Microsoft 365

Microsoft 365 ist ein Software-Abonnement für Angehörige der Universität Wien. Es beinhaltet unter anderem die Apps Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams und OneDrive inklusive Speicherplatz zur lokalen Installation sowie zur Online-Nutzung.

Mitarbeiter*innen stehen verschiedene Abonnement-Pläne über das Selfservice-Portal zur Verfügung. 

Studierende werden Microsoft 365 über AcadCloud beziehen können (Umsetzung in Arbeit). 

Serviceumfang

Microsoft 365 ist ein Software-as-a-Service-Modell. Es stehen verschiedene Abonnement-Pläne mit darin enthaltenen Apps sowie Zusatzpakete zur Verfügung.

Entsprechend des jeweiligen Abonnement-Plans können Apps als Desktop-App zur lokalen Installation oder Web-App zur Online-Nutzung im Browser verwendet werden. Einige Apps stehen auch als Mobile-App zur Verfügung. Während des Abonnements werden Apps automatisch aktualisiert.

Eine Lizenz beinhaltet 5 Nutzungsberechtigungen pro Gerätetyp (5 PCs bzw. Macs, 5 Tablets, 5 Smartphones) und ermöglicht, auf 5 Geräten gleichzeitig angemeldet zu sein.

 

Im Zuge des Bestellvorgangs von Microsoft 365 werden für jede*n Nutzer*in erstellt:

  • ein Microsoft-Konto
  • eine personenbezogene Lizenz

Abonnement-Pläne

Bezeichnung Erhältlich für
Microsoft 365 (A3) – Desktop- und Web-Apps

Mitarbeiter*innen: kostenpflichtig

Microsoft 365 (A1) – Web-Apps Mitarbeiter*innen: kostenlos
Microsoft 365 – Office-Apps und Teams Studierendekostenlos (Umsetzung in Arbeit)

 

Zusatzpaket

Bezeichnung Erhältlich für
Microsoft 365 (Zusatzpaket) – Verbundene Erfahrung  Mitarbeiter*innen: kostenlos

 

 

Installationspaket für zentral verwaltete Geräte

Bezeichnung Erhältlich für
m: Microsoft 365 (Zusatzpaket) – Installation der Office-Apps auf zentral verwalteten Geräten Mitarbeiter*innen: kostenlos
m: Microsoft 365 (Zusatzpaket) – Installation für gemeinsam genutzte Geräte Nur für EDV-Beauftragte

Verfügbare Apps und Funktionen

Je nachdem, welcher Abonnement-Plan bezogen wird, stehen folgende Apps zur lokalen Installation (Desktop-App) oder online via Browser (Web-App) zur Verfügung:

App Microsoft 365 (A1) Microsoft 365 (A3) / Microsoft 365 für Studierende
Word Web-App Web-App und Desktop-App
Excel Web-App Web-App und Desktop-App
PowerPoint Web-App Web-App und Desktop-App
Outlook Desktop-App
Access Desktop-App (nur für Windows)
Publisher Desktop-App (nur für Windows)
OneNote Web-App und Desktop-App Web-App und Desktop-App
Teams Web-App und Desktop-App Web-App und Desktop-App
OneDrive Web-App und Desktop-App Web-App und Desktop-App
Whiteboard Web-App und Desktop-App Web-App und Desktop-App
Sway Web-App Web-App
Forms Web-App Web-App
Stream Web-App Web-App
Planner Web-App Web-App
Lists Web-App Web-App
Visio für das Web Web-App Web-App

 

Drittanbieter-Apps stehen aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht zur Verfügung.

Funktionen in Verbundene Erfahrung

Verbundene Erfahrung sind zusätzliche Funktionen von Microsoft-365-Apps, beispielsweise Diktier- oder Übersetzungsfunktion, die während der Nutzung mit der Microsoft-Cloud kommunizieren und Daten austauschen können.

Informationen zu den enthaltenen Funktionen in der Verbundenen Erfahrung finden Sie auf den Microsoft-Webseiten unter Verbundene Erfahrung in Office.

Informationen zum Datenschutz bei der Verbundenen Erfahrung finden weiter unten auf dieser Seite unter Datenschutz – Verbundene Erfahrung.

Microsoft 365 bestellen

Mitarbeiter*innen

Mitarbeiter*innen bestellen Microsoft 365 über das Selfservice-Portal.

Beachten Sie die Anleitung Microsoft 365 bestellen.

Studierende

Studierende werden Microsoft 365 über AcadCloud bestellen können (Umsetzung in Arbeit).

Microsoft 365 aktivieren

Die Aktivierung von Microsoft 365 erfolgt automatisch, wenn Sie Microsoft 365 zum ersten Mal ausführen. Starten Sie dazu eine beliebige Microsoft-365-Desktop-App oder melden Sie sich mit Ihrem Microsoft-Konto der Universität Wien im Microsoft-365-Portal an. 

