Sending mailing

Diese Anleitung hilft Ihnen, mit dem Massmailer der Universität Wien eine Aussendung durchzuführen. Nur berechtigte Personen können den Massmailer nutzen.

Beim Massmailer anmelden

Rufen Sie den Massmailer auf und klicken Sie auf Universität Wien Anmeldung.

Anmeldung

  1. Sie werden zum Weblogin der Universität Wien weitergeleitet.
  2. Geben Sie Ihre u:account-UserID und das Passwort ein und klicken Sie auf Anmelden.
  3. Sie werden automatisch zurück zum Massmailer geleitet. Dort werden jetzt Ihre persönlichen Daten angezeigt.
  4. Klicken Sie auf Weiter.

Nach dem Weblogin

Aussendung anlegen

Sie sehen eine Liste aller Organisationseinheiten, in deren Namen Sie Aussendungen durchführen dürfen.

Wählen Sie die gewünschte Organisationseinheit aus und klicken Sie auf Bearbeiten.

Organisationseinheiten


Sie sehen jetzt eine Liste aller Aussendungen, die von der Organisationseinheit bereits versendet wurden.

Klicken Sie auf neuer Eintrag.

Neuer Eintrag


Geben Sie der Aussendung einen Titel und klicken Sie auf speichern, um die Aussendung im System anzulegen. Der Titel ist für die Empfänger*innen nicht sichtbar.

Neuer Eintrag

Aussendung gestalten

Jetzt können Sie die Aussendung gestalten.

Geben Sie zuerst den E-Mail-Betreff ein.

Klicken Sie anschließend auf den schwarz hinterlegten Doppelpfeil am rechten Rand des Editors.

Aussendung gestalten


Es öffnet sich ein schwarz hinterlegter Bereich mit Eingabefeldern. Hier können Sie folgende Gestaltungselemente festlegen:

  • Kurzbeschreibung
  • Text für den Link zur Browseransicht
  • Nummer und/oder Erscheinungsmonat
  • Headline (Titel)
  • Text für den Link zum Abmelden

Um einige dieser Textelemente vollständig auszublenden, müssen Sie ein Leerzeichen eingeben. Wenn Sie das Eingabefeld nur leer lassen, wird weiterhin der Platzhaltertext des Systems angezeigt.

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie rechts oben auf speichern.

Header gestalten


Mit Klick auf den Doppelpfeil klappen Sie den schwarz hinterlegten Bereich wieder ein.

Klicken Sie nun in den vom System vorbereiteten Textbereich. Löschen Sie den Blindtext und geben Sie den gewünschten Text ein.

Nutzen Sie bei Bedarf die Formatierungsmöglichkeiten des Systems, die Sie über die Symbole am oberen Rand des Editors erreichen. Damit können Sie nicht nur den Text formatieren, sondern auch Schaltflächen, horizontale Linien, Aufzählungen und Listen sowie Links einfügen.

Klicken Sie oben rechts auf speichern, um die Textgestaltung abzuschließen.

Text bearbeiten

Weitere Gestaltungselemente einfügen

In der Seitenleiste stehen weitere Text- und Bildelemente für die Gestaltung der Aussendung zur Verfügung.

Wählen Sie das gewünschte Element und platzieren Sie es mit Drag-and-drop in der Aussendung.

Weitere Elemente


Wenn Sie die Maus über den oberen Rand des Elements bewegen, werden 2 Symbole angezeigt:

  • Kreuz mit 4 Pfeilen: Element verschieben
  • ×: Element löschen

Element verwalten

Bild hochladen und einfügen

Um in der Aussendung ein Bild einfügen zu können, müssen Sie dieses zuerst ins System hochladen.

Klicken Sie dazu auf den Reiter Bilder.

Bild hochladen


Klicken Sie auf Bilder hochladen und wählen Sie das gewünschte Bild auf Ihrem Rechner aus. Alternativ ziehen Sie das Bild mit Drag-and-drop in das grau hinterlegte Feld.

