Homeoffice

Liebe Kolleg*innen,

angesichts der aktuellen Entwicklungen möchte Sie der ZID bestmöglich dabei unterstützen, dass Sie Ihre Agenden auch ohne Vor-Ort-Präsenz über digitale Wege betreuen können. Auf der folgenden Seite finden Sie Empfehlungen sowie hilfreiche Tools für das Arbeiten von zu Hause.

Wir bitten um Verständnis, dass die aktuelle Situation auch für den ZID eine noch nie dagewesene Herausforderung darstellt und uns hinsichtlich der zu erwartenden Nutzlasten noch keine Erfahrungswerte vorliegen. Wir sind aber optimistisch, da wir auf einer stabilen und zuverlässigen IT-Infrastrukur aufbauen, mit der die Universität Wien auch diese Aufgabe meistern wird.

Zudem wurden in der gebotenen Eile zahlreiche Maßnahmen gesetzt, um die Leistungskapazitäten der Server zu erhöhen, den Funktionsumfang bei erforderlichen Services zu erweitern sowie die Supportstruktur an die aktuellen Herausforderungen anzupassen. So wurden der Helpdesk und alle Second-Level-Supportbereiche entsprechend adaptiert, um auf die zu erwartenden erhöhten Anfragen von Studierenden und Mitarbeiter*innen bestmöglich reagieren zu können. Die Supportteams der speziell für die Fernlehre erforderlichen Services (E-Learning, Streaming) sind bestens vorbereitet und halten engen Kontakt mit dem ZID-Helpdesk.

Sollte es dennoch zu vereinzelten Engpässen kommen, rufen Sie bitte das Service etwas später nochmals auf. Wir arbeiten mit Hochdruck daran, Ihnen alle IT-Services in der gewohnten Qualität und Verfügbarkeit bereitzustellen.

Informationen zu Home-Learning finden Sie auf der Webseite des CTL.

ZID-Services in der Corona-Krise – Datenverkehr und Zugriffszahlen

Homeoffice-Video

Arbeitsgerät

Wenn Ihnen kein mobiles Arbeitsgerät zur Verfügung steht, können Sie, falls vorhanden, auf ein privates Gerät zurückgreifen. Das Team der Arbeitsmedizin empfiehlt dafür einen Bildschirm mit einer Größe von mindestens 14“ sowie bei Nutzung eines Laptops einen externen Bildschirm zu verwenden.

Voraussetzungen für alle Services:

  • Stellen Sie sicher, dass ein aktueller Virenscanner am Gerät installiert ist und sich dieser sowie auch die übrige installierte Software und das Betriebssystem am aktuellen Stand befinden.
  • Dazu ist für die meisten Services ein Internetzugang in ausreichender Geschwindigkeit und Stabilität Voraussetzung.
  • Aktiver u:account mit Berechtigungen für das jeweilige Service

Beachten Sie außerdem die Datenschutz-Richtlinie (PDF, Login), den Code of Conduct (PDF, Login) und die Betriebsvereinbarung Telearbeit (PDF, Login) der Universität Wien.

IT-Security-Tipps

Beachten Sie auch in der aktuellen Situation, die mit Stress und veränderten Arbeitsabläufen verbunden sein kann, die IT-Sicherheit. Für das Arbeiten von zu Hause empfiehlt der ZID folgende Sicherheitsmaßnahmen:

  • Verwenden Sie wenn möglich ein vom Dienstgeber zur Verfügung gestelltes und gewartetes Arbeitsgerät.
  • Beim Einsatz von privaten Geräten ist zu empfehlen, einen eigenen Nutzer*innen-Account für Dienstliches einzurichten.
  • Notieren Sie Ihre Passwörter nie so, dass diese von Dritten gelesen werden können. Der ZID empfiehlt die Verwendung eines gesicherten Passwort-Managers.
  • Achten Sie bei Telefonaten im Beisein Dritter darauf, dass etwa personenbezogene Daten und vertrauliche interne Informationen geschützt bleiben.
  • Achten Sie auf Sichtschutz im Beisein Dritter. Der Bildschirm sollte vor Einblicke durch Dritte geschützt sein. Beim Verlassen des Arbeitsplatzes sperren Sie stets den Bildschirm (Windows: Strg+L).
  • Sicherheit auf Webseiten: Geben Sie Ihr u:account-Passwort nur bei Services und Webseiten der Universität Wien ein. Prüfen Sie die URL der Webseiten insbesondere, wenn Sie diese per E-Mail erhalten haben.
  • Installieren Sie Software nur aus vertrauenswürdigen Quellen oder nach Empfehlungen der Universität Wien. Bei der Installation auf Mobilgeräten beschränken Sie sich auf die in der Regel vorinstallierten App-Stores.

