Microsoft 365

Microsoft 365 ist ein Software-as-a-Service-Modell. Für Mitarbeiter*innen stehen verschiedene, kostenpflichtige und kostenlose Abonnement-Pläne sowie Zusatzpakete zur Verfügung. Für Studierende ist Microsoft 365 kostenlos.

Je nach Abonnement-Plan können Apps als Desktop-App zur lokalen Installation oder Web-App zur Online-Nutzung im Browser verwendet werden. Einige Apps stehen auch als Mobile-App zur Verfügung. Während des Abonnements werden Apps automatisch aktualisiert.

Eine Lizenz beinhaltet 5 Nutzungsberechtigungen pro Gerätetyp (5 PCs bzw. Macs, 5 Tablets, 5 Smartphones) und ermöglicht, auf 5 Geräten gleichzeitig angemeldet zu sein.

Im Zuge des Bestellvorgangs von Microsoft 365 werden für jede*n Nutzer*in erstellt:

• ein Microsoft-Konto
• eine personenbezogene Lizenz

Informieren Sie sich, welche Apps und Funktionen in den verschiedenen Abonnement-Plänen enthalten sind und in welcher Zugriffsform (Desktop- oder Web-App) sie zur Verfügung stehen.

Je nachdem, welcher Abonnement-Plan bezogen wird, stehen folgende Apps zur lokalen Installation (Desktop-App) oder online via Browser (Web-App) zur Verfügung:

Drittanbieter-Apps stehen aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht zur Verfügung.

Verbundene Erfahrungen sind zusätzliche Funktionen von Microsoft-Office-Apps, die während der Nutzung mit Microsoft kommunizieren, um Nutzer*innen erweiterte Anwendungsmöglichkeiten anbieten zu können. 

Damit eine verbundene Erfahrung ihre Funktion erfüllen und Sie bei der Bewältigung einer Aufgabe unterstützen kann, müssen Informationen zwischen der jeweiligen App und der Microsoft-Cloud bzw. einem Drittanbieter-Dienst übermittelt und gegebenenfalls verarbeitet werden. Nähere Informationen dazu finden Sie auf den Microsoft-Webseiten Verbundene Erfahrung in Office.

Abhängig davon, ob und wie eine Verarbeitung von Nutzer*innen-Daten erfolgt, werden folgende Kategorien der verbundenen Erfahrungen unterschieden:

• Verbundene Erfahrungen, bei denen keine Verarbeitung von Nutzer*innen-Daten erfolgt
  • Funktionen, die Onlineinhalte herunterladen, beispielsweise Bilder, Videos, 3D-Modelle oder Office-Vorlagen
    Übersicht von verbundenen Erfahrungen, die Onlineinhalte herunterladen
     
• Verbundene Erfahrungen, bei denen eine Verarbeitung von Nutzer*innen-Daten in Microsoft-365-Diensten erfolgt
  • Funktionen, die Inhalte analysieren, um Designempfehlungen, Bearbeitungsvorschläge, Datenerkenntnisse und ähnliche Funktionen bereitzustellen, beispielsweise PowerPoint-Designer, Diktier-, Vorlese- oder Übersetzungsfunktion
    Übersicht von verbundenen Erfahrungen, die Ihre Inhalte analysieren
     
• Verbundene Erfahrungen, bei denen eine Verarbeitung von Nutzer*innen-Daten in anderen Microsoft-Diensten und/oder Drittanbieter-Diensten erfolgt (optionale verbundene Erfahrungen)

  • Optionale Funktionen, die Cloud-unterstützte Dienste verwenden, beispielsweise Onlinevideos aus YouTube
    Übersicht der optionalen verbundenen Erfahrungen in Office

     

Weitere Informationen zum Datenschutz bei den verbundenen Erfahrungen finden Sie unter Datenschutz – Verbundene und optionale verbundene Erfahrungen.

