Nutzungsbedingungen Microsoft 365

Die Universität Wien stellt ihren Angehörigen das Software-Abonnement Microsoft 365 der Microsoft Corporation zur Verfügung. Es beinhaltet unter anderem die Anwendungen Word, Excel, Powerpoint, Teams und OneDrive zur lokalen Installation sowie zur Onlinenutzung. Diese Nutzungsbedigungen beschreiben den Umfang, in dem Microsoft 365 genutzt werden kann.

Das Service Microsoft 365 der Universität Wien wird datenschutzkonform zur Verfügung gestellt.

Das Service Microsoft 365 der Universität Wien wurde in enger Abstimmung mit dem Datenschutzbeauftragten der Universität Wien so implementiert, dass sämtliche Applikationen und Funktionen von Microsoft 365 im zur Verfügung gestellten Umfang datenschutzkonform genutzt werden können.

Microsoft speichert die Daten, die von Nutzer*innen in Microsoft 365 eingebracht werden, redundant in vier Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union (Standorte sind Irland, Niederlande, Finnland und Österreich), die dem hohen Datenschutzstandard der DSGVO entsprechen. Dies betrifft unter anderem die in OneDrive bzw. SharePoint Online vorhandenen Inhalte aus den Office-Anwendungen.

Mit Microsoft Ireland Operations Limited wurde vertraglich geregelt, dass sämtliche Produkte und Services unter Berücksichtigung der datenschutzrechtlichen Sicherheitspflichten bereitgestellt sowie Unternehmen von Microsoft keine Kund*innendaten, Professional-Services-Daten und personenbezogene Daten zweckentfremdet verarbeiten dürfen.

Aufgrund datenschutzrechtlicher Vorgaben ist Multi-Faktor-Authentifizierung für alle Nutzer*innen verpflichtend. Im Zuge der ersten Anmeldung mit dem Microsoft-Konto der Universität Wien werden Nutzer*innen aufgefordert, einen zweiten Faktor einzurichten.

Informationen finden Sie auf den ZID-Webseiten:

• Microsoft-365-Serviceseite
• Weitere Informationen zum Datenschutz

• Microsoft Teams

   

Die Universität Wien stellt die Lizenzen für Microsoft 365 unter folgenden Bedingungen zur Verfügung:

1. Die Nutzer*innen verpflichten sich ausdrücklich, diesen Nutzungsbedingungen der Universität Wien sowie allfälliger Lizenzbedingungen (https://www.microsoft.com/licensing/docs) und Datenschutzbestimmungen von Microsoft (https://privacy.microsoft.com/de-DE/privacystatement) zu entsprechen.
2. Aus den Lizenzbedingungen ergibt sich, dass Microsoft 365 nur für Geschäftstätigkeiten der Universität Wien verwendet werden soll. Eine Nutzung für andere Zwecke, beispielsweise private Zwecke oder für andere Institutionen, soll unterbleiben. Eine Nutzung für kommerzielle Zwecke ist auf jeden Fall untersagt.
3. Die Universität Wien empfiehlt die Nutzung der gesetzten Voreinstellungen. Sämtliche Abänderungen der Voreinstellungen sind nur innerhalb der datenschutzrechtlichen Prinzipien (z. B. Rechtmäßigkeit, Privacy by default, Datenminimierung, Datensparsamkeit und Zweckbindung) möglich. Einstellungen, die diesen Prinzipien zuwiderlaufen könnten, sind systemseitig unterbunden.
4. Bei der Nutzung von Microsoft Teams sollen keine sensiblen Daten i. S. d. Art. 9 DSGVO verarbeitet werden.
5. Sofern Aufzeichnungen oder Transkriptionen von Videokonferenzen in der Teams-App erfolgen sollen, ist eine Einwilligung der Teilnehmer*innen einzuholen.
6. Die Universität Wien übernimmt keinerlei Haftung für die Inhalte und Daten, welche im Zuge der Nutzung von Microsoft 365 zur Verfügung gestellt werden. Die Universität Wien übernimmt weiters keinerlei Gewähr für etwaige Mängel, welche Microsoft 365 aufweist. Weiters übernimmt die Universität Wien keine Gewährleistung für die Verfügbarkeit, Beziehbarkeit, Funktionalitäten und Verwendbarkeit von Microsoft 365 für die von den Mitarbeiter*innen vorgesehenen Zwecke.
7. Die Verwendung von Microsoft 365 ist auf die Dauer der von der Universität Wien erworbenen Lizenz beschränkt.
8. Die Nutzer*innen sind nicht berechtigt, Microsoft 365 in einer Form zu nutzen, die durch Gesetze, Vorschriften oder behördliche Anordnungen oder Verordnung in einer relevanten Rechtsordnung verboten ist. Weiters sollen die Rechte anderer Personen nicht durch die Nutzung von Microsoft 365 verletzt werden.
9. Die Nutzer*innen sind verpflichtet, alle technischen Beschränkungen des Vertragsgegenstandes, die den Nutzer*innen nur eine spezielle Verwendung von Microsoft 365 gestatten, einzuhalten und diese auch nicht zu umgehen.
10. Es ist unzulässig, eine andere Person zur Missachtung der Nutzungsbedingungen anzustiften.
11. Etwaige Streitigkeiten, welche sich auf Grundlage dieser Nutzungsbedigungen oder aus der Verwendung der Lizenz von Microsoft 365 ergeben, sind vor den sachlich zuständigen Gerichten in Wien auszutragen.