Bild auswählen


Nach dem Hochladen wird ein Vorschaubild angezeigt. Rechts sehen Sie 3 Symbole:

  • Quadrat: Bild in Originalgröße anzeigen
  • Bleistift: Bild bearbeiten
  • Papierkorb: Bild löschen

In den Textfeldern können Sie eingeben:

  • Copyright (Urheberrechtshinweis)
  • Titel des Bildes
  • Text

Copyright und Titel werden in der Browser-Ansicht der Aussendung angezeigt, wenn die Maus über das Bild bewegt wird.

Vorschaubild

 Hinweis

Lassen Sie die Checkbox neben einbetten unbedingt deaktiviert, um das Datenvolumen der Aussendung nicht unnötig zu vergrößern. Eingebettete Bilder können den Versand deutlich verlangsamen


Um ein Bild in die Aussendung einzufügen, klicken Sie im platzierten Layout-Element auf das Platzhalterbild.

Platzhalterbild


Die Bildauswahl öffnet sich. Klicken Sie auf das gewünschte Bild, um es in die Aussendung zu übernehmen.

Bildauswahl


Zum Schluß klicken Sie oben rechts auf speichern.

Bild speichern

Aussendung prüfen

Wenn Sie fertig sind, können Sie die Gestaltung der Aussendung sowie die enthaltenen Links prüfen.

Rufen Sie dazu den Reiter Newsletterversand auf und scrollen Sie zum Abschnitt Newsletter testen:

  • Klicken Sie auf Web-Vorschau anzeigen, um zu prüfen, wie die Aussendung im Browser aussehen wird.
  • Geben Sie eine E-Mail-Adresse ein und klicken Sie auf Testmail senden. Die Aussendung wird per E-Mail an diese Adresse zugestellt und kann dort im Posteingang geprüft werden.

Aussendung prüfen

Empfänger*innen auswählen

Im Reiter Newsletterversand sehen Sie unter Vorhandene Channels, an welche Empfänger*innen-Listen (Channels) Sie die Aussendung grundsätzlich schicken können. Klicken Sie auf den gewünschten Channel, um ihn auszuwählen, und anschließend auf den Doppelpfeil nach rechts, um ihn der aktuellen Aussendung zuzuweisen.

Um einen Channel wieder zu entfernen, wählen Sie ihn unter Zugewiesene Channels aus und klicken anschließend auf den Doppelpfeil nach links.

Unter dem Feld Vorhandene Channels sehen Sie, wie viele Empfänger*innen insgesamt der Aussendung zugewiesen wurden.

Channels zuweisen

Einzelne Empfänger*innen verwalten

Sie können prüfen, in welchen Channels eine bestimmte E-Mail-Adresse als Empfängerin enthalten ist.

Geben Sie die E-Mail-Adresse dazu im Reiter Extras unter E-Mail-Adresse überprüfen ein und klicken Sie auf Abfragen. Das System listet alle Channels auf, in denen die Adresse enthalten ist.

Einzelne Empfänger*innen


Wenn Sie berechtigt sind, einen bestimmten Channel zu nutzen, können Sie eine*n einzelne*n Nutzer*in für diese Aussendung zu diesem Channel hinzufügen oder ihn*sie daraus entfernen.

Geben Sie dazu die E-Mail-Adresse im Reiter Extras unter Benutzer zu Channels an/abmelden ein und klicken Sie auf An-/Abmelden. Der Abschnitt klappt auf:

Hinzufügen

  1. Wählen Sie die Anrede aus dem Drop-down aus und klicken Sie anschließend auf den Pfeil nach links, um sie zu übernehmen.
  2. Geben Sie Vor- und Nachname ein.
  3. Wählen Sie den Channel aus, zu dem Sie die E-Mail-Adresse hinzufügen möchten.
  4. Bestätigen Sie durch das Aktivieren der Checkbox, dass der*die Nutzer*in der Verwendung seiner*ihrer E-Mail-Adresse zugestimmt hat und dass Sie dies auch nachweisen können.
  5. Dokumentieren Sie kurz im Freitextfeld, auf welchem Weg Sie die E-Mail-Adresse erhalten haben.
  6. Klicken Sie auf Newsletter Anmelden, um die E-Mail-Adresse für diese Aussendung hinzuzufügen, oder auf Newsletter Abmelden, um sie dieses Mal von der Aussendung auszunehmen.

