Ob Dokumente, Lehrmaterial, Forschungs-, Projekt- oder Studienunterlagen: Nutzer*innen stehen permanent vor der Aufgabe, ihre Daten zu verwalten. Grundsätzlich können diese natürlich auf dem eigenen Gerät gespeichert werden. Benötigt man mehr Speicherplatz oder möchte Daten zusätzlich sichern, stehen externe Speichermedien wie Festplatten, Speicherkarten und USB-Sticks zur Verfügung, auf die man auch ohne aktive Datenverbindung zugreifen kann. Diese Speicher- und Sicherungsoptionen reichen aber oft nicht mehr aus oder sind in manchen Aspekten anderen Speichermöglichkeiten unterlegen, wenn es um die Verfügbarkeit unterwegs oder die Möglichkeit zum Teilen von Dateien geht.
Verfügbarkeit, Sicherheit, Schutz – was hat Vorrang?
Bei der Datenspeicherung spielen hauptsächlich 3 Faktoren eine Rolle:
- die Verfügbarkeit von Daten
- die Sicherheit von Daten
- der Schutz von Daten
Wie wichtig diese Faktoren für die einzelnen Nutzer*innen sind, kann sich nach Anwendungsfall unterscheiden. So sehen sich Wissenschaftler*innen vor allem der Aufgabe gegenüber, Forschungsdaten möglichst sicher zu speichern und vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Mitglieder von Arbeits- oder Projektgruppen benötigen vorrangig Speicherplatz, auf den man gemeinsam zugreifen kann. Lehrenden und Studierenden ist es oft ein Anliegen, Daten möglichst unkompliziert zu teilen. Grundsätzlich stellen sich aber alle Nutzer*innen dieselbe Frage: Wo sind meine Daten am besten aufgehoben?
Unterschiedliche Bedürfnisse, mehrere Möglichkeiten
Auf den ZID-Webseiten finden Nutzer*innen einen schnellen Überblick der Speichermöglichkeiten an der Universität Wien. Die Arbeitswelt Forschen enthält weitere Hinweise zu speziellen Speicherservices für Forscher*innen, etwa Langzeitarchive. Zielgruppe, Speichergröße, Zugriffsart, Freigabe- und Backup-Optionen sowie eventuelle Kosten sind im Vergleich dargestellt. Das ist praktisch, um sich grundlegend über das Angebot zu informieren, lässt möglicherweise aber auch Fragen offen. Beispielsweise was dafür spricht, den Online-Speicherplatz zu nutzen, obwohl die u:cloud ein Vielfaches an Speicherplatz bietet?
Für alle, die es genauer wissen wollen oder Hilfe bei bei der Auswahl des richtigen Speicherplatzes benötigen, werden nachfolgend alle Speichermöglichkeiten samt Vor- und Nachteilen beschrieben sowie anhand von Beispielen erläutert, für welchen Zweck welcher Speicherort besonders geeignet ist.
Online-Speicherplatz
Der Online-Speicherplatz ist ein Service für alle Angehörigen der Universität Wien. Es handelt sich um ein Netzwerk-basiertes Dateiservice, bei dem die Daten direkt auf universitätseigenen Servern liegen.
Studierenden stehen 2 GB Speicherplatz und Mitarbeiter*innen 10 GB Speicherplatz kostenlos zur Verfügung. Die Größe und aktuelle Belegung des Speicherplatzes sind unter My u:account abrufbar.
Daten auf dem Online-Speicherplatz werden täglich im Rahmen des Backup-Service des ZID gesichert. Dadurch ist eine Wiederherstellung versehentlich gelöschter oder überschriebener Dateien durch den ZID-Helpdesk möglich.
