Microsoft 365
Microsoft 365 ist ein Software-Abonnement für Angehörige der Universität Wien. Es beinhaltet unter anderem die Apps Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams und OneDrive zur lokalen Installation sowie zur Online-Nutzung.
Mitarbeiter*innen stehen verschiedene Abonnement-Pläne über das Selfservice-Portal zur Verfügung.
Studierende beziehen Microsoft 365 kostenlos über AcadCloud.
Studierende und Mitarbeiter*innen sind innerhalb der Microsoft-365-Umgebung der Universität Wien voneinander getrennt – eine Auffindbarkeit und Interaktion zwischen beiden Gruppen ist nicht möglich. Dies betrifft auch die Sichtbarkeit des Anwesenheitsstatus.
Serviceumfang
Microsoft 365 ist ein Software-as-a-Service-Modell. Für Mitarbeiter*innen stehen verschiedene, kostenpflichtige und kostenlose Abonnement-Pläne sowie Zusatzpakete zur Verfügung. Für Studierende ist Microsoft 365 kostenlos.
Je nach Abonnement-Plan können Apps als Desktop-App zur lokalen Installation oder Web-App zur Online-Nutzung im Browser verwendet werden. Einige Apps stehen auch als Mobile-App zur Verfügung. Während des Abonnements werden Apps automatisch aktualisiert.
Eine Lizenz beinhaltet 5 Nutzungsberechtigungen pro Gerätetyp (5 PCs bzw. Macs, 5 Tablets, 5 Smartphones) und ermöglicht, auf 5 Geräten gleichzeitig angemeldet zu sein.
Im Zuge des Bestellvorgangs von Microsoft 365 werden für jede*n Nutzer*in erstellt:
- ein Microsoft-Konto
- eine personenbezogene Lizenz
Abonnement-Pläne
| Bezeichnung | Erhältlich für |
|---|---|
| Microsoft 365 (A3) – Desktop- und Web-Apps | Mitarbeiter*innen: kostenpflichtig |
| Microsoft 365 (A1) – Web-Apps | Mitarbeiter*innen: kostenlos |
| Microsoft 365 – Office-Apps und Teams | Studierende: kostenlos |
Zusatzpaket
| Bezeichnung | Erhältlich für |
|---|---|
| Microsoft 365 (Zusatzpaket) – Verbundene Erfahrung | Mitarbeiter*innen: kostenlos |
Installationspaket für zentral verwaltete Geräte
| Bezeichnung | Erhältlich für |
|---|---|
| m: Microsoft 365 (Zusatzpaket) – Installation der Office-Apps auf zentral verwalteten Geräten | Mitarbeiter*innen: kostenlos |
| m: Microsoft 365 (Zusatzpaket) – Installation für gemeinsam genutzte Geräte | Nur für EDV-Beauftragte |
Verfügbare Apps und Funktionen
Je nachdem, welcher Abonnement-Plan bezogen wird, stehen folgende Apps zur lokalen Installation (Desktop-App) oder online via Browser (Web-App) zur Verfügung:
| App | Microsoft 365 (A1) | Microsoft 365 (A3) / Microsoft 365 für Studierende |
|---|---|---|
| Word | Web-App | Web-App und Desktop-App |
| Excel | Web-App | Web-App und Desktop-App |
| PowerPoint | Web-App | Web-App und Desktop-App |
| Outlook | – | Desktop-App |
| Access | – | Desktop-App (nur für Windows) |
| Publisher | – | Desktop-App (nur für Windows) |
| OneNote | Web-App und Desktop-App | Web-App und Desktop-App |
| Teams | Web-App und Desktop-App | Web-App und Desktop-App |
| OneDrive | Web-App und Desktop-App | Web-App und Desktop-App |
| Whiteboard | Web-App und Desktop-App | Web-App und Desktop-App |
| Sway | Web-App | Web-App |
| Forms | Web-App | Web-App |
| Stream | Web-App | Web-App |
| Planner | Web-App | Web-App |
| Lists | Web-App | Web-App |
| Visio für das Web | Web-App | Web-App |
Drittanbieter-Apps stehen aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht zur Verfügung.
