Zentraler Informatikdienst

Inhalte aus Teams sichern

Für:   Studierende   Mitarbeiter*innen

Diese Anleitung hilft Ihnen, bestimmte Inhalte aus der Teams-App zu sichern.

Teams und Kanäle

Teams und Kanäle können nicht exportiert werden. Bestimmte Inhalte aus Teams und Kanälen können wie im Folgenden beschrieben gesichert werden.

Chats

Inhalte von Chats können nicht automatisiert aus Teams exportiert werden. Um Chat-Inhalte zu sichern, bestehen folgende Möglichkeiten:

 

  • Anfertigen von Screenshots

  • Funktion Kopieren und Einfügen (nur Text)

     

    • Markieren Sie einen Bereich, indem Sie mit der Maus an die gewünschte Stelle klicken, die linke Maustaste gedrückt halten und über den Bereich ziehen. Dieser erscheint nun farblich unterlegt.
    • Drücken Sie Strg + C, um den markierten Inhalt zu kopieren.
    • Fügen Sie den Inhalt mittels Strg + V an gewünschter Stelle, beispielsweise in ein Word-Dokument, ein.

Konversationen

Konversationen sind Inhalte von Teams und Kanälen und können nicht automatisiert aus Teams exportiert werden. Um Konversationen zu sichern, bestehen folgende Möglichkeiten:

 

  • Anfertigen von Screenshots

  • Funktion Kopieren und Einfügen (nur Text)

     

    • Markieren Sie einen Bereich, indem Sie mit der Maus an die gewünschte Stelle klicken, die linke Maustaste gedrückt halten und über den Bereich ziehen. Dieser erscheint nun farblich unterlegt.
    • Drücken Sie Strg + C, um den markierten Inhalt zu kopieren.
    • Fügen Sie den Inhalt mittels Strg + V an gewünschter Stelle, beispielsweise in ein Word-Dokument, ein.

Dateien und Ordner

  1. Melden Sie sich mit Ihren Anmeldeinformationen im Microsoft-365-Portal an.
  2. Klicken Sie in der linken Navigationsleite auf Apps und wählen Sie im Bereich Apps OneDrive aus.
  3. Es öffnet sich die OneDrive-Web-App.
  4. Über die linke Navigationsleiste – Eigene Dateien können entweder einzelne Dateien oder komplette Ordner mit der Funktion Herunterladen gesichert werden, indem man neben den gewünschten Einträgen die Checkbox aktiviert. Beim Herunterladen von kompletten Ordnern werden die Dateien im ZIP-Format übermittelt.
  5. Weitere Inhalte aus Ihren Kanälen stehen über die linke Navigationsleiste unter Schnellzugriff zur Verfügung. Verfahren Sie hier ebenso wie oben beschrieben.

Auf den Microsoft-Webseiten finden Sie eine ausführliche Anleitung zum Herunterladen von Dateien und Ordnern aus OneDrive oder SharePoint.

Hinweis

Beachten Sie folgende Grenzwerte für das Herunterladen von Dateien aus OneDrive:

  • Dateigröße: 250 GB
  • Anzahl von Dateien pro Ordner: 10.000
  • Dateien in einer ZIP-Datei: 20 GB

Kontakte

Es gibt keine Möglichkeit, Kontaktlisten aus Teams zu exportieren.

Anrufe

Es gibt keine Möglichkeit, den Verlauf zu exportieren.

Kalender

Für Mitarbeiter*innen, die Exchange verwenden und ein Microsoft 365-Konto besitzen, wird der Kalender in Teams synchronisiert. Ein Export des Exchange-Kalenders, der in Teams zu sehen ist, kann über Outlook (Export Ics oder Pst) oder Outlook Web App vorgenommen werden.

Die Informationen dazu können auf den Webseiten von Microsoft mit den Suchbegriffen “Exchange on Premise Kalender exportieren” bezogen werden.