 

Ihr Microsoft-Konto der Universität Wien lautet:

  • Nutzer*innen-Name: u:account-UserID@univie.ac.at (beispielsweise musterm1@univie.ac.at)
  • Passwort: u:account-Passwort

 

Zur Aktivierung ist eine Internetverbindung erforderlich.

Nutzen Sie bei Bedarf die Anleitung Microsoft 365 aktivieren und zweiten Faktor wählen.

 Hinweis

Mindestens einmal alle 30 Tage muss eine Verbindung mit dem Internet hergestellt werden, um den Status des Abonnements zu prüfen.

Wenn das Gerät mehr als 30 Tage offline ist, wechselt Microsoft 365 in den Modus mit eingeschränkter Funktionalität, bis wieder eine Verbindung mit dem Internet hergestellt wird. Im Modus mit eingeschränkter Funktionalität bleibt Microsoft 365 weiterhin installiert, jedoch können Dokumente nur angezeigt und gedruckt werden. Alle Funktionen zur Bearbeitung oder Neuerstellung von Dokumenten sind deaktiviert.

Zweiten Faktor einrichten

Für die Nutzung von Microsoft 365 ist Multi-Faktor-Authentifizierung erforderlich. Für Microsoft 365 stehen folgende Methoden für den zweiten Faktor zur Verfügung:

  • Authentifizierungs-App: Microsoft Authenticator, Google Authenticator, FreeOTP
  • Sicherheitsschlüssel: beispielsweise YubiKey der Serie 5, den Sie via USB (oder NFC) mit Ihrem Computer, Smartphone oder Tablet verbinden
  • Telefonanruf: u:phone-Telefonnummer oder alternative Telefonnummer
  • SMS: alternative Telefonnummer

Die Einrichtung eines zweiten Faktors ist beim ersten Aufruf von Microsoft 365 über eine Desktop-App oder Web-App erforderlich. Es wird empfohlen, mindestens 2 der zur Verfügung stehenden Methoden einzurichten. Das Hinzufügen weiterer Faktoren bzw. Änderungen können über das Microsoft 365-Konto vorgenommen werden.

Nutzen Sie bei Bedarf die Anleitungen zum Einrichten eines zweiten Faktors.

 

Zweiten Faktor zurücksetzen

Wenn Sie sich nicht anmelden können, da Sie keinen Ihrer gesetzten Faktoren für Microsoft 365 mehr zur Verfügung haben, etwa weil Sie Ihr Smartphone verloren haben, nutzen Sie für eine Rücksetzung das Servicedesk-Formular Zweiten Faktor ändern (Bearbeitung werktags).

Nutzen Sie bei Bedarf die Anleitung Zweiten Faktor ändern.

Daten speichern und teilen

Microsoft 365 ermöglicht es Nutzer*innen, Daten in der Microsoft-Cloud über OneDrive(persönlicher Speicherplatz) oder SharePoint (gemeinsam genutzter Speicherplatz) zu speichern und zu teilen.

Mitarbeiter*innen der Universität Wien stehen 50 GB kostenloser Speicherplatz in OneDrive zur Verfügung. OneDrive steht in allen Abonnement-Plänen als Desktop-App und Web-App zur Verfügung.

Nutzen Sie bei Bedarf die Anleitung OneDrive-App installieren bzw. OneDrive-Speicherplatz verwalten.

 

Funktion Papierkorb

Wenn Sie Daten in der Microsoft-Cloud löschen, können diese innerhalb von 30 Tagen über die Funktion Papierkorb in OneDrive oder SharePoint wiederhergestellt werden. Wenn Sie Daten aus dem Papierkorb löschen, können diese nochmals aus dem Endgültigen Papierkorb wiederhergestellt werden. Sollten die Daten auch hier gelöscht werden, gibt es keine weitere Möglichkeit, die Daten wiederherzustellen.

 

OneDrive-Papierkorb

Die Funktion Papierkorb steht in der OneDrive-Web-App über das Microsoft-365-Portal zur Verfügung. Nach der Anmeldung kann in der linken Navigationsleiste über die Kachel mit den Punkten die OneDrive-Web-App aufgerufen werden. Klicken Sie in OneDrive in der linken Navigationsleiste auf den Eintrag Papierkorb.

 

SharePoint-Papierkorb

Der Sharepoint-Papierkorb steht in Teams über die Funktion In SharePoint öffnen zur Verfügung. Wählen Sie in der Teams-App das entsprechende Team aus. Klicken Sie in der oberen Menüleiste auf den Eintrag Dateien. Klicken Sie in der unteren Menüleiste auf die 3 Punkte und wählen dort den Eintrag In SharePoint öffnen aus. Es öffnet sich die SharePoint-Web-App. Klicken Sie in der linken Navigationsleiste auf den Eintrag Papierkorb.

 

Es stehen folgende Anleitungen auf den Microsoft-Webseiten zur Verfügung:

 Hinweis

Beachten Sie, dass die Universität Wien für Daten und Inhalte, die im Rahmen des Service Microsoft 365 in der Microsoft-Cloud gespeichert (OneDrive, SharePoint) oder während der Nutzung von Apps, beispielweise in Teams, erzeugt werden, kein Backup zur Verfügung stellt.

