Homeoffice

Arbeitsgerät

Wenn Ihnen kein mobiles Arbeitsgerät zur Verfügung steht, können Sie, falls vorhanden, auf ein privates Gerät zurückgreifen. Das Team der Arbeitsmedizin empfiehlt dafür einen Bildschirm mit einer Größe von mindestens 14“ sowie bei Nutzung eines Laptops einen externen Bildschirm zu verwenden.

Voraussetzungen für alle Services:

• Stellen Sie sicher, dass ein aktueller Virenscanner am Gerät installiert ist und sich dieser sowie auch die übrige installierte Software und das Betriebssystem am aktuellen Stand befinden.
• Dazu ist für die meisten Services ein Internetzugang in ausreichender Geschwindigkeit und Stabilität Voraussetzung.
• Aktiver u:account mit Berechtigungen für das jeweilige Service

Beachten Sie außerdem die Datenschutz-Richtlinie (PDF, Login), den Code of Conduct (PDF, Login) und die Betriebsvereinbarung Telearbeit (PDF, Login) der Universität Wien.

IT-Security-Tipps

Für das Arbeiten von zu Hause empfiehlt der ZID folgende Sicherheitsmaßnahmen:

• Verwenden Sie wenn möglich ein vom Dienstgeber zur Verfügung gestelltes und gewartetes Arbeitsgerät.
• Beim Einsatz von privaten Geräten ist zu empfehlen, einen eigenen Nutzer*innen-Account für Dienstliches einzurichten.
• Notieren Sie Ihre Passwörter nie so, dass diese von Dritten gelesen werden können. Der ZID empfiehlt die Verwendung eines gesicherten Passwort-Managers.
• Achten Sie bei Telefonaten im Beisein Dritter darauf, dass etwa personenbezogene Daten und vertrauliche interne Informationen geschützt bleiben.
• Achten Sie auf Sichtschutz im Beisein Dritter. Der Bildschirm sollte vor Einblicke durch Dritte geschützt sein. Beim Verlassen des Arbeitsplatzes sperren Sie stets den Bildschirm (Windows: Strg+L).
• Sicherheit auf Webseiten: Geben Sie Ihr u:account-Passwort nur bei Services und Webseiten der Universität Wien ein. Prüfen Sie die URL der Webseiten insbesondere, wenn Sie diese per E-Mail erhalten haben.
• Installieren Sie Software nur aus vertrauenswürdigen Quellen oder nach Empfehlungen der Universität Wien. Bei der Installation auf Mobilgeräten beschränken Sie sich auf die in der Regel vorinstallierten App-Stores.

Mehr Informationen finden Sie unter IT-Security – Tipps für Nutzer*innen.

Wenn Ihnen etwas verdächtig erscheint, gehen Sie Ihrem Verdacht zielorientiert nach:

• Prüfen Sie, ob Sie auf den Webseiten des ZID, der Universität oder einer Ihnen als zuverlässig bekannten Webseite weitere Informationen finden.
• Geben Sie markante Stichworte in eine Suchmaschine ein. Verbreitete Betrugsmethoden sind häufig bereits im Internet dokumentiert.
• Sofern angebracht, fragen Sie bei der Quelle oder bei geeigneten Stellen nach. Verwenden Sie dabei stets nur Kontakte, die Sie bereits kannten oder selbst erarbeitet haben – nicht etwa die Absendeadresse des E-Mails, das Ihnen verdächtig erscheint.

u:account-Passwort

Wenn Sie Ihr u:account-Passwort vergessen haben oder das Login mit Ihrem bestehenden Passwort nicht funktioniert, müssen Sie ein neues Passwort beantragen:

Formular Neues Passwort beantragen

Sobald das gewünschte neue u:account-Passwort aktiviert wurde, erhalten Sie eine Benachrichtung per E-Mail. Anschließend sollten Sie dieses neue u:account-Passwort ändern.

VPN

Um auf folgende Services zuzugreifen, benötigen Sie einen VPN-Zugang:

• Online-Speicherplatz, siehe auch Daten speichern und teilen
• Share, siehe auch Daten speichern und teilen
• OpenScape WebClient (u:phone), siehe auch Telefonie – u:phone: Anrufe umleiten

Sie müssen eine Software auf Ihrem Gerät installieren, um eine VPN-Verbindung herzustellen.

Voraussetzungen:

• aktuelles Betriebssystem: Windows, macOS, Linux, iOS, Android
• Internetzugang
• Berechtigung, um die VPN-Software installieren zu können

Zu den VPN-Anleitungen (Software installieren und einrichten)

Software

Alle Mitarbeiter*innen mit aufrechtem Dienstverhältnis an der Universität Wien können kostenpflichtig Softwarelizenzen über das Selfservice-Portal des ZID beziehen. Welche Software verfügbar ist, erfahren Sie auf der ZID-Webseite unter Software für Mitarbeiter*innen.

Software bestellen und beziehen

Sie können Software wie gewohnt beziehen:

1. Bestellen Sie die gewünschte Software wie bisher über Ihre*n EDV-Beauftragte*n oder, falls Sie dazu berechtigt sind, selbst über das Selfservice-Portal.
2. Nach erfolgreicher Bestellung und Genehmigung erhalten Sie ein E-Mail, dass die Software bereitgestellt wurde. Zusätzlich erhalten Sie, falls die Nutzung der Software nicht über ein persönliches Login erfolgt, die dazugehörige Seriennummer.
3. Wie Sie die Software anschließend erhalten, erfahren Sie unter Software beziehen.
   Die automatisierte Installation für zentral verwaltete PCs (Notebooks) mittels Deployment-Tool ist nur über eine VPN-Verbindung möglich. Bei größeren Softwarepaketen kann der ZID eine reibungslose Installation nicht garantieren.

