Nutzungsbedingungen u:cloud

1. Zweck

Der Zentrale Informatikdienst stellt Angehörigen der Universität Wien mit dem u:cloud-Service einen Cloud-Datenspeicher zur Verfügung, mit dem plattformübergreifend Daten gespeichert und mit anderen Nutzer*innen der Plattform sowie externen Personen geteilt werden können.

2. Anwendungsbereich

Die Nutzungsbedingungen u:cloud regeln die Art und Weise, wie das u:cloud-Service vom Zentralen Informatikdienst zur Verfügung gestellt wird, sowie die Rahmenbedingungen der Nutzung durch die Angehörigen der Universität Wien. Diese Nutzungsbedingungen sind nur auf das u:cloud-Service anwendbar. Abweichende Regelungen für andere Services zur Speicherung und zum Teilen von Daten sind davon unberührt.

3. Zulässige Verwendung

Die Verwendung der u:cloud für private Zwecke ist zulässig (siehe Code of Conduct der Universität Wien, Punkt 6, 2. Absatz), ansonsten gelten die Nutzungsbedingungen u:account und der Code of Conduct der Universität Wien. Der*Die Nutzer*in verpflichtet sich u.a. dazu, die Plattform nicht für kommerzielle Zwecke zu nutzen und die geltenden Rechtsvorschriften einzuhalten. Dies gilt auch für urheberrechtlich geschützte Daten, die nur gespeichert bzw. geteilt werden dürfen, wenn der*die Nutzer*in das Recht dazu besitzt. Der ZID stellt nur die technische Infrastruktur des u:cloud-Service zur Verfügung und übernimmt keine Verantwortung für die dort gespeicherten Inhalte.

4. Datenschutz

Der Zentrale Informatikdienst überlässt es den Nutzer*innen und den Organisationseinheiten der Universität Wien, selbst für jede Aufgabe das jeweils geeignete Service zur Speicherung von Daten zu wählen, weist aber darauf hin, dass die zur Verfügung gestellten Services unterschiedliche Sicherheitsvorkehrungen gegen missbräuchliche Verwendung der Daten aufweisen. Ein Schutz der gespeicherten Daten durch eine Netzwerk-Firewall ist für das u:cloud-Service nicht möglich, die Sicherheit der Daten hängt somit wesentlich von der Qualität des gewählten Passworts all jener Personen ab, die in u:cloud auf den jeweiligen Datensatz zugreifen können.

Das Teilen von Inhalten mit externen Personen sowie die eigenständige Vergabe von Rechten an Dateien an andere Personen in u:cloud sind zentrale Features des Services, können aber bei mangelnder Sorgfalt zu Vertraulichkeits- und Integritätsverlust der Daten führen. Es liegt in der Verantwortung des einzelnen Nutzers*der einzelnen Nutzerin, beim Teilen von Daten, beim Versand von öffentlichen Links und bei den Berechtigungen in u:cloud sorgsam vorzugehen. Wenn dies nicht möglich ist, so ist ein anderes Service zur Speicherung der Daten zu verwenden. Wir empfehlen allgemein, mit sensiblen oder personenbezogenen Daten sorgsam und sparsam umzugehen und nicht mehr benötigte Daten im Zweifelsfall zu löschen.

5. Ausscheiden von Mitarbeiter*innen

Wenn Mitarbeiter*innen aus dem Personalstand der Universität Wien ausscheiden, wird ihr Account einem Prozess des Account-Ablaufs unterworfen, im Zuge dessen die Möglichkeit der Benutzung des u:cloud-Service beendet wird. Die Nutzer*innen werden davon im Zuge des Account-Ablaufs rechtzeitig in Kenntnis gesetzt und erhalten die Gelegenheit, ihre Daten zu sichern. Wenn ein*e Mitarbeiter*in das Recht zur Nutzung des u:cloud-Service verliert, werden seine*ihre Daten gelöscht. Die Nutzer*innen haben selbst dafür zu sorgen, dass bisher geteilte Daten den entsprechenden Personen weiterhin zur Verfügung gestellt werden, falls das gewünscht ist.

6. Quota

Jede*r Mitarbeiter*in der Universität Wien erhält Speicherplatz im Ausmaß von 50 GB in der u:cloud. Die gelöschten Dateien im Papierkorb, einschließlich ihrer Kopien, werden in die Berechnung des verfügbaren Speicherplatzes nicht einbezogen. Es können nur einzelne Dateien bis zu einer Größe von 4 GB pro Datei hochgeladen werden.

7. Servicebeschreibung

u:cloud basiert auf der Open-Source-Software Nextcloud. Es dient der Speicherung von Daten auf Servern und Speichermedien des Zentralen Informatikdienstes der Universität Wien. Die Daten werden serverseitig ausschließlich an der Universität Wien verarbeitet, verlassen also im Gegensatz zu zahlreichen öffentlich verfügbaren Cloud-Services Österreich, im Speziellen das Netz der Universität Wien, nicht.

Das u:cloud-Service wird unter der Webadresse ucloud.univie.ac.at bereitgestellt. Diese Webversion ist in das universitätsweite Single-Sign-On-System eingebunden.

Vom Zentralen Informatikdienst werden für die Verwendung mit u:cloud vorbereitete Versionen der Nextcloud-App über die Webseite zid.univie.ac.at/ucloud/ bzw. über die jeweiligen App-Stores von iOS und Android zur Verfügung gestellt. Es kann seitens des Zentralen Informatikdienstes nur für diese Versionen der Apps Support geleistet werden.

Für die Datenwiederherstellung verweisen wir auf die in u:cloud vorhandene Versionierung von Dateien. Die Dateien im Papierkorb der u:cloud sowie die Vorversionen aller Dateien werden analog zum Backup-Service des ZID wie folgt behandelt:

Der Zentrale Informatikdienst behält sich vor, Dateien aus dem Papierkorb, der automatisch für jede*n Nutzer*in in der u:cloud angelegt wird, zu löschen, wenn diese ein Alter von 30 Tagen überschritten haben.

Bei Dateien, die nicht im Papierkorb liegen, werden maximal 5 Vorversionen jeder Datei vorgehalten. Alle zusätzlichen Versionen werden gelöscht.

Der Zentrale Informatikdienst behält es sich weiters vor, die temporären Daten von abgebrochenen Datei-Uploads zu löschen, wenn diese ein Alter von mehr als 7 Tagen erreicht haben. Danach kann ein abgebrochener Upload nicht wieder aufgenommen werden, sondern muss neu begonnen werden.

Die Architektur von Nextcloud erlaubt es nicht, Daten aus dem Adressbuch und dem Kalender so zu sichern, dass einzelne Bestandteile eines Nutzer*innen-Kalenders bzw. -Adressbuchs wiederhergestellt werden können.