Administration

Exchange-Nutzer*innen können Ihr persönliches Postfach selbst verwalten. Die Administration von Exchange für die Organisationsheit und von öffentlichen Ordnern ist Share-Administrator*innen vorbehalten.

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Formular Exchange-Postfach verwalten

Formular Exchange verwalten

Persönliches Postfach verwalten

Nutzen Sie das Formular Exchange-Postfach verwalten.

Die Postfach-Administration steht allen Exchange-Nutzer*innen zur Verfügung. Für das Login benötigen Sie einen aktiven u:account für Mitarbeiter*innen. Sie können:

  • Ihren aktuell verbrauchten Speicherplatz einsehen (Postfachgröße).
  • Anderen Nutzer*innen Zugriffsrechte auf Ihr persönliches E-Mail-Postfach einräumen (Rechte vererben).
  • Anderen Nutzer*innen erlauben, in Ihrem Namen E-Mails zu versenden (Recht „Senden als” vergeben).
  • Anderen Nutzer*innen Zugriffsrechte auf Ihren gesamten persönlichen Exchange-Account einräumen (Vollzugriff vergeben).
  • Eine alternative Absendeadresse beantragen.

Wenden Sie sich an den*die EDV-Beauftragte*n, um ein Gruppenpostfach oder eine andere gemeinsame Ressource (Kalender, Kontakte, Notizen etc.) zu erstellen. Er*sie berechtigt Sie, das Gruppenpostfach nach dem Erstellen zu nutzen.

Rechte vererben

  • Um Rechte eines Ordners oder Postfachs auf Unterordner zu vererben, müssen Sie diese Rechte vorher in dem auf Ihrem Gerät installierten Outlook bei dem Ordner oder Postfach eintragen.
  • Ein Schrägstrich im Ordnernamen verhindert das Vererben: Benennen Sie Ordner um, die einen Schrägstrich im Namen haben. Beispiel: Rechnungen/2019 umbenennen zu Rechnungen_2019
  • Um einer einzelnen UserID die Berechtigung für einen Ordner zu entziehen, ändern Sie die Zugriffsrechte der UserID auf Keine Rechte. Führen Sie danach die Vererbung durch, um die Berechtigungsstruktur zu aktualisieren. Löschen Sie die UserID nicht vollständig, da deren Rechte sonst nicht aktualisiert werden.
  • Der/die berechtigte Nutzer*in muss ein Postfach oder einen Ordner nach dem Vererben in Outlook manuell verbinden.

Vollzugriff vergeben

Sie können im Formular Exchange-Postfach verwalten einem*einer Nutzer*in Vollzugriff auf Ihr Exchange-Postfach ermöglichen. Der*die für den Vollzugriff berechtigte Nutzer*in …

  • kann auf alle E-Mails, Kalender, Aufgaben und Adressbücher zugreifen.
  • kann Filterregeln und Abwesenheitsnachrichten bearbeiten.
  • kann in Outlook weitere UserIDs für den Zugriff auf einzelne oder mehrere Ordner berechtigen.
  • muss das Postfach in den Einstellungen seines*ihres Outlook-Kontos manuell hinzufügen, um mit Outlook darauf zugreifen zu können.
  • wird in der Liste der berechtigten UserIDs bei den Eigenschaften des Ordners in Outlook nicht angezeigt.
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Exchange für die Organisationseinheit verwalten

Nutzen Sie das Formular Exchange verwalten.

Die Exchange-Administration steht nur Share-Administrator*innen an Organisationseinheiten zur Verfügung, die Exchange nutzen. Sie können:

  • Einzelne Nutzer*innen zur Nutzung von Exchange berechtigen.
  • Mit dem Menüpunkt Rechte vererben die Berechtigungen eines öffentlichen Ordners an die jeweiligen Unterordner übertragen. Dies ist nützlich, wenn neue Nutzer*innen in eine vorhandene Rechtestruktur eingefügt werden sollen. 
  • Einen öffentlichen Ordner mit eigener E-Mail-Adresse erstellen.

Beim Einrichten von Exchange wird automatisch ein öffentlicher Stammordner mit dem Namen Annn sowie ein Gruppenpostfach mit der Adresse Annn-exchange@d.univie.ac.at erstellt. Annn steht für die Kurzbezeichnung Ihrer Organisationseinheit, beispielsweise A140 für ZID.

 Hinweis

Der Stammordner darf nicht umbenannt werden, da dies Probleme mit den Zugriffsrechten verursacht.

 Hinweis

Beachten Sie die Informationen unter Rechte vererben und Vollzugriff vergeben.

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Öffentliche Ordner verwalten

Ein öffentlicher Ordner dient zum Bereitstellen von E-Mails, Terminen oder Kontakten an eine Gruppe in Exchange. Die Verwaltung eines öffentlichen Ordners ist Share-AdministratorInnen vorbehalten. Die Verwaltung ist nur mit Outlook-Klient und Outlook Web App (OWA) möglich.

  • Im Stammordner können Sie unter Folder mit E-Mail-Adresse anlegen einen öffentlichen Ordner mit einer zugeordneten Exchange-E-Mail-Adresse einrichten. 
  • Die zugeordnete E-Mail-Adresse wird beim Erstellen des Ordners automatisch generiert und angezeigt. Sie kann nicht geändert werden. 
  • Der Ordner selbst kann umbenannt oder verschoben werden. E-Mails an die generierte Adresse werden immer in diesem Ordner bereitgestellt. Weisen Sie dazu den Nutzer*innen Anonym und Standard das Recht Erstellen (oder Stufe 1) zu. 
  • Mit dem Menüpunkt Rechte vererben können Sie alle Rechte des angegebenen Ordners auf einen oder mehrere Unterordner übertragen. Dies ist nützlich, wenn neue Nutzer*innen in eine vorhandene Rechtestruktur eingefügt werden sollen. 

Öffentliche Ordner mit E-Mail-Adressen sollten primär zum Empfangen von E-Mails genutzt werden. Verwenden Sie ein Gruppenpostfach, um als Gruppe E-Mails zu versenden.

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