Hardware

Hardware-Bestellungen für Mitarbeiter*innen können während des Notbetriebs weiterhin über den u:shop-Hardware abgewickelt werden.

• Bestellen Sie in der derzeitigen Ausnahmesituation nur unbedingt notwendige Hardware und priorisieren Sie diese bei Mehrfachbestellungen.

• Lieferscheine über eingegangene Lieferungen senden Sie als Scan, Handyfoto oder schriftlich an einkauf.zid@univie.ac.at.

• Es werden nur vollständig erhaltene Warenlieferungen und abgeschlossene Dienstleistungen zur Bezahlung freigegeben.
  

Aufgrund der weltweiten Ausnahmesituation kommt es zu starken Preisschwankungen, sich schnell ändernden Warenverfügbarkeiten und verlängerten Lieferzeiten. Wir bitten um Ihr Verständnis.

E-Mail-Service

Ihre E-Mails können Sie über unterschiedliche Arten senden und empfangen:

1. Mit einem lokal installierten E-Mail-Programm oder einer E-Mail-App. Wie Sie diese einrichten können, finden Sie unter E-Mail-Anleitungen.
   Voraussetzungen: Internetzugang, installiertes E-Mail-Programm oder E-Mail-App
2. Im Browser per Webmail bzw., falls Sie Ihre E-Mails mit Exchange verwalten, per Outlook Web App (OWA).
   Voraussetzungen: Internetzugang, Browser

Richten Sie eine Out-of-Office-Nachricht ein, wenn Sie per E-Mail nicht erreichbar sind:

• Out-of-Office-Nachricht aktivieren
• Beispiele für Out-of-Office-Nachrichten (Login)

Daten speichern und teilen

Sie können auf Ihre Dateien und die gewohnte Laufwerk- bzw. Ordnerstruktur im Uni-Netzwerk zugreifen.

• Online-Speicherplatz und Share Ihrer Organisationsabteilung. Verwenden Sie diese Anleitungen, um den Online-Speicherplatz oder Share als Laufwerk auf Ihrem Gerät daheim einzubinden. 
• Falls Sie in der Universitätsleitung, in einer DLE oder einer Stabsstelle tätig sind, können Sie via VPN auch auf Daten des Verwaltungs-Fileservers unter \\fs1.uv.univie.ac.at\daten\ zugreifen. Auf den Standard-Verwaltungs-PCs ist dies das Laufwerk Y. Der Zugriff ist nicht automatisch freigeschaltet. Die Freischaltung kann durch die*den EDV-Bauftragte*n über das Servicedesk-Formular VPN-Zugriff erlauben beantragt werden.
• Um Kolleg*innen unkompliziert einzelne Dateien zur Verfügung zu stellen, empfiehlt der ZID den Cloud-Speicher u:cloud. Binden Sie u:cloud via Software/App ein oder nutzen Sie das Service unter ucloud.univie.ac.at im Browser. Zu den u:cloud-Anleitungen.
  Voraussetzung: installierte u:cloud-Software bzw. -App
• Wenn Sie die Dateien per E-Mail verschicken wollen, bewältigt der ACOnet Filesender auch große Dateien bis zu 150 GB. 
• Legen Sie Dateien im u:wiki ab, um sie gemeinsam zu bearbeiten.

Telefonie – u:phone: Anrufe umleiten

Anrufe auf Ihren u:phone-Apparat können Sie auf mehreren Wegen auf ein Diensthandy oder ein externes Gerät umleiten:

• am u:phone-Apparat
• via OpenScape Web Client
• im Notfall: via permanenter Rufumleitung

Voraussetzungen: aktive u:phone-PIN und/oder ein aktives Diensthandy

Hier finden Sie die Anleitungen dazu:

Am u:phone-Apparat

Anrufe auf Diensthandy umleiten: 

1. Drücken Sie *21*90+5-stellige Durchwahl (Beispiel: *21*9014699) und anschließend die OK-Taste am Apparat.
2. Es folgt eine Ansage: Das Merkmal ist nun aktiviert.

Anrufe auf externes Gerät umleiten:

1. Drücken Sie *21*0+Rufnummer (Beispiel: *21*00664xxxxxx) und anschließend die OK-Taste am Apparat.
2. Es folgt eine Ansage: Das Merkmal ist nun aktiviert.

Via OpenScape Web Client

Voraussetzungen:

• Sie besitzen eine gültige u:account-UserID samt Passwort.
• Sie haben ein World Premium oder Local Premium Profil.
• Außerhalb des Datennetzes der Universität Wien ist eine VPN-Verbindung erforderlich.
• Sie müssen die u:phone-Benutzungsordnung (Login) akzeptiert haben.

Anrufe umleiten:

1. Öffnen Sie den OpenScape Web Client via uphone.univie.ac.at.
2. Folgen Sie der Anleitung Rufumleitung einrichten.

Tätigen Sie ausgehende Anrufe mit dem OpenScape Web Client, damit Ihre private Nummer nicht angezeigt wird. Folgen Sie dazu der Anleitung Telefonieren.

Via permanenter Rufumleitung

Im Notfall kann das u:phone-Team eine permanente Rufumleitung setzen. Schreiben Sie dazu ein E-Mail an uphone@univie.ac.at und geben Sie Ihre Durchwahl sowie die Nummer an, auf die umgeleitet werden soll.

ZID-Helpdesk

Bei Fragen zu den Services des ZID und universitätsspezifischen IT-Problemen unterstützt Sie der ZID-Helpdesk.