Verschlüsselung von Dateien

Microsoft verschlüsselt sowohl den Transport von Daten als auch die in der Microsoft-Cloud gespeicherten Daten. Damit wird verhindert, dass Dritte Zugang zu verarbeiteten personenbezogenen Daten erhalten können.

Zusätzlich zu den von Microsoft angebotenen Möglichkeiten können Nutzer*innen Dateien vor dem Hochladen in die Microsoft-Cloud, beispielsweise bei der Verwendung von Dateien in Teams, mit einer alternativen Software selbst verschlüsseln und den Schlüssel, beispielsweise ein Passwort, mit den Empfänger*innen über separate Wege, beispielsweise in der u:cloud teilen. In diesem Fall hat Microsoft keinen Zugriff auf die Daten, allerdings stehen nicht alle Funktionen, beispielsweise Suche, zur Verfügung. 

Weitere Informationen zur Verschlüsselung von Daten stehen auf den ZID-Webseiten im Bereich IT-Security – Tipps für Nutzer*innen zur Verfügung.

Lizenz verlängern

Mitarbeiter*innen

Die Lizenz ist gültig, so lange ein aktives Dienstverhältnis besteht oder bis das Abonnement über das Selfservice-Portal gekündigt wird. Mindestens einmal alle 30 Tage muss eine Verbindung mit dem Internet hergestellt werden, um den Status des Abonnements zu prüfen.

Studierende

Eine Verlängerung der Lizenz kann alle 12 Monate über AcadCloud vorgenommen werden, solange Sie zum Studium an der Universität Wien zugelassen sind. Mindestens einmal alle 30 Tage muss eine Verbindung mit dem Internet hergestellt werden, um den Status des Abonnements zu prüfen.

Datenschutz

Die Universität Wien stellt Microsoft 365 unter Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben zur Verfügung. Informationen zur datenschutzkonformen Konfiguration von Microsoft 365 finden Sie auf der Datenschutzseite.

Verbundene Erfahrung

In Microsoft 365 der Universität Wien ist die Verbundene Erfahrung wie folgt konfiguriert:

Mitarbeiter*innen

  • Die Kategorie Verbundene Erfahrung, die Onlineinhalte herunterladen ist aktiviert, da keine Verarbeitung von Nutzer*innen-Daten in der Microsoft-Cloud erfolgt.
  • Die Kategorie Verbundene Erfahrung, die Ihre Inhalte analysieren kann optional für die Nutzung in Desktop-Apps aktiviert werden, da eine Verarbeitung von Nutzer*innen-Daten in der Microsoft-Cloud erfolgt und dafür Ihre Zustimmung erforderlich ist. Für die Aktivierung ist der Bezug von Microsoft 365 (Zusatzpaket) – Verbundene Erfahrung über das Selfservice-Portal erforderlich, Weiterführende Informationen finden Sie auf den Microsoft-Webseiten Verbundene Erfahrung in Office.
  • Die Kategorie Weitere verbundene Erfahrung ist deaktiviert, da Microsoft 365 der Universität Wien keine Einbindung von Drittanbieter-Apps erlaubt.

 Hinweis

Bei der Nutzung von Web-Apps ist die Kategorie Verbundene Erfahrung, die Ihre Inhalte analysieren standardmäßig durch Microsoft aktiviert und kann nicht deaktiviert werden.

Studierende

  • Die Kategorie Verbundene Erfahrung, die Onlineinhalte herunterladen ist aktiviert, da keine Verarbeitung von Nutzer*innen-Daten in der Microsoft-Cloud erfolgt.
  • Die Kategorie Verbundene Erfahrung, die Ihre Inhalte analysieren ist aktiviert. Es erfolgt eine Verarbeitung von Nutzer*innen-Daten in der Microsoft-Cloud. Weiterführende Informationen finden Sie auf den Microsoft-Webseiten Verbundene Erfahrung in Office.
  • Die Kategorie Weitere verbundene Erfahrung ist deaktiviert, da Microsoft 365 der Universität Wien keine Einbindung von Drittanbieter-Apps erlaubt.

Zustimmungserklärungen

Im Rahmen der Bestellung von Microsoft 365 muss folgenden Dokumenten zugestimmt werden: 

Mitarbeiter*innen

Ihre Zustimmungserklärungen finden Sie im Selfservice-Portal unter Arbeitsplatz – Meine Services.

Studierende

Ihre Zustimmungserklärungen finden Sie in AcadCloud unter Benutzereinwilligung.

Nutzungsbedingungen

Es gelten die Nutzungsbedingungen Microsoft 365.  

Support

Für allgemeine Anfragen steht Ihnen das Servicedesk-Formular zur Verfügung.

Für technischen Support nutzen Sie bitte den Microsoft-Support.

Für eine Rücksetzung des zweiten Faktors bei Verlust aller Faktoren nutzen Sie das Servicedesk-Formular Zweiten Faktor ändern (Bearbeitung werktags).