Schon im Juli und August, wenn die Hörsäle noch leer und die Bibliotheken kaum besucht sind, tut sich was in den Systemen des ZID: Rund 40.000 neue u:accounts legen Studieninteressierte und angehende Mitarbeiter*innen (und, nicht zu vergessen, externe Bibliotheksnutzer*innen) jeden Sommer an. Schließlich ist ein Account die Voraussetzung dafür, um überhaupt Angehörige*r der Universität werden zu können. Nicht alle dieser Accounts werden auch aktiviert. Manche Interessent*innen verschieben ihren Studienbeginn, andere registrieren sich versehentlich mehrmals. Doch im Regelfall weist das System beim Start des Semesters die Berechtigungen für die unterschiedlichsten IT-Services zu. Vom E-Mail-Postfach über das E-Learning bis zur Softwarebestellung – je nachdem, welche Rolle eine Person dann an der Uni hat.
Damit das reibungslos funktioniert, arbeiten im Hintergrund viele Menschen zusammen. Dazu gehört auch das ZID-Team Server & Data Management. Dort entstehen die Programme, die – vereinfacht gesagt – den IT-Services mitteilen, dass einem Account neue Rechte zugewiesen wurden. Dabei muss darauf geachtet werden, eine Überlastung der Services zu Semesterbeginn zu verhindern. „Wenn an einem Tag mehrere hundert neue Dienstverhältnisse beginnen, deren Rechte überprüft werden müssen, können die nicht auf einmal abgearbeitet werden.", sagt Team-Mitglied Tibor Rudas. „Dann muss ich Pakete schnüren." So wird ein Schwung Accounts in die Systeme "provisioniert", dann wird kurz unterbrochen, damit das System auch andere, schneller zu erledigende Änderungen und Anfragen abarbeiten kann, und danach folgt das nächste Paket.
Eines der Systeme, in dem sich Rechte ändern können, ist das Exchange-Service:Dort muss sich der serviceverantwortliche ZID-Mitarbeiter Stefan Just zu Semesterbeginn immer wieder um die kleinen und größeren Hoppalas kümmern, die die Nutzer*innen verursachen. „Die meisten Tippfehler bei den Namen neuer Accounts fischt das System heraus.", sagt er, "Aber manchmal rutscht doch ein Sternchen durch und der Prozess bleibt hängen. Dann muss man händisch nacharbeiten." Ein anderes Beispiel: Jemand wechselt im neuen Semester von einer Organisationseinheit mit Exchange-Service in eine ohne Exchange. Dann entfernt der Server automatisch das nicht mehr benötigte Exchange-Postfach und die Person kann nicht mehr auf ihre E-Mails zugreifen. „Keine Sorge.", beruhigt Just: „Das Postfach bleibt 6 Monate im Backup. Wir können das wiederherstellen."
Was ebenfalls im Sommer passiert: Der ZID aktualisiert die Software auf den Geräten in den zentral verwalteten Computer Rooms, in den ZID Class Rooms und in den Hörsälen. Schon ab Mai trägt das Team von Eva Schadinger, verantwortlich für Licensing & Training am ZID, alles Nötige zusammen, damit die aktuellen Software-Pakete erstellt und rechtzeitig eingespielt werden können. Zu Semesterbeginn machen sich dann auch die Empfehlungen der Lehrenden in der AcadCloud bemerkbar, dem Software-Bestellportal für Studierende. Außerdem werden die IT-Kurse in der Kursdatenbank wieder häufiger gebucht. "Dann brauchen immer wieder Kund*innen Unterstützung bei der Online-Bezahlung, bei der Anmeldung oder wenn sie einen Kurs oder eine Bestellung stornieren wollen.", sagt Schadinger. Und schließlich, ganz besonders zeitkritisch: Vor Beginn des Semesters müssen alle Lehrbeauftragten, die in einem ZID Class Room unterrichten werden, den iButton genannten Schlüssel beim ZID abgeholt haben: "Sonst stehen sie beim ersten Termin mit ihren Studierenden vor verschlossenen Türen." Auch dafür ist Schadingers Team zuständig.
Das E-Learning-Team des ZID rund um Eva Karall ist im August ebenfalls mit Updates und technischen Verbesserungen beschäftigt, damit Moodle und u:stream für den erwarteten Ansturm im September und Oktober gut gerüstet sind. Dieses Jahr wurde außerdem kräftig in die Hörsaal-Hardware investiert. Schließlich werden viele Lehrveranstaltungen erstmals hybrid – also gleichzeitig vor Ort und online – abgehalten. "Im September und Oktober unterstützen wir dann die Lehrenden beim Anlegen ihrer Moodle-Kurse und bei den ersten Schritten mit Moodle und den Videokonferenz-Tools.", sagt Karall. Sie freut sich, dass Moodle zum zentralen Tool für das Lehren und Lernen online geworden ist und dass die Lehrenden die vielfältigen Möglichkeiten nutzen: "Früher wurden in Moodle hauptsächlich PDF-Dateien bereitgestellt.", erinnert sie sich. "Heute gestalten die Lehrenden die Kurse sehr bewusst, um sie länger verwenden zu können, bereiten die Inhalte auf und binden Videos ein." Dazu vermittelt der ZID die erforderlichen technischen Fähigkeiten. Wenn schließlich alle Lehrveranstaltungen gut auf Schiene gebracht worden sind, kommt schon das digitale Prüfen auf das Moodle-Team zu. "Ruhigere Phasen haben wir eigentlich nicht.", sagt Karall.
Den Nutzer*innen selbst steht als erste Anlaufstelle der ZID-Helpdesk zur Seite. Dieser ist ganz einfach online über den ZID-Servicedeskzu erreichen. "Zu Semesterbeginn haben wir besonders viel in der Accountverwaltung und mit vergessenen Passwörtern zu tun.", sagt Teamleiter Christoph Berndl. "Wenn im Jänner die Vorlesungen zu Ende gehen und die Prüfungsphase beginnt, kommen auch schon die ersten Anfragen für das Folgesemester herein." Denn so aufregend der Semesterbeginn für Studienanfänger*innen und neue Mitarbeiter*innen auch ist: Der ZID ist bestens darauf vorbereitet und hat viel Erfahrung darin, tausende neue Uni-Angehörige in seine Systeme zu integrieren – jedes Semester aufs Neue.
Tipps
- Bei universitätsbezogenen IT-Problemen unterstützt Sie der ZID mit umfassenden Supportangeboten. Nutzen Sie für Ihre Kontaktaufnahme bitte denZID-Servicedeskund wählen Sie das jeweils thematisch passende Anfrageformular aus, damit Ihr Anliegen gleich direkt die zuständigen Mitarbeiter*innen erreicht.
- Vergessen Sie Ihr Passwortnicht. Studierende können eine Notfall-E-Mail-Adresse hinterlegen, mit der sie ihr Passwort bei Bedarf selbst neu setzen können.
- Seien Sie vorsichtig, wenn Sie in einem E-Mail einen Link anklicken oder einen Anhang öffnen.
- Halten Sie Ihr E-Mail-Postfach sauber und klein. Löschen Sie E-Mails und Ordner, die Sie nicht mehr brauchen. (Aber auch nur diese.)
- Informieren Sie sich auf den Webseiten des ZID über die IT-Services und nutzen Sie die Anleitungen.
- Für Moodle finden Sie auch Informationen im u:wiki.
- Die erste Ansprechperson für Mitarbeiter*innen ist der*die EDV-Beauftragte der Organisationseinheit.