Für den Zugriff auf den Online-Speicherplatz stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:
- Funktion Netzlaufwerk einbinden des Betriebssystems
- Verwendung einer lokal installierten Software
- direkter Zugriff auf das Z:-Laufwerk in den Computer Rooms des ZID sowie auf zentral verwalteten PCs
Zu den Anleitungen für Online-Speicherplatz
Vorteile
+ Daten liegen auf den Servern des ZID
+ tägliches Backup
+ Wiederherstellung versehentlich gelöschter oder überschriebener Dateien
Nachteile
– im Vergleich weniger Speicherplatz verfügbar
– Dateien können nicht für andere freigegeben werden
– Daten können nicht selbst wiederhergestellt werden
Wann ist Online-Speicherplatz besonders geeignet?
Der Online-Speicherplatz ist insbesondere dann empfehlenswert, wenn die Sicherheit von Daten im Vordergrund steht. Durch das tägliche Backup, die Möglichkeit der Datenwiederherstellung und den Verbleib der Daten im Netzwerk der Universität Wien bietet der Online-Speicherplatz einen hohen Schutz vor Datenverlust und unbefugtem Zugriff. Die Speichergröße sollte ausreichen, um wichtige Dokumente wie Seminararbeiten und Abschlussarbeiten schon während des Schreibprozesses regelmäßig zu sichern.
Das weiß auch Jörg Rath, Studienrichtung Chemie auf Lehramt, zu schätzen: „Mir ist beim Verfassen einer Seminararbeit passiert, dass ich wichtige Messergebnisse versehentlich gelöscht und das Dokument gespeichert und geschlossen habe. Als mir mein Fehler aufgefallen ist, waren die Daten weg. Der ZID-Helpdesk konnte aber glücklicherweise die Version vom Vortag wiederherstellen.“
Zur Online-Speicherplatz-Serviceseite
Share
Der Share ist die kostenpflichtige Variante des Services Online-Speicherplatz. Organisationseinheiten können ihn für gemeinsam genutzten Speicherplatz in Projekten, Arbeitsgruppen oder Teams über den ZID in unbegrenzter Höhe beantragen. Er steht damit in erster Linie Mitarbeiter*innen zur Verfügung. Share-Administrator*innen haben die Möglichkeit, Zugriffsrechte zu vergeben, Gruppen anzulegen, Verzeichnisse zu bearbeiten sowie Dateien selbst wiederherzustellen. Studierende können von Share-Administrator*innen für den Zugriff berechtigt werden.
u:cloud
Das Service u:cloud ist ein Cloud-Speicher. u:cloud basiert auf der Open-Source-Software Nextcloud, die auf virtueller Infrastruktur betrieben wird und den Zugriff auf das Speicher-System der Universität Wien ermöglicht. Die Daten werden serverseitig ausschließlich an der Universität Wien verarbeitet, verlassen also im Gegensatz zu vielen öffentlich verfügbaren Cloud-Services das Netz der Universität Wien nicht.
u:cloud stellt Mitarbeiter*innen und Studierenden der Universität Wien 50 GB Speicherplatz kostenlos bereit.
Nutzer*innen verwalten ihre Dateien grundsätzlich selbst. In der u:cloud können gelöschte Dateien mindestens 30 Tage lang von Nutzer*innen selbst wiederhergestellt werden.
Die Daten sind mit den meisten Endgeräten und von überall abrufbar:
- über einen Browser unter ucloud.univie.ac.at
- über eine lokal installierte Software
- über mobile Apps
Zu den u:cloud-Anleitungen
Vorteile
+ 50 GB kostenloser Speicherplatz
+ einfacher Zugriff von überall und den meisten Endgeräten
+ Dateien einfach für andere freigeben
+ Dokumente gemeinsam bearbeiten mit ONLYOFFICE
Nachteile
– Universitätsexterne Personen können Dateien nur über öffentliche Links herunter- bzw. hochladen
– nicht geeignet für eine große Zahl sich schnell ändernder, insbesondere maschinell erstellter Dateien
Wann ist u:cloud besonders geeignet?
