Datenschutzrechtliche Information zu POLYAS

Die Universität Wien informiert, dass sie beabsichtigt, ausgewählte Wahlen an der Universität Wien über das Online-Wahlsystem POLYAS (in der Folge „POLYAS“) der POLYAS GmbH durchzuführen. Die POLYAS GmbH ist in diesem Zusammenhang datenschutzrechtliche Auftragsverarbeiterin.

Aus diesem Grund wurde in Abstimmung mit dem Datenschutzbeauftragten der Universität Wien eine Datenschutz-Folgeabschätzung (in der Folge „DSFA“) gemäß Art. 35 DSGVO durchgeführt. Die DSFA hat ergeben, dass aus datenschutzrechtlicher Sicht POLYAS zur Verarbeitung der dort notwendigen personenbezogenen Daten herangezogen werden kann. 

Sofern nun POLYAS verwendet wird, wird mitgeteilt, dass die dort herangezogenen personenbezogenen Daten ausschließlich zum Zwecke der jeweiligen Wahl verarbeitet werden. Dies gilt sinngemäß auch für die Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten.

Als Rechtsgrundlage für die allgemeine Datenverarbeitung (in Verbindung mit der Administration von POLYAS) der wahlberechtigten Beamt*innen, Angestellten sowie sonstigen Mitarbeiter*innen der Universität Wien und für die wahlberechtigten Studierenden ist üblicherweise das Dienstverhältnis, das Arbeitsverhältnis bzw. das öffentlich-rechtliche Ausbildungsverhältnis gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO maßgeblich. In diesem Zusammenhang werden, sofern notwendig, in der Regel Stammdaten (z. B. E-Mail-Adresse, ggf. Vor- und Nachname sowie u:account-UserID) verarbeitet.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zuge von Wahlen stützt sich auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO sowie auf Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO. Die Notwendigkeit der Datenverarbeitung ergibt sich aus dem nationalen Recht; abhängig davon, um welche Wahl es sich handelt. Beispielsweise wird wie folgt angeführt: 

• Geheime Wahl des*der Vorsitzenden eines Kollegialorgans gemäß § 20 Abs. 3 in Verbindung mit § 19 Abs. 3 Universitätsgesetz 2002 
• Geheime Wahl in die Fakultäts- oder Zentrumskonferenz gemäß des auf Grund von § 20 Abs. 4 Universitätsgesetz 2002 im Rahmen von Art. 81c Abs. 1 Bundes-Verfassungsgesetz erlassenen Organisationsplans

Sofern (in Ausnahmefällen) für die Datenverarbeitung eine Einwilligung erfolgt, ist als Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO maßgeblich. Für die konkreten Datenkategorien, Speicherdauer etc. ist in diesem Fall die bezughabende Einwilligungserklärung relevant, wobei die oben genannten Grundsätze ebenfalls gelten.