Digital unterschreiben – u:sign

u:sign ermöglicht Mitarbeiter*innen der Universität Wien, PDF-Dokumente (etwa Verträge, Aufträge, Protokolle) per ID Austria oder Handy-Signatur rechtsgültig online zu unterschreiben.

u:sign basiert auf dem Produkt Moxis der XiTrust Secure Technologies GmbH.

 Direkter Link

u:sign

ID Austria oder Handy-Signatur nutzen

Um u:sign verwenden zu können, benötigen Sie eine ID Austria. Nutzen Sie die Informationen auf oesterreich.gv.at, um eine ID Austria zu registrieren. 

Eine bestehende Handy-Signatur können Sie bis zum Ablauf des Zertifikats nutzen. Gültigkeit des Zertifikats prüfen. 

Signaturbestätigung festlegen

Jede digitale Unterschrift in u:sign muss bestätigt werden. Dafür stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung:

Legen Sie in den Einstellungen der App fest, wie Sie die Bestätigung erteilen wollen. Je nach Handy-Modell und gewählter App können Sie zwischen QR-Code, TAN, Fingerprint oder Face-ID wählen.

 Hinweis

Wenn Sie den Unterschriftsprozess vollständig am Handy oder anderen mobilen Gerät durchführen, müssen Sie nach Bestätigung der Signatur zwingend zu u:sign zurückkehren. Andernfalls wird die Unterschrift nicht angebracht und das Dokument nicht weiter verarbeitet.

u:sign-Konto aktivieren

Mitarbeiter*innen der Universität Wien können ein u:sign-Konto aktivieren.

  1. Rufen Sie u:sign auf und klicken Sie unter Anmeldung für Nutzer*innen auf Weblogin.
  2. Sie werden zum Weblogin der Universität Wien weitergeleitet. Geben Sie Ihre u:account-Zugangsdaten ein.
  3. Akzeptieren Sie die Nutzungsbedingungen u:sign und die Informationspflichten gemäß Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) u:sign.
  4. Im folgenden Pop-up-Fenster werden Sie aufgefordert, Ihr persönliches Profil fertigzustellen. Klicken Sie auf Jetzt vervollständigen.
  5. Sie werden in die Einstellungen zum Abschnitt Unterschriftentyp weitergeleitet. Geben Sie dort den Nutzer*innen-Namen Ihrer ID Austria oder die Handynummer, für die Sie die Handy-Signatur registriert haben, ein und klicken Sie auf Speichern.

Sobald das System die Eingaben verarbeitet hat, ist Ihr u:sign-Konto bereit zur Nutzung. Falls das u:sign-Konto nicht aktiviert wurde, können Sie eine Support-Anfrage stellen.

 Hinweis

Die Eingabe von Nutzer*innen-Name oder Handynummer ist optional, aber empfohlen: Sie ermöglicht, sich selbst mit nur einem Klick als Unterschreiber*in zu einem Auftrag hinzuzufügen. Zudem werden die hinterlegten Angaben beim Signieren automatisch eingetragen. Sie müssen dann nur mehr das Passwort eintippen.

Unterschriftsprozess konfigurieren

Mit u:sign können Sie unterschiedliche Unterschriftsprozesse konfigurieren:

  • selbst unterschreiben und/oder andere zur Unterschrift auffordern
  • Reihenfolge der Unterschriften festlegen
  • bis zu 15 Dokumente auf einmal unterschreiben
  • bis zu 15 Anhänge zur Information mitschicken

Falls erforderlich, nutzen Sie die Anleitung Neuen Auftrag anlegen.

Selbst unterschreiben

  1. Melden Sie sich per Weblogin in u:sign an.
  2. Klicken Sie auf Auftrag anlegen.
  3. Laden Sie das PDF-Dokument hoch, das Sie unterschreiben möchten. Maximale Dateigröße: 30 MB.
  4. Klicken Sie auf Mich hinzufügen.
  5. Platzieren Sie den Signaturblock an der gewünschten Stelle.
  6. Klicken Sie auf Senden & Unterschreiben.
  7. Geben Sie Ihre ID Austria oder Handy-Signatur ein und klicken Sie auf Identifizieren.
  8. Bestätigen Sie die Unterschrift. Je nach der gewählten Methode sind dabei unterschiedliche Schritte zu setzen.
  9. Wechseln Sie zurück zu u:sign. Das unterschriebene Dokument ist unter Erledigte Aufträge abrufbar.
  10. Bewegen Sie den Mauszeiger auf das Dokument und klicken Sie auf Zum Download vormerken.
  11. Am unteren Rand des Browserfensters erscheint eine grau hinterlegte Leiste. Klicken Sie auf (Anzahl der Dokumente) herunterladen.
  12. Das System erstellt eine ZIP-Datei mit dem unterschriebenen Dokument. Speichern Sie das Dokument außerhalb von u:sign.

Falls erforderlich, nutzen Sie die Anleitungen Als registrierte*r Nutzer*in unterschreiben bzw. Als externe*r Nutzer*in unterschreiben.

