u:sign – digital unterschreiben
Für: Mitarbeiter*innen
Mit u:sign können Mitarbeiter*innen der Universität Wien PDF-Dokumente, etwa Verträge, Aufträge oder Protokolle, per ID Austria (früher: Handy-Signatur) online unterschreiben.
u:sign basiert auf dem Produkt Moxis der XiTrust Secure Technologies GmbH.
Voraussetzung
Um u:sign verwenden zu können, benötigen Sie eine ID Austria. Nutzen Sie die Informationen auf oesterreich.gv.at, um eine ID Austria zu registrieren.
Signaturbestätigung festlegen
Jede digitale Unterschrift in u:sign muss bestätigt werden. Dafür stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung:
- ID-Austria-App: kostenlos in Google Play, im App Store
- FIDO-Sicherheitsschlüssel
Legen Sie in den Einstellungen der App fest, wie Sie die Bestätigung erteilen wollen. Je nach Smartphone-Modell und gewählter App können Sie zwischen QR-Code, Fingerprint oder Face-ID wählen.
Hinweis
Wenn Sie den Unterschriftsprozess vollständig am mobilen Gerät durchführen, müssen Sie nach Bestätigung der Signatur zwingend zu u:sign zurückkehren. Andernfalls wird die Unterschrift nicht angebracht und das Dokument nicht weiter verarbeitet
u:sign-Konto aktivieren
Mitarbeiter*innen der Universität Wien können ein u:sign-Konto aktivieren.
- Rufen Sie u:sign auf und klicken Sie unter Anmeldung für Nutzer*innen auf Weblogin.
- Sie werden zum Weblogin der Universität Wien weitergeleitet. Geben Sie Ihre u:account-Zugangsdaten ein.
- Akzeptieren Sie die Nutzungsbedingungen u:sign und die Informationspflichten gemäß Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) u:sign.
- Im folgenden Pop-up-Fenster werden Sie aufgefordert, Ihr persönliches Profil fertigzustellen. Klicken Sie auf Jetzt vervollständigen.
- Sie werden in die Einstellungen zum Abschnitt Unterschriftentyp weitergeleitet. Geben Sie dort den Nutzer*innen-Namen Ihrer ID Austria ein und klicken Sie auf Speichern.
Sobald das System die Eingaben verarbeitet hat, ist Ihr u:sign-Konto bereit zur Nutzung. Falls das u:sign-Konto nicht aktiviert wurde, können Sie eine Support-Anfrage stellen.
Hinweis
Die Eingabe des Nutzer*innen-Namens ist optional, aber empfohlen: Sie ermöglicht, sich selbst mit nur einem Klick als Unterschreiber*in zu einem Auftrag hinzuzufügen. Zudem werden die hinterlegten Angaben beim Signieren automatisch eingetragen. Sie müssen dann nur mehr das Passwort eintippen.
Unterschriftsprozess konfigurieren
Mit u:sign können Sie unterschiedliche Unterschriftsprozesse konfigurieren:
- selbst unterschreiben und/oder andere zur Unterschrift auffordern
- Reihenfolge der Unterschriften festlegen
- bis zu 15 Dokumente auf einmal unterschreiben
- bis zu 15 Anhänge zur Information mitschicken
Falls erforderlich, nutzen Sie die Anleitung Neuen Auftrag anlegen.
Selbst unterschreiben
- Melden Sie sich per Weblogin in u:sign an.
- Klicken Sie auf Auftrag anlegen.
- Laden Sie das PDF-Dokument hoch, das Sie unterschreiben möchten. Maximale Dateigröße: 30 MB.
- Klicken Sie auf Mich hinzufügen.
- Platzieren Sie den Signaturblock an der gewünschten Stelle.
- Klicken Sie auf Senden & Unterschreiben.
- Geben Sie Ihre ID Austria ein und klicken Sie auf Identifizieren.
- Bestätigen Sie die Unterschrift. Je nach der gewählten Methode sind dabei unterschiedliche Schritte zu setzen.
- Wechseln Sie zurück zu u:sign. Das unterschriebene Dokument ist unter Erledigte Aufträge abrufbar.
- Bewegen Sie den Mauszeiger auf das Dokument und klicken Sie auf Zum Download vormerken.
- Am unteren Rand des Browserfensters erscheint eine grau hinterlegte Leiste. Klicken Sie auf (Anzahl der Dokumente) herunterladen.
- Das System erstellt eine ZIP-Datei mit dem unterschriebenen Dokument. Speichern Sie das Dokument außerhalb von u:sign.
Falls erforderlich, nutzen Sie die Anleitungen Als registrierte*r Nutzer*in unterschreiben bzw. Als externe*r Nutzer*in unterschreiben.
Benachrichtigungen erhalten
Standardmäßig erhalten Sie folgende E-Mail-Benachrichtigungen sofort:
- Wenn Sie einen neuen Auftrag zur Unterschrift erhalten haben.
- Wenn Sie sich selbst als Erstunterzeichner*in in einem Auftrag eingetragen haben.
