SAM – Software Asset Management

Der ZID unterscheidet zwischen zentral verwalteten PCs (managed clients) und lokal verwalteten Geräten (unmanaged clients).

• Zentral verwaltete PCs ergehen aus dem Softwareverteilungssystem Empirum (Managed Instanz). Diese werden von EDV‐Beauftragten entsprechend vorbereitet und können automatisiert mit einem Betriebssystem und zusätzlicher Software beschickt werden.
• Lokal verwaltete Geräte werden durch den*die Nutzer*in selbst und/oder EDV‐Beauftragte betreut. Jegliche bestellte Software muss manuell auf dem Gerät installiert und bei einer Rückgabe wieder deinstalliert werden.

Bei Bestellungen via Selfservice-Portal (via Uni-Datennetz/VPN) ist es wichtig zu unterscheiden, ob Software für zentral verwalteten PCs (managed clients) und lokal verwalteten Geräten (unmanaged clients) bestellt werden soll.

• Für zentral verwalteten PCs dürfen nur Services beginnend mit m: (managed software) bestellt werden.
• Für lokal verwalteten Geräte dürfen nur Services beginnend mit u: (unmanaged software) bestellt werden.

Eine Besonderheit stellt Software beginnend mit m: * (managed *) dar. Diese ist nicht für die automatische Verteilung vorgesehen und muss, obwohl für zentral verwalteten PCs vorgesehen, manuell installiert werden.

• m: für managed clients = automatisierte Installation
• m: *: für managed clients = manuelle Installation
• u: für unmanaged clients = manuelle Installation

Sie nutzen einen zentral verwalteten PC, wenn Sie

• sich mit Ihrem u:account an der Domäne U anmelden.
• bei der Anmeldemaske sporadisch den Empirum-Softwareverteilungsagenten sehen.
• unter Windows‐Suche – msinfo eintippen – Systeminformation – Softwareumgebung – Umgebungsvariable den Eintrag EmpirumServer sehen.

Sie nutzen ein lokal verwaltetes Gerät, wenn

• keiner der oben genannten Punkte zutrifft.
• Sie ein Apple-Gerät verwenden.

Um Software über den ZID für ein Gerät beziehen zu können, muss es im System angelegtsein. Sollten Sie kein Gerät im SAM zugewiesen haben (Informationen via Selfservice-Portal – Arbeitsplatz – Meine Hardware), muss es zunächst inventarisiert werden:

• Zentral verwaltete PCs werden durch EDV-Beauftragte oder den ZID über die Empirum-Konsole angelegt und beim nächsten Empirum‐Konnektorlauf ins SAM importiert. Unterstützte Betriebssysteme sind Windows 11 und Linux Ubuntu.

• Lokal verwaltete Geräte werden durch Nutzer*innen oder EDV‐Beauftragte abhängig vom Betriebssystem mit automatisiertem Erfassungstool oder manuell erfasst und beim nächsten Empirum‐Konnektorlauf ins SAM importiert.
   

  Gehen Sie wie folgt vor:

  • Melden Sie sich an dem zu inventarisierenden Gerät mit einem*r administrativen Nutzer*in an.
  • Laden Sie die entsprechende Inventarisierungssoftware als Gratissoftware via Academic Software Portal herunter:
    • Windows: Erfassungstool TIT (TAP Inventory Trigger)
    • macOS: SAM-Registration-Tool
    • Linux: Manuelle Erfassung durch EDV-Beauftragte
  • Beachten Sie, dass es keine laufende Aktualisierung des Inventory gibt. Die Ausführung der Inventarisierungstools für Windows und macOS ist eine einmalige Sache.

Das Selfservice-Portal (via Uni-Datennetz/VPN) für Softwarebestellungen und -verwaltung ermöglicht Mitarbeiter*innen und EDV-Beauftragten die Bestellung, Verwaltung und Rückgabe von Softwarelizenzen. Organisationseinheiten erhalten über das Portal eine quartalsweise Übersicht der anfallenden Mietkosten.