Die Aktivierung von Microsoft 365 erfolgt automatisch, wenn Sie Microsoft 365 zum ersten Mal ausführen. Starten Sie dazu eine beliebige Microsoft-365-Desktop-App oder melden Sie sich mit Ihrem Microsoft-Konto der Universität Wien im Microsoft-365-Portal an. 

Ihr Microsoft-Konto der Universität Wien lautet:

• Nutzer*innen-Name: UserID@univie.ac.at (Beispiel: musterm1@univie.ac.at)
• Passwort: u:account-Passwort

Zur Aktivierung ist eine Internetverbindung erforderlich.

Nutzen Sie bei Bedarf die Anleitung Microsoft 365 aktivieren und zweiten Faktor wählen.

Für die Aktivierung und Nutzung von Microsoft 365 ist Multi-Faktor-Authentifizierung erforderlich. Für Microsoft 365 stehen folgende Methoden für den zweiten Faktor zur Verfügung:

• Authentifizierungs-App: Microsoft Authenticator, Google Authenticator, FreeOTP
• Sicherheitsschlüssel: beispielsweise YubiKey der Serie 5, den Sie via USB (oder NFC) mit Ihrem Computer, Smartphone oder Tablet verbinden
• Telefonanruf: u:phone-Telefonnummer oder alternative Telefonnummer
• SMS: alternative Telefonnummer

Die Einrichtung eines zweiten Faktors ist beim ersten Aufruf von Microsoft 365 über eine Desktop-App oder Web-App erforderlich. Es wird empfohlen, mindestens 2 der zur Verfügung stehenden Methoden einzurichten. Das Hinzufügen weiterer Faktoren bzw. Änderungen können über das Microsoft 365-Konto vorgenommen werden.

Nutzen Sie bei Bedarf die Anleitungen zum Einrichten eines zweiten Faktors.

Wenn Sie sich nicht anmelden können, da Sie keinen Ihrer gesetzten Faktoren für Microsoft 365 mehr zur Verfügung haben, etwa weil Sie Ihr Smartphone verloren haben, nutzen Sie für eine Rücksetzung das Servicedesk-Formular Zweiten Faktor ändern (Bearbeitung werktags).

Nutzen Sie bei Bedarf die Anleitung Zweiten Faktor ändern.

Microsoft 365 ermöglicht es Nutzer*innen, Daten in der Microsoft-Cloud zu speichern und zu teilen. SharePoint Online ist ein gemeinsam genutzter Speicherplatz, der an der Universität Wien im Rahmen von OneDrive und Teams für Mitarbeiter*innen und Studierenden zur Verfügung steht und nicht im vollen Funktionsumfang nutzbar ist. OneDrive ist der persönliche Speicherplatz im Bereich von SharePoint Online. OneDrive steht in allen Abonnement-Plänen als Desktop-App und Web-App zur Verfügung.

• Mitarbeiter*innen stehen 50 GB kostenloser Speicherplatz in OneDrive zur Verfügung.
• Studierenden stehen 5 GB kostenloser Speicherplatz in OneDrive zur Verfügung. 

Nutzen Sie bei Bedarf die Anleitung OneDrive-App installieren bzw. OneDrive-Speicherplatz verwalten.

Wenn Sie Daten in der Microsoft-Cloud löschen, können diese innerhalb von 30 Tagen über die Funktion Papierkorb in OneDrive oder SharePoint wiederhergestellt werden. Wenn Sie Daten aus dem Papierkorb löschen, können diese nochmals aus dem Endgültigen Papierkorb wiederhergestellt werden. Sollten die Daten auch hier gelöscht werden, gibt es keine weitere Möglichkeit, die Daten wiederherzustellen.

OneDrive-Papierkorb

Die Funktion Papierkorb steht in der OneDrive-Web-App über das Microsoft-365-Portal zur Verfügung. Nach der Anmeldung kann in der linken Navigationsleiste auf den Eintrag Papierkorb geklickt werden.

