Was ist Microsoft 365?

Microsoft 365 ist ein Software-Abonnement für Mitarbeiter*innen und Studierende der Universität Wien. Es ersetzt ab Mitte 2024 die derzeit an der Universität Wien genutzten Microsoft-Office-2019-Lizenzen (so genannte On-Premise-Lizenzen). 

Mit Einführung von Microsoft 365 wird auch die Teams-Testumgebung sukzessive abgelöst und als Bestandteil des Services Microsoft 365 der Universität Wien angeboten. Die Teams-Testumgebung wurde als reines Testszenario während der Corona-Pandemie aufgesetzt. 

Mit der Umstellung auf Microsoft 365 werden insbesondere datenschutzrechtliche Vorgaben erfüllt sowie Erfordernisse der universitären IT-Infrastruktur für eine langfristige, bedürfnisgerechte Nutzung umgesetzt.

Gründe für die Umstellung auf Microsoft 365

  • Die derzeit an der Universität Wien genutzten Microsoft-Office-Lizenzen (so genannte On-Premise-Lizenzen) werden nach Ablauf des bestehenden Campusvertrages Mitte 2024 in dieser Form von Microsoft nicht mehr angeboten.
  • Microsoft 365 ist optimal auf die Bedürfnisse bei der Zusammenarbeit sowie Erfordernisse der IT-Infrastruktur an der Universität Wien abgestimmt.

    • Die Bestellung und Rückgabe von Microsoft 365 erfolgt für Mitarbeiter*innen über das Selfservice-Portal und für Studierende über AcadCloud (verfügbar voraussichtlich im Laufe des Sommersemesters 2023).
    • Die Anmeldung erfolgt mit dem u:account der Universität Wien.
    • Durch die Authentifizierung mit dem u:account ist die Einbindung von bereits an der Universität Wien betriebenen IT-Services, beispielsweise Microsoft Exchange, möglich.
    • Mitarbeiter*innen und Studierende werden künftig gemeinsam in einer Umgebung verwaltet, womit die Kommunikation und Zusammenarbeit erleichtert wird.

  • Microsoft 365 wird datenschutzkonform zur Verfügung gestellt.

    • Die Konfiguration von Microsoft 365 erfolgt gemäß den datenschutzrechtlichen Vorgaben.
    • Alle zur Nutzung freigeschalteten Apps wurden datenschutzrechtlich geprüft.

 

Warum kann die Teams-Testumgebung nicht weiter betrieben werden?

  • Die Konfiguration der Teams-Testumgebung entspricht nicht den geltenden Datenschutz-Vorgaben der Universität Wien. Dies kann nachträglich auch nicht mehr angepasst werden.
  • Die Authentifizierung an der Teams-Testumgebung erfolgt mit einem von Microsoft zur Verfügung gestellten Verfahren. Eine Umstellung auf die Authentifizierung mittels u:account ist nicht möglich.
  • Um einen langfristig effizienten, datenschutz- und IT-sicherheitskonformen Servicebetrieb zu gewährleisten ist eine Neukonfiguration erforderlich.
  • Die Einbindung des an der Universität Wien betriebenen Exchange-Services in die Teams-Testumgebung ist nur mit sehr hohem Aufwand und ohne Datenübernahme möglich.

 

Warum wird keine Migration der Teams-Testumgebung angeboten?

  • Aufgrund der fehlenden Datenschutz-Konfiguration der Teams-Testumgebung ist es teilweise nicht möglich, Nutzer*innen eindeutig einem u:account-Konto zuzuordnen. Für eine Migration ist dies jedoch unbedingt erforderlich.
  • Microsoft kann keine Schnittstelle zur Verfügung stellen, die für eine entsprechend vollumfängliche Migration der Daten erforderlich ist.
  • Eine Migration mithilfe externer Tools ist sehr kosten-, zeit und ressourcenintensiv. Zudem birgt sie ein hohes Fehlerpotential bei der korrekten Zuordnung von Nutzer*innen-Profilen, sofern dies überhaupt möglich ist.

Änderung des Anmeldenamens für die Teams-Testumgebung

Die Vorbereitungen zur Serviceeinführung von Microsoft 365 machen die Änderung des Anmeldenamens für die Teams-Testumgebung auf ein anderes Format notwendig.