Hinweis

Die Gültigkeitsdauer der An- bzw. Abmeldung hängt davon ab, wie der Channel erstellt wurde:

  • Statischer Channel (etwa eine importierte Excel-Liste): Die An- bzw. Abmeldung ist unbegrenzt gültig.
  • Dynamischer Channel (wird auf Basis einer Datenbankabfrage täglich neu erstellt): Die An- und Abmeldung ist nur bis ca. 20:00 Uhr des jeweiligen Tages gültig.

Optional: Versandeinstellungen wählen

Wenn der*die Administrator*in dies eingerichtet hat, können Sie im Reiter Extras unter Aktuelle Set-Einstellungen aus mehreren E-Mail-Adressen wählen:

  • Reply To: An diese Adresse werden eventuelle Antworten der Empfänger*innen Ihrer Aussendung zugestellt.
  • Return Path: An diese Adresse werden Verständigungen gesendet, wenn E-Mails nicht zugestellt werden können.
  • Absender (From): Diese Adresse wird im E-Mail-Programm der Empfänger*innen als Absendeadresse angezeigt.

Adressen auswählen

Aussendung senden

Um die Aussendung versenden zu können, müssen Sie die Sendefreigabe erteilen und den Status anpassen.

  1. Öffnen Sie den Reiter Newsletterversand.
  2. Wählen Sie im Drop-down oben rechts den Status Freigegeben.
  3. Aktivieren Sie unter Newsletter versenden die Checkbox neben Sendefreigabe.
  4. Klicken Sie auf speichern.

Freigeben


Erst nach dem Speichern wird die Schaltfläche Newsletter versenden angezeigt. Klicken Sie darauf, um den Versand zu starten.

Nun werden die E-Mails der Aussendung einer Sendewarteschlange übergeben und im Hintergrund nach und nach abgearbeitet. Sie können die Web-Oberfläche jetzt schließen.

Newsletter senden

Versand verwalten

Sendepause: Wenn der Versand begonnen hat, aber die Zustellung noch nicht abgeschlossen ist (zu sehen im Reiter Statistik unter Transportstatus), können Sie die Zustellung unterbrechen.

  1. Aktivieren Sie die Checkbox neben Sendepause.
  2. Klicken Sie anschließend oben rechts auf speichern.
  3. Sobald Sie die Checkbox wieder deaktivieren und auf speichern klicken, werden die restlichen E-Mails verschickt.

Zeitversetztes Senden: Sie können festlegen, dass die Aussendung zu einem späteren Zeitpunkt automatisch versendet wird.

  1. Wählen Sie im Drop-down oben rechts den Status Freigegeben.
  2. Aktivieren Sie die Checkbox neben Sendefreigabe.
  3. Tragen Sie unter Frühestes Sendedatum das gewünschte Versanddatum ein.
  4. Klicken Sie oben rechts auf speichern und dann unten auf Newsletter versenden, um die E-Mails an die Sendewarteschlange zu übergeben. Der Versand beginnt zum angegebenen Datum.

Versand verwalten

Status beobachten

Die Dauer der Zustellung kann variieren. Sie hängt unter anderem von der Zahl der Empfänger*innen und der gleichzeitig verschickten Newsletter ab.

Einen groben Hinweis zum Status der Zustellung finden Sie im Reiter Newsletterstatistik unter Transportstatus der E-Mails

Unter anderem können Sie prüfen, wie viele E-Mails im Rahmen der Aussendung bereits zugestellt wurden, wie oft die enthaltenen Links angeklickt wurden etc.

Status