Ablauf eines u:accounts

Unter dem Ablauf eines u:accounts ist die Änderung – in der Regel der Entzug – von Berechtigungen zu verstehen, die an den u:account geknüpft sind. Punkt V der u:account-Benutzungsordnung regelt den Entzug der Nutzungsbewilligung bei unzulässiger Verwendung.

Studierende

Die Berechtigungen Ihres u:accounts für Studierende sind aktiv, solange Sie an der Universität Wien zum Studium zugelassen sind. Vor dem Ablauf erhalten Sie rechtzeitig eine Benachrichtigung per E-Mail.

Sie können auch nach Ende Ihres Studiums und Ablauf Ihres u:accounts IT-Services der Universität Wien nutzen:

Melden Sie sich einmal pro Semester unter My u:account an, um diese Services zu verlängern. Wenn Sie eine Weiterleitung eingerichtet haben, erhalten Sie rechtzeitig eine Benachrichtigung per E-Mail, die Sie an die Verlängerung erinnert.

Wenn Sie nach dem Ablauf des u:accounts wieder ein Studium aufnehmen, können Sie Ihren inaktiven u:account reaktivieren. Nutzen Sie dazu das Formular u:account reaktivieren.

Mitarbeiter*innen und Fremdpersonal

Die Berechtigungen Ihres u:accounts für Mitarbeiter*innen und Fremdpersonal sind aktiv, solange Ihr (Fremd-)Personaleintrag gültig ist. Danach gelten je nach Personalstatus für die einzelnen Berechtigungen unterschiedliche Befristungen. Vor dem Ablauf erhalten Sie rechtzeitig eine Benachrichtigung per E-Mail.

Falls Sie dem wissenschaftlichen Personal angehörten und aufgrund Ihrer Emeritierung aus dem Personalstand ausscheiden, wird Ihr u:account keinem umfassenden Ablaufprozess unterworfen.

Alle anderen Mitarbeiter*innen werden am 29. Tag nach Beendigung des letzten Dienstverhältnisses per E-Mail informiert, dass Ihr u:account in seiner Funktionalität eingeschränkt wird. Ab diesem Zeitpunkt können Sie Services, für die ein Dienstverhältnis an der Universität Wien zwingende Voraussetzung ist, nicht mehr nutzen.

Wenn Sie nach einer Unterbrechung wieder ein Dienstverhältnis an der Universität Wien antreten, wird Ihr u:account automatisch wieder mit allen Berechtigungen ausgestattet.

Wenn Sie nach dem vollständigen Ablauf des u:accounts wieder ein Dienstverhältnis an der Universität Wien antreten, können Sie Ihren inaktiven u:account reaktivieren. Nutzen Sie dazu das Formular u:account reaktivieren.

Eine Übersicht über wichtige Services, die den jeweiligen Nutzer*innengruppen ab Erhalt des Verständigungs-E-Mails nicht mehr bzw. nur noch eingeschränkt zur Verfügung stehen, finden Sie hier:

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  • Allgemeines Personal

    Gilt für jegliche Beendigung des Dienstverhältnisses, inklusive Pensionierung.

    Service Zugriff/Nutzung
    E-Mail 1 Monat volle Nutzung, anschließend 1 Jahr Weiterleitung an externe Adresse/Out-of-Office
    Moodle 1 Jahr
    Zoom, Overleaf Nein, Lizenz der Universität Wien darf nicht mehr verwendet werden
    u:space Zugriff abhängig von zugewiesener Lehrveranstaltung/Prüfung,
    mindestens 1 Jahr
    Auf u:cloud und Online-Speicherplatz zugreifen 1 Monat
    Auf Gehaltszettel zugreifen 3 Monate, danach sind Gehaltszettel auf Anfrage via lohnverrechnung@univie.ac.at erhältlich
    Auf My u:account zugreifen 1 Jahr
    u:account-Passwort ändern 1 Jahr
    Lizenzpflichtige Software verwenden Nein, Software muss deinstalliert werden; Daten in Cloud-Speichern dieser Software (etwa Microsoft OneDrive, Adobe Creative Cloud) werden nach Deaktivierung der Bezugsberechtigung gelöscht
    u:accounts für Gäste anlegen und verlängern Nein, Ablauf bestehender befürworteter u:accounts für Gäste nach 28 Tagen, falls keine Übergabe erfolgt
    Auf lizenzierte E-Ressourcen (etwa Datenbanken der Bibliothek) zugreifen Nein, mehr Informationen erhalten Sie auf der u:access-Seite der Universitätsbibliothek
  • Wissenschaftliches Personal

    Gilt bei Beendigung des Dienstverhältnisse mit Ausnahme von Pensionierungen.