Funktionen in verbundenen Erfahrungen
Verbundene Erfahrungen sind zusätzliche Funktionen von Microsoft-365-Apps, beispielsweise Diktier- oder Übersetzungsfunktion, die während der Nutzung mit der Microsoft-Cloud kommunizieren und Daten austauschen können.
Informationen zu den enthaltenen Funktionen in den verbundenen Erfahrungen finden Sie auf den Microsoft-Webseiten unter Verbundene Erfahrung in Office.
Informationen zum Datenschutz bei den verbundenen Erfahrungen finden weiter unten auf dieser Seite unter Datenschutz – Verbundene Erfahrungen.
Microsoft 365 bestellen
Mitarbeiter*innen
Mitarbeiter*innen bestellen Microsoft 365 über das Selfservice-Portal. Außerhalb des Uni-Datennetzes benötigen Sie dafür eine VPN-Verbindung.
Nutzen Sie die Anleitung Microsoft 365 bestellen.
Beachten Sie, dass die Bereitstellung bis zu 2 Stunden dauern kann.
Studierende
Studierende bestellen Microsoft 365 kostenlos über AcadCloud.
Nutzen Sie die Anleitung Microsoft 365 für Studierende.
Beachten Sie, dass die Bereitstellung bis zu 2 Stunden dauern kann.
Microsoft 365 aktivieren
Die Aktivierung von Microsoft 365 erfolgt automatisch, wenn Sie Microsoft 365 zum ersten Mal ausführen. Starten Sie dazu eine beliebige Microsoft-365-Desktop-App oder melden Sie sich mit Ihrem Microsoft-Konto der Universität Wien im Microsoft-365-Portal an.
Ihr Microsoft-Konto der Universität Wien lautet:
- Nutzer*innen-Name: u:account-UserID@univie.ac.at (beispielsweise musterm1@univie.ac.at)
- Passwort: u:account-Passwort
Zur Aktivierung ist eine Internetverbindung erforderlich.
Nutzen Sie bei Bedarf die Anleitung Microsoft 365 aktivieren und zweiten Faktor wählen.
Hinweis
Mindestens einmal alle 30 Tage muss eine Verbindung mit dem Internet hergestellt werden, um den Status des Abonnements zu prüfen.
Wenn das Gerät mehr als 30 Tage offline ist, wechselt Microsoft 365 in den Modus mit eingeschränkter Funktionalität, bis wieder eine Verbindung mit dem Internet hergestellt wird. Im Modus mit eingeschränkter Funktionalität bleibt Microsoft 365 weiterhin installiert, jedoch können Dokumente nur angezeigt und gedruckt werden. Alle Funktionen zur Bearbeitung oder Neuerstellung von Dokumenten sind deaktiviert.
Zweiten Faktor einrichten
Für die Nutzung von Microsoft 365 ist Multi-Faktor-Authentifizierung erforderlich. Für Microsoft 365 stehen folgende Methoden für den zweiten Faktor zur Verfügung:
- Authentifizierungs-App: Microsoft Authenticator, Google Authenticator, FreeOTP
- Sicherheitsschlüssel: beispielsweise YubiKey der Serie 5, den Sie via USB (oder NFC) mit Ihrem Computer, Smartphone oder Tablet verbinden
- Telefonanruf: u:phone-Telefonnummer oder alternative Telefonnummer
- SMS: alternative Telefonnummer
Die Einrichtung eines zweiten Faktors ist beim ersten Aufruf von Microsoft 365 über eine Desktop-App oder Web-App erforderlich. Es wird empfohlen, mindestens 2 der zur Verfügung stehenden Methoden einzurichten. Das Hinzufügen weiterer Faktoren bzw. Änderungen können über das Microsoft 365-Konto vorgenommen werden.
Nutzen Sie bei Bedarf die Anleitungen zum Einrichten eines zweiten Faktors.
Zweiten Faktor zurücksetzen
Wenn Sie sich nicht anmelden können, da Sie keinen Ihrer gesetzten Faktoren für Microsoft 365 mehr zur Verfügung haben, etwa weil Sie Ihr Smartphone verloren haben, nutzen Sie für eine Rücksetzung das Servicedesk-Formular Zweiten Faktor ändern (Bearbeitung werktags).