Das Selfservice-Portal beinhaltet Informationen über eine Person und ihre Geräte (Assets). Jede*r Mitarbeiter*in der Universität Wien mit einem aufrechten Dienstverhältnis (inkl. pkey ‐ Personalnummer) kann Software beziehen.

• Home: Die wichtigsten Funktionen, Aktivitäten und Ankündigungen auf einen Blick
• Arbeitsplatz: Ihre Bestellungen, Nutzer*innen-Konten und Nutzungsbedingungen sowie Informationen zu Ihrer Hardware
• Katalog: Liste der verfügbaren Softwareprodukte

 Nur für Kostenstellen-Verantwortliche, EDV-Beauftragte oder ReportViewer

• Entscheiden: Bestellungen genehmigen
• Managementbereich: Zugriff auf Berichte

Nutzer*innen können über erweiterte Funktionen verfügen:

• ReportViewer: Diese Funktion gibt Nutzer*innen abseits der Funktionen EDV‐Beauftragte*r und Kostenstellenverantwortliche*r die Möglichkeit, Zugriff auf diverse Reports zu erhalten, beispielsweise Quartalsrechnungen oder Buchungen. Beantragen Sie diese Funktion bei Bedarf über Ihre*n EDV‐Beauftragte*n.
• KST‐Funktion: Jede*r Mitarbeiter*in mit Kostenstellenfunktion hat die Aufgabe, Bestellungen zu genehmigen oder abzulehnen. Die Benachrichtigung über offene Entscheidungen erfolgt via E‐Mail.
• EDV‐Beauftragte*r: EDV‐Beauftragten stehen für die Verwaltung von Assets und Personen in SAM neben dem Selfservice-Portal 2 weitere Anwendungen (Service‐Katalog und Assets) zur Verfügung.

Klicken Sie oben rechts auf das Profilbild und wählen Sie den Eintrag Profil aus. Über Ihr Profil können Sie

• die E-Mail-Sprache für Benachrichtigungen festlegen,
• ein Profilbild hochladen,
• Ihre Bevorzugte Währungauswählen,
• eine Vertretung für Genehmigungen einrichten.

Der linke Navigationsbereich enthält 3 Hauptmenüpunkte mit mehreren Unterpunkten:

• Home
• Arbeitsplatz
• Katalog

Unter dem Menüpunkt Entscheiden – Servicegenehmigungen finden Sie alle Bestellungen, in die Sie als Genehmiger*in involviert sind. Mit Einführung der verpflichtenden Zustimmungserklärungen an der Universität Wien ist dieser Bereich nun nicht mehr ausschließlich EDV‐Beauftragten und KST‐Verantwortlichen vorbehalten, sondern steht jedem*r Nutzer*in zur Verfügung, der*die Services bestellt. Wird eine Genehmigung für eine Bestellung von Ihnen benötigt, werden Sie via E‐Mail darüber benachrichtigt. 

Siehe auch Genehmigung von Bestellungen.

Dieser Filter zeigt Ihnen alle offene Bestellungen, die auf Ihre Entscheidung warten. Die hier angezeigten Bestellungen sehen Sie ebenfalls unter Home – Meine Aktivitäten.

Dieser Menüpunkt steht nur ReportViewern zur Verfügung. Das können Personen in leitender Tätigkeit und/oder EDV‐Beauftragte sein, sowie Nutzer*innen, deren Tätigkeit es notwendig macht, Einblick in verschiedene Berichte zu nehmen. Es stehen folgende Berichte zur Verfügung:

• UniVie – Assets
• UniVie – Buchungen
• UniVie – Kostenstellenrechnung
• UniVie – Peripherie
• UniVie – Quartalsrechnungen

Betrachten Sie den Arbeitsplatz als „Ihren“ Arbeitsplatz. Sie finden dort Informationen zu Ihren Bestellungen, Services und Ihrer Hardware.  

Unter Arbeitsplatz – Meine Services erhalten Sie einen Überblick über Ihre bereitgestelltenServices:

• Software für zentral verwalteten PCs (managed clients) bereits installiert
• Software für lokal verwaltete Geräte (unmanaged clients) via Academic Software Portal verfügbar

Klicken Sie auf ein Service, um Details zur Buchung zu erhalten.

Wenn Sie ein Service nicht mehr benötigten, können Sie es via Rückgabe retournieren.

Unter Arbeitsplatz – Meine Hardware sind alle Assets (Geräte) aufgeführt, die Ihnen als Hauptnutzer*in zugeordnet sind. Das betrifft Computer, aber auch Peripheriegeräte wie Monitore.

Klicken Sie auf einen Eintrag, um Details zu einem Asset zu erhalten.

Nach Genehmigung durch den*die EDV-Beauftragte*n und den*die Kostenstellen-Verantwortliche*n erhalten Sie ein E-Mail Bestellung bereitgestellt.

Für zentral verwaltete PCs erfolgt die Installation von bestellten Softwareprodukten automatisiert mittels des Deployment-Tools Empirum. Um den Installationsprozess anzustoßen, starten Sie das Gerät neu. Melden Sie sich anschließend nicht am Gerät an, da ansonsten die Installation nicht durchgeführt wird. 

Für lokal verwaltete Geräte erhalten Sie das Recht, die Software via Academic Software Portal herunterzuladen und auf dem in der Bestellung genannten Gerät zu installieren. Nutzen Sie die Anleitung Software via Academic Software Portal herunterladen.

Geben Sie nicht mehr benötigte Lizenzen via Selfservice-Portal (via Uni-Datennetz/VPN) zurück, da andernfalls weiterhin die Quartalsmiete dafür anfällt.

1. Wählen Sie unter Arbeitsplatz – Meine Services das Service aus, dass Sie zurückgeben möchten.
2. Klicken Sie auf Rückgabe.
3. Bestätigen Sie den Vorgang mit einem Klick auf die Schaltfläche Rückgabe.
4. Über den Rückgabefortschritt werden Sie via E‐Mail benachrichtigt.

Deinstallation

• Für zentral verwaltete PCs erfolgt die Deinstallation der Softwareprodukte automatisiert via Deployment-Tool Empirum.
• Für lokal verwaltete Geräte müssen Sie als Hauptnutzer*in die Software manuell vom Rechner entfernen. Beachten Sie die Nutzungsbedingungen ZID-Softwareportfolio.

Für kostenpflichtige Softwarebestellungen ist ein 2-stufiger Genehmigungsprozess vorgesehen:

1. Genehmigung durch den*die technische*n Verantwortliche*n (EDV-Beauftragte*n der jeweiligen Organisationseinheit laut Personalverzeichnis)
2. Genehmigung durch den*die Kostenstellenverantwortliche*n (laut den Informationen der Quästur)

Eine Aufforderung zur Genehmigung erfolgt via E-Mail und beinhaltet folgende Links ins Selfservice-Portal:

• Genehmigen: Klicken Sie hier für eine direkte Genehmigung.
• Ablehnen: Klicken Sie hier für eine direkte Ablehnung. Begründen Sie Ihre Ablehnung.
• Bestelldetails: Klicken Sie hier, um Details der Bestellung im Browser zu öffnen.

Um eine Bestellung zu genehmigen oder abzulehnen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Gehen Sie zu Home – Entscheiden – Servicegenehmigungen – Offen.
2. Wählen Sie die gewünschte Bestellung aus. Es öffnet sich die Schnellansicht.
3. Klicken Sie auf Alles genehmigen oder Alles ablehnen. Wenn Sie nur Teile einer Bestellung genehmigen möchten, entfernen Sie den Haken bei den entsprechenden Buchungen und klicken Sie auf Entscheiden. Begründen Sie Ihre Entscheidung.
4. Klicken Sie Buchungen genehmigen.

Es gelten die Nutzungsbedingungen ZID-Softwareportfolio.

Der ZID leistet keinen Support für die Funktion der Software. Dies obliegt dem jeweiligen Hersteller.

Bei Fragen zu Softwarebestellungen nutzen Sie das Servicedesk-Formular Softwarebestellung oder -abrechnung.