Benachrichtigungen erhalten

Standardmäßig erhalten Sie folgende E-Mail-Benachrichtigungen sofort:

  • Wenn Sie einen neuen Auftrag zur Unterschrift erhalten haben.
  • Wenn Sie sich selbst als Erstunterzeichner*in in einem Auftrag eingetragen haben.
  • Wenn jemand eine von Ihnen angefragte Unterschrift abgelehnt hat.
  • Wenn Ihr Auftrag erfolgreich geschlossen wurde.
  • Wenn Ihr Auftrag abgelaufen ist.
  • Wenn Ihr Auftrag abgebrochen wurde.

Zusätzlich erhalten Sie von Montag bis Freitag  jeweils um 8:00 Uhr eine Liste aller Dokumente, die Sie noch unterschreiben müssen.

Weitere Funktionen

Sie können in u:sign darüber hinaus:

  • eine oder mehrere Vertretungspersonen definieren
  • den Platzhalter für die Unterschrift auf dem Dokument vergrößern oder verkleinern
  • ein zusätzliches Unterschriftenblatt generieren, auf dem die Unterschriften angebracht werden
  • Ihre Unterschrift kommentieren

Mehr Informationen dazu finden Sie in der Anleitung Neuen Auftrag anlegen und im Moxis-Benutzerhandbuch (PDF). Beachten Sie, dass die im Benutzerhandbuch dargestellte Moxis-Installation von jener der Universität Wien abweicht und nicht alle beschriebenen Funktionen verfügbar sind.

Löschpolicy

Nutzen Sie u:sign ausschließlich zum Unterschreiben von Dokumenten und nicht als Datenspeicher oder Ablage: Dokumente werden 40 Tage nach Abschluss des Unterschriftsprozesses (egal ob erfolgreich, abgelehnt oder abgebrochen) automatisch aus u:sign gelöscht. Sichern Sie unterschriebene Dokumente rechtzeitig in einem geeigneten Service (etwa Share, u:cloud oder Online-Speicherplatz).

Ein Jahr nach dem letzten Login wird Ihr u:sign-Konto gelöscht. Sie erhalten keine Benachrichtigung. Details finden Sie in der u:sign-Benutzungsordnung.

Glossar

Dieses Glossar hilft Ihnen dabei, unterschiedliche Begriffe in u:sign zu verstehen. 

Begriff Erklärung
Anhang Ein Anhang dient der Information und wird nicht unterschrieben. 
Anmerkung Gilt nur für die jeweilige Entscheidungsebene und kann nur von den Unterschreiber*innen dieser Ebene gesehen werden.
Auftrag Ein oder mehrere PDF-Dokumente, die per ID Austria oder Handy-Signatur unterschrieben werden. Ein Auftrag umfasst alle enthaltenen Dokumente und Anhänge.
Auftrag anlegen Ein PDF-Dokument wird zur Unterschrift ins System hochgeladen und die erforderlichen Unterschreiber*innen werden festgelegt. Bei Bedarf werden weitere Dokumente sowie ein oder mehrere Anhänge hinzugefügt. 
Auftrag in Prüfung Status eines Dokuments, das zur Unterschrift versendet, aber noch nicht von allen erforderlichen Personen unterschrieben wurde
Auftragsbeschreibung Gilt für den ganzen Auftrag und kann von den Unterschreiber*innen aller Entscheidungsebenen gesehen werden.
Einsichtnehmer Kann alle von Ihnen zur Unterschrift empfangenen Dokumente sehen. Ausnahme: Als privat markierte Entscheidungsebenen. 
Entscheidungsebene Damit legen Sie die Reihenfolge fest, in der die Unterschriften angebracht werden.
Externer Empfänger Beliebige E-Mail-Adresse, die von einem*einer u:sign-Nutzer*in manuell eingegeben wurde. Im persönlichen Adressbuch eingetragen, daher nur für diese*n Nutzer*in sichtbar.
Interner Empfänger Angehörige*r der Universität Wien, der*die sich zumindest einmal in u:sign angemeldet hat. Für alle u:sign-Nutzer*innen sichtbar.
Platzhalter Die digitale Visualisierung der ID Austria oder Handy-Signatur. Wird standardmäßig per Ziehen und Ablegen direkt auf dem Dokument oder auf einem zusätzlichen Unterschriftenblatt platziert.
Vertretung Kann alle von Ihnen zur Unterschrift empfangenen Dokumente sehen und für Sie unterschreiben. Außerdem sieht die Vertretung alle Aufträge, die Sie weggeschickt haben. Ausnahme: Als privat markierte Entscheidungsebenen können von der Vertretung nicht gesehen und nicht unterschrieben werden.
Zur Unterschrift In diesem Ordner finden Sie die Dokumente, die Ihnen zur Unterschrift zugesendet wurden.

 

Nutzungsbedingungen

Die Verwendung von u:sign verpflichtet zur Einhaltung der Nutzungsbedingungen u:sign. Beachten Sie auch die Informationspflichten gemäß Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

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