Zentraler Informatikdienst

Nutzungsbedingungen u:wiki

  • Zuletzt geändert am: 17.05.2024
  • Genehmigt durch: Ulf Busch
  • Für den Inhalt verantwortlich: Harald Riedel-Taschner
  • Redaktion und Gestaltung: IT Communications & Marketing

Zweck

Der Zentrale Informatikdienst (ZID) stellt Angehörigen der Universität Wien mit dem u:wiki-Service eine Plattform für kollaboratives Arbeiten auf Basis von Wiki-Technologie zur Verfügung. Die darin gespeicherten Informationen können mit anderen Nutzer*innen der Plattform sowie mit Nutzer*innen anderer österreichischer Bildungseinrichtungen im Rahmen der eduID-Föderierung geteilt werden.

Anwendungsbereich

Diese Nutzungsbedingungen regeln die Art und Weise, wie das u:wiki-Service vom ZID zur Verfügung gestellt wird, sowie die Rahmenbedingungen der Nutzung durch die Angehörigen der Universität Wien. Diese Nutzungsbedingungen sind nur auf das u:wiki-Service anwendbar. Abweichende Regelungen für andere Services zur Speicherung und zum Teilen von Daten sind davon unberührt.

Servicebeschreibung

u:wiki basiert auf der Wiki-Software Confluence des Herstellers Atlassian. Es dient der Speicherung von Daten auf Servern und Speichermedien des ZID. Nutzer*innen können nach der Anmeldung mit dem universitätsweiten Single Sign-on über das Web auf u:wiki zugreifen. Die Nutzung ist mit gängigen Browsern möglich. Des Weiteren können sich Angehörige von anderen österreichischen Bildungseinrichtungen über die eduID-Föderierung am u:wiki anmelden. Nach einer initialen Anmeldung im u:wiki können föderierte Nutzer*innen analog zu Nutzer*innen der Universität Wien berechtigt werden.

Zulässige Verwendung

Die Verwendung des u:wiki für private Zwecke ist zulässig (siehe Code of Conduct der Universität Wien, Punkt 6, 2. Absatz), ansonsten gelten die Nutzungsbedingungen für den u:account und der Code of Conduct der Universität Wien. Der*Die Nutzer*in verpflichtet sich unter anderem dazu, die Plattform nicht für kommerzielle Zwecke zu nutzen und die geltenden Rechtsvorschriften einzuhalten. Dies gilt auch für urheberrechtlich geschützte Daten, die nur gespeichert bzw. geteilt werden dürfen, wenn der*die Nutzer*in das Recht dazu besitzt. Die Einbindung externer Inhalte in u:wiki erfolgt eigenverantwortlich durch die Nutzer*innen. Die dynamische Einbindung von Schriften (etwa Google Fonts) ist laut DSGVO nicht gestattet. Der ZID stellt nur die technische Infrastruktur des u:wiki-Service zur Verfügung und übernimmt keine Verantwortung für die dort gespeicherten Inhalte.

u:wiki-Bereiche

Inhalte werden in Wiki-Bereichen (sogenannten Spaces) organisiert. Mitarbeiter*innen mit aktivem Dienstverhältnis können mit einem Selfservice-Formular im Servicedesk selbst Bereiche erstellen. Im Zuge dessen wird der Bereich einer Organisationseinheit (OE) der Universität Wien zugeordnet. Der*Die Antragsteller*in erhält die Rolle eines Bereichsadministrators*einer Bereichsadministratorin und kann selbstständig Berechtigungen vergeben. Die Bereichsadministrator*innen, EDV-Beauftragten und Leiter*innen der zugeordneten Organisationseinheit dienen dem ZID als Ansprechpersonen. Verwaist ein Bereich nach Ausscheiden des*der letzten Bereichsadministrators*Bereichsadministratorin, erfolgt die Vergabe von Bereichsberechtigungen im Einvernehmen mit der Leitung der zugeordneten Organisationseinheit.

Datenschutz

Der ZID überlässt es den Nutzer*innen und den Organisationseinheiten der Universität Wien selbst, für jede Aufgabe das jeweils geeignete Service zur Speicherung von Daten zu wählen, weist aber darauf hin, dass die zur Verfügung gestellten Services unterschiedliche Sicherheitsvorkehrungen gegen missbräuchliche Verwendung der Daten aufweisen. Ein Schutz der gespeicherten Daten durch eine Netzwerk-Firewall ist für das u:wiki-Service nicht möglich. Die Sicherheit der Daten hängt somit wesentlich von der Qualität der gewählten Passwörter all jener Personen ab, die im u:wiki auf die jeweiligen Informationen (etwa auf Bereiche, Seiten, Kommentare) zugreifen können.

Die Konfiguration von Zugriffsrechten der Nutzer*innen für Bereiche, Seiten, Kommentare und sonstige Inhalte durch Bereichsadministrator*innen ist ein zentrales Feature des Services. Es kann aber bei mangelnder Sorgfalt zu Vertraulichkeits- und Integritätsverlust der Daten führen. Es liegt in der Verantwortung der Bereichsadministrator*innen, bei der Berechtigungsvergabe sorgsam vorzugehen. Wenn dies nicht möglich ist, ist ein anderes Service zur Speicherung der Daten zu verwenden. Nutzer*innen sind verpflichtet, bei der Benutzung von personenbezogenen Daten die gesetzlichen Vorgaben, insbesondere zum Datenschutz, zu beachten. Der ZID empfiehlt allgemein, mit sensiblen oder personenbezogenen Daten sorgsam und sparsam umzugehen und nicht mehr benötigte Daten im Zweifelsfall zu löschen.

Anonyme Berechtigung

Das u:wiki bietet die Möglichkeit, Seiten oder Bereiche auch ohne Authentifizierung öffentlich zugänglich zu machen. Dies ist unter Einhaltung der Nutzungsbedingungen für Veröffentlichung und Betrieb von Webseiten möglich. Bereichsadministrator*innen dürfen anonymen Nutzer*innen jedoch ausschließlich Leserechte zuweisen. Berechtigungen für das Bearbeiten oder Hinzufügen von Inhalten (etwa von Seiten, Anhängen, Kommentaren) dürfen nicht vergeben werden. Der ZID behält sich das Recht vor, darüber hinausgehende Berechtigungen jederzeit zu korrigieren.

Bereichs-Lebenszyklus

Der Bereichs-Lebenszyklus regelt den Umgang mit verwaisten u:wiki-Bereichen. Verwaiste Bereiche sind jene, an denen innerhalb von 18 Monaten keine Änderungen durchgeführt worden sind. Der ZID führt in regelmäßigen Abständen entsprechende Auswertungen durch und informiert Bereichsadministrator*innen, Leiter*innen von Organisationseinheiten und gegebenenfalls EDV-Beauftragte, falls innerhalb von 12 bzw. 15 Monaten keine Änderungen am jeweiligen Bereich vorgenommen worden sind. Nach 18 Monaten wird der u:wiki-Bereich exportiert und der exportierte Inhalt in einem geschützten Backup-Bereich für die Dauer von weiteren 18 Monaten archiviert. Der Inhalt des Bereichs wird durch eine Hinweis-Seite ersetzt, welche über die Archivierung des Inhalts informiert. Der Bereichsschüssel bleibt dabei erhalten, sodass eine Wiederherstellung des archivierten Bereichs innerhalb der genannten Frist von 18 Monaten ab Archivierung möglich ist.