Whiteboard

Um ein Whiteboard aus Teams als Bild zu exportieren, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Wählen Sie oben rechts Einstellungen aus.
  2. Wählen Sie Bild exportieren aus.
  3. Wählen Sie zwischen Standard- oder hoher Bildauflösung. Klicken Sie auf Exportieren.
  4. Sie finden das exportierte Bild im Ordner Downloads.

OneNote

Für das Sichern Ihrer OneNote-Notizbücher stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

  • über die OneNote-Desktop-App (empfohlen)
  • über die OneDrive-Web-App

Exportieren eines OneNote-Notizbuchs über die OneNote-Desktop-App

Hinweis

Die One-Note-Desktop-App muss auf Ihrem Gerät installiert sein.

  • Öffnen Sie das zu exportierende Notizbuch direkt in der OneNote-Desktop-App.

  • Alternativ können Sie

     

    • aus der OneNote-Web-App in die OneNote-Desktop-App wechseln, indem Sie bei geöffneter Datei auf die Registerkarte Datei und dort unter dem Menüpunkt Informationen auf den Eintrag In Desktop-App bearbeiten klicken.
    • aus der Teams-Desktop-App in die OneNote-Desktop-App wechseln, indem Sie links in der Symbolleiste auf OneNote klicken, dann oben auf die Registerkarte Datei und dort unter dem Menüpunkt Informationen auf den Eintrag In Desktop-App bearbeiten.
    • direkt nach Öffnen der OneNote-Web-App mittels Klick auf das Drei-Punkte-Menü neben dem gewünschten Notizbuch und dann über Öffnen – In Desktop-App öffnen das Notizbuch in der Desktop-App öffnen.
  • Klicken Sie in der OneNote-Desktop-App auf die Registerkarte Datei und dort auf dem Eintrag auf Exportieren.

Hinweis

In der OneNote-Desktop-Version für Windows 10 ist keine Registerkarte Datei vorhanden. Verwenden Sie stattdessen OneNote 2016 aus Ihrer Microsoft Office 2019 Version oder OneNote für Windows 11. Die neueste OneNote-Version können Sie im Microsoft-Store herunterladen.

  • Wählen Sie unter 1. Aktuelles Element exportieren, welches Element Sie exportieren möchten.
  • Wählen Sie unter 2. Format auswählen den gewünschten Dateityp aus.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Exportieren und wählen Sie den gewünschten Speicherort aus.

Exportieren eines OneNote-Notizbuchs über die OneDrive-Web-App

Auf den Microsoft-Webseiten Exportieren und Importieren von OneNote-Notizbüchern ist in der Hinweisbox die Information hinterlegt, dass der Export in der Web-App für Arbeits- und Schulkonten nicht funktioniert.

  • Dies funktioniert nicht für Notebooks, die auf OneDrive (Arbeitsplatz oder Schule/Universität) oder SharePoint gespeichert sind. Informationen zum Exportieren von Notizbüchern in PDF-Dateien aus OneNote 2016 für Windows finden Sie unter Exportieren von Notizen aus OneNote als PDF.

 

Hinweis

Beim Download von OneNote-Notizbüchern über OneDrive kann es aus noch ungeklärter Ursache seitens Microsoft zu einer fehlerhaften ZIP-Datei kommen. Nutzen Sie in diesem Fall die oben empfohlene Möglichkeit zum Export von OneNote-Dateien über die OneNote-Desktop-App.

Planner

Sie können Ihren Planner-Plan in eine Excel-Datei exportieren. Wie Sie dafür vorgehen, entnehmen Sie der Microsoft-Anleitung Exportieren eines Plans nach Excel.

Stream

Sie können ein Video nur dann herunterladen, wenn Sie die Datei selbst hochgeladen haben oder der*die Besitzer*in der Datei sind.

  • Öffnen Sie die Stream-Web-App unter https://web.microsoftstream.com/.
  • Wählen Sie unter Meine Inhalte – Videos die Datei aus, die Sie herunterladen möchten.
  • Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü und wählen Sie dort Video herunterladen aus.

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