Nutzungsbedingungen iVm Künstlicher Intelligenz (KI) an der Universität Wien – Mitarbeiter*innen

Die Universität Wien stellt ihren Mitarbeiter*innen (in der Folge Nutzer*innen) bestimmte Softwarepakete zur Verfügung. Bei der Verwendung dieser Softwarepakete kann der Fall auftreten, dass diese Software teilweise oder zur Gänze von künstlicher Intelligenz (in der Folge auch KI) gesteuert wird und/oder dadurch KI für universitäre/berufliche Zwecke verwendet werden kann. Sofern eine Software mit künstlicher Intelligenz (in der Folge KI-Software) von einer*m Nutzer*in verwendet wird, verpflichtet sich die*der Nutzer*in ausdrücklich dazu, den nachfolgenden Nutzungsbedingungen der Universität Wien sowie allgemein anerkannten Regeln zu Datenschutz und Datensicherheit bei der Nutzung solcher Software zu entsprechen.

In der Folge wird zwischen KI-Software, die von der Universität Wien lizenziert und für universitäre/berufliche Zwecke freigegeben ist, und KI-Software, die ohne Anmeldung mit einem universitären Account genutzt wird, unterschieden. Es ist daher von allen Nutzer*innen zu beachten, dass die Nutzungsbedingungen zwischen diesen beiden Varianten unterscheiden.

Unabhängig davon, ob Sie von der Universität Wien lizenzierte und für universitäre/berufliche Zwecke freigegebene KI-Software (Punkt A.) oder sonstige KI-Software (Punkt B.) verwenden, seien Sie sich bitte stets bewusst: Verwenden Sie personenbezogene Daten zu eigenen Zwecken, sind Sie Verantwortliche*r im Sinne der DSGVO, mit allen Folgen. Verstöße gegen die DSGVO werden mit empfindlichen Strafen geahndet. Ferner drohen dienstrechtliche Konsequenzen. Bei der Verwendung von KI-Software nach Punkt B. (KI-Software, die über Internet bzw. App-Store (oder dergleichen) ohne Anmeldung mit einem universitären Account genutzt wird) wird die Anwendung des Dienstnehmerhaftpflichtgesetzes ausgeschlossen, soweit zulässig.