Mehr Informationen finden Sie unter IT-Security – Tipps für Nutzer*innen.

Wenn Ihnen etwas verdächtig erscheint, gehen Sie Ihrem Verdacht zielorientiert nach:

  • Prüfen Sie, ob Sie auf den Webseiten des ZID, der Universität oder einer Ihnen als zuverlässig bekannten Webseite weitere Informationen finden.
  • Geben Sie markante Stichworte in eine Suchmaschine ein. Verbreitete Betrugsmethoden sind häufig bereits im Internet dokumentiert.
  • Sofern angebracht, fragen Sie bei der Quelle oder bei geeigneten Stellen nach. Verwenden Sie dabei stets nur Kontakte, die Sie bereits kannten oder selbst erarbeitet haben – nicht etwa die Absendeadresse des E-Mails, das Ihnen verdächtig erscheint.

u:account-Passwort

Wenn Sie Ihr u:account-Passwort vergessen haben oder das Login mit Ihrem bestehenden Passwort nicht funktioniert, müssen Sie ein neues Passwort beantragen:

Formular Neues Passwort beantragen – Mitarbeiter*innen

Sobald das gewünschte neue u:account-Passwort aktiviert wurde, erhalten Sie eine Benachrichtung per E-Mail. Anschließend sollten Sie dieses neue u:account-Passwort ändern.

VPN

Um auf folgende Services zuzugreifen, benötigen Sie einen VPN -Zugang:

Sie müssen eine Software auf Ihrem Gerät installieren, um eine VPN -Verbindung herzustellen.

Voraussetzungen:

  • aktuelles Betriebssystem: Windows, macOS, Linux, iOS, Android
  • Internetzugang
  • Berechtigung, um die VPN -Software installieren zu können

Zu den VPN-Anleitungen (Software installieren und einrichten)

Software

Alle Mitarbeiter*innen mit aufrechtem Dienstverhältnis an der Universität Wien können kostenpflichtig Softwarelizenzen über das Selfservice-Portal des ZID beziehen. Welche Software verfügbar ist, erfahren Sie auf der ZID-Webseite unter Software für Mitarbeiter*innen.


Software bestellen und beziehen

Sie können Software wie gewohnt beziehen:

  1. Bestellen Sie die gewünschte Software wie bisher über Ihre*n EDV-Beauftragte*n oder, falls Sie dazu berechtigt sind, selbst über das Selfservice-Portal.
  2. Nach erfolgreicher Bestellung und Genehmigung erhalten Sie ein E-Mail, dass die Software bereitgestellt wurde. Zusätzlich erhalten Sie, falls die Nutzung der Software nicht über ein persönliches Login erfolgt, die dazugehörige Seriennummer.
  3. Wie Sie die Software anschließend erhalten, erfahren Sie unter Software beziehen.
    Die automatisierte Installation für zentral verwaltete PCs (Notebooks) mittels Deployment-Tool ist nur über eine VPN-Verbindung möglich. Bei größeren Softwarepaketen kann der ZID eine reibungslose Installation nicht garantieren.

 Hinweis

Sie möchten Software für Mitarbeiter*innen im Homeoffice beispielsweise auf Ihrem privaten Gerät für dienstliche Zwecke nutzen?

Unter Lizenz- und Vertragsinformationen (Login erforderlich) erfahren Sie, ob die gewünschte Lizenz für eine dienstliche Verwendung bzw. Zweitnutzung zu Hause zulässig ist und wie sie diese in Anspruch nehmen können.

Microsoft-Office-Produkte können auch auf privaten Geräten installiert aber nur für rein dienstliche Zwecke genutzt werden. Dafür muss Ihr Gerät im Software- und Asset-Management-System der Universität Wien registriert sein. Wenden Sie sich dazu an Ihre*n EDV-Beauftragte*n.