- Wenn jemand eine von Ihnen angefragte Unterschrift abgelehnt hat.
- Wenn Ihr Auftrag erfolgreich geschlossen wurde.
- Wenn Ihr Auftrag abgelaufen ist.
- Wenn Ihr Auftrag abgebrochen wurde.
Zusätzlich erhalten Sie von Montag bis Freitag jeweils um 8:00 Uhr eine Liste aller Dokumente, die Sie noch unterschreiben müssen.
Weitere Funktionen
Sie können in u:sign darüber hinaus:
- eine oder mehrere Vertretungspersonen definieren
- den Platzhalter für die Unterschrift auf dem Dokument vergrößern oder verkleinern
- ein zusätzliches Unterschriftenblatt generieren, auf dem die Unterschriften angebracht werden
- Ihre Unterschrift kommentieren
Mehr Informationen dazu finden Sie in der Anleitung Neuen Auftrag anlegen und im Moxis-Benutzerhandbuch (PDF). Beachten Sie, dass die im Benutzerhandbuch dargestellte Moxis-Installation von jener der Universität Wien abweicht und nicht alle beschriebenen Funktionen verfügbar sind.
Löschpolicy
Nutzen Sie u:sign ausschließlich zum Unterschreiben von Dokumenten und nicht als Datenspeicher oder Ablage: Dokumente werden 40 Tage nach Abschluss des Unterschriftsprozesses (egal ob erfolgreich, abgelehnt oder abgebrochen) automatisch aus u:sign gelöscht. Sichern Sie unterschriebene Dokumente rechtzeitig in einem geeigneten Service (etwa Share, u:cloud oder Persönlicher Speicherplatz).
Ein Jahr nach dem letzten Login wird Ihr u:sign-Konto gelöscht. Sie erhalten keine Benachrichtigung. Details finden Sie in den Nutzungsbedingungen u:sign.
Glossar
Dieses Glossar hilft Ihnen dabei, unterschiedliche Begriffe in u:sign zu verstehen.
| Begriff | Erklärung |
|---|---|
| Anhang | Ein Anhang dient der Information und wird nicht unterschrieben. |
| Anmerkung | Gilt nur für die jeweilige Entscheidungsebene und kann nur von den Unterschreiber*innen dieser Ebene gesehen werden. |
| Auftrag | Ein oder mehrere PDF-Dokumente, die per ID Austria unterschrieben werden. Ein Auftrag umfasst alle enthaltenen Dokumente und Anhänge. |
| Auftrag anlegen | Ein PDF-Dokument wird zur Unterschrift ins System hochgeladen und die erforderlichen Unterschreiber*innen werden festgelegt. Bei Bedarf werden weitere Dokumente sowie ein oder mehrere Anhänge hinzugefügt. |
| Auftrag in Prüfung | Status eines Dokuments, das zur Unterschrift versendet, aber noch nicht von allen erforderlichen Personen unterschrieben wurde |
| Auftragsbeschreibung | Gilt für den ganzen Auftrag und kann von den Unterschreiber*innen aller Entscheidungsebenen gesehen werden. |
| Einsichtnehmer | Kann alle von Ihnen zur Unterschrift empfangenen Dokumente sehen. Ausnahme: Als privat markierte Entscheidungsebenen. |
| Entscheidungsebene | Damit legen Sie die Reihenfolge fest, in der die Unterschriften angebracht werden. |
| Externer Empfänger | Beliebige E-Mail-Adresse, die von einem*einer u:sign-Nutzer*in manuell eingegeben wurde. Im persönlichen Adressbuch eingetragen, daher nur für diese*n Nutzer*in sichtbar. |
| Interner Empfänger | Angehörige*r der Universität Wien, der*die sich zumindest einmal in u:sign angemeldet hat. Für alle u:sign-Nutzer*innen sichtbar. |
| Platzhalter | Die digitale Visualisierung der ID Austria. Wird standardmäßig per Ziehen und Ablegen direkt auf dem Dokument oder auf einem zusätzlichen Unterschriftenblatt platziert. |
| Vertretung | Kann alle von Ihnen zur Unterschrift empfangenen Dokumente sehen und für Sie unterschreiben. Außerdem sieht die Vertretung alle Aufträge, die Sie weggeschickt haben. Ausnahme: Als privat markierte Entscheidungsebenen können von der Vertretung nicht gesehen und nicht unterschrieben werden. |
| Zur Unterschrift | In diesem Ordner finden Sie die Dokumente, die Ihnen zur Unterschrift zugesendet wurden. |
Schulungen
Um die wichtigsten Funktionen des Service kennenzulernen, können Sie bei Bedarf eine Individualschulung anfragen. Nutzen Sie dafür das Servicedesk-Formular Digital unterschreiben – u:sign.
Nutzungsbedingungen
Die Verwendung von u:sign verpflichtet zur Einhaltung der Nutzungsbedingungen u:sign. Beachten Sie auch die Informationspflichten gemäß Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).