u:cloud ist besonders geeignet, um Daten mit anderen Nutzer*innen der Plattform sowie externen Personen zu teilen. Dabei können unterschiedliche Rechte für die Bearbeitung eingeräumt, ein Passwortschutz eingerichtet, ein Ablaufdatum gesetzt und die E-Mail-Adressen von Empfänger*innen eingeben werden, an die der Link zu den Daten per E-Mail versendet werden soll. Im Team IT Communications & Marketing am ZID kommt u:cloud häufig zum Einsatz: „u:cloud ist aus unserem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Vor allem weil wir oft mit Bilddateien arbeiten, die uns von anderen Uni-Angehörigen aber auch externen Personen zur Verfügung gestellt werden. Mit u:cloud lassen sich diese problemlos teilen und verwalten“, erklärt Leiterin Michaela Bociurko den Einsatz des Services in ihrem Team.
u:cloud pro
Für die Zusammenarbeit in Projekten, Arbeitsgruppen oder Teams empfiehlt der ZID die Verwendung von u:cloud pro. Diese kostenpflichtige Variante des u:cloud-Services verfügt über die gleichen Funktionen wie das individuelle u:cloud-Konto, die Daten sind aber nicht an eine Person gebunden. Die u:cloud pro wird von einer Organisationseinheit beantragt und ist für Mitarbeiter*innen der Universität Wien vorgesehen. Über u:cloud pro& stehen 250 GB Speicherplatz zur Verfügung. In begründeten Fällen kann der Speicherplatz in der u:cloud pro erweitert werden. Über die Teilen-Funktion erhalten auch Studierende Zugriff auf Ordner und Dateien in u:cloud pro.
Die folgenden Speichermöglichkeiten stehen an der Universität Wien nur dann zur Verfügung, wenn die damit verbundenen Services genutzt werden.
Microsoft OneDrive
OneDrive ist der Microsoft-eigene Cloud-Dienst im Rahmen des Service Microsoft 365. Die Universität Wien stellt Microsoft 365 unter Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben zur Verfügung. Nutzer*innen können persönliche Dateien über OneDrive in der Microsoft-Cloud speichern.
Mitarbeiter*innen stehen derzeit 50 GB Speicherplatz zur Verfügung. Das Service Microsoft 365 für Studierende befindet sich derzeit in der Umsetzung.
Nutzer*innen können innerhalb von 30 Tagen über die Funktion Papierkorb in OneDrive gelöschte Daten selbst wiederherstellen. Werden Daten aus dem Papierkorb gelöscht, können diese nochmals aus dem Endgültigen Papierkorb wiederhergestellt werden. Sollten die Daten auch hier gelöscht werden, gibt es keine weitere Möglichkeit, die Daten wiederherzustellen. Die Universität Wien stellt kein Backup zur Verfügung.
Nutzer*innen können von überall mit allen Geräten auf OneDrive zugreifen und dort gespeicherte Daten für andere freigeben:
- über das Microsoft-365-Portal
- über die OneDrive-App (in Windows 10 und 11 standardmäßig installiert)
- über mobile Apps für Android und iOS
Zu den OneDrive-Anleitungen
Vorteile
+ 50 GB Speicherplatz für persönliche Daten
+ Zugriff unabhängig von Standort oder Gerät
+ Dateien zwischen Cloud und Gerät synchronisieren
+ Dateien einfach für andere freigeben
+ Kollaborationsfunktion bei Diensten wie Word und Excel
Nachteile
– Daten befinden sich auf externen Servern innerhalb der Europäischen Union
– Verwendung von OneDrive ist auf die Dauer der von der Universität Wien erworbenen Lizenz beschränkt
– Änderungen der Lizenzvereinbarungen durch Lizenzgeber sind jederzeit möglich
Wann ist OneDrive besonders geeignet?
Für Nutzer*innen von Microsoft 365 ist OneDrive eine komfortable Ergänzung für das Speichern von Daten direkt aus den Microsoft-Apps heraus. OneDrive eignet sich besonders für Dateien, die auf mehreren Geräten immer auf dem aktuellsten Stand gehalten oder mit anderen geteilt werden sollen. Bei Nutzer*innen von Windows 10 und Windows 11 ist OneDrive als Ordner direkt eingebunden.
