u:sign – digital unterschreiben

Um u:sign verwenden zu können, benötigen Sie eine ID Austria. Nutzen Sie die Informationen auf oesterreich.gv.at, um eine ID Austria zu registrieren.

Jede digitale Unterschrift in u:sign muss bestätigt werden. Dafür stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung:

• ID-Austria-App: kostenlos in Google Play, im App Store
• FIDO-Sicherheitsschlüssel

Legen Sie in den Einstellungen der App fest, wie Sie die Bestätigung erteilen wollen. Je nach Smartphone-Modell und gewählter App können Sie zwischen QR-Code, Fingerprint oder Face-ID wählen.

Mitarbeiter*innen der Universität Wien können ein u:sign-Konto aktivieren.

1. Rufen Sie u:sign auf. Sie werden automatisch zum Weblogin der Universität Wien weitergeleitet. Melden Sie sich dort mit der UserID Ihres u:accounts (Beispiel: musterm99) und dem zugehörigen Passwort an.
2. Akzeptieren Sie die Nutzungsbedingungen u:sign und die Informationspflichten gemäß Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) u:sign.
3. Im folgenden Pop-up-Fenster werden Sie aufgefordert, Ihr persönliches Profil fertigzustellen. Klicken Sie auf Jetzt vervollständigen.
4. Sie werden in die Einstellungen zum Abschnitt Unterschriftentyp weitergeleitet. Geben Sie dort den Nutzer*innen-Namen Ihrer ID Austria ein und klicken Sie auf Speichern.

Sobald das System die Eingaben verarbeitet hat, ist Ihr u:sign-Konto bereit zur Nutzung. Falls das u:sign-Konto nicht aktiviert wurde, können Sie eine Support-Anfrage stellen.

Mit u:sign können Sie unterschiedliche Unterschriftsprozesse konfigurieren:

• selbst unterschreiben und/oder andere zur Unterschrift auffordern
• Reihenfolge der Unterschriften festlegen
• bis zu 15 Dokumente auf einmal unterschreiben
• bis zu 15 Anhänge zur Information mitschicken

Falls erforderlich, nutzen Sie die Anleitung Neuen Auftrag anlegen.

1. Melden Sie sich per Weblogin in u:sign an.
2. Klicken Sie auf Auftrag anlegen.
3. Laden Sie das PDF-Dokument hoch, das Sie unterschreiben möchten. Maximale Dateigröße: 30 MB.
4. Klicken Sie auf Mich hinzufügen.
5. Platzieren Sie den Signaturblock an der/den gewünschten Stelle/n, indem Sie ihn auf das Dokument ziehen.
6. Klicken Sie auf Senden & Unterschreiben.
7. Geben Sie Ihre ID Austria ein und klicken Sie auf Identifizieren.
8. Bestätigen Sie die Unterschrift. Je nach der gewählten Methode sind dabei unterschiedliche Schritte zu setzen.
9. Wechseln Sie zurück zu u:sign. Das unterschriebene Dokument ist unter Erledigte Aufträge abrufbar.
10. Bewegen Sie den Mauszeiger auf das Dokument und klicken Sie auf Zum Download vormerken.
11. Am unteren Rand des Browserfensters erscheint eine grau hinterlegte Leiste. Klicken Sie auf (Anzahl der Dokumente) herunterladen.
12. Das System erstellt eine ZIP-Datei mit dem unterschriebenen Dokument. Speichern Sie das Dokument außerhalb von u:sign.

Falls erforderlich, nutzen Sie die Anleitungen Als registrierte*r Nutzer*in unterschreiben bzw. Als externe*r Nutzer*in unterschreiben.

Standardmäßig erhalten Sie folgende E-Mail-Benachrichtigungen sofort:

• Wenn Sie einen neuen Auftrag zur Unterschrift erhalten haben.
• Wenn Sie sich selbst als Erstunterzeichner*in in einem Auftrag eingetragen haben.
• Wenn jemand eine von Ihnen angefragte Unterschrift abgelehnt hat.
• Wenn Ihr Auftrag erfolgreich geschlossen wurde.
• Wenn Ihr Auftrag abgelaufen ist.
• Wenn Ihr Auftrag abgebrochen wurde.

Zusätzlich erhalten Sie von Montag bis Freitag  jeweils um 8:00 Uhr eine Liste aller Dokumente, die Sie noch unterschreiben müssen.

Sie können in u:sign darüber hinaus:

• eine oder mehrere Vertretungspersonen definieren
• den Platzhalter für die Unterschrift auf dem Dokument vergrößern oder verkleinern
• denselben Signaturblock mehrfach in einem Dokument platzieren
• ein zusätzliches Unterschriftenblatt generieren, auf dem die Unterschriften angebracht werden
• Ihre Unterschrift kommentieren

Mehr Informationen dazu finden Sie in der Anleitung Neuen Auftrag anlegen und im Moxis-Benutzerhandbuch (PDF). Beachten Sie, dass die im Benutzerhandbuch dargestellte Moxis-Installation von jener der Universität Wien abweicht und nicht alle beschriebenen Funktionen verfügbar sind.

Nutzen Sie u:sign ausschließlich zum Unterschreiben von Dokumenten und nicht als Datenspeicher oder Ablage: Dokumente werden 40 Tage nach Abschluss des Unterschriftsprozesses (egal ob erfolgreich, abgelehnt oder abgebrochen) automatisch aus u:sign gelöscht. Sichern Sie unterschriebene Dokumente rechtzeitig in einem geeigneten Service (etwa Share, u:cloud oder Persönlicher Speicherplatz).

Ein Jahr nach dem letzten Login wird Ihr u:sign-Konto gelöscht. Sie erhalten keine Benachrichtigung. Details finden Sie in den Nutzungsbedingungen u:sign.

Ihre digitale Signatur enthält alle notwendigen Informationen (etwa einen elektronischen Zeitstempel), um sie auch langfristig überprüfen zu können. Die Signatur

• kann damit auch nach Ablauf des ursprünglichen Zertifikats als gültig erkannt werden
• und ist offline – unabhängig von externen Verzeichnissen – überprüfbar, da alle zur Prüfung notwendigen Informationen direkt in das Dokument eingebettet sind.

Das erhöht die Beweiskraft einer Signatur, zum Beispiel für die Langzeitarchivierung. 

Diese Tabelle hilft Ihnen, unterschiedliche Begriffe in u:sign zu verstehen. 

Nutzen Sie bei Fragen das Servicedesk-Formular u:sign.

Die Verwendung von u:sign verpflichtet zur Einhaltung der Nutzungsbedingungen u:sign. Beachten Sie auch die Informationspflichten gemäß Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).