Hardware

Hardware-Bestellungen für Mitarbeiter*innen können während des Notbetriebs weiterhin über den u:shop-Hardware abgewickelt werden.

  • Bestellen Sie in der derzeitigen Ausnahmesituation nur unbedingt notwendige Hardware und priorisieren Sie diese bei Mehrfachbestellungen.
  • Lieferscheine über eingegangene Lieferungen senden Sie als Scan, Handyfoto oder schriftlich an einkauf.zid@univie.ac.at.
  • Es werden nur vollständig erhaltene Warenlieferungen und abgeschlossene Dienstleistungen zur Bezahlung freigegeben.

Aufgrund der weltweiten Ausnahmesituation kommt es zu starken Preisschwankungen, sich schnell ändernden Warenverfügbarkeiten und verlängerten Lieferzeiten. Wir bitten um Ihr Verständnis.

E-Mail-Service

Ihre E-Mails können Sie über unterschiedliche Arten senden und empfangen:

  1. Mit einem lokal installierten E-Mail-Programm oder einer E-Mail-App. Wie Sie diese einrichten können, finden Sie unter E-Mail-Anleitungen.
    Voraussetzungen: Internetzugang, installiertes E-Mail-Programm oder E-Mail-App
  2. Im Browser per Webmail bzw., falls Sie Ihre E-Mails mit Exchange verwalten, per Outlook Web App (OWA).
    Voraussetzungen: Internetzugang, Browser

Richten Sie eine Out-of-Office-Nachricht ein, wenn Sie per E-Mail nicht erreichbar sind:

Daten speichern und teilen

Sie können auf Ihre Dateien und die gewohnte Laufwerk- bzw. Ordnerstruktur im Uni-Netzwerk zugreifen.

  • Online-Speicherplatz und Share Ihrer Organisationsabteilung. Verwenden Sie diese Anleitungen, um den Online-Speicherplatz oder Share als Laufwerk auf Ihrem Gerät daheim einzubinden. 
  • Falls Sie in der Universitätsleitung, in einer DLE oder einer Stabsstelle tätig sind, können Sie via VPN auch auf Daten des Verwaltungs-Fileservers unter \\fs1.uv.univie.ac.at\daten\ zugreifen. Auf den Standard-Verwaltungs-PCs ist dies das Laufwerk Y. Der Zugriff ist nicht automatisch freigeschaltet. Die Freischaltung kann von dem*der EDV-Bauftragten (mit cc an die Leitung) oder von der Leitung Ihrer Organisationseinheit selbst über das Servicedesk-Formular Standard-Verwaltungs-PCs oder per E-Mail an sd.zid@univie.ac.at beantragt werden.
  • Um Kolleg*innen unkompliziert einzelne Dateien zur Verfügung zu stellen, empfiehlt der ZID den Cloud-Speicher u:cloud. Binden Sie u:cloud via Klienten/App ein oder nutzen Sie das Service unter ucloud.univie.ac.at im Browser. Zu den u:cloud-Anleitungen.
    Voraussetzung:
    installierte u:cloud-Software bzw. -App
  • Wenn Sie die Dateien per E-Mail verschicken wollen, bewältigt der ACOnet Filesender auch große Dateien bis zu 150 GB. 
  • Legen Sie Dateien im Uni-Wiki ab, um sie gemeinsam zu bearbeiten.

Telefonie – u:phone: Anrufe umleiten

Anrufe auf Ihren u:phone-Apparat können Sie auf mehreren Wegen auf ein Diensthandy oder ein externes Gerät umleiten:

  • am u:phone-Apparat
  • via OpenScape WebClient
  • im Notfall: via permanenter Rufumleitung

Voraussetzungen: aktive u:phone-PIN und/oder ein aktives Diensthandy

Hier finden Sie die Anleitungen dazu:


Am u:phone-Apparat


Anrufe auf Diensthandy umleiten: 

  1. Drücken Sie *21*90+5-stellige Durchwahl (Beispiel: *21*9014699) und anschließend die OK-Taste am Apparat.
  2. Es folgt eine Ansage: Das Merkmal ist nun aktiviert.


Anrufe auf externes Gerät umleiten:

  1. Drücken Sie *21*0+Rufnummer (Beispiel: *21*00664xxxxxx) und anschließend die OK-Taste am Apparat.
  2. Es folgt eine Ansage: Das Merkmal ist nun aktiviert.


