Domain registration

Organisational units and subunits of the University of Vienna as well as institutions affiliated with the University can use this ZID service to register and manage any domain of the form desiredname.tld (for example: fantasyprogramme.at). It is a prerequisite that the contents associated with the domain are used for university purposes, such as projects or conferences. In addition, the ZID has to operate all services relating to the domain.

 Direct Link

Form Order domain-services

Possible domain names

You can register a domain, which is managed by the ZID, in the following form:

desiredname.tld – For example: fantasyname.org

The ZID makes all possible efforts to acquire the desired domain under any top-level domain (tld, for example .at, .de, .ch, .com, .net, .org or .eu). Please note the allocation guidelines and statutory requirements of the relevant registry for internet domains.

 Note

You have to request a subdomain if your domain should have the form desiredname.univie.ac.at.

Checking the requirements

  • Only active employees of the University of Vienna can access the form Requesting domain services. Users with a u:account for external persons cannot request a domain.
  • For legal and organisational reasons, this service is only available to organisational units and subunits of the University of Vienna, as well as organisations affiliated with the University.
  • Registering a domain is subject to a charge and requires the approval of the head of the organisational unit. For an overview of the costs incurred, please see under Costs. 
  • Maintaining a domain is only possible if the entry in the Domain Name System (DNS) refers to a server of the University of Vienna and if the ZID has access to the zones. References to external servers or addresses are not permissible.
  • The ZID only provides services for a domain (web space, TYPO3, e-mail, etc.) if the ZID is exclusively in charge of administrative and technical management. The MX records of the zone must point to the mail servers of the ZID.

Registering a domain

Use the form Requesting domain services.

The ZID requires the following information to process your request. The details in the log-in box are partially prefilled:

Domain name: Specify the desired domain name, including the top-level domain.

Action: Select Neuregistrierung (new registration).

Name of the website: Briefly describe the use of the domain.

Organisational unit: 

  • State the name and number of your organisational unit as well as the relevant cost centre for the allocation of the domain and the accounting of the domain name fee.
  • In addition, please state the name of the head of your organisational unit and his/her e-mail address for confirmation and possible enquiries.
  • This information will not be disclosed to third parties (except for the purpose of accounting of the services).

Domain administrator: 

  • The domain administrator is the first point of contact for the ZID regarding any questions about the domain. S/he has to be an active employee of the University of Vienna. Users with a u:account for external persons cannot be domain administrators.
  • E-mails sent to all technical e-mail addresses that are set-up automatically (hostmaster, webmaster, abuse) are forwarded to the domain administrator's e-mail address, unless another person was specified when requesting the domain.
  • Only the person specified as administrator and the head of the organisational unit are entitled to request configuration changes.
  • The administrator’s name is not publicly visible. His/her data will not be disclosed to third parties. The WHOIS lists the host master of the ZID as contact point for technical enquiries.

Please note:

  • For additional host entries, such as www records (For example: www.fantasyprogramme.org), please specify the web space to be addressed here.
  • Specify which e-mail addresses have to be set-up for the domain and who can access them.

Sending confirmations

Due to legal reasons, the ZID requires written confirmation of the order.

After registering, you will receive a PDF form via e-mail. Please ask the head of your organisational unit to sign this form. Send the signed form to the ZID, either via e-mail (domain-admin@univie.ac.at) or via fax (+43-1-4277-14279).

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Transferring a domain

You can transfer a registered domain to a server of the University of Vienna, and have the University of Vienna listed as its new owner.

Please make all necessary preparations before you request the transfer of the domain to ensure that the conversion runs smoothly:

  • Ask the previous domain owner to complete and sign the following form and send it back to you: Domain übertragen (transfer domain, PDF, in German)
  • Ask the previous domain owner to request the Auth Code for the transfer from his/her provider, and send it to you.
  • Ask the previous domain owner to have his/her provider remove the registrar lock of the domain to ensure that all fields in the WHOIS enquiry are visible (no private registration).
  • Clarify with the previous domain owner which host entries, such as www records (for example: www.fantasyprogramme.org), are currently being used.
  • Clarify with the previous domain owner which e-mail addresses linked to the domain have already been set-up and which e-mail addresses you should maintain.
  • Copy the files for the websites to the web space managed by you.

 Note

The previous domain owner is responsible for terminating all existing contracts associated with the domain you would like to transfer. Furthermore, s/he has to pay any outstanding invoices associated with these contracts himself/herself.