Zur Microsoft-365-Serviceseite
Adobe Creative Cloud
Die Adobe Creative Cloud ist ein kostenpflichtiges Software-Abonnement, das Mitarbeiter*innen über das Selfservice-Portal und Studierende über die AcadCloud beziehen können. Es enthält neben Programmen für Foto- und Videobearbeitung, Grafikdesign sowie Webentwicklung einen inkludierten Cloud-Speicherplatz.
Derzeit verfügen Mitarbeiter*innen und Studierendeüber 100 GB Speicherplatz über Adobe Creative Cloud. Studierende, die das kostenlose Produkt Adobe Creative Cloud Shared Device Access (1 Year Subscription) nutzen, erhalten ein Kontingent von 2 GB Speicherplatz.
Dateien im Ordner Gelöscht werden nach 30 Tagen automatisch endgültig gelöscht. Nutzer*innen können gelöschte Dateien innerhalb von 30 Tagen selbst wiederherstellen oder unwiderruflich löschen.
Der Zugriff auf den Speicherplatz kann folgendermaßen erfolgen:
- direkt aus der jeweiligen Anwendung heraus
- über die Creative-Cloud-Desktop-App
- über das Adobe-Konto unter creativecloud.adobe.com
Zu den Adobe-Anleitungen für Mitarbeiter*innen
Zu den Adobe-Anleitungen für Studierende
Vorteile
+ 100 GB Speicherplatz
+ kollaboratives Arbeiten und gemeinsame Bibliotheken
Nachteile
– Daten befinden sich auf externen Servern, unter Umständen auch außerhalb der EU
– Änderungen der Lizenzvereinbarungen durch Lizenzgeber jederzeit möglich
Wann ist Creative Cloud besonders geeignet?
Die Creative Cloud soll in erster Linie den Abonnent*innen dazu dienen, Entwürfe zu speichern und mit anderen zu teilen. Zudem kann der Cloud-Speicher durch das Anlegen und Verwalten gemeinsamer Bibliotheken und die Möglichkeit, kollaborativ an Entwürfen zu arbeiten, kreative Prozesse unterstützen.
Zur Serviceseite Software für Mitarbeiter*innen
Zur Serviceseite Software für Studierende
Daten im Auge behalten
Angesichts der vielfältigen Möglichkeiten zum Speichern von Daten an der Universität Wien ist es umso wichtiger, dass Nutzer*innen den Überblick über ihre Daten behalten. Es empfiehlt sich, gespeicherte Daten gut strukturiert zu verwalten und nicht mehr benötigte Dateien zu löschen. Das erhöht nicht nur die Sicherheit der eigenen Daten. Es trägt auch dazu bei, im Rahmen von kostenpflichtigen Services Datenvolumen einzusparen. Nicht zuletzt kann damit die Energiebilanz für den Betrieb von Server-Infrastruktur verbessert werden. Aus Datenschutzsicht ist es zudem ratsam, regelmäßig zu prüfen, welche Dateien freigegeben wurden und ob dies weiterhin noch gewünscht ist. Das gilt insbesondere dann, wenn Daten über einen öffentlichen Link zugänglich sind.
Wenn Nutzer*innen die Universität Wien verlassen
Wenn Mitarbeiter*innen aus dem Personalstand ausscheiden oder Studierende ihr Studium beenden, wird ihr Account einem Prozess des Account-Ablaufs unterworfen. Anschließend können sie einige Services nicht mehr nutzen. Nutzer*innen werden darüber rechtzeitig informiert und erhalten die Gelegenheit, ihre Daten zu sichern. Nach einer festgelegten Dauer ist der Zugriff auf gespeicherte Daten nicht mehr möglich bzw. werden Daten in Cloud-Speichern lizenzpflichtiger Software (etwa Microsoft OneDrive, Adobe Creative Cloud) nach Deaktivierung der Bezugsberechtigung innerhalb einer Frist gelöscht. Informationen dazu sind auf den ZID-Webseiten verfügbar.
