf Ausgewählte Dokumente in Umlauf bringen. Wenn Sie selbst nicht unterschreiben, ist der Vorgang nun abgeschlossen.
  8. Wenn auch Sie ein oder mehrere Dokument(e) unterschreiben, klicken Sie im nächsten Fenster auf Signaturvorgang starten.
  9. Geben Sie Ihre Handy-Signatur ein und klicken Sie auf Identifizieren.
  10. Bestätigen Sie die Signatur mit Ihrem Handy. Je nach gewählten Einstellungen sind dabei unterschiedliche Schritte zu setzen.
  11. Wechseln Sie zurück zu u:sign. Im Balken in der Unterschriftenmappe wird der Status des Dokumentes/der Dokumente angezeigt.

Jede*r Signator*in und jede*r Prüfer*in wird per E-Mail verständigt und zur Unterschrift bzw. zur Freigabe aufgefordert. Wenn er*sie nicht aktiv wird, erhält er*sie nach 3 Werktagen automatisch die erste Erinnerung und nach weiteren 3 Werktagen die zweite.

Unterschrift prüfen

Sie können prüfen, wer ein digital signiertes Dokument unterschrieben hat, ob der Inhalt des Dokuments verändert wurde und ob die Signatur und das beigefügte Zertifikat gültig sind.

  1. Rufen Sie die Webseite signaturpruefung.gv.at auf.
  2. Klicken Sie auf Datei auswählen und wählen Sie eine lokal gespeicherte Datei aus.
  3. Klicken Sie danach auf Prüfen.

Screnshot Signatur prüfen

Nach einem kurzen Moment wird der Prüfbericht angezeigt. Eine Unterschrift ist gültig, wenn alle Prüfungen in den Spalten S (Signaturwert) und Z (Zertifikat) mit einem grün hinterlegten OK abgeschlossen wurden.

Screenshot Prüfbericht

 Hinweis

Wenn Ihnen das Dokument nur ausgedruckt vorliegt, können Sie die Gültigkeit der Unterschrift nicht prüfen.

Nutzungsbedingungen

Die Verwendung von u:sign verpflichtet zur Einhaltung der u:sign-Benutzungsordnung (PDF).