    Service Zugriff/Nutzung
    E-Ma­il 3 Jahre volle Nutzung, anschließend 1 Jahr Weiterleitung an externe Adresse/Out-of-Office
    Moodle 4 Jahre
    Zoom, Overleaf Nein, Lizenz der Universität Wien darf nicht mehr verwendet werden
    u:space Zugriff abhängig von zugewiesener Lehrveranstaltung/Prüfung,
    mindestens 4 Jahre
    Auf u:cloud und Online-Speicherplatz zugreifen 3 Jahre
    Auf Gehaltszettel zugreifen 3 Monate, danach sind Gehaltszettel auf Anfrage via lohnverrechnung@univie.ac.at erhältlich
    Auf My u:account zugreifen 4 Jahre
    u:account-Passwort ändern 4 Jahre
    Lizenzpflichtige Software verwenden Nein, Software muss deinstalliert werden; Daten in Cloud-Speichern dieser Software (etwa Microsoft OneDrive, Adobe Creative Cloud) werden nach Deaktivierung der Bezugsberechtigung gelöscht
    u:accounts für Gäste anlegen und verlängern Nein, Ablauf bestehender befürworteter u:accounts für Gäste nach 28 Tagen, falls keine Übergabe erfolgt
    Auf lizenzierte E-Ressourcen (etwa Datenbanken der Bibliothek) zugreifen Nein, mehr Informationen erhalten Sie auf der u:access-Seite der Universitätsbibliothek
  • Wissenschaftliche Pensionist*innen/Emeriti

    Gilt für pensioniertes wissenschaftliches Personal bzw. Emeriti.

    Service Zugriff/Nutzung
    E-Mail Ja
    Moodle Ja
    Zoom, Overleaf Nein, Lizenz der Universität Wien darf nicht mehr verwendet werden
    u:space Zugriff abhängig von zugewiesener Lehrveranstaltung/Prüfung, mindestens 7 Jahre
    Auf u:cloud und Online-Speicherplatz zugreifen Ja
    Auf Gehaltszettel zugreifen Ja
    Auf My u:account zugreifen Ja
    u:account-Passwort ändern Ja
    Lizenzpflichtige Software verwenden

    Nein, Software muss deinstalliert werden, kommerzielle Lizenzen über Institut anforderbar; Daten in Cloud-Speichern dieser Software (etwa Microsoft OneDrive, Adobe Creative Cloud) werden nach Deaktivierung der Bezugsberechtigung gelöscht

    Emeriti: Nutzung im Rahmen vertraglich fixierter Tätigkeiten für die Universität Wien weiterhin möglich, soweit es die entsprechenden Softwareverträge vorsehen

    u:accounts für Gäste anlegen und verlängern

    Wissenschaftliche Pensionist*innen: Nein, aber kein vorzeitiger Ablauf bestehender befürworteter u:accounts für Gäste

    Emeriti: Ja, kein vorzeitiger Ablauf bestehender befürworteter u:accounts für Gäste

    Auf lizenzierte E-Ressourcen (etwa Datenbanken der Bibliothek) zugreifen Ja
  • Lektor*innen

    Dazu zählen beispielsweise unterjährig Beschäftigte, Lehrende mit geblockter Lehre.

