Exchange
Exchange ist eine umfassende Kommunikationsplattform für Mitarbeiter*innen der Universität Wien. Neben der E-Mail-Funktion gibt es zahlreiche Gruppen-Funktionen, wie etwa gemeinsame Kalender, gemeinsame Verwaltung von Kontakten oder öffentliche Ordner.
Ein automatischer Virenscanner und ein automatischer Spamfilter schützen vor unerwünschten Schadprogrammen und Zusendungen.
Direkte Links
Formular Exchange beantragen
Formular Exchange-Postfach verwalten
Formular Exchange verwalten
Exchange für die Organisationseinheit beantragen
Um Exchange für eine Organisationseinheit zu beantragen, nutzen Sie das Formular Exchange beantragen.
Der ZID stellt jeder Organisationseinheit auf Antrag der Leitung bzw. des*der EDV-Beauftragten kostenlos Exchange zur Verfügung. Die Rechtestruktur in Exchange (Wer darf welche Daten sehen oder ändern?) wird ausschließlich von den Nutzer*innen selbst verwaltet.
Um Exchange beantragen zu können, benötigt Ihre Organisationseinheit einen Share. Der*die jeweilige Share-Administrator*in aktiviert die Exchange-Konten für einzelne Mitarbeiter*innen.
Auf Exchange zugreifen
Sie können auf mehreren Wegen auf Exchange zugreifen:
Am Desktop: Outlook und Apple Mail
Folgende lokal installierten Programme werden von Exchange unterstützt:
- Outlook für Windows (ab Version 2016)
- Outlook für Mac (ab Version 2016)
- Apple Mail (ab Version 13.4)
Mit Outlook und Apple Mail können Sie sämtliche Funktionen von Exchange nutzen: E-Mail, Kontakte, Aufgaben, Kalender, Notizen.
Im Browser: Outlook Web App (OWA)
Mit der Webmail-Komponente OWA können Sie auf jedem Gerät mit Internetzugang Exchange nutzen. Sämtliche Funktionen von Exchange stehen zur Verfügung: E-Mail, Kontakte, Aufgaben, Kalender, Notizen.
Öffnen Sie einen Browser und rufen Sie OWA auf. Loggen Sie sich anschließend mit Ihrem aktiven u:account für Mitarbeiter*innen ein.
Nach dem erstmalige Login können Sie OWA auch ohne Internetverbindung nutzen. Sämtliche Funktionen stehen zur Verfügung. Die Änderungen werden synchronisiert, E-Mails werden gesendet und empfangen, sobald wieder eine Internetverbindung hergestellt wurde.
Am mobilen Endgerät: App
Auch mobile Endgeräte können mit dem Exchange-Server synchronisiert werden. Welche Funktionen verfügbar sind, hängt von der gewählten App ab. Mehr über Installation und Funktionsumfang erfahren Sie in den Anleitungen.
Exchange nutzen
Die Größe eines Exchange-Postfachs ist auf 10 GB pro Postfach limitiert. Vor Erreichen des Limits erhalten Sie mehrere Warnmeldungen. Eine Vergrößerung auf bis zu 20 GB ist bei Bedarf möglich. Wenden Sie sich an exchange.zid@univie.ac.at.
Nachrichten im Junk-E-Mail-Ordner werden automatisch nach 99 Tagen gelöscht.
Es können nur E-Mails mit der Absendeadresse vorname.nachname@univie.ac.at versendet werden. Um eine andere Absendeadresse zu verwenden, müssen Sie ein lokales SMTP-Konto in Ihrem lokal installierten E-Mail-Programm einrichten oder über Vollzugriff auf das Exchange-Konto verfügen, in dessen Namen Sie E-Mails versenden wollen.
Um eine automatische E-Mail-Weiterleitung oder eine Out-of-Office-Nachricht einzurichten, nutzen Sie die von der lokal installierten Software, der App oder OWA bereitgestellten Funktionen.
Attachments werden vom Exchange-Server keine blockiert. Aus Sicherheitsgründen verbietet Outlook aber den Versand von gefährlichen Anhängen, wie *.vbs-, oder *.exe-Dateien. Die maximale Größe von E-Mails beträgt 50 MB. Das entspricht in etwa einem maximalen Dateianhang von 35 MB pro E-Mail.
Datensicherung
Sämtliche Daten am Exchange-Server werden täglich gesichert und sechs Monate lang aufbewahrt.