Microsoft Teams nutzen

Diese Anleitung unterstützt Sie dabei, Microsoft Teams an der Universität Wien zu nutzen.

Studierende und Mitarbeiter*innen sind innerhalb der Microsoft-365-Umgebung der Universität Wien voneinander getrennt – eine Auffindbarkeit und Interaktion zwischen beiden Gruppen ist nicht möglich. Dies betrifft auch die Sichtbarkeit des Anwesenheitsstatus.

In Teams anmelden

Melden Sie sich in der Teams-App mit Ihrem Microsoft-365-Konto der Universität Wien an:

  • Nutzer*innen-Name: u:account-UserID@univie.ac.at (beispielsweise musterm1@univie.ac.at)
  • Passwort: u:account-Passwort

Nutzen Sie bei Bedarf die Anleitung Anmelden bei Microsoft Teams auf den Microsoft-Supportseiten.

Von Teams abmelden oder Konto entfernen

Nutzen Sie die Anleitung Abmelden oder Entfernen eines Kontos aus Microsoft Teams auf den Microsoft-Supportseiten.

Teams deinstallieren

Nutzen Sie die Anleitung Microsoft Teams deinstallieren auf den Microsoft-Supportseiten.

Teams und Kanäle

Erstellen Sie Teams und Kanäle, um Personen in Chats und Besprechungen zusammenzubringen sowie mit Dateien und Apps zusammenzuarbeiten.

 Hinweis

Für Studierende ist das Anlegen von Teams nicht möglich. Beim Versuch, ein Team zu erstellen, erscheint eine Fehlermeldung. Es besteht die  Möglichkeit der Gruppenchats und Teilen von Inhalten über das persönliche OneDrive.

Ein Team erstellen 

  1. Klicken Sie in der linken Navigation auf Teams und dort rechts oben auf die Schaltfläche Einem Team beitreten oder ein Team erstellen.
  2. Klicken Sie auf Team erstellen.

    • Ein*e Nutzer*in kann in maximal 1.000 Teams Mitglied sein.
    • Ein Team kann maximal 5.000 Mitglieder haben.
    • Ein Team kann maximal 100 Besitzer*innen haben.

Nutzen Sie bei Bedarf die Microsoft-Anleitung unter Ein Team erstellen.

 

Wählen eines Teamtyps für die Zusammenarbeit

Wenn Sie in Teams ein neues Team erstellen, werden Sie aufgefordert, einen Teamtyp auszuwählen.

Nutzen Sie bei Bedarf die Informationen auf den Microsoft-Webseiten Auswählen eines Teamtyps für die Zusammenarbeit in Microsoft Teams.

 

Zwischen öffentlichen und privaten Teams unterscheiden

  • Öffentliche Teams sind für alle Personen im Katalog Teams sichtbar. Personen können beitreten, mitlesen und chatten, ohne die Genehmigung des*der Team-Besitzer*in zu erhalten.
  • Private Teams sind im Katalog Teams nicht auffindbar. Mitglieder werden durch den*die Team-Besitzer*in hinzugefügt bzw. eingeladen. Sämtliche Unterhaltungen, Dateien etc. bleiben den Team-Mitgliedern vorbehalten.

 

Einstellungen für ein Team ändern

  1. Wenn Sie die Einstellungen für Ihr Team von Öffentlich auf Privat (oder umgekehrt) ändern möchten, klicken Sie in der linken Navigation auf Teams und dort auf das entsprechende Team.
  2. Klicken Sie auf die 3 Punkte. Wählen Sie den Eintrag Team bearbeiten aus.
  3. Wählen Sie unter Datenschutz aus der Liste Privat – nur Teambesitzer können Mitglieder hinzufügen oder Öffentlich – alle in Ihrer Organisation können beitreten aus.

 

Eine*n Teambesitzer*in hinzufügen

  1. Klicken Sie in der linken Navigation auf Teams. 
  2. Wählen Sie das entsprechende von Ihnen erstellte Team aus und klicken auf die 3 Punkte. Es erscheint ein Menü. Klicken Sie auf Team verwalten.
  3. Navigieren Sie zur Registerkarte Mitglieder. Suchen Sie die Personen aus, die Sie als Teambesitzer*in einsetzen möchten. Wählen Sie unter Rolle Besitzer anstelle von Mitglied aus.

 

Kanäle in einem Team erstellen

Kanäle sind spezielle Abschnitte innerhalb eines Teams. Jeder Kanal kann einem bestimmten Thema, einer bestimmten Abteilung oder einem bestimmten Projekt gewidmet sein. Es können maximal 200 Kanäle (einschließlich gelöschter Kanäle) pro Team erstellt werden.

Sie können in einem Team, deren*dessen Besitzer*in Sie sind, Kanäle wie folgt erstellen:

  1. Klicken Sie in der der linken Navigation auf Teams und suchen Sie das gewünschte Team.
  2. Klicken Sie auf die 3 Punkte und dort im Menü auf Kanal hinzufügen. Alternativ können Sie auf Team verwalten klicken und auf der Registerkarte Kanäle die Schaltfläche Kanal hinzufügen.
  3. Geben Sie einen Kanalnamen ein. Beachten Sie dabei:

    • Folgende Zeichen dürfen bei Kanalnamen nicht verwendet werden: ~ # % & * { } + / \ : < > ? | ' " ..
    • Kanalnamen dürfen nicht mit einem Unterstrich oder Punkt beginnen beziehungsweise mit einem Punkt enden.

 

Hinzufügen von Mitgliedern zu einem Team

Wenn Sie Teambesitzer*in sind, können Sie Personen zu einem Team hinzufügen. Das können Personen Ihrer Organisation oder auch Personen externer Einrichtungen sein. 

Nutzen Sie bei Bedarf die Anleitung Zusammenarbeiten mit externen Personen.

Auf den Microsoft-Webseiten stehen folgende Anleitungen zur Verfügung: Hinzufügen von Mitgliedern zu einem Team bzw. Hinzufügen von Gästen zu einem Team

 Hinweis

Alle Mitglieder, die Sie einem Team hinzufügen möchten, benötigen ein Microsoft 365-Konto (Geschäfts-, Schul- oder Unikonto) verfügen. Wenn noch kein Microsoft-Konto vorhanden ist, erfolgt bei der Annahme der Einladung eine Weiterleitung, um ein kostenloses Microsoft-Konto zu erstellen. 

Nachdem Sie einem Team ein Mitglied hinzugefügt haben, kann es einige Stunden dauern, bis der Zugriff möglich ist.

Kontakte

Kontakt hinzufügen

  1. Klicken Sie in der linken Navigation auf Anrufe und wählen dort Kontakt.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Kontakt hinzufügen. Sie können auch Personen hinzufügen, die sich außerhalb Ihrer Organisation befinden.
  3. Über Chat – Kontakte können Sie eine Neue Kontaktgruppe erstellen bzw. einen Kontakt zu dieser Gruppe hinzufügen.

Anrufe und Besprechungen

An einer Besprechung können maximal 250 Personen teilnehmen.

Die Funktion Besprechung steht in der Desktop-App sowie in der Web-App in Google Chrome und Microsoft Edge zur Verfügung.

 

Besprechung starten

  1. Klicken Sie in einem Kanal oben rechts auf die Schaltfläche Besprechung.
  2. Klicken Sie in der Videovorschau auf Jetzt besprechen. Die Teammitglieder erhalten im Bereich Beiträge einen Hinweis zur Teilnahme.

 

Externe Personen oder Gäste zu Besprechungen hinzufügen

In Teams können können Sie über den Kalender Teams-Besprechungen auch mit externen Personen und Gästen planen. Um an Teams-Besprechungen teilzunnehmen, ist kein Microsoft-Konto erforderlich.

Nutzen Sie bei Bedarf die Microsoft-Anleitungen unter Teilnehmen an einer Teams-Besprechung.

 

Hintergrund bei einer Besprechungen ändern

Die Möglichkeit, den Hintergund in Teams-Besprechungen anzupassen, ist vom genutzten Gerät abhängig. Dort, wo die technische Voraussetzung gegeben ist, kann dies

  • vor Beitritt zu einer Videobesprechung mit dem Schieberegler Hintergrundeinstellungen
  • während der Videobesprechung durch Klick auf das Symbol mit den 3 Punkten und dort im Menü über den Punkt Hintergrundeffekte

erfolgen. Es kann entweder der Hintergrund unscharf gestellt werden oder ein Bild aus der Liste ausgewählt werden.

 

Ein eigenes Hintergrundbild einfügen

Nutzer*innen können ein eigenes Hintergrundbild hochladen und es anschließend für die Videobesprechung in der Liste der Hintergrundbilder auswählen. Hintergrundbilder im Corporate Design der Universität Wien können Sie hier herunterladen:

 

Unter Windows

  1. Klicken Sie während der Videobesprechung auf die 3 Punkte in der Menüleiste und wählen Sie Hintergrundeffekte anzeigen.
  2. Rechts sehen Sie die verfügbaren Hintergründe. Laden Sie einen eigenen Hintergrund unter Neue hinzufügen hoch. 
  3. Wählen Sie den gewünschten Hintergrund aus und klicken Sie auf Vorschau.
  4. Um den Hintergrund während der Videobesprechung anzuzeigen, klicken Sie auf Übernehmen. Der Hintergrund ist nun aktiviert und für andere sichtbar.
  5. Um den Hintergrund wieder zu entfernen, öffnen Sie wieder das Menü Hintergrundeinstellungen und wählen Sie den obersten Eintrag Kein Hintergrundbild aus.

 


Unter macOS

  1. Rufen Sie den Finder auf.
  2. Halten Sie im Finder die Option-Taste gedrückt und klicken Sie in der Menüleiste auf das Menü Gehe zu.
  3. Solange Sie die Taste festhalten, finden Sie dort den Eintrag Library. Wenn Sie diesen auswählen, wechselt der Finder in den entsprechenden Ordner.
  4. Öffnen Sie den Ordner Application Support und folgen Sie dem Pfad Microsoft/Teams/Backgrounds.
  5. Verschieben Sie Ihre eigenen Hintergrundbilder in den Ordner Uploads.
  6. Klicken Sie während einer Videobesprechung auf die 3 Punkte in der Menüleiste und wählen Sie Hintergrundeffekte anzeigen.
  7. Rechts sehen Sie die verfügbaren Hintergründe. Wählen Sie einen gewünschten Hintergrund aus und klicken Sie auf Vorschau.
  8. Um den Hintergrund anzuzeigen, klicken Sie auf Übernehmen. Der Hintergrund wird dann aktiviert und ist für andere sichtbar.
  9. Um den Hintergrund zu entfernen, öffnen Sie wieder das Menü Hintergrundeinstellungen und wählen Sie den obersten Eintrag Kein Hintergrundbild aus.

 

Bitte beachten Sie, dass aus technischen Gründen die Verwendung von Hintergrundbildern zu Bildrauschen führen kann (etwa bei Kopfbewegungen um die Frisur oder bei Gestiken um die Arme). Eine ruhige Körperhaltung ist daher zu empfehlen.

     

Teams-Besprechungen aufzeichnen oder transkribieren

Für das Aufzeichnen oder die Transkribtion von Videokonferenzen in Teams ist entsprechend der Datenschutzvorgaben eine Einwilligung der Teilnehmer*innen erforderlich.

Nutzen Sie die Anleitungen auf den Microsoft-Webseiten:

Geteilte Daten

Dateien dürfen eine maximale Größe von 2 GB aufweisen.

Freigegebene Dateien innerhalb eines Kanals werden in Share Point gespeichert. Nutzen Sie bei Bedarf die Anleitung OneDrive-Speicherplatz verwalten.

Problembehandlung

Wenn Probleme bei Microsoft Teams auftreten, kann das Löschen des Caches hilfreich sein. Dadurch werden keine Daten gelöscht.

Nutzen Sie die Anleitung Teams-Clientcache löschen auf den Microsoft-Webseiten.

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