Ab 08.02.2023 ergeben sich für die Nutzung der Teams-Testumgebung folgende Änderungen:

  • Der Anmeldename ändert sich wie folgt:
Bisheriger Anmeldename Anmeldename ab 08.02.2023
vorname.nachname@univie.ac.at vorname.nachname@teams-test.univie.ac.at
Beispiel: max.muster@teams-test.univie.ac.at
UserID@univie.ac.at UserID@teams-test.univie.ac.at
Beispiel: musterm99@teams-test.univie.ac.at
aMatrikelnummer@univie.ac.at

aMatrikelnummer@teams-test.univie.ac.at
Beispiel: a12345678@teams-test.univie.ac.at
  • Das Passwort ändert sich nicht. Nutzen Sie für die Anmeldung an der Teams-Testumgebung weiterhin das von Ihnen gewählte Passwort.
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Änderung des Anmeldenamens für die Teams-u:net-Umgebung

Die Vorbereitungen zur Serviceeinführung von Microsoft 365 machen die Änderung des Anmeldenamens für die Teams-u:net-Umgebung auf ein anderes Format notwendig.

Ab 28.03.2023 ergeben sich für die Nutzung der Teams-u:net-Umgebung folgende Änderungen:

  • Der Anmeldename ändert sich wie folgt:
Bisheriger Anmeldename Anmeldename ab 28.03.2023
UserID@unet.univie.ac.at UserID@unetunivieacat.onmicrosoft.com
Beispiel: musterm99@unetunivieacat.onmicrosoft.com
aMatrikelnummer@unet.univie.ac.at aMatrikelnummer@unetunivieacat.onmicrosoft.com
Beispiel: a12345678@unetunivieacat.onmicrosoft.com
  • Das Passwort ändert sich nicht. Nutzen Sie für die Anmeldung an der Teams-u:net-Umgebung weiterhin das von Ihnen gewählte Passwort.

Registrierung für die Teams-Testumgebung

Es ist weiterhin möglich, sich für die Teams-Testumgebung zu registrieren. Nutzen Sie dafür das Servicedesk-Formular Microsoft 365. Durch das Anlegen eines Microsoft-Kontos akzeptieren Sie die Allgemeine Datenschutzerklärung der Universität Wien und die Nutzungsbedingungen Microsoft 365.

Teams-Testumgebung und Microsoft 365 parallel nutzen

Der Zugriff auf die Teams-Testumgebung ist 6 Monate parallel nach Start von Microsoft 365 möglich. Während dieser Übergangszeit können Nutzer*innen der Teams-Testumgebung bestimmte Daten sichern. Nutzer*innen werden vor der endgültigen Deaktivierung der Teams-Testumgebung rechtzeitig per E-Mail informiert.

Um die Zusammenarbeit während der parallelen Verwendung der Teams-Instanzen zu vereinfachen, empfiehlt der ZID für Teams-Besprechungen den Wartebereich für Personen in meiner Organisation und Gäste zu deaktivieren. Wie Sie dafür vorgehen, entnehmen Sie der Anleitung Wartebereich für Teams-Besprechungen anpassen.

 Hinweis

Nutzen Sie auch die Hilfestellungen unter Parallele Nutzung der Teams-Umgebungen.

Teams-Testumgebung und Microsoft 365 unterscheiden

Nutzer*innen, die die Teams-Testumgebung und Microsoft 365 parallel nutzen, können die beiden Instanzen an der jeweiligen Bezeichnung unterscheiden. Diese finden Sie in der Teams-Desktop-App sowie der Teams-Web-App durch Klick auf das Drei-Punkte-Menü unter Einstellungen – Konten.

Inhalte der Teams-Testumgebung sichern

Eine Migration der Daten der Teams-Testumgebung, insbesondere Chatverläufe und Aktivitätsprotokolle, ist nicht möglich. Wie Sie bestimmte Daten aus der Teams-Testumgebung sichern können, entnehmen Sie der Anleitung Inhalte der Teams-Testumgebung sichern.

Lizenzen für Microsoft Office 2019 beziehen

Die derzeit genutzten Microsoft-Office-2019-Lizenzen sind an die Laufzeit des Microsoft-Campusvertrages geknüpft und bis 31.07.2024 weiterhin für Mitarbeiter*innen über das Selfservice-Portal verfügbar. Über eine mögliche darüber hinausgehende Bezugsmöglichkeit wird zeitgerecht informiert.

Support

Für allgemeine Anfragen zum Service Microsoft 365 inklusive Teams steht Ihnen das Servicedesk-Formular zur Verfügung.

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