Zentraler Informatikdienst

Exchange – E-Mails und mehr verwalten

Für:  Mitarbeiter*innen

Ein Teil der Mitarbeiter*innen verwaltet das E-Mail-Postfach mit Exchange. Mit Exchange können nicht nur E-Mails verwaltet, sondern auch Gruppenfunktionen genutzt werden, wie: 

  • gemeinsame Kalender

  • gemeinsame Kontakte

  • öffentliche Ordner

Ein automatischer Virenscanner und Spamfilter schützen vor unerwünschten Schadprogrammen und Zusendungen.

OWA (Outlook Web App) aufrufen

Hinweis

Sie sind nicht sicher, ob Sie E-Mails mit IMAP oder Exchange verwalten? Wenden Sie sich an Ihre*n EDV-Beauftragte*n.

E-Mails senden, empfangen und organisieren: OWA, App

Sie können Ihre E-Mails auf folgende Art senden, empfangen und organisieren:

Hinweis

OWA ist kein vollwertiger Ersatz für eine E-Mail-App.

Postfach, E-Mail-Attachments

Beachten Sie die folgenden Spezifikationen des Exchange-Postfachs:

  • Die Größe eines Exchange-Postfachs ist auf 10 GB pro Postfach limitiert. Vor Erreichen des Limits erhalten Sie mehrere Warnmeldungen. Eine Vergrößerung auf bis zu 20 GB ist bei Bedarf möglich. Wenden Sie sich an exchange.zid(at)univie.ac.at.
  • Die maximale Größe von E-Mails beträgt 50 MB. Das entspricht in etwa einem maximal 35 MB großen Dateianhang pro E-Mail.
  • Es werden keine Attachments vom Exchange-Server blockiert. Aus Sicherheitsgründen verbietet Outlook aber den Versand von gefährlichen Anhängen, wie VBS-, oder EXE-Dateien.
  • Nachrichten im Junk-E-Mail-Ordner werden automatisch nach 99 Tagen gelöscht.
  • Standardmäßig können nur E-Mails mit der Absendeadresse vorname.nachname@univie.ac.at versendet werden. Informationen zu weiteren Konfigurationsmöglichkeiten (etwa Senden als oder Vollzugriff) finden Sie unter Persönliches Exchange-Postfach verwalten.

Out-of-Office-Nachricht

Um für eine Exchange-E-Mail-Adresse eine Out-of-Office-Nachricht einzurichten, nutzen Sie die Funktionen der Software, mit der Sie auf Exchange zugreifen. Dies ist entweder eine App (beispielsweise Outlook) oder die Outlook Web App (OWA).

Weiterleitung verwalten

Damit Ihre E-Mails an den Exchange-Server zugestellt werden, muss im Formular Weiterleitung verwalten das Häkchen bei Nachrichten an den Exchange-Server weiterleiten gesetzt sein. 

Nutzen Sie die Anleitung E-Mail-Konto für Exchange einrichten.

Hinweis: Wenn Sie die Checkbox deaktivieren, werden E-Mails nicht mehr an den Exchange-Server übermittelt und vorhandene E-Mails werden nicht übertragen.

Datensicherung

Sämtliche Daten am Exchange-Server werden täglich gesichert und 6 Monate lang aufbewahrt. 

Exchange beantragen

Um Exchange für eine Organisationseinheit zu beantragen, nutzen Sie das Formular Exchange beantragen.

Der ZID stellt jeder Organisationseinheit auf Antrag der Leitung bzw. des*der EDV-Beauftragten kostenlos Exchange zur Verfügung. Die Rechtestruktur in Exchange (Wer darf welche Daten sehen oder ändern?) wird ausschließlich von den Nutzer*innen selbst verwaltet.

Voraussetzung für die Beantragung von Exchange, ist ein vorhandener Share für die Organisationseinheit. Der*die jeweilige Share-Administrator*in aktiviert die Exchange-Konten für einzelne Mitarbeiter*innen.

Anleitungen

Ersteinrichtung

E-Mail-Konto für Exchange einrichten

 

Exchange-Konto einrichten

Empfohlene E-Mail-Apps:

Nicht empfohlene E-Mail-Apps: