Nutzungsbedingungen u:sign

Der Zentrale Informatikdienst (ZID) stellt Mitarbeiter*innen der Universität Wien mit dem u:sign-Service eine Funktionalität zur Verfügung, mit der Dokumente mittels Handy-Signatur/ID Austria elektronisch unterschrieben werden können.

Die Nutzungsbedingungen für u:sign regeln die Art und Weise, wie das u:sign-Service vom ZID zur Verfügung gestellt wird, sowie die Rahmenbedingungen der Nutzung durch die Mitarbeiter*innen der Universität Wien. Diese Nutzungsbedingungen sind nur auf das u:sign-Service anwendbar.

u:sign ermöglicht Mitarbeiter*innen der Universität Wien, per Handy-Signatur/ID Austria PDF-Dokumente online qualifiziert zu signieren. Der*Die Nutzer*in kann beispielsweise Verträge selbst unterfertigen oder von einer oder mehreren Personen unterfertigen lassen. Diese elektronische Unterschrift ist rechtlich der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt. Der Unterschriftsprozess ist mit jedem internetfähigen Endgerät und von überall aus durchführbar.

u:sign basiert auf dem Produkt MOXIS von XiTrust und wird in der Infrastruktur der Universität Wien betrieben.

Das u:sign-Service wird unter der Webadresse usign.univie.ac.at bereitgestellt.

Es können Dokumente bis zu einer Größe von 30 MB pro Datei hochgeladen werden.

Die Verwendung von u:sign für private Zwecke ist zulässig (siehe Code of Conduct der Universität Wien, Punkt 6, 2. Absatz), ansonsten gilt der Code of Conduct der Universität Wien und die Datenschutzrichtlinie der Universität Wien. Der*die Nutzer*in verpflichtet sich u. a. dazu, das Service nicht für kommerzielle Zwecke zu nutzen und die geltenden Rechtsvorschriften einzuhalten.

Im Falle einer unzulässigen Nutzung des Service behält sich der ZID vor, die Berechtigung zu entziehen.

Sollte eine explizite Trennung des beruflichen und privaten Einsatzes der Handy-Signatur gewünscht sein, so wird empfohlen, für private Zwecke das Service Handy-Signatur bzw. e-Tresor von A-Trust zu verwenden.

Der ZID überlässt es den Nutzer*innen und den Organisationseinheiten der Universität Wien selbst, für jede Aufgabe das jeweils geeignete Service zur Speicherung von Daten zu wählen. In diesem Zusammenhang empfiehlt der ZID, das Service u:sign ausschließlich zum Unterfertigen von Dokumenten zu verwenden. Das bedeutet, Dokumente sollen in u:sign manuell hochgeladen und in weiterer Folge das unterschriebene Dokument wieder heruntergeladen und im jeweils geeigneten datenschutzrechtlich geprüften Service zur Speicherung von Daten abgelegt bzw. veraktet werden (u:cloud, Share-Laufwerk usw.).

Es liegt in der Verantwortung des*der einzelnen Nutzers*Nutzerin, beim Versenden von Dokumenten aus dem Service u:sign sorgsam vorzugehen. Wenn dies nicht möglich ist, so ist ein anderes Service zur Speicherung der Daten zu verwenden. Der ZID empfiehlt allgemein, mit sensiblen oder personenbezogenen Daten sorgsam und sparsam umzugehen.

Nach Abschluss des Unterschriftsprozesses (erfolgreich, abgelehnt, abgebrochen) beginnt eine 40-tägige Löschfrist. An deren Ende wird das jeweilige Dokument automatisch gelöscht.

Es gelten die allgemeine Datenschutzrichtlinie der Universität Wien sowie die jeweiligen Datenschutzbestimmungen der DLE und Fakultäten.

Ein Jahr nach dem letzten Login werden Nutzer*innen aus MOXIS gelöscht. Aus diesem Grund empfiehlt der ZID, u:sign ausschließlich zur Unterfertigung von Dokumenten zu verwenden und die unterfertigten Dokumente lokal abzulegen bzw. zu verakten (siehe Abschnitt Datenschutz). Die Nutzer*innen haben selbst dafür zu sorgen, dass unterfertigte Dokumente rechtzeitig heruntergeladen werden.