Nutzen Sie bei Bedarf die Anleitung Zweiten Faktor ändern.
Daten speichern und teilen
Microsoft 365 ermöglicht es Nutzer*innen, Daten in der Microsoft-Cloud über OneDrive (persönlicher Speicherplatz) oder SharePoint (gemeinsam genutzter Speicherplatz) zu speichern und zu teilen. OneDrive steht in allen Abonnement-Plänen als Desktop-App und Web-App zur Verfügung.
Mitarbeiter*innen stehen 50 GB kostenloser Speicherplatz in OneDrive zur Verfügung.
Studierenden stehen 5 GB kostenloser Speicherplatz in OneDrive zur Verfügung.
Nutzen Sie bei Bedarf die Anleitung OneDrive-App installieren bzw. OneDrive-Speicherplatz verwalten.
Funktion Papierkorb
Wenn Sie Daten in der Microsoft-Cloud löschen, können diese innerhalb von 30 Tagen über die Funktion Papierkorb in OneDrive oder SharePoint wiederhergestellt werden. Wenn Sie Daten aus dem Papierkorb löschen, können diese nochmals aus dem Endgültigen Papierkorb wiederhergestellt werden. Sollten die Daten auch hier gelöscht werden, gibt es keine weitere Möglichkeit, die Daten wiederherzustellen.
OneDrive-Papierkorb
Die Funktion Papierkorb steht in der OneDrive-Web-App über das Microsoft-365-Portal zur Verfügung. Nach der Anmeldung kann in der linken Navigationsleiste über die Kachel mit den Punkten die OneDrive-Web-App aufgerufen werden. Klicken Sie in OneDrive in der linken Navigationsleiste auf den Eintrag Papierkorb.
SharePoint-Papierkorb
Der Sharepoint-Papierkorb steht in Teams über die Funktion In SharePoint öffnen zur Verfügung. Wählen Sie in der Teams-App das entsprechende Team aus. Klicken Sie in der oberen Menüleiste auf den Eintrag Dateien. Klicken Sie in der unteren Menüleiste auf die 3 Punkte und wählen dort den Eintrag In SharePoint öffnen aus. Es öffnet sich die SharePoint-Web-App. Klicken Sie in der linken Navigationsleiste auf den Eintrag Papierkorb.
Es stehen folgende Anleitungen auf den Microsoft-Webseiten zur Verfügung:
Hinweis
Beachten Sie, dass die Universität Wien für Daten und Inhalte, die im Rahmen des Service Microsoft 365 in der Microsoft-Cloud gespeichert (OneDrive, SharePoint) oder während der Nutzung von Apps, beispielweise in Teams, erzeugt werden, kein Backup zur Verfügung stellt.
Verschlüsselung von Dateien
Microsoft verschlüsselt sowohl den Transport von Daten als auch die in der Microsoft-Cloud gespeicherten Daten. Damit wird verhindert, dass Dritte Zugang zu verarbeiteten personenbezogenen Daten erhalten können.
Zusätzlich zu den von Microsoft angebotenen Möglichkeiten können Nutzer*innen Dateien vor dem Hochladen in die Microsoft-Cloud, beispielsweise bei der Verwendung von Dateien in Teams, mit einer alternativen Software selbst verschlüsseln und den Schlüssel, beispielsweise ein Passwort, mit den Empfänger*innen über separate Wege, beispielsweise in der u:cloud teilen. In diesem Fall hat Microsoft keinen Zugriff auf die Daten, allerdings stehen nicht alle Funktionen, beispielsweise Suche, zur Verfügung.
Weitere Informationen zur Verschlüsselung von Daten stehen auf den ZID-Webseiten im Bereich IT-Security – Tipps für Nutzer*innen zur Verfügung.
Lizenz verlängern
Mitarbeiter*innen
Die Lizenz ist gültig, so lange ein aktives Dienstverhältnis besteht oder bis das Abonnement über das Selfservice-Portal gekündigt wird. Mindestens einmal alle 30 Tage muss eine Verbindung mit dem Internet hergestellt werden, um den Status des Abonnements zu prüfen.
Studierende
Eine Verlängerung der Lizenz kann alle 12 Monate über AcadCloud vorgenommen werden, solange Sie zum Studium an der Universität Wien zugelassen sind. Mindestens einmal alle 30 Tage muss eine Verbindung mit dem Internet hergestellt werden, um den Status des Abonnements zu prüfen.