SharePoint-Papierkorb

Der Sharepoint-Papierkorb steht in Teams über die Funktion In SharePoint öffnen zur Verfügung. Wählen Sie in der Teams-App das entsprechende Team aus. Klicken Sie in der oberen Menüleiste auf den Eintrag Dateien. Klicken Sie in der unteren Menüleiste auf die 3 Punkte und wählen dort den Eintrag In SharePoint öffnen aus. Es öffnet sich die SharePoint-Web-App. Klicken Sie in der linken Navigationsleiste auf den Eintrag Papierkorb.

Es stehen folgende Anleitungen auf den Microsoft-Webseiten zur Verfügung:

• Wiederherstellen von Elementen im Papierkorb, die aus einem SharePoint oder einem Teams
• Wiederherstellen gelöschter Dateien oder Ordner auf OneDrive

Microsoft verschlüsselt sowohl den Transport von Daten als auch die in der Microsoft-Cloud gespeicherten Daten. Damit wird verhindert, dass Dritte Zugang zu verarbeiteten personenbezogenen Daten erhalten können.

Zusätzlich zu den von Microsoft angebotenen Möglichkeiten können Nutzer*innen Dateien vor dem Hochladen in die Microsoft-Cloud, beispielsweise bei der Verwendung von Dateien in Teams, mit einer alternativen Software selbst verschlüsseln und den Schlüssel, beispielsweise ein Passwort, mit den Empfänger*innen über separate Wege, beispielsweise in der u:cloud teilen. In diesem Fall hat Microsoft keinen Zugriff auf die Daten, allerdings stehen nicht alle Funktionen, beispielsweise die Suche, zur Verfügung. 

Weitere Informationen zur Verschlüsselung von Daten stehen auf den ZID-Webseiten im Bereich IT sicher nutzen – IT-Security zur Verfügung.

Die Universität Wien stellt Microsoft 365 unter Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben zur Verfügung. Informationen zur datenschutzkonformen Konfiguration von Microsoft 365 finden Sie auf der Datenschutzseite.

Verbundene Erfahrungen sind Funktionen von Microsoft-365-Anwendungen, die während des Betriebs mit den Microsoft-365-Onlinediensten kommunizieren und Nutzer*innen-Daten austauschen können. Bei zusätzlicher Nutzung der optionalen verbundenen Erfahrungen kann eine Verarbeitung von Nutzer*innen-Daten in anderen Microsoft-Diensten und/oder Drittanbieter-Diensten erfolgen. Ausführliche Informationen dazu finden Sie auch auf der Datenschutz-Seite unter Verbundene und optionale verbundene Erfahrungen.

In Microsoft 365 der Universität Wien sind die verbundenen Erfahrungen wie folgt konfiguriert:

Im Rahmen der Bestellung von Microsoft 365 muss folgendenDokumenten zugestimmt werden: 

• Nutzungsbedingungen Microsoft 365
• Microsoft-Datenschutzbestimmungen
• Allgemeine Datenschutzerklärung der Universität Wien
• Nutzungsbedingungen ZID-Softwareportfolio

Es gelten die Nutzungsbedingungen Microsoft 365 und die Nutzungsbedingungen iVm Künstlicher Intelligenz (KI) an der Universität Wien.

• Mitarbeiter*innen wenden sich bei Anmelde- und Installationsproblemen bitte zuerst an ihre*n EDV-Beauftragte*n.
• Bei spezifischen Fragen zu Microsoft 365 der Universität Wien steht das Servicedesk-Formular Microsoft 365 zur Verfügung. Nutzen Sie auch die Anleitungen.
• Für eine Rücksetzung des zweiten Faktors bei Verlust aller Faktoren nutzen Sie das Servicedesk-Formular Zweiten Faktor ändern.
   
• Bei allgemeinen Fragen zu Microsoft 365 und den Apps nutzen Sie den Microsoft-Support.
• Für das Erlernen von Grundlagen und den Umgang mit Apps steht die Microsoft 365-Schulung auf den Microsoft-Webseiten zur Verfügung.
• Der ZID kann keinen Support zur Bedienung der in Microsoft 365 enthaltenen Apps leisten.