    Service Zugriff/Nutzung
    E-Mail 3 Jahre volle Nutzung, anschließend 1 Jahr Weiterleitung an externe Adresse/Out-of-Office
    Moodle 4 Jahre
    Zoom, Overleaf Nein, Lizenz der Universität Wien darf nicht mehr verwendet werden
    u:space Zugriff abhängig von zugewiesener Lehrveranstaltung/Prüfung, mindestens 4 Jahre
    Auf u:cloud und Online-Speicherplatz zugreifen 3 Jahre
    Auf Gehaltszettel zugreifen 3 Monate, danach sind Gehaltszettel auf Anfrage via lohnverrechnung@univie.ac.at erhältlich
    Auf My u:account zugreifen 4 Jahre
    u:account-Passwort ändern 4 Jahre
    Lizenzpflichtige Software verwenden Nein, Software muss deinstalliert werden; Daten in Cloud-Speichern dieser Software (etwa Microsoft OneDrive, Adobe Creative Cloud) werden nach Deaktivierung der Bezugsberechtigung gelöscht
    u:accounts für Gäste anlegen und verlängern Nein, Ablauf bestehender befürworteter u:accounts für Gäste nach 28 Tagen, falls keine Übergabe erfolgt
    Auf lizenzierte E-Ressourcen (etwa Datenbanken der Bibliothek) zugreifen Nutzung im Semester der Lehrveranstaltung sowie im darauffolgenden Semester inkl. vorlesungsfreier Zeit davor und danach (Antrag bei der Universitätsbibliothek unter der E-Mail-Adresse uaccess.ub@univie.ac.at erforderlich)
    Mehr Informationen auf der u:access-Seite der Universitätsbibliothek
  • Lehrende Pädagogischer Hochschulen und anderer externer Einrichtungen
    Service Zugriff/Nutzung
    E-Mail 1 Monat volle Nutzung, anschließend 1 Jahr Weiterleitung an externe Adresse/Out-of-Office
    Moodle 1 Jahr
    Zoom, Overleaf Nein, Lizenz der Universität Wien darf nicht mehr verwendet werden
    u:space Zugriff abhängig von zugewiesener Lehrveranstaltung/Prüfung, mindestens 1 Jahr
    Auf u:cloud und Online-Speicherplatz zugreifen 1 Monat
    Auf Gehaltszettel zugreifen Nein
    Auf My u:account zugreifen 1 Jahr
    u:account-Passwort ändern 1 Jahr
    Lizenzpflichtige Software verwenden Kommerzielle Lizenzen über Institut anforderbar; Daten in Cloud-Speichern dieser Software (etwa Microsoft OneDrive, Adobe Creative Cloud) werden nach Deaktivierung der Bezugsberechtigung gelöscht
    u:accounts für Gäste anlegen und verlängern Nein, Ablauf bestehender befürworteter u:accounts für Gäste nach 28 Tagen, falls keine Übergabe erfolgt
    Auf lizenzierte E-Ressourcen (etwa Datenbanken der Bibliothek) zugreifen Nutzung im Semester der Lehrveranstaltung sowie im darauffolgenden Semester inkl. vorlesungsfreier Zeit davor und danach, mehr Informationen auf der u:access-Seite der Universitätsbibliothek
  • Research Fellows
    Service Zugriff/Nutzung
    E-Mail 1 Monat volle Nutzung, anschließend 1 Jahr Weiterleitung an externe Adresse/Out-of-Office
    Moodle 1 Jahr
    Zoom, Overleaf Nein, Lizenz der Universität Wien darf nicht mehr verwendet werden
    u:space Zugriff abhängig von zugewiesener Lehrveranstaltung/Prüfung, mindestens 1 Jahr
    Auf u:cloud und Online-Speicherplatz zugreifen 1 Monat
    Auf Gehaltszettel zugreifen Nein
    Auf My u:account zugreifen 1 Jahr
    u:account-Passwort ändern 1 Jahr
    Lizenzpflichtige Software verwenden

    Professorial und Senior Research Fellows: Software muss deinstalliert werden

    Research Fellows: Über Institut angeforderte kommerzielle Softwarelizenzen müssen zurückgegeben werden