Datenschutz
Die Universität Wien stellt Microsoft 365 unter Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben zur Verfügung. Informationen zur datenschutzkonformen Konfiguration von Microsoft 365 finden Sie auf der Datenschutzseite.
Verbundene Erfahrungen
Verbundene Erfahrungen sind Funktionen von Microsoft-Anwendungen, die während des Betriebs mit dem Microsoft-Backend kommunizieren und Daten austauschen können. Informationen dazu finden Sie auch auf der Datenschutz-Seite unter Verbundene Erfahrungen.
In Microsoft 365 der Universität Wien sind die verbundenen Erfahrungen wie folgt konfiguriert:
Mitarbeiter*innen
- Die Kategorie verbundene Erfahrungen, die Onlineinhalte herunterladen ist aktiviert, da keine Verarbeitung von Nutzer*innen-Daten in der Microsoft-Cloud erfolgt.
- Die Kategorie verbundene Erfahrungen, die Ihre Inhalte analysieren kann optional für die Nutzung in Desktop-Apps aktiviert werden, da eine Verarbeitung von Nutzer*innen-Daten in der Microsoft-Cloud erfolgt und dafür Ihre Zustimmung erforderlich ist. Für die Aktivierung ist der Bezug von Microsoft 365 (Zusatzpaket) – Verbundene Erfahrung über das Selfservice-Portal erforderlich, Weiterführende Informationen finden Sie auf den Microsoft-Webseiten Verbundene Erfahrung in Office.
- Die Kategorie weitere verbundene Erfahrungen ist deaktiviert, da Microsoft 365 der Universität Wien keine Einbindung von Drittanbieter-Apps erlaubt.
Hinweis
Bei der Nutzung von Web-Apps ist die Kategorie verbundene Erfahrungen, die Ihre Inhalte analysieren durch Microsoft standardmäßig aktiviert und kann nicht deaktiviert werden.
Studierende
- Die Kategorie verbundene Erfahrungen, die Onlineinhalte herunterladen ist aktiviert, da keine Verarbeitung von Nutzer*innen-Daten in der Microsoft-Cloud erfolgt.
- Die Kategorie verbundene Erfahrungen, die Ihre Inhalte analysieren ist aktiviert. Es erfolgt eine Verarbeitung von Nutzer*innen-Daten in der Microsoft-Cloud. Weiterführende Informationen finden Sie auf den Microsoft-Webseiten Verbundene Erfahrung in Office.
- Die Kategorie weitere verbundene Erfahrungen ist deaktiviert, da Microsoft 365 der Universität Wien keine Einbindung von Drittanbieter-Apps erlaubt.
Zustimmungserklärungen
Im Rahmen der Bestellung von Microsoft 365 muss folgenden Dokumenten zugestimmt werden:
Mitarbeiter*innen
Ihre Zustimmungserklärungen finden Sie im Selfservice-Portal unter Arbeitsplatz – Meine Services.
Studierende
Ihre Zustimmungserklärungen finden Sie in AcadCloud über Ihr Profil unter Benutzereinwilligung.
Nutzungsbedingungen
Es gelten die Nutzungsbedingungen Microsoft 365.
Support
- Mitarbeiter*innen wenden sich bei Anmelde- und Installationsproblemen bitte zuerst an ihre*n EDV-Beauftragte*n.
- Bei spezifischen Fragen zu Microsoft 365 der Universität Wien steht das Servicedesk-Formular zur Verfügung. Nutzen Sie auch die Anleitungen des ZID.
- Für eine Rücksetzung des zweiten Faktors bei Verlust aller Faktoren nutzen Sie das Servicedesk-Formular Zweiten Faktor ändern.
- Bei allgemeinen Fragen zu Microsoft 365 und den Apps nutzen Sie den Microsoft-Support.
- Für das Erlernen von Grundlagen und den Umgang mit Apps steht die Microsoft 365-Schulung auf den Microsoft-Webseiten zur Verfügung.
- Der ZID kann keinen Support zur Bedienung der in Microsoft 365 enthaltenen Apps leisten.