• Eine jeweils aktuelle Auflistung der KI-Software (mit dem Schwerpunkt auf sogenannter General-Purpose Artificial Intelligence/KI-System mit allgemeinem Verwendungszweck zur Text-, Bild- bzw. Audio-/Videogenerierung), die von der Universität Wien lizenziert wurden, findet sich auf dieser Seite im u:wiki.
• Die Universität Wien empfiehlt, sofern vorhanden, stets die Nutzung der gesetzten Voreinstellungen, falls keine spezifischen durch die Universität Wien vorgegebenen Einstellungen bestehen.
• Sämtliche Abänderungen der Voreinstellungen sind nur innerhalb der datenschutzrechtlichen Prinzipien (etwa Rechtmäßigkeit, privacy by default, Datenminimierung, Datensparsamkeit und Zweckbindung) erlaubt.
• Sofern Voreinstellungen durch die Universität Wien, etwa aus technischen oder rechtlichen Gründen, nicht möglich sind, sind nach Möglichkeit datenschutzfreundliche Einstellungen zu verwenden.
• Die Speicherungen sämtlicher Informationen sind stets ausschließlich im EU-Raum durchzuführen. Kann dies nicht sichergestellt werden, erfolgt eine gesonderte Information und es dürfen keine nicht veröffentlichten personenbezogenen Mitarbeiter*innendaten oder vertrauliche Informationen (etwa Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse) verarbeitet werden (bereits bei der Aufgabenstellung im sogenannten Prompting).
• Achten Sie bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und vertraulichen Informationen auf die Möglichkeit einer Anonymisierung der Information. Sollte dies faktisch unmöglich sein, dürfen ausschließlich pseudonymisierte Daten verwendet werden. Sollte auch das nicht möglich sein, ist der Datenminimierungsgrundsatz auch bei Klardaten derart einzuhalten, dass ausschließlich nur jene Daten mit der KI-Software verarbeitet werden, die unbedingt erforderlich sind.
• Jedenfalls dürfen, ohne zusätzliche Regelung, in Form einer Betriebsvereinbarung oder sonstigen Mitwirkung des zuständigen Betriebsrates, keine sensiblen Mitarbeiter*innendaten im Sinne des Art. 9 DSGVO verarbeitet werden.
• Für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten anderer Personen mit KI-Software muss eine datenschutzrechtliche Rechtsgrundlage bestehen (etwa diese Daten sind bereits öffentlich verfügbar).
• Für Inhalte und Daten, welche durch die Universität Wien zur Nutzung von KI-Software zur Verfügung gestellt werden, übernimmt die Universität Wien keine Haftung in Bezug auf Richtigkeit und Vollständigkeit.
• Die Universität Wien übernimmt gegenüber den Nutzer*innen keine Haftung für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Inhalte und Daten, welche im Zuge der Nutzung der KI-Software verwendet werden.
• Jede KI kann Fehler machen. Hinterfragen Sie kritisch und prüfen Sie vor Weiterverwendung von durch KI-Software erzeugten Informationen die inhaltliche Richtigkeit.
• Weiters übernimmt die Universität Wien keine Gewähr für die Verfügbarkeit, Beziehbarkeit, Funktionalitäten und Verwendbarkeit der KI-Software für die von den Nutzer*innen vorgesehenen Zwecke.
• Die Verwendung von KI-Software ist auf die Dauer der von der Universität Wien erworbenen Lizenz beschränkt. Bei Ende der Lizenzvereinbarung sind die Bestimmungen für KI-Software, die ohne Anmeldung mit einem universitären Account genutzt wird (siehe B. unten), einzuhalten.
• Den Nutzer*innen ist es ausnahmslos untersagt, KI-Software in einer Form zu nutzen, die durch Gesetze, Vorschriften, behördliche Anordnungen, Verordnung in einer relevanten Rechtsordnung oder vertragliche Vereinbarung verboten ist.
• Weiters dürfen die Rechte anderer Personen nicht durch die Nutzung von KI-Software verletzt werden. Unter anderem wird hier auf das Persönlichkeitsrecht, das Datenschutzrecht und das Urheberrecht verwiesen.
• Die Datenschutzerklärung der Universität Wien, die Datenschutzerklärung der Universität Wien für Cloud-Services und andere IT-Anwendungen, § 4 Allgemeines zur Datenverarbeitung sowie die Rahmenbetriebsvereinbarung RBV-Daten in der jeweils geltenden Fassung (u:wiki) geben Ihnen weitere Hinweise auf die Eignung von Daten, die mit einer KI verarbeitet werden dürfen.
• Die Nutzer*innen sind verpflichtet, alle technischen Beschränkungen des Vertragsgegenstandes, die den Nutzer*innen nur eine spezielle Verwendung der KI-Software gestatten, einzuhalten und diese auch nicht zu umgehen.
• Es ist unzulässig, eine andere Person zur Missachtung der Nutzungsbedingungen anzustiften.
• Für Fragen im Zusammenhang mit KI stehen Ihnen die Informations- und Serviceseiten Guidelines im Umgang mit KI an der Universität Wien, KI sowie die spezifischen ZID-Serviceseiten zu den jeweiligen Anwendungen zur Verfügung.
• Fallen Ihnen bei der Verwendung von lizenzierter KI-Software grobe Mängel auf (etwa KI-Software liefert seltsame Ergebnisse), nutzen Sie bitte das Servicedesk-Formular Software für Mitarbeiter*innen des ZID.
• Werden Inhalte, die überwiegend durch KI-Software erzeugt wurden, verwendet, sind diese entsprechend zu kennzeichnen. Darüber hinaus gelten in der wissenschaftlichen Arbeit die Bestimmungen des UG 2002.

• Prüfen Sie vor jeder Verwendung einer KI-Software, die ohne Anmeldung mit einem universitären Account genutzt wird, ob es intern eine durch die Universität Wien lizenzierte Lösung für Ihre angestrebten Zwecke gibt und verwenden Sie stets primär durch die Universität Wien lizenzierte KI-Software. Eine Auflistung der KI-Software (mit dem Schwerpunkt auf sogenannter General-Purpose Artificial Intelligence/KI-System mit allgemeinem Verwendungszweck zur Text-, Bild- bzw. Audio-/Videogenerierung), die von der Universität Wien lizenziert wurden, findet sich auf dieser Seite im u:wiki.
• Die von der eingesetzten KI-Software gesetzten Voreinstellungen sind stets kritisch zu prüfen. Beachten Sie, dass bei nicht von der Universität Wien lizenzierter KI-Software Ihre Aktivitäten und eingespeiste Daten vom Anbieter für Trainingszwecke stets weiterverarbeitet werden können.
• Sofern möglich, sind datenschutzfreundliche Einstellungen selbst vorzunehmen.
• Die Speicherungen sämtlicher Informationen sind stets im EU-Raum durchzuführen. Kann das nicht sichergestellt werden, dürfen keine unveröffentlichten personenbezogenen Daten und vertrauliche Informationen (etwa Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse) verarbeitet werden (bereits bei der Aufgabenstellung im sogenannten Prompting).
• Die KI-Software ist so zu verwenden, dass keine personenbezogenen Daten und keine vertraulichen Informationen (d. h. Daten/Informationen, die nicht bereits veröffentlicht sind) preisgegeben werden.
• In jedem Fall dürfen keine sensiblen Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO verarbeitet werden.
• Die Universität Wien übernimmt gegenüber den Nutzer*innen keine Haftung für Inhalte und Daten, welche im Zuge der Nutzung der KI-Software verwendet werden.
• KI kann Fehler machen. Hinterfragen Sie kritisch und prüfen Sie vor Weiterverwendung von durch KI-Software erzeugten Informationen die inhaltliche Richtigkeit und Vollständigkeit.
• Den Nutzer*innen ist es ausnahmslos untersagt, KI-Software in einer Form zu nutzen, die durch Gesetze, Vorschriften, behördliche Anordnungen, Verordnung oder vertragliche Vereinbarung in einer relevanten Rechtsordnung verboten ist.
• Weiters dürfen die Rechte anderer Personen nicht durch die Nutzung der KI verletzt werden. Unter anderem wird hier auf das Persönlichkeitsrecht, das Datenschutzrecht und das Urheberrecht verwiesen.
• Die Datenschutzerklärung der Universität Wien, die Datenschutzerklärung der Universität Wien für Cloud-Services und andere IT-Anwendungen, § 4 Allgemeines zur Datenverarbeitung sowie die Rahmenbetriebsvereinbarung RBV-Daten in der jeweils geltenden Fassung (u:wiki) geben Ihnen weitere Hinweise auf die Eignung von Daten, die mit einer KI-Software verarbeitet werden dürfen.
• Die Nutzer*innen sind verpflichtet, alle technischen Beschränkungen des Vertragsgegenstandes, die den Nutzer*innen nur eine spezielle Verwendung der KI-Software gestatten, einzuhalten und diese auch nicht zu umgehen.
• Es ist unzulässig, eine andere Person zur Missachtung der Nutzungsbedingungen aufzufordern.
• Für Fragen im Zusammenhang mit KI stehen Ihnen die Informations- und Serviceseiten Guidelines im Umgang mit KI an der Universität Wien sowie KI zur Verfügung.
• Werden Inhalte, die überwiegend durch KI-Software erzeugt wurden, verwendet, sind diese entsprechend zu kennzeichnen. Darüber hinaus gelten in der wissenschaftlichen Arbeit die Bestimmungen des UG 2002.

Die Universität Wien behält sich eine Anpassung der Nutzungsbedingungen in Abstimmung mit den Betriebsräten vor.