Requesting domain transfer

  • Select Transfer under Domain/s in the form Requesting domain services.
  • The following input fields require you to provide the same information as in the form Registering a domain.
  • If you are using a web space for organisational units for the domain, please specify the URL or the web space UserID under Anmerkung (note).
  • If you manage the web space at the organisational unit yourself, please make sure that the corresponding vHost is set up on your server. Specify the IP address of the server under Anmerkung (note).
  • Specify the Auth Code under Anmerkung (note), and state which e-mail addresses you operate and which host records have to be configured.

Sending confirmations

Due to legal reasons, the ZID requires a written confirmation of the order. You will receive a PDF form via e-mail. Please ask the head of your organisational unit to sign this form. Send the signed form to the ZID.

In addition, please send the transfer domain form (PDF) signed by the previous domain owner to the ZID, either via e-mail (domain-admin@univie.ac.at) or via fax (+43-1-4277-14279). 

Domain kündigen oder abtreten

Domains sind bis auf Widerruf registriert. Wenn Sie eine Domain nicht mehr benötigen oder zu einem anderen Provider transferieren wollen, müssen Sie das dem ZID mitteilen.

Nutzen Sie das Formular Domain kündigen oder abtreten (PDF).


Domain kündigen

  • Eine Kündigung ist entweder per sofort möglich oder zum Ende des Leistungszeitraumes. Der Leistungszeitraum beginnt mit dem Datum der Registrierung (Stichtag) und verlängert sich üblicherweise automatisch zu jedem Stichtag um ein weiteres Jahr (365 Tage).
  • Da die Domaingebühr immer für einen Leistungszeitraum im voraus bezahlt wird, können bei einer Kündigung keine Kosten refundiert werden.
  • Eine Kündigung muss bis spätestens einen Monat vor Wiederkehr des Stichtags rechtswirksam beauftragt werden, da sonst die Domaingebühr für den kommenden Leistungszeitraum in Rechnung gestellt wird.
  • Sie verzichten auf alle Rechte an der Domain und nehmen zur Kenntnis, dass die Domain seitens der Registry jederzeit an eine/n andere/n Interessenten/Interessentin neu vergeben werden kann.
  • Allfällige offene Forderungen sind auch nach Kündigung zu begleichen. Im Fall laufender oder späterer Rechtstreitigkeiten, die aus dem Betrieb der Domain am ZID resultieren, behält sich die Universität Wien vor, sich auch nach Ende des Vertragsverhältnisses schad- und klaglos zu halten.
  • Mit Wirksamwerden der Kündigung werden auch alle zur Domain gehörigen Services des ZID eingestellt. Sichern Sie vorab alle relevanten Daten in Ihrem Webspace.


Domain abtreten

  • Sie können den ZID jederzeit mit der Abtretung Ihrer Domain beauftragen. Der ZID besorgt bei der zuständigen Registry den für den Transfer nötigen Auth-Code und übermittelt Ihnen diesen zur Einleitung der Transaktion durch Ihren neuen Registrar.
  • Da die Domaingebühr immer für einen Leistungszeitraum im voraus bezahlt wird, können bei einer Abtretung keine Kosten refundiert werden.
  • Allfällige offene Forderungen sind auch nach Abtretung der Domain zu begleichen. Im Fall laufender oder späterer Rechtstreitigkeiten, die aus dem Betrieb der Domain am ZID resultieren, behält sich die Universität Wien vor, sich auch nach Ende des Vertragsverhältnisses schad- und klaglos zu halten.
  • Sie verpflichten sich, umgehend nach der Übergabe alle Verweise auf Server und Kontakte der Universität Wien aus den Domaindaten zu entfernen: Sofort nach dem Transfer werden die Nameserver des ZID ausgetragen. Die Universität Wien bzw. der ZID dürfen nicht mehr als Inhaber bzw. Hostmaster aufscheinen. Auch eine Weiterleitung auf einen Webspace der Universität Wien ist dann nicht mehr zulässig.
  • Mit Wirksamwerden der Abtretung werden alle zur Domain gehörigen Services des ZID eingestellt. Sichern Sie vorab alle relevanten Daten in Ihrem Webspace.
  • Sorgen Sie dafür, dass Ihr neuer Provider bereits vor Abtretung der Domain die erforderlichen Services konfiguriert hat. Der ZID ist für die weitere Verfügbarkeit der Domain nicht verantwortlich.


Bestätigung übermitteln

Aus rechtlichen Gründen ist eine schriftliche Bestätigung Ihres Auftrags erforderlich. Übermitteln Sie das von der Leitung der Organisationseinheit unterzeichnete Formular Domain kündigen oder abtreten (PDF) an den ZID per E-Mail an domain-admin@univie.ac.at oder als Fax an +43-1-4277-14279.

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