Via OpenScape WebClient


Voraussetzungen:

  • Sie besitzen eine gültige u:account-UserID samt Passwort.
  • Sie haben ein World Premium oder Local Premium Profil.
  • Außerhalb des Datennetzes der Universität Wien ist eine VPN-Verbindung erforderlich.
  • Sie müssen die u:phone-Benutzungsordnung (Login) akzeptiert haben.


Anrufe auf Diensthandy umleiten:

  1. Öffnen Sie den OpenScape WebClient via uphone.univie.ac.at.
  2. Folgen Sie der Anleitung Bevorzugtes Gerät auswählen.


Anrufe auf externes Gerät umleiten:

  1. Öffnen Sie den OpenScape WebClient via uphone.univie.ac.at.
  2. Folgen Sie der Anleitung Neues Gerät hinzufügen.
  3. Folgen Sie der Anleitung Bevorzugtes Gerät auswählen.

Tätigen Sie ausgehende Anrufe mit dem OpenScape WebClient, damit Ihre private Nummer nicht angezeigt wird. Folgen Sie dazu der Anleitung Mit WebClient telefonieren.


Via permanenter Rufumleitung

Im Notfall kann das u:phone-Team eine permanente Rufumleitung setzen. Schreiben Sie dazu ein E-Mail an uphone@univie.ac.at und geben Sie Ihre Durchwahl sowie die Nummer an, auf die umgeleitet werden soll.

Videokonferenz- und Teamchatsysteme

Für virtuelle Besprechungen und Abstimmungen von zu Hause aus stellt der ZID aktuell folgende Videokonferenz- und Teamchatsysteme zur Verfügung. Die Nutzung des Videokonferenzsystems ZOOM wird derzeit nicht empfohlen.

NameLinkEmpfohlen fürTeilnehmer *innen (TN)Rück- Meldung der TNAufzeichnungAn-leitungen
Jitsi Meet

jm01.univie.ac.at
oder:
moodle.univie.ac.at

Teambesprechungen, Arbeitsgruppen

(Empfohlen: Chromium, Chrome, Edge)

1–10, wenn nur Audio auch mehr,
externe TN möglich *)
Chat, Audio und/oder VideoAudio- und Videodaten werden nach Ablauf der Sitzung nicht gespeichertDE
MS Teams – Besprechungteams.microsoft.com
Teambesprechungen, Arbeitsgruppen1–250 **),
externe TN möglich *)
Chat, Audio und/oder VideoWenn TN Audio- und Videodaten aufzeichnen, werden alle TN darüber informiertDE | EN
Rocket.Chatrocket-chat.cprod.univie.ac.atTeambesprechungen1–10,
externe TN möglich *)
Chat
BigBlueButtonmoodle.univie.ac.atSeminare, Übungen, Vorlesungen

1–100,
externe TN über Moodle möglich *)

Chat, Audio und/oder VideoModeration kann die Sitzung aufzeichnen, alle TN werden darüber informiertDE | EN
Blackboard Collaboratemoodle.univie.ac.atSeminare, Übungen, Vorlesungen1–250,
externe TN über Moodle möglich *)
Chat, Audio und/oder VideoModeration kann die Sitzung aufzeichnen, alle TN werden darüber informiertDE | EN


Detaillierte Informationen
zu home-learning finden Sie auf der Webseite des CTL. Anleitungen zu den home-learning-Tools finden Sie im Uni-Wiki.

*) Externe Teilnehmer*innen:

  • Jitsi, MS Teams: für Initiator*in ist ein u:account notwendig, restliche Teilnehmer*innen benötigen lediglich einen Einladungs-Link
  • Rocket.Chat, BigBlueButton, Collaborate: u:account für Gäste mit erweitertem Profil notwendig

**) Microsoft Teams via Office 365 Education-Teststellung: 

Die derzeit zur Verfügung gestellte Version von MS Teams ist ein reines Testszenario. Es wird zu einem späteren Zeitpunkt (nach Vorankündigung) durch eine finale, abgestimmte Instanz ersetzt. Eine Migration des Testszenarios ist nicht vorgesehen.

ZID-Helpdesk

Bei Fragen zu den Services des ZID und universitätsspezifischen IT-Problemen unterstützt Sie der ZID-Helpdesk.