Zentraler Informatikdienst

Out-of-Office-Nachricht aktivieren und deaktivieren

Diese Anleitung hilft Ihnen, eine Out-Office-Nachricht einzurichten, wenn Sie Ihre E-Mails mit IMAP verwalten.

Auch bei aktiver Out-of-Office-Nachricht werden E-Mails an das Postfach zugestellt. Darauf wird im Fußteil der Nachricht automatisch hingewiesen. 

Out-of-Office-Nachricht verwalten

Hinweise

  • Mitarbeiter*innen, die Exchange nutzen, erfahren unter Exchange, wie sie eine Out-of-Office-Nachricht einrichten. Sie sind Mitarbeiter*in und nicht sicher, ob Sie E-Mails mit IMAP oder Exchange verwalten? Wenden Sie sich an Ihre*n EDV-Beauftragte*n.
  • Studierende verwalten ihre E-Mails mit IMAP.

Out-of-Office-Nachricht aktivieren

  1. Loggen Sie sich mit der UserID Ihres u:accounts und dem zugehörigen Passwort auf Out-of-Office-Nachricht verwalten ein.
  2. Geben Sie an, in welchem Zeitraum die Out-of-Office-Nachricht verschickt werden soll (erster und letzter Tag).
  3. Geben Sie den Text der Nachricht ein. Wenn im Text die Zeichenfolge $DateEnd$ vorkommt, wird diese beim Versand der Nachricht automatisch durch das Ende Ihrer Abwesenheit ersetzt.
  4. Klicken Sie auf Test-E-Mail schicken, um ein Textmuster zu erhalten.
  5. Klicken Sie auf Aktivieren. Das Service ist sofort aktiv. Sie erhalten nochmals eine Voransicht der Out-of-Office-Nachricht. 

Pro Absender*in wird nur eine Verständigung pro Woche verschickt. Diese Woche beginnt mit dem Versand des ersten Benachrichtigungs-E-Mails. 

Hinweis

Verwenden Sie die vorbereiteten Texte in Deutsch, Englisch oder in beiden Sprachen.

Out-of-Office-Nachricht deaktivieren

Nach dem als Letzter Tag angegebenen Datum schaltet sich die Out-of-Office-Nachricht automatisch ab.

Falls Sie die Nachricht vorzeitig deaktivieren wollen, loggen Sie sich erneut auf Out-of-Office-Nachricht verwalten ein und klicken Sie auf Deaktivieren. Diese Schaltfläche wird nur angezeigt, wenn Sie eine Out-of-Office-Nachricht aktiviert haben. 

Wer erhält eine Out-of-Office-Nachricht?

Die Verständigung wird an die Adresse geschickt, die im Return-Path der an Sie gerichteten E-Mail-Nachricht vermerkt ist. Das ist im Normalfall die Adresse des Absenders*der Absenderin,kann aber in Sonderfällen (beispielsweise bei falscher Konfiguration des E-Mail-Programms des Absenders*der Absenderin) von dieser abweichen. 

In einigen Fällen wird keine automatische Out-of-Office-Nachricht versandt:

  • Wenn das E-Mail nicht direkt an Ihre E-Mail-Adresse der Universität Wien gerichtet war.
  • Wenn der Return-Path mit owner- beginnt bzw. mit -request, -relay oder -owner endet. Dies verhindert Nachrichten an Mailinglisten.
  • Wenn die Absendeadresse postmaster, uucp, mailer-daemon oder mailer lautet.
  • Wenn die Nachricht durch einen Precedence:-Header bulk, junk oder list als Massensendung gekennzeichnet ist.
  • Wenn die Nachricht durch einen AutoSubmitted:-Header als automatisch erzeugt gekennzeichnet ist.

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