    Daten in Cloud-Speichern dieser Software (etwa Microsoft OneDrive, Adobe Creative Cloud) werden nach Deaktivierung der Bezugsberechtigung gelöscht

    u:accounts für Gäste anlegen und verlängern Nein, Ablauf bestehender befürworteter u:accounts für Gäste nach 28 Tagen, falls keine Übergabe erfolgt
    Auf lizenzierte E-Ressourcen (etwa Datenbanken der Bibliothek) zugreifen Befristet auf vom Institutsvorstand eingetragenes Datum, Verlängerung möglich, mehr Informationen erhalten Sie auf der u:access-Seite der Universitätsbibliothek
  • Habilitierte

    Voraussetzung: Tätigkeit als Privatdozent*in

    Service Zugriff/Nutzung
    E-Mail Ja
    Moodle Ja
    Zoom, Overleaf Ja
    u:space Zugriff abhängig von zugewiesener Lehrveranstaltung/Prüfung, mindestens 7 Jahre
    Auf u:cloud und Online-Speicherplatz zugreifen Ja
    Auf Gehaltszettel zugreifen Ja
    Auf My u:account zugreifen Ja
    u:account-Passwort ändern Ja
    Lizenzpflichtige Software verwenden Kommerzielle Lizenzen über Institut anforderbar; Daten in Cloud-Speichern dieser Software (etwa Microsoft OneDrive, Adobe Creative Cloud) werden nach Deaktivierung der Bezugsberechtigung gelöscht
    u:accounts für Gäste anlegen und verlängern Nein, aber kein vorzeitiger Ablauf bestehender befürworteter u:accounts für Gäste
    Auf lizenzierte E-Ressourcen (etwa Datenbanken der Universitätsbibliothek) zugreifen Ja

Gäste

Die Gültigkeit Ihres u:accounts für Gäste wird von der Person, die den Account verwaltet („Befürworter*in”), beim Anlegen individuell festgelegt.

Bei einer Laufzeit von mehr als 3 Monaten erhält die Person oder Institution, die Ihren u:account für Gäste angelegt hat (Befürworter*in), 2 Wochen vor Ablauf der Gültigkeit eine Benachrichtigung per E-Mail. Sie als Gast erhalten die Benachrichtigung ebenfalls, wenn Ihr u:account E-Mail-Services umfasst.

Der Account kann bei Bedarf durch den*die Befürworter*in verlängert werden. Er*Sie nutzt dafür das Formular u:accounts bearbeiten.

Nach Ende der Gültigkeit wird der u:account deaktiviert. Sie können ihn bei Bedarf mit dem Formular u:account reaktivieren wieder aktivieren. Wenden Sie sich anschließend an Ihre Ansprechperson oder den*die EDV-Beauftragte*n in Ihrer Organisationseinheit, um den u:account erneut befürworten zu lassen.

Ihr u:account für Gäste wird außerdem dem Ablaufprozess unterworfen, wenn der*die Befürworter*in aus dem Personalstand ausscheidet. Dies gilt auch, wenn die vorab festgelegte Gültigkeitsdauer eigentlich noch nicht abgelaufen ist. Eine andere Person kann die Befürwortung von dem*der ausgeschiedenen Befürworter*in übernehmen. Wenden Sie sich dafür an den ZID-Helpdesk.

Externe Bibliotheksnutzer*innen

Der u:account für externe Bibliotheksnutzer*innen wird 6 Monate nach Ablauf des Bibliotheksausweises deaktiviert. Sie können ihn bei Bedarf mit dem Formular u:account reaktivieren wieder aktivieren.

Informationen zu Gültigkeit und Verlängerung des Bibliotheksausweises finden Sie auf der Webseite der Universitätsbibliothek.

Service-u:account

Mitarbeiter*innen

Es gelten die gleichen Bedingungen wie beim u:account für Gäste.

 Hinweis

Ein neu angelegter u:account, der innerhalb eines Jahres keine Berechtigungen (Zulassung zum Studium, Mitarbeiter*in, externe*r Bibliotheksbenutzer*in) erhält, wird deaktiviert. Er kann mit dem zuletzt gültigen Passwort reaktiviert werden. Nutzen Sie dazu das Formular u:account reaktivieren.

Nutzungsbedingungen

Es gelten die Ablaufbedingungen u:account.