Microsoft 365
Microsoft 365 ist ein Software-Abonnement für Angehörige der Universität Wien. Es beinhaltet unter anderem die Apps Word, Excel, PowerPoint, Teams und OneDrive inklusive 1 TB Speicherplatz zur lokalen Installation sowie zur Online-Nutzung.
Mitarbeiter*innen stehen verschiedene Abonnement-Pläne über das Selfservice-Portal zur Verfügung.
Studierende beziehen Microsoft 365 über AcadCloud (verfügbar im Laufe des Sommersemesters 2023).
Hinweis
Informationen zum Umstieg auf Microsoft 365 für Nutzer*innen der Teams-Testumgebung finden Sie auf der Microsoft-365-Umstiegsseite. Nutzen Sie auch die Hilfestellungen unter Parallele Nutzung der Teams-Umgebungen.
Für Studierende steht Microsoft 365 im Laufe des Sommersemesters 2023 zur Verfügung.
Serviceumfang
Microsoft 365 ist ein Software-as-a-Service-Modell. Es stehen verschiedene Abonnement-Pläne mit darin enthaltenen Apps sowie Zusatzpakete zur Verfügung.
Entsprechend des jeweiligen Abonnement-Plans können Apps als Desktop-App zur lokalen Installation, Web-App zur Online-Nutzung im Browser oder auf mobilen Geräten verwendet werden. Während des Abonnements werden Apps automatisch aktualisiert.
Eine Lizenz beinhaltet 5 Nutzungsberechtigungen pro Gerätetyp (5 PCs bzw. Macs, 5 Tablets, 5 Smartphones) und ermöglicht, auf 5 Geräten gleichzeitig angemeldet zu sein.
Im Zuge des Bestellvorgangs von Microsoft 365 werden für jede*n Nutzer*in erstellt:
- ein Microsoft-Konto
- eine personenbezogene Lizenz
Abonnement-Pläne
| Bezeichnung | Erhältlich für |
|---|---|
| Microsoft 365 (A3) – Desktop- und Web-Apps | Mitarbeiter*innen: kostenpflichtig Studierende: kostenlos |
| Microsoft 365 (A1) – Web-Apps | Mitarbeiter*innen: kostenlos |
Zusatzpaket
| Bezeichnung | Erhältlich für |
|---|---|
| Microsoft 365 (Zusatzpaket) – Verbundene Erfahrung | Mitarbeiter*innen: kostenlos |
Installationspaket für zentral verwaltete Geräte
| Bezeichnung | Erhältlich für |
|---|---|
| m: Microsoft 365 (Zusatzpaket) – Installation der Office-Apps auf zentral verwalteten Geräten | Mitarbeiter*innen: kostenlos |
| m: Microsoft 365 (Zusatzpaket) – Installation für gemeinsam genutzte Geräte | Nur für EDV-Beauftragte |
Verfügbare Apps und Funktionen
Je nachdem, welcher Abonnement-Plan bezogen wird, stehen folgende Apps zur lokalen Installation (Desktop-App) oder online via Browser (Web-App) zur Verfügung:
| App | Microsoft 365 (A1) | Microsoft 365 (A3) |
|---|---|---|
| Word | nur Web-App | Web-App und Desktop-App |
| Excel | nur Web-App | Web-App und Desktop-App |
| PowerPoint | nur Web-App | Web-App und Desktop-App |
| Outlook | – | nur Desktop-App |
| Access | – | nur Desktop-App für Windows |
| Publisher | – | nur Desktop-App für Windows |
| OneNote | Web-App und Desktop-App | Web-App und Desktop-App |
| Teams | Web-App und Desktop-App | Web-App und Desktop-App |
| OneDrive | Web-App und Desktop-App | Web-App und Desktop-App |
| Whiteboard | Web-App und Desktop-App | Web-App und Desktop-App |
| Sway | nur Web-App | nur Web-App |
| Forms | nur Web-App | nur Web-App |
| Stream | nur Web-App | nur Web-App |
| Planner | nur Web-App | nur Web-App |
| Lists | nur Web-App | nur Web-App |
| Visio | nur Web-App | nur Web-App |
Drittanbieter-Apps stehen nicht zur Verfügung.
Funktionen in Verbundene Erfahrung
Informationen zu den enthaltenen Funktionen in der Verbundenen Erfahrung finden Sie auf den Microsoft-Webseiten unter Verbundene Erfahrung in Office.
Informationen zum Datenschutz bei der Verbundenen Erfahrung finden weiter unten auf dieser Seite unter Datenschutz – Verbundene Erfahrung.
Microsoft 365 bestellen
Mitarbeiter*innen
Mitarbeiter*innen bestellen Microsoft 365 über das Selfservice-Portal.
Beachten Sie:
- Vor einer Installation der Microsoft-365-Office-Apps muss die Rückgabe einer bereits installierten älteren Microsoft-Office-Version (2016/19) über das Selfservice-Portal erfolgen.
- Wenn Sie Microsoft Project (2016/19) nutzen, empfiehlt der ZID, den Umstieg auf die Microsoft-365-Office-Apps derzeit noch nicht vorzunehmen.
- Wenn Sie Microsoft Visio (2016/2019) nutzen, müssen Sie Visio vor einer Installation der Microsoft-365-Office-Apps deinstallieren. In Microsoft 365 steht Visio derzeit nur als Web-App zur Verfügung.
Nutzen Sie die Anleitung Microsoft 365 bestellen.
Studierende
Studierende bestellen Microsoft 365 über AcadCloud. Microsoft 365 steht dort voraussichtlich im Laufe des Sommersemesters 2023 zur Verfügung.
Microsoft 365 aktivieren
Die Aktivierung von Microsoft 365 erfolgt automatisch, wenn Sie Microsoft 365 zum ersten Mal ausführen. Starten Sie dazu eine beliebige Microsoft-365-Desktop-App oder melden Sie sich mit Ihrem Microsoft-Konto der Universität Wien in Microsoft 365 unter https://www.microsoft365.com an.
Ihr Microsoft-Konto der Universität Wien lautet:
- Nutzer*innen-Name: u:account-UserID@univie.ac.at (beispielsweise musterm1@univie.ac.at)
- Passwort: u:account-Passwort
Zur Aktivierung ist eine Internetverbindung erforderlich.
Nutzen Sie die Anleitung Microsoft 365 aktivieren und zweiten Faktor wählen.
Zweiten Faktor einrichten
Für die Nutzung von Microsoft 365 ist Multi-Faktor-Authentifizierung verpflichtend. Für Microsoft 365 stehen folgende Methoden für den zweiten Faktor zur Verfügung:
- Telefonanruf: u:phone-Telefonnummer oder alternative Telefonnummer
- SMS: alternative Telefonnummer
- Authentifizierungs-App: Microsoft-Authenticator oder Google-Authenticator
- Sicherheitsschlüssel: YubiKey, den Sie via USB (oder NFC) mit Ihrem Computer, Smartphone oder Tablet verbinden. YubiKeys können über das Service Hardware für Mitarbeiter*innen bestellt und anschließend am ZID (Standort NIG, Universitätsstraße 7) abgeholt werden.
Informationen zur Multi-Faktor-Authentifizierung finden Sie auch auf den Microsoft-Webseiten unter Sicherer Zugriff auf Ressourcen durch Multi-Faktor-Authentifizierung.
Die Einrichtung eines zweiten Faktors ist beim ersten Aufruf von Microsoft 365 über eine Desktop-App oder Web-App erforderlich. Es wird empfohlen, mindestens 2 der zur Verfügung stehenden Methoden als zweiten Faktor einzurichten. Das Hinzufügen weiterer Faktoren bzw. Änderungen können über das Microsoft 365-Konto vorgenommen werden.
Nutzen Sie für die Einrichtung die entsprechenden Anleitungen.
Microsoft 365 nutzen
Hinweis
Mindestens einmal alle 30 Tage muss eine Verbindung mit dem Internet hergestellt werden, um den Status des Abonnements zu prüfen.
Wenn das Gerät mehr als 30 Tage offline ist, wechselt Microsoft 365 in den Modus mit eingeschränkter Funktionalität, bis wieder eine Verbindung mit dem Internet hergestellt wird. Im Modus mit eingeschränkter Funktionalität bleibt Microsoft 365 weiterhin installiert, jedoch können Dokumente nur angezeigt und gedruckt werden. Alle Funktionen zur Bearbeitung oder Neuerstellung von Dokumenten sind deaktiviert.
Daten speichern und teilen
Microsoft 365 ermöglicht es Nutzer*innen, Daten in der Microsoft-Cloud über OneDrive (persönlicher Speicherplatz) oder Sharepoint (gemeinsam genutzter Speicherplatz) zu speichern und zu teilen.
Angehörigen der Universität Wien steht 1 TB kostenloser Speicherplatz in OneDrive zur Verfügung. OneDrive steht in allen Abonnement-Plänen als Desktop-App und Web-App zur Verfügung.
Nutzen Sie für die Installation der Desktop-App die Anleitung OneDrive-App installieren.
Funktion Papierkorb
Wenn Sie Daten in der Microsoft-Cloud löschen, können diese innerhalb von 30 Tagen über die Funktion Papierkorb in OneDrive oder SharePoint wiederhergestellt werden. Wenn Sie Daten aus dem Papierkorb löschen, können diese nochmals aus dem Endgültigen Papierkorb wiederhergestellt werden. Sollten die Daten auch hier gelöscht werden, gibt es keine weitere Möglichkeit, die Daten wiederherzustellen.
OneDrive-Papierkorb
Die Funktion Papierkorb steht in der OneDrive-Web-App über das Microsoft-365-Portal zur Verfügung. Nach der Anmeldung kann in der linken Navigationsleiste über die Kachel mit den Punkten die OneDrive-Web-App aufgerufen werden. Klicken Sie in OneDrive in der linken Navigationsleiste auf den Eintrag Papierkorb.
SharePoint-Papierkorb
Der Sharepoint-Papierkorb steht in Teams über die Funktion In Sharepoint öffnen zur Verfügung. Wählen Sie in der Teams-App das entsprechende Team aus. Klicken Sie in der oberen Menüleiste auf den Eintrag Dateien. Klicken Sie in der unteren Menüleiste auf die drei Punkte und wählen dort den Eintrag In SharePoint öffnen aus. Es öffnet sich die SharePoint-Web-App. Klicken Sie in der linken Navigationsleiste auf den Eintrag Papierkorb.
Es stehen folgende Anleitungen auf den Microsoft-Webseiten zur Verfügung:
Hinweis
Beachten Sie, dass die Universität Wien für Daten und Inhalte, die im Rahmen des Service Microsoft 365 in der Microsoft-Cloud gespeichert (OneDrive, SharePoint) oder während der Nutzung von Apps, beispielweise in Teams, erzeugt werden, kein Backup zur Verfügung stellt.
Verschlüsselung von Dateien
Microsoft verschlüsselt sowohl den Transport von Daten als auch die in der Microsoft-Cloud gespeicherten Daten. Damit wird verhindert, dass Dritte Zugang zu verarbeiteten personenbezogenen Daten erhalten können.
Zusätzlich zu den von Microsoft angebotenen Möglichkeiten können Nutzer*innen Dateien vor dem Hochladen in die Microsoft-Cloud, beispielsweise bei der Verwendung von Dateien in Teams, mit einer alternativen Software selbst verschlüsseln und den Schlüssel, beispielsweise ein Passwort, mit den Empfänger*innen über separate Wege, beispielsweise in der u:cloud teilen. In diesem Fall hat Microsoft keinen Zugriff auf die Daten, allerdings stehen nicht alle Funktionen, beispielsweise Suche, zur Verfügung.
Weitere Informationen zur Verschlüsselung von Daten stehen auf den ZID-Webseiten im Bereich IT-Security – Tipps für Nutzer*innen zur Verfügung.
Lizenz verlängern
Mitarbeiter*innen
Die Lizenz ist gültig, so lange ein aktives Dienstverhältnis besteht oder bis das Abonnement über das Selfservice-Portal gekündigt wird. Mindestens einmal alle 30 Tage muss eine Verbindung mit dem Internet hergestellt werden, um den Status des Abonnements zu prüfen.
Studierende
Eine Verlängerung der Lizenz kann alle 12 Monate über AcadCloud vorgenommen werden, solange Sie zum Studium an der Universität Wien zugelassen sind. Mindestens einmal alle 30 Tage muss eine Verbindung mit dem Internet hergestellt werden, um den Status des Abonnements zu prüfen.
Datenschutz
Die Universität Wien stellt Microsoft 365 unter Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben zur Verfügung.
Informationen zur datenschutzkonformen Konfiguration von Microsoft 365 finden Sie auf der Datenschutz-Webseite.
Verbundene Erfahrung
Verbundene Erfahrung sind zusätzliche Funktionen von Microsoft-365-Apps, beispielsweise Diktier- oder Übersetzungsfunktion, die während der Nutzung mit der Microsoft-Cloud kommunizieren und Daten austauschen können.
In Microsoft 365 der Universität Wien ist die Verbundene Erfahrung wie folgt konfiguriert:
Mitarbeiter*innen
- Die Kategorie Verbundene Erfahrung, die Onlineinhalte herunterladen ist aktiviert, da keine Verarbeitung von Nutzer*innen-Daten in der Microsoft-Cloud erfolgt.
- Die Kategorie Verbundene Erfahrung, die Ihre Inhalte analysieren kann optional für die Nutzung in Desktop-Apps aktiviert werden, da eine Verarbeitung von Nutzer*innen-Daten in der Microsoft-Cloud erfolgt und dafür Ihre Zustimmung erforderlich ist. Für die Aktivierung ist der Bezug von Microsoft 365 (Zusatzpaket) – Verbundene Erfahrung über das Selfservice-Portal erforderlich, Weiterführende Informationen finden Sie auf den Microsoft-Webseiten Verbundene Erfahrung in Office.
- Die Kategorie Weitere verbundene Erfahrung ist deaktiviert, da Microsoft 365 der Universität Wien keine Einbindung von Drittanbieter-Apps erlaubt.
Hinweis
Bei der Nutzung von Web-Apps ist die Kategorie Verbundene Erfahrung, die Ihre Inhalte analysieren standardmäßig durch Microsoft aktiviert und kann nicht deaktiviert werden.
Studierende
- Die Kategorie Verbundene Erfahrung, die Onlineinhalte herunterladen ist aktiviert, da keine Verarbeitung von Nutzer*innen-Daten in der Microsoft-Cloud erfolgt.
- Die Kategorie Verbundene Erfahrung, die Ihre Inhalte analysieren ist aktiviert. Es erfolgt eine Verarbeitung von Nutzer*innen-Daten in der Microsoft-Cloud. Weiterführende Informationen finden Sie auf den Microsoft-Webseiten Verbundene Erfahrung in Office.
- Die Kategorie Weitere verbundene Erfahrung ist deaktiviert, da Microsoft 365 der Universität Wien keine Einbindung von Drittanbieter-Apps erlaubt.
Zustimmungserklärungen
Im Rahmen der Bestellung von Microsoft 365 muss folgenden Dokumenten zugestimmt werden:
Mitarbeiter*innen
Ihre Zustimmungserklärungen finden Sie im Selfservice-Portal unter Arbeitsplatz – Meine Services.
Nutzungsbedingungen
Es gelten die Microsoft-365-Nutzungsbedingungen.
Support
Für allgemeine Anfragen steht Ihnen das Servicedesk-Formular zur Verfügung.
Für technischen Support nutzen Sie bitte den Microsoft-Support.