Out-of-Office-Nachricht

Studierende, MitarbeiterInnen und universitätsexterne Personen können im Rahmen des E-Mail-Service eine Out-of-Office-Nachricht einrichten. Auch bei aktiver Out-of-Office-Nachricht werden E-Mails an das Postfach zugestellt. Darauf wird im Fußteil der Nachricht automatisch hingewiesen. 

 Direkter Link

Formular Out-of-Office-Nachricht verwalten

Out-of-Office-Nachricht aktivieren

Loggen Sie sich mit Ihrer u:account-UserID und Ihrem Passwort auf Out-of-Office-Nachricht verwalten ein.

  1. Geben Sie an, in welchem Zeitraum die Out-of-Office-Nachricht verschickt werden soll (erster und letzter Tag).
  2. Geben Sie den Text der Nachricht ein. Wenn im Text die Zeichenfolge $DateEnd$ vorkommt, wird diese beim Versand der Nachricht automatisch durch das Ende Ihrer Abwesenheit ersetzt. 
  3. Klicken Sie auf Test-E-Mail schicken, um ein Textmuster zu erhalten. 
  4. Klicken Sie auf Aktivieren. Das Service ist sofort aktiv. Sie erhalten nochmals eine Voransicht der Out-of-Office-Nachricht. 

Pro AbsenderIn wird nur eine Verständigung pro Woche verschickt. Diese Woche beginnt mit dem Versand des ersten Benachrichtigungs-E-Mails. 

 Hinweis

Verwenden Sie die vorbereiteten Texte in Deutsch, Englisch oder in beiden Sprachen.

Exchange E-Mail-Adresse

MitarbeiterInnen

Um für eine Exchange-E-Mail-Adresse eine Out-of-Office-Nachricht einzurichten, nutzen Sie die Funktionen der Software, mit der Sie auf Exchange zugreifen. Dies ist entweder eine lokal installierte Software (beispielsweise Outlook, Thunderbird) oder die Outlook Web App (OWA).

Out-of-Office-Nachricht deaktivieren

Nach dem als Letzter Tag angegebenen Datum schaltet sich die Out-of-Office-Nachricht automatisch ab.

Falls Sie die Nachricht vorzeitig deaktivieren wollen, loggen Sie sich erneut auf Out-of-Office-Nachricht verwalten ein und klicken Sie auf Deaktivieren. Diese Schaltfläche wird nur angezeigt, wenn Sie eine Out-of-Office-Nachricht aktiviert haben. 

Wer erhält eine Out-of-Office-Nachricht?

Die Verständigung wird an die Adresse geschickt, die im Return-Path der an Sie gerichteten E-Mail-Nachricht vermerkt ist. Das ist im Normalfall die Adresse des Absenders/der Absenderin, kann aber in Sonderfällen (beispielsweise bei falscher Konfiguration des E-Mail-Programms des Absenders/der Absenderin) von dieser abweichen. 

In einigen Fällen wird keine automatische Out-of-Office-Nachricht versandt:

  • Wenn das E-Mail nicht direkt an Ihre E-Mail-Adresse der Universität Wien gerichtet war.
  • Wenn der Return-Path mit owner- beginnt bzw. mit -request, -relay oder -owner endet. Dies verhindert Nachrichten an Mailinglisten.
  • Wenn die Absendeadresse postmaster, uucp, mailer-daemon oder mailer lautet.
  • Wenn die Nachricht durch einen Precedence:-Header bulk, junk oder list als Massensendung gekennzeichnet ist.
  • Wenn die Nachricht durch einen AutoSubmitted:-Header als automatisch